Canllawiau i Reolwyr ar Wiriadau a Hunanddateliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) Ebrill 2024

Yn yr adran hon

Argraffwch y dudalen hon

Atgyfeirio i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac i Asiantaethau eraill

Fel Darparwr Gweithgaredd a Reoleiddir, mae'n ddyletswydd gyfreithiol i'r Cyngor ac i Ysgolion atgyfeirio i'r DBS os bodlonir amodau penodol.

Mae'r un ddyletswydd gyfreithiol yn berthnasol i sefydliadau addysg sy'n cyflenwi myfyrwyr i Ddarparwr Gweithgaredd a Reoleiddir (fel Ysgol neu wasanaeth gofal cymdeithasol) Os oes dyletswydd ar sefydliad i gyfeirio achos i sylw'r DBS, ac nad yw'n gwneud hynny heb gyfiawnhad rhesymol, mae'r sefydliad hwnnw'n cyflawni trosedd.

Mae’r Rheolwr Gwasanaeth yn gyfrifol am atgyfeirio i'r DBS gyda chefnogaeth ei Arweinydd Diogelu a'i Ymgynghorydd AD/Bartner Busnes. Dylid darparu'r holl gofnodion yn gysylltiedig â'r atgyfeiriad i'r Gwasanaethau Pobl fel bo modd eu cadw ar y ffeil personél.

13.1 Pryd mae'n rhaid i chi atgyfeirio i'r DBS?

Dylid gwneud atgyfeiriadau gwahardd i'r DBS pan fydd cyflogwr yn tybio bod unigolyn wedi achosi niwed i oedolion sy'n wynebu risg a/neu blant, neu'n achosi risg iddynt yn y dyfodol.

Mae angen ystyried y ddau gam canlynol wrth wneud atgyfeiriad gwahardd i'r DBS, ac os bodlonir y ddau amod, mae hi'n ddyletswydd gyfreithiol i sefydliadau atgyfeirio.

Cam 1
Mae'r sefydliad yn tynnu caniatâd unigolyn yn ôl i gymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda phlant a/neu oedolion sy'n wynebu risg neu mae'r sefydliad yn symud yr unigolyn i faes gwaith arall nad yw'n weithgaredd a reoleiddir.

Gall tynnu rhywun o weithgaredd a reoleiddir gynnwys:

  • diswyddo
  • adleoli (hy, symud rhywun i weithgaredd nad yw'n rheoledig, ond parhau i'w cyflogi)
  • ymddeol
  • diswyddo
  • ymddiswyddo.

Os bydd unigolyn wedi ymddeol, wedi cael ei ddiswyddo neu wedi ymddiswyddo cyn cwblhau'r ymchwiliad, dylech barhau â'r ymchwiliad a phenderfynu a fyddech wedi cadw'r unigolyn mewn gweithgaredd a reoleiddir ai peidio. Dilynwch y Polisi Ymchwiliad a gofyn am gyngor AD.

https://mewnrwyd/ein-pobl/adnoddau-dynol/cysylltiadau-a-gweithwyr/ymchwiliadau/

Cam 2
Rydych chi'n meddwl bod yr unigolyn:

  • Wedi cymryd rhan mewn ymddygiad perthnasol yn gysylltiedig â phlant a/neu oedolion.
    neu
  • Wedi bodloni'r prawf niwed mewn perthynas â phlant a/neu oedolion. Er enghraifft, ni chafwyd unrhyw ymddygiad perthnasol, ond ceir risg o niwed i blentyn neu oedolyn er hynny.
    neu
  • Wedi cael rhybuddiad neu euogfarn am drosedd berthnasol.

Ceir esboniad o'r termau ymddygiad perthnasol niwed a phrawf niwed isod.

Diffinnir ymddygiad perthnasol fel gweithgarwch sydd:

  • Yn peryglu plentyn/oedolyn neu sy'n debygol o beryglu plentyn/oedolyn
  • Os caiff ei ailadrodd yn erbyn, neu'n gysylltiedig â phlentyn/oedolyn, byddai'n peryglu'r plentyn/oedolyn neu'n debygol o beryglu'r plentyn/oedolyn
  • Mae'n cynnwys deunydd rhywiol yn gysylltiedig â phlant (gan gynnwys bod â deunydd o'r fath ym meddiant yr unigolyn)
  • Mae'n cynnwys delweddau rhywiol eglur sy'n dangos trais yn erbyn bodau dynol (gan gynnwys bod â deunydd o'r fath ym meddiant yr unigolyn)
  • O natur rywiol ac sy'n cynnwys plentyn/oedolyn

Mae'r ymddygiad perthnasol hwn yn gysylltiedig â phlant (o dan 18 oed)
neu oedolion (rhywun sy'n 18 oed neu'n hŷn ac sy'n derbyn gwasanaeth sydd wedi'i ddosbarthu'n Weithgaredd a Reoleiddir).
Term cyfreithiol yw ymddygiad perthnasol, a ddiffinnir o dan Atodlen 3 o Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006.

Beth yw niwed?
Bydd ymddygiad rhywun yn peryglu plentyn/oedolyn os yw'n:

  • Niweidio plentyn/oedolyn
  • Achosi i blentyn/oedolyn gael ei niweidio
  • Rhoi plentyn/oedolyn mewn perygl o niwed
  • Ceisio niweidio plentyn/oedolyn
  • Annog rhywun arall i niweidio plentyn/oedolyn.

Y prawf niwed
Bydd gweithred rhywun yn bodloni'r prawf niwed os yw'n ymddangos y gallent:

  • Niweidio plentyn a/neu oedolyn
  • Achosi i blentyn a/neu oedolyn gael ei niweidio
  • Rhoi plentyn a/neu oedolyn mewn perygl o niwed
  • Ceisio niweidio plentyn a/neu oedolyn
  • Annog rhywun arall i niweidio plentyn a/neu oedolyn.

Er mwyn bodloni’r prawf niwed, ni fyddai ymddygiad perthnasol wedi digwydd ond rhaid cael tystiolaeth bendant yn hytrach na “theimlad” bod rhywun yn dal i achosi risg i blant a/neu oedolion sy'n wynebu risg. Er enghraifft, byddai athro sy'n ymddiried yn ei bennaeth fod ganddo atyniad rhywiol at blant (ond nad yw eto wedi cymryd rhan mewn 'ymddygiad perthnasol') yn bodloni'r prawf niwed.

Bwriad y siart lif atgyfeiriadau DBS hon yw eich helpu i benderfynu a oes angen i chi atgyfeirio achos i'r DBS:

Gweler siart llif y DBS

13.2 Sut i atgyfeirio i'r DBS

Gallwch naill ai wneud atgyfeiriad drwy ffurflen ddiogel ar-lein neu drwy lawrlwytho ffurflen bapur a'i phostio i'r DBS.

Ceir hyd i'r ddau fath o ffurflen ar y wefan www.gov.uk/dbs. Y cyfeiriad post ar gyfer atgyfeiriadau yw DBS Barring, PO Box 3963, Royal Wootton Bassett, SN4 4HH. Byddwch yn cael gwybod naill ai drwy e-bost neu drwy'r post fod y DBS wedi derbyn eich atgyfeiriad.

Dylid hysbysu'r cyflogai, y gwirfoddolwr neu'r gweithiwr cyn gwneud atgyfeiriad.

Sicrhewch eich bod yn ymgynghori â'ch Swyddog Diogelu a'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol cyn atgyfeirio'r achos i'r DBS.

Rhowch gymaint o wybodaeth ag y gallwch

Dylech roi cymaint o fanylion ag sy'n bosibl. Nid oes gan y DBS bwerau ymchwilio, ac maent yn dibynnu ar yr wybodaeth a ddarperir iddynt gan rai sy'n atgyfeirio. Mae'n hanfodol bod gwybodaeth yn fanwl gywir, yn gynhwysfawr a chyflawn er mwyn galluogi'r DBS i osgoi unrhyw oedi diangen cyn ymdrin â'r achos, ac i'w cynorthwyo i wneud penderfyniadau priodol.

Dyma'r hyn y dylech ei gynnwys:

Manylion y sawl rydych chi'n ei atgyfeirio. Dylech gynnwys ei enw llawn, ei gyfeiriad a'i ddyddiad geni os yw'n hysbys. Dylech hefyd gynnwys manylion eu hanes o ran gwaith a'u swydd gyfredol. Gall eich Partner Busnes AD eich helpu gyda hyn.

Manylion y gwaith a wnaed. Er mwyn cynorthwyo’r DBS i ddeall yn llawn beth yw natur y gwaith a wneir, dylech ddarparu’r Proffil Swydd. Mae angen i'r DBS gael cymaint o fanylion ag sy'n bosibl i ddeall y tasgau a gyflawnir gan y sawl rydych chi'n ei atgyfeirio.

