Canllawiau i Reolwyr ar Wiriadau a Hunanddateliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) Ebrill 2024

Gwiriadau DBS ar gyfer rhai nad ydynt yn gyflogeion

8.1 Myfyrwyr Gwaith Cymdeithasol a Myfyrwyr ar Gyrsiau Athrawon sydd ar leoliad

Dylai Myfyrwyr Gwaith Cymdeithasol a Myfyrwyr a Gyrsiau Athrawon gael eu gwirio gan eu Prifysgol. Dylai ysgolion ofyn am gadarnhad ysgrifenedig bod gwiriadau wedi'u cynnal a phwy a gynhaliodd y gwiriadau hynny. Dylai ysgolion wedyn wirio prawf adnabod y myfyriwr ar ôl iddo gyrraedd.

8.2 Staff Asiantaeth neu Gyflenwi

Yr Asiantaeth yw cyflogwr y gweithwyr y mae'n eu darparu. Rhaid iddi felly gynnal yr un lefel o wiriadau ag sy'n ofynnol gan y Polisi hwn a'r ôl-asesiad. Rhaid i reolwyr gwasanaeth sicrhau bod yr Asiantaeth rhoi cadarnhad ysgrifenedig bod gwiriadau DBS a'r holl wiriadau cyn cyflogi eraill wedi'u cynnal cyn i'r gweithiwr ddechrau ei leoliad. Dylai rheolwyr hefyd drefnu i weld y dystysgrif DBS wreiddiol ar ddiwrnod gwaith cyntaf y gweithiwr Asiantaeth.

8.3 Contractwyr

Y sefydliad sy'n darparu'r gwasanaeth/contractwyr yw'r cyflogwr. Rhaid iddo felly sicrhau bod y gwiriadau DBS priodol a chyn cyflogi wedi'u cynnal. Mae'n ofynnol i gontractwyr gydymffurfio â'r Polisi hwn a dylid darparu copi o'r polisi yn ystod y broses gaffael. Ceir canllawiau ar wahân gan y Tîm Caffael.

Sylwer: Mae'r Gwasanaeth Cludo Teithwyr yn cydgysylltu gwiriadau DBS i'w gontractwyr.

8.4 Gwirfoddolwyr

Mae'r DBS yn diffinio gwirfoddolwr fel 'n cymryd rhan mewn unrhyw weithgaredd sy’n golygu treulio amser, yn ddi-dâl (heblaw am gostau teithio a threuliau eraill sydd wedi’u cymeradwyo) gan wneud rhywbeth er lles rhywun (unigolion neu grwpiau) heblaw neu’n ogystal â pherthnasau agos."

Nid yw’r DBS yn codi tâl am ddarparu datgeliadau i wirfoddolwyr ond cyn cyflwyno cais ar gyfer gwirfoddolwr, rhaid ichi fod yn fodlon na fydd:

• yn elwa'n ariannol o'r swydd y gwneir cais amdani
• derbyn unrhyw daliad (ac eithrio costau teithio a mân dreuliau cymeradwy eraill)
• ar leoliad gwaith
• mewn swydd hyfforddai neu'n dilyn cwrs astudio a fydd yn arwain at rôl amser llawn/cymhwyster
• yn ofalwr maeth taledig neu'n aelod o aelwyd gofal maeth

Os yw eich gwasanaeth yn ymrwymo i gontractau â sefydliadau eraill sy'n defnyddio gwirfoddolwyr, rhaid i'r sefydliadau hynny ddilyn y Polisi hwn/Canllawiau hyn.

8.5 Aelodau Etholedig

Nid oes gofyniad cyffredinol i Aelodau Etholedig dderbyn gwiriad DBS.
Mae aelodau etholedig yn gymwys i dderbyn gwiriad DBS manwl heb wiriad o restrau gwahardd yn y gweithlu plant a/neu oedolion os cânt eu penodi'n aelod o bwyllgor neu is-bwyllgor sy'n ymwneud â'r canlynol:

• darparu gwasanaethau i blant sy'n gysylltiedig ag addysg neu'r gwasanaethau cymdeithasol;
• darparu gwasanaethau i oedolion sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau cymdeithasol.

Os yw'r cynghorydd wedi'i benodi'n aelod ar un o'r mathau hyn o bwyllgorau, byddai angen i'r adran 'Swydd yr Ymgeisir Amdani' ar ffurflen gais DBS adlewyrchu'r rôl hon ar y pwyllgor, yn hytrach na nodi mai cynghorydd etholedig yw'r ymgeisydd.

8.6 Aelodau Pwyllgorau ac Is-bwyllgorau

Gall unigolion eraill a benodir yn aelodau o bwyllgorau ac is-bwyllgorau awdurdod lleol fod yn gymwys i wneud cais am wiriad DBS manwl heb restr wahardd yn y gweithlu plant a/neu oedolion, os cânt eu penodi'n aelod o bwyllgor neu is-bwyllgor sy'n ymwneud â'r canlynol:

• darparu gwasanaethau i blant sy'n gysylltiedig ag addysg neu'r gwasanaethau cymdeithasol;
• darparu gwasanaethau i oedolion sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau cymdeithasol.

Os yw'r unigolyn yn aelod penodedig o un o'r mathau hyn o bwyllgorau, byddai angen i'r adran 'Swydd yr Ymgeisir Amdani' ar ffurflen gais DBS adlewyrchu'r rôl hon ar y pwyllgor, yn hytrach na rôl ei swydd.

8.7 Llywodraethwyr Ysgol (gan gynnwys Clercod Cyrff Llywodraethu ac aelodau pwyllgor cyfetholedig)

Mae'n rhaid gofyn i unrhyw un sy'n dal unrhyw un o'r swyddi uchod wneud cais am wiriad DBS manwl heb restr wahardd yn y gweithlu plant.

Dyma ddiwygiad a wnaed yn 2013 i Reoliadau Deddf yr Heddlu 1997 (Cofnodion Troseddol) 2002, ar ôl i Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 newid y diffiniad o weithgaredd a reoleiddir, gan olygu nad yw'r rolau hyn yn gymwys ar gyfer gwiriad rhestr wahardd mwyach.

Canllaw i Rolau Llywodraethwr Ysgol a Chynghorydd Etholedig Yng Nghymru

Rhaid i ysgolion benderfynu a ddylid gofyn i’w Llywodraethwyr wneud cais am wiriad DBS yn dibynnu ar eu rôl. Rhaid i'r Ysgol dalu unrhyw gostau'n gysylltiedig â'r gwiriadau hyn, er y dylai'r rhan fwyaf ohonynt fod yn rhad ac am ddim gan mai rôl wirfoddol yw hon.