Polisi a Gweithdrefn Rhannu Swyddi - Medi 2020

7. Rhannu Swyddi a Chyfathrebu

Ni ddylai fod mwy na dau weithiwr yn rhannu un swydd, a rhaid i'r ddau allu cyflawni'r ystod lawn o dasgau a chyfrifoldebau'r swydd lawn amser. Gweler Atodiad A - ‘Gwahanol Ffyrdd O Gynllunio Trefniant Rhannu Swydd'

Gall rhannu dyletswyddau a chyfrifoldebau swydd ddigwydd mewn sawl ffordd. Y nod ym mhob achos yw sicrhau'r dull gweithredu mwyaf effeithlon. Gall rhannu swydd gynnwys rhannu prosiectau, tasgau, cleientiaid neu amser yn unig fel sy'n
briodol.

Dylid cymryd gofal mawr i beidio â drysu trefniadau gweithio â'r disgrifiad swydd. Er y gellir rhannu'r dyletswyddau, rhaid rhannu'r cyfrifoldeb cyffredinol. Dylai'r partneriaid bob amser fod mewn sefyllfa i honni bod pob unigolyn wedi cyflawni dyletswyddau a chyfrifoldebau'r swydd gyfan ar ryw adeg.

Nid oes unrhyw reolau penodedig ar gyfer gweithwyr sy'n rhannu swydd, ond mae rhai o'r enghreifftiau mwyaf cyffredin yn cynnwys:

• Ar sail rhannu diwrnod gwaith lle mae un gweithiwr yn gweithio yn y bore a'r llall yn y prynhawn.
• Ar sail wythnosol lle mae pob gweithiwr yn gweithio 2.5 diwrnod yr un.
• Ar sail gweithio bob yn ail, lle mae'r gweithwyr yn gweithio dau ddiwrnod yn ystod un wythnos a thri diwrnod yr wythnos nesaf.
• Ar sail bob yn ail, lle mae un gweithiwr yn gweithio wythnos gyfan a'r llall yn gweithio yr wythnos nesaf.

Dylid cytuno ar y ffordd y mae oriau'r swydd yn cael eu rhannu rhwng y partneriaid rhannu swydd gyda'r rheolwr llinell, mewn ymgynghoriad â'r ddau weithiwr, cyn cadarnhau'r trefniant rhannu swydd.

Dylid trefnu oriau sy'n addas i'r gwasanaeth a'r gweithwyr. Fodd bynnag, dylai'r oriau/diwrnodau/wythnosau y cytunwyd arnynt gyda'r naill weithiwr neu'r llall bob amser sicrhau, pe bai swydd wag ran-amser yn codi, y bydd y trefniant gweithio i'w hysbysebu yn ffurfio pecyn sy'n ddigon dichonadwy i ddenu ymgeiswyr newydd.

Bydd cyfanswm yr oriau y gall dau weithiwr mewn partneriaeth rhannu swydd eu gweithio yr un fath â swydd amser llawn, h.y. 37 awr yr wythnos. Pan fo oriau yn cael eu rhannu'n anghyfartal rhwng y partneriaid rhannu swydd, ni all isafswm nifer yr oriau a weithir gan un o’r partneriaid rhannu swydd fod yn llai nag oriau cyfatebol dau ddiwrnod gwaith safonol, h.y. 14.48 awr, gyda'r partner arall sy’n rhannu’r swydd yn gweithio'r oriau sy'n weddill yn y swydd.

Lle mae'n hanfodol cael cyfnod newid rhwng y rhai sy'n rhannu swydd, cyflawnir hyn o fewn oriau amser llawn y swydd.

Mae cyfathrebu yn hanfodol bwysig mewn partneriaeth rhannu swydd. Mae angen i weithwyr sy'n rhannu swydd sefydlu system sydd wedi'i diffinio'n glir ar gyfer rhoi gwybod i'w gilydd pa waith sydd wedi'i wneud a beth sy'n weddill. Mae rhai gweithwyr sy'n rhannu swydd yn gwneud hyn trwy ddefnyddio dyddiadur neu lyfr trosglwyddo, gan nodi'n glir yr hyn sydd angen ei wneud ar bob diwrnod penodol. Lle bynnag y bo modd, dylid neilltuo amser ar gyfer cyfnod trosglwyddo sy'n gyfle delfrydol i weithwyr roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'w gilydd a thrafod y llwyth gwaith. Mae'n rhaid i'r gweithwyr sy'n rhannu swydd hefyd sicrhau eu bod yn cyfathrebu'n effeithiol ag aelodau eraill o'r tîm, yn enwedig eu rheolwr llinell.

Efallai y bydd adegau pan fydd angen i'r ddau weithiwr sy'n rhannu swydd weithio ar yr un pryd, er enghraifft os oes angen i'r ddau fynd i gyfarfod pwysig neu sesiwn hyfforddi. Ar yr adegau hyn, awgrymir y byddai un gweithiwr yn newid ei oriau ar gyfer yr wythnos honno.