Ymchwiliadau allanol. Os cynhaliwyd ymchwiliad allanol yn gysylltiedig â'r achos rydych chi'n ei atgyfeirio, rhowch fanylion hynny. Gallai hyn gynnwys cyfweliadau, ymyriadau gan yr heddlu neu fanylion cyfarfodydd aml-asiantaeth.

Ymchwiliadau eraill. Os oes proses ddisgyblu wedi'i dilyn yn gysylltiedig â'r sawl rydych chi'n ei atgyfeirio, dylech gynnwys dogfennau perthnasol. Dylech hefyd gynnwys gwybodaeth recriwtio a gwybodaeth ychwanegol am y gyflogaeth. Os cafwyd unrhyw gamymddygiad neu gwynion blaenorol, bydd y rhain yn amhrisiadwy er mwyn helpu'r DBS i ganfod a oes patrymau ymddygiad. (Gall AD eich helpu gyda hyn).

Datganiadau gan dystion. Os yw'r rhain ar gael, dylid eu llofnodi a'u dyddio.

Cofnodion cymwysterau a hyfforddiant. Mae hyn yn helpu’r DBS i ddeall lefel yr hyfforddiant a’r sgiliau yn gysylltiedig â rôl yr unigolyn.

Cronoleg. Mae'n ddefnyddiol darparu llinell amser o ddigwyddiadau. Gall hyn helpu'r DBS i gael gwell dealltwriaeth o'r hyn a arweiniodd at yr ymddygiad ac unrhyw sbardunau.

Manylion cyswllt. Rhowch fanylion unrhyw asiantaethau neu sefydliadau eraill yr ydych yn ymwybodol ohonynt sy'n dal gwybodaeth a allai fod yn ddefnyddiol wrth inni wneud penderfyniadau.

Cofiwch nad rhestr gyflawn yw hon. Os ydych yn meddwl bod rhywbeth y mae angen i'r DBS ei wybod i'w helpu i wneud eu penderfyniad, dylech gynnwys yr wybodaeth honno.

Beth yw nodweddion atgyfeiriad o ansawdd da?
Canllawiau Pellach ar:

Sut i wneud atgyfeiriad gwahardd o ansawdd da i’r DBS

Pwysig
Yn rhan o'r broses i benderfynu a ddylid cynnwys unigolyn ar restr wahardd, gall y DBS ddefnyddio unrhyw wybodaeth yn eich atgyfeiriad, a gallai'r wybodaeth honno gael ei datgelu i sawl sy'n cael ei atgyfeirio, neu i bartïon eraill.

Dylech felly ystyried hepgor unrhyw wybodaeth nad ydych am ei rhannu (fel enwau trydydd partï on).

Canlyniad eich atgyfeiriad
Bydd y DBS yn hysbysu'r sawl rydych chi wedi'i atgyfeirio ynglŷn â'r canlyniad. Fodd bynnag, ni fydd y DBS o reidrwydd yn rhoi gwybod i chi am hynny fel y sawl a'u hatgyfeiriodd. Ni allant ond rhoi gwybod ichi os gallwch brofi bod gennych ddiddordeb cyfreithlon yn y sawl rydych chi wedi'i atgyfeirio. Os nad ydych yn ei gyflogi bellach neu'n caniatáu iddo gymryd rhan mewn Gweithgaredd a Reoleiddir, efallai na fyddwch yn gallu dangos diddordeb cyfreithlon. Mae hyn yn golygu na fydd y DBS yn gallu rhannu'r canlyniad â chi.

Cofiwch:

  • Gallai atgyfeiriad wneud gwahaniaeth tyngedfennol os nad oes unrhyw droseddau a fyddai'n dod i'r amlwg ar wiriad DBS, pe bai'r unigolyn yn ceisio cael swydd arall mewn gweithgaredd a reoleiddir.
  • Os na fyddwch yn atgyfeirio i'r DBS, gallai'r unigolyn fynd yn ei flaen i achosi niwed pellach i unigolyn sy'n agored i niwed.
  • Os ydych chi'n atgyfeirio'r achos i'r DBS, byddant yn ystyried yr holl dystiolaeth wrth benderfynu a ddylid gwahardd yr unigolyn ai peidio.
  • Peidiwch â chymryd yn ganiatáol y bydd rhywun arall yn atgyfeirio'r achos i'r DBS. Y rheolwr llinell sydd yn y sefyllfa orau i ddarparu'r ystod lawn o ddogfennau ategol sydd ei hangen ar y DBS.

