Polisi Recriwtio Cyn-Droseddwyr - Ebrill 2024

Gweithdrefnau

Datganiad o euogfarnau

Ar gyfer pob swydd, bydd y Cyngor yn gofyn i ymgeiswyr am eu heuogfarnau a'u rhybuddiadau. Bydd y datganiad yn cael ei roi i’r Rheolwr Recriwtio yn syth ar ôl i’r ymgeisydd a ffefrir gael ei ddewis, er mwyn galluogi’r rheolwr i weithredu’n brydlon i gynnal asesiad risg i benderfynu a all y recriwtio fynd yn ei flaen, ac os felly i ystyried a yw mesurau diogelu yn y gweithle yn briodol. Gweler Atodiad 1: Datganiad o euogfarnau.

Ffurflen Hunanddatgelu

Pan fydd gwiriad DBS yn rhan o’r broses recriwtio, gofynnir i’r ymgeisydd a ffefrir lenwi ffurflen hunanddatgeliad. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei rhannu'n gyfrinachol â'r rheolwr recriwtio neu gadeirydd y panel cyfweld. Dim ond i'r rheiny sydd ei hangen fel rhan o'r broses recriwtio y bydd y wybodaeth hon ar gael. Bydd rheolwyr recriwtio yn cynnal trafodaeth un-i-un agored a phwyllog ar destun unrhyw droseddau neu faterion eraill a allai fod yn berthnasol i'r swydd. Gweler Atodiad 2: Ffurflen Hunanddatgelu.

Tystysgrifau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Storio a mynediad - Gwybodaeth am dystysgrif, hynny yw, cedwir rhif cyfeirnod datgeliad mewn system Adnoddau Dynol ddiogel a dim ond gweinyddwyr y system sy'n gallu cael mynediad ato.

Trin - Yn unol ag adran 124 o Ddeddf yr Heddlu 1997, dim ond i'r rhai sydd wedi'u hawdurdodi i'w derbyn yn ystod eu dyletswyddau y caiff gwybodaeth tystysgrif ei throsglwyddo. Rydym yn cadw cofnod o bawb y datgelwyd tystysgrifau neu wybodaeth tystysgrif iddynt ac mae'n drosedd i drosglwyddo'r wybodaeth hon i unrhyw un nad oes ganddo hawl i'w derbyn.

Defnyddio - Dim ond at ddibenion recriwtio a chyflogaeth barhaus y gofynnwyd amdani ac y mae’r ymgeisydd wedi rhoi caniatâd llawn ar eu cyfer y defnyddir gwybodaeth tystysgrif.

Cadw - Pan fydd penderfyniad recriwtio (neu benderfyniad perthnasol arall) wedi'i wneud, nid ydym yn cadw gwybodaeth tystysgrif am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol.

Yn achos recriwtio aflwyddiannus, mae hyn fel arfer am gyfnod o 18 mis ar ôl cwblhau'r broses recriwtio, i ganiatáu ar gyfer ystyried a datrys unrhyw anghydfodau neu gwynion. Os ystyrir, mewn amgylchiadau eithriadol iawn, fod angen cadw gwybodaeth tystysgrif am gyfnod hwy, byddwn yn ymgynghori â'r corff fetio ynglŷn â hyn ac yn ystyried Diogelu Data a Hawliau Dynol yr unigolyn cyn gwneud hynny.

Yn achos recriwtio llwyddiannus, neu ailwirio staff a gwirfoddolwyr presennol, bydd y wybodaeth yn aros ar ffeil y gweithiwr am 3 blynedd ac ar ôl hynny gofynnir am wiriad newydd.

Drwy gydol yr amser hwn, yr amodau arferol o ran storio diogel a mynediad a reolir yn llym fydd drechaf.

Gwaredu - Pan fydd y cyfnod cadw wedi dod i ben, byddwn yn sicrhau bod unrhyw wybodaeth tystysgrif yn cael ei dinistrio mewn modd diogel. Wrth aros i gael ei dinistrio, bydd gwybodaeth tystysgrif yn cael ei chadw'n ddiogel.

Ni fyddwn yn cadw unrhyw lungopi neu lun arall o'r dystysgrif nac unrhyw gopi neu ddarluniad o gynnwys tystysgrif. Fodd bynnag, byddwn yn cadw cofnod o ddyddiad cyhoeddi tystysgrif, enw'r gwrthrych, y math o dystysgrif y gofynnwyd amdani, y swydd y gofynnwyd am y dystysgrif ar ei chyfer, cyfeirnod unigryw’r tystysgrifau a manylion y penderfyniad recriwtio a gymerwyd fel rhan o ffeil bersonol y gweithiwr.

Gweithredu fel corff ymbarél - Fel corff ymbarél (corff ymbarél yw corff cofrestredig sy’n cydlofnodi ceisiadau ac yn derbyn gwybodaeth tystysgrif ar ran cyflogwyr eraill neu sefydliadau recriwtio), byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i fodloni ein hunain y bydd y sefydliad sy’n cyflogi yn trin, yn defnyddio, yn storio, yn cadw ac yn gwaredu gwybodaeth tystysgrif yn unol â'r côd ymarfer ac yn unol â'r polisi hwn.

Sicrhau Triniaeth Gyfartal - Rhaid i bob gweithiwr fabwysiadu agwedd gadarnhaol, agored a theg a gofalu y cedwir at Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod ac y caiff ei weithredu’n gyson heb ystyried hil, lliw, cenedligrwydd, gwreiddiau ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oed, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth rhywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil.

Yn ogystal, mae Safonau'r Gymraeg yn gofyn i ni 'sicrhau nad yw'r iaith yn cael ei thrin yn llai ffafriol na'r Saesneg' a dylid defnyddio'r egwyddor hon wrth weithredu’r polisi hwn. Os oes gennych unrhyw bryderon cydraddoldeb neu amrywiaeth ynghylch gweithredu’r polisi a’r weithdrefn hon, dylech gysylltu ag aelod o’r tîm Adnoddau Dