We recommend you update your browser to ensure a safe and engaging experience on our website.

Cynllun Ffeiliau’r Cyngor

CFfC yw’r prif le storio i gofnodion nad ydynt yn cael eu dal mewn rhaglenni cefn swyddfa megis Information@Work a Care First. Mae wedi disodli’r gyriannau a gâi eu rhannu a’r defnydd o ffolderi e-bost personol. Mae defnyddio CFfC yn effeithlon yn golygu:

  • Llai o ddyblygu
  • Mwy o rannu
  • Gwell rheolaeth o ran cadw
  • Cydymffurfio’n wella â’r Ddeddf Diogelu Data a’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
  • Gwell diogelwch

Gallwch weld pa grwpiau sydd â chaniatâd ar gyfer ffeiliau a ffolderi drwy gwblhau’r camau canlynol:

  1. De-glicio ar y ffeil neu’r ffolder rydych chi am weithio arni/arno.
  2. O’r neidlen, dewis Priodweddau (Properties), yna yn y blwch deialog Priodweddau clicio ar y tab Diogelwch (Security).
  3. Yn y blwch ‘Enwau grŵp neu ddefnyddiwr’(Group or user names) fe welwch restr o grwpiau sydd â hawl i weld y ffeil neu’r ffolder. Cliciwch ar y grŵp rydych am weld pa ganiatâd sydd ganddo. Os yw caniatâd mewn print gwan, mae’n golygu ei fod wedi’i etifeddu oddi wrth riant wrthrych (h.y. oddi wrth ffolder sy’n uwch i fyny’r strwythur).

Mae confensiynau enwi ffeiliau a ffolderi yn allweddol er mwyn cynnal strwythurau ffeilio electronig trefnus. Manteision enwi ffeiliau a ffolderi mewn modd cyson yw:

  • Mae’n hawdd gwahaniaethu rhwng ffeiliau a’i gilydd
  • Mae’n haws pori drwy enwau ffeiliau
  • Mae adalw yn haws i bob defnyddiwr (nid dim ond y sawl sydd wedi creu’r ffeil)

Sut i enwi ffeiliau a ffolderi mewn modd cyson:
Mae dau opsiwn ar gael o ran enwi ffeiliau a ffolderi, un ai yn ôl dyddiad neu ddisgrifiad. Rhaid ichi drefnu’r elfennau yn enw ffeil yn ôl y ffordd y bydd y ffeil yn cael ei hadalw.

Ffeilio yn ôl Dyddiad

  • Dyma’r drefn i’w defnyddio ar gyfer pob agenda, cofnodion, negeseuon e-bost
  • Defnyddio’r fformat Blwyddyn-Mis-Diwrnod BBBB-MM-DD. Bydd hyn yn cynnal trefn gronolegol.
  • Dylech gynnwys sero blaen gyda’r rhifau 0-9 e.e. 2010-04-01 Cofnodion, Gweithdrefnau Swyddfa v01. Bydd hyn yn cynnal y drefn rifol yn y cyfeiriadur ffeiliau.
  • Dylai pob digwyddiad cylchol (e.e. cofnodion cyfarfodydd, adroddiadau cyfnodol rheolaidd, dogfennau cynllunio’r gyllideb) gynnwys y dyddiad a’r digwyddiad, y dyddiad yn gyntaf.

Ffeilio yn ôl Disgrifiad

  • Dyma’r drefn i’w defnyddio ar gyfer pob adroddiad, polisi, gweithdrefn a digwyddiadau anfynych
  • Cadw enwau ffeiliau yn fyr a pherthnasol. Dylai enwau ffeiliau gael eu cadw mor fyr â phosibl ond dylai fod ystyr iddynt. Mae enwau ffeiliau hir yn golygu llwybrau ffeil hir ac URLs hir sy’n gwneud gwallau yn fwy tebygol, maen nhw’n anoddach eu cofio a’u hadnabod, ac maent yn anoddach i’w trosglwyddo mewn negeseuon e-bost gan eu bod nhw’n aml yn ‘torri’.
  • Osgoi defnyddio llythrennau cyntaf yn unig, byrfoddau a chodau nad yw pobl yn gyffredinol yn eu deall.
  • Cynnwys sero blaen gyda’r rhifau 0-9, e.e. v01 nid v1
  • Osgoi fformat neu fersiwn e.e. drafft, memo ar ddechrau enwau ffeiliau e.e /…/Ffolder Cyhoeddusrwydd/ Hysbysebion Drafft nid /…/Ffolder Cyhoeddusrwydd/ Drafft Hysbysebion
  • Wrth ddefnyddio enwau personol, rhowch y cyfenw ar ddechrau’r ffeil e.e. Grant S nid Memo S Grant
  • Dylid cynnwys rhif fersiwn cofnod
  • Dileu FW (Forward) ac RE o deitlau negeseuon ebost
  1. Crëwch neu newidiwch eich dogfen fel arfer.
  2. Pan fyddwch yn ‘Cadw’ neu ‘Dewisiadau Cadw’, cliciwch ar Cyfrifiadur neu Bwrdd Gwaith yn y cwarel chwith.
  3. Dewiswch ‘Cynllun Ffeiliau’r Cyngor (Council File Plan) ac ewch i’r ffolder perthnasol.

Sut i gadw negeseuon (gyda neu heb atodiadau) yng Nghynllun Ffeiliau’r Cyngor:

  1. Agorwch y neges
  2. Cliciwch ar: File / Save As
  3. Newidiwch i'r ffolder perthnasol yng Nghynllun Ffeiliau'r Cyngor
  4. Gwiriwch enw'r ffeil, ewch i "How to name your files and folders", a dilëwch yr FW neu'r RE er mwyn i'ch neges gael ei storio yn nhrefn yr wyddor neu mewn trefn rifol gyda'r cofnodion eraill yn eich ffolder.  Os hoffech gael enw'r sawl a anfonodd y neges yn y disgrifiad, gallwch ychwanegu'r enw ar ddiwedd enw'r ffeil. 
  5. Dewiswch fath: Dewiswch Outlook Message Format
  6. Cliciwch ar 'Save'

Dull arall yw 'agor' eich ardal berthnasol yng Nghynllun Ffeiliau’r Cyngor a llusgo a gollwng negeseuon o Outlook.  Fodd bynnag, testun y neges fydd enw'r ffeil a bydd yn cynnwys FW neu RE os yw yn nhestun y neges.

Sut i gopïo ffeiliau o'ch Gyriant U i Gynllun Ffeiliau'r Cyngor:

  1. Cliciwch ddwywaith ar y gyriant U.
  2. CTRL + A i amlygu'r holl ffolderi
  3. De-gliciwch ar unrhyw un o'r ffolderi
  4. Cliciwch ‘Copïo’
  5. Dewiswch y ffolder perthnasol yng Nghynllun Ffeiliau'r Cyngor
  6. De-gliciwch
  7. Dewiswch 'Gludo'
  8. Ewch yn ôl at eich gyriant U a dileu'r ffolderi a gafodd eu copïo.

**Fe'ch cynghorir yn gryf i Gopïo a Gludo yn hytrach na Thorri a Gludo rhag ofn y bydd rhywbeth yn mynd o'i le wrth glicio Gludo.**

Dylech fewnosod dolenni at ddogfennau mewn negeseuon e-bost lle bynnag mae hynny’n bosibl.

Mewnosod dolenni at ddogfennau

  1. Mewn neges e-bost newydd, clicio Atodi Ffeil.
  2. Dewis “Cyfrifiadur”(Computer) (ar yr ochr chwith)
  3. Dewis y Cynllun Ffeiliau’r Cyngor (Council File Plan)
  4. A mynd at y ffeil gywir a chlicio arni unwaith. PEIDIWCH Â chlicio ar Mewnosod.  
  5. Nawr edrychwch yn ofalus ar y botwm Mewnosod. Welwch chi’r saeth fach i’r dde ohono? Cliciwch ar y saeth honno.
  6. Dewiswch Mewnosod ar ffurf Hyperddolen.

Mewnosod Dolenni at Ffolderi

  1. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gallu cyrchu at CFfC drwy’r eicon ar eich bwrdd gwaith neu drwy Cyfrifiadur (Computer).
  2. Amlygu’r llwybr ffeil yn y bar cyfeiriad.
  3. De-glicio ar y llygoden a dewiswch Copïo (Copy)
  4. Mewnosod < neu “ i mewn i’ch neges e-bost
  5. De-glicio ar y llygoden a dewiswch Dewis Gludo (Paste) a mewnosod > neu “
  6. Pwyso Enter a dylai’r llwybr ffeil droi’n las. Os na wnaiff hynny, gwnewch yn siŵr nad oes bwlch rhwng y < a’r llwybr ffeil.

Yn hytrach na dilyn sawl cam o Gynllun Ffeiliau’r Cyngor er mwyn cyrraedd eich ffolderi mwyaf poblogaidd, efallai y byddwch am greu llwybrau byr at y ffolderi hyn o’ch bwrdd gwaith neu far tasgau.