Ceir cwestiynau cyffredin am atgyfeiriadau'r DBS yn y ddogfen hon.

dbs-referral-faq.pdf 

Mae'r DBS hefyd yn cynnal seminarau ar atgyfeirio. Cysylltwch â'ch Partner Busnes Dysgu a Datblygu a all roi rhagor o wybodaeth ichi.

13.3 Atgyfeirio i Asiantaethau Eraill

Mae gennych ymrwymiad proffesiynol i atgyfeirio i asiantaethau eraill, lle bo'n briodol, er mwyn cyflawni eich cyfrifoldeb i ddiogelu oedolion a/neu blant.

Sylwer: Ar gyfer Gwasanaethau Gofal Preswyl a Gofal Cartref Cofrestredig:

Yn ôl y Canllawiau ymarfer ar gyfer rheolwyr gofal cymdeithasol sydd wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (2017), mae darparwyr gwasanaeth, unigolion cyfrifol a rheolwyr gwasanaeth yn gyfrifol am:

  • Sicrhau bod pob penodiad yn cydymffurfio ag arferion gorau ar gyfer recriwtio diogel,
  • Mynd i'r afael ag unrhyw broblemau'n gysylltiedig â pherfformiad anfoddhaol neu gamymddygiad gan staff, a
  • Hysbysu’r corff rheoleiddio priodol am unrhyw ymddygiad gan weithiwr proffesiynol cofrestredig a allai fwrw amheuaeth ar ei gofrestriad.

Mae’r tabl isod yn crynhoi’r amgylchiadau pan ddylech chi ystyried gwneud atgyfeiriad:

 

Swyddog Sefydliad neu Gyngor Pryd y dylid ystyried atgyfeiriad
Swyddog Diogelu Dynodedig (Plant) Lle ceir honiad yn erbyn rhywun sydd mewn swydd o ymddiriedaeth, hy, unrhyw un sy'n gweithio naill ai'n gyflogedig neu'n ddi-dâl, gyda phlant y maent wedi, neu y gallent, achosi niwed iddynt.
Swyddog Diogelu Dynodedig (Oedolion) Lle ceir honiad yn erbyn rhywun sydd mewn swydd o ymddiriedaeth, hy, unrhyw un sy’n gweithio naill ai’n gyflogedig neu’n ddi-dâl, gydag oedolion ag anghenion gofal y maent wedi, neu y gallent, achosi niwed iddynt.
Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) Fel rhan o’r Drafodaeth ar Strategaeth Broffesiynol, bydd y Gwasanaethau Plant neu’r Gwasanaethau Oedolion yn ystyried hysbysu Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC), Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC) ac unrhyw gyrff proffesiynol perthnasol fel y bo’n briodol.
Gofal Cymdeithasol Cymru (GCC) Neu'r Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal (CPIG)

Fel rhan o’r Drafodaeth ar Strategaeth Broffesiynol, bydd y Gwasanaethau Plant neu’r Gwasanaethau Oedolion yn ystyried hysbysu Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC), Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC) ac unrhyw gyrff proffesiynol perthnasol fel y bo’n briodol.

Ar ôl cwblhau ymchwiliad Diogelu, os oes gennych chi bryderon ynghylch cofrestriad rhywun mewn proffesiwn rheoledig a'i addasrwydd i ymarfer..

Codi pryder | Gofal Cymdeithasol Cymru

Codi pryderon | CPIG
Cyngor y Gweithlu Addysg (CGA)

Fel rhan o’r Drafodaeth ar Strategaeth Broffesiynol, bydd y Gwasanaethau Plant neu’r Gwasanaethau Oedolion yn ystyried hysbysu Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC), Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC) ac unrhyw gyrff proffesiynol perthnasol fel y bo’n briodol.

Ar ôl cwblhau ymchwiliad Diogelu, os oes gennych chi bryderon ynghylch cofrestriad rhywun mewn proffesiwn rheoledig a'i addasrwydd i ymarfer.

Ffurflen atgyfeirio Cyflogwr ac Asiant
Yr Heddlu

Pan fydd trosedd wedi digwydd neu y gallai fod wedi digwydd

Rhoi gwybod am drosedd neu ddigwyddiad | Police.uk 
Action Fraud

Pan fydd rhywun wedi cyflawni twyll ariannol, sgamio, amddifadu drwy dwyll neu seiberdroseddu yn erbyn rhywun y maen nhw'n darparu gofal iddynt.

Cysylltwch â ni | Action Fraud

(Gweler atodiad 5: Cofnod o atgyferiad diogelu)