Sut mae creu llwybrau byr: Bwrdd Gwaith

  1. De-glicio’r llygoden ar eich bwrdd gwaith.
  2. Sgrolio i Newydd (New) a dewis Llwybr byr (Shortcut).
  3. Nawr fe gewch ffenestr Dewin Creu Llwybr Byr.
  4. Pori am y ffolder rydych am ei roi ar y Bwrdd Gwaith a’i ddewis.
  5. Clicio ar Nesaf (Next) a Gorffen (Gorffen).

Sut mae creu llwybrau byr: Bar Tasgau

  1. De-glicio’r llygoden ar eich bar tasgau.
  2. Sgrolio i Bar Offer (Toolbars) a dewis Bar Offer Newydd (New Toolbar).
  3. Dewis ffolder.
  4. Clicio Iawn (Ok). Bydd enw’r ffolder yn ymddangos ar y bar tasgau.
  5. Clicio ar y saethau dwbl ar gyfer cynnwys eich ffolder.

Os digwydd ichi’n ddamweiniol drosysgrifo neu ddileu ffeil ar Gynllun Ffeiliau’r Cyngor, gallwch ei hadfer eich hun drwy ddefnyddio’r nodwedd ‘Restore Previous Versions’ sydd yn Windows.

Yn gyntaf, gwnewch nodyn o enw’r ddogfen rydych chi am ei hadfer. Yna de-gliciwch ar y  ffolder ar Gynllun Ffeiliau’r Cyngor sy’n cynnwys y ddogfen a dewiswch ‘Restore Previous Versions’.

Fe welwch restr o ddyddiadau ac amseroedd. Chwiliwch am yr amser a’r dyddiad rydych chi am adfer y ddogfen ohono, amlygwch ef a chliciwch i agor y ddogfen. Bydd hyn yn agor fersiwn flaenorol y ddogfen. Lleolwch y ddogfen a de-gliciwch arni, gan ddewis ‘Copy’.

Yn olaf, ewch yn ôl at y ffolder gwreiddiol ar Gynllun Ffeiliau’r Cyngor, de-gliciwch ar unrhyw ofod gwyn yn y ffolder a dewiswch ‘Paste’. Bydd hyn yn adfer y fersiwn flaenorol o’r ddogfen i’ch ffolder cyfredol.

Beth os gwnes i greu’r ddogfen ar ôl i’r copi wrth gefn diweddaraf gael ei greu?

Caiff copïau wrth gefn o fersiynau blaenorol eu creu ar Gynllun Ffeiliau’r Cyngor bob dydd am 07:00, 12:00 a 16:30. Os ydych wedi creu ac yn ddamweiniol wedi dileu/cadw dogfen rhwng yr amseroedd hyn, yn anffodus ni fydd y fersiwn flaenorol ar gael i’w hadfer. Os digwydd hyn cysylltwch â’r Ddesg Gwasanaeth TG ac fe geisiwn adfer y ffeil o’ch peiriant lleol chi.

Oes yna unrhyw gyfyngiadau?

Dim ond hyn a hyn o gopïau wrth gefn y mae’r nodwedd fersiynau blaenorol yn eu cadw. Os bydd arnoch angen dogfen a gafodd ei dileu 12 mis yn ôl, er enghraifft, mae’n debygol na fydd y fersiwn flaenorol yn bodoli. Mewn achos felly byddem yn eich cynghori i gysylltu â’r Ddesg Gwasanaeth TG – fodd bynnag, cofiwch y bydd gofyn ichi egluro pam fod angen ichi gael y ddogfen wedi’i hadfer o Gynllun Ffeiliau’r Cyngor (e.e. a yw’n dyngedfennol i’r busnes?) cyn y gallwn fwrw ymlaen.

Nodwch: Yn ein profiad ni, gwelir yn aml fod ffeiliau a ffolderi sydd ar goll ar Gynllun Ffeiliau’r Cyngor heb gael eu dileu ond wedi cael eu symud yn ddamweiniol i ffolder arall. Cyn ichi geisio adfer ffeil neu ffolder rydych chi’n credu ei fod wedi’i ddileu, edrychwch yn y ffolderi eraill rhag ofn bod y ffeil neu’r ffolder sydd ar goll wedi’i symud yn ddamweiniol.

Ffordd hawdd o wneud hyn yw chwilio yn y prif ffolder. Agorwch y ffolder lle’r oedd y ffeil/ffolder wedi’i leoli, teipiwch yr enw yn y blwch chwilio yn y gornel dde uchaf a phwyswch y botwm ‘enter’. Yna, edrychwch ar y canlyniadau i weld a yw’r eitem sydd ar goll yno.

Diweddarwyd y dudalen: 05/09/2019 16:38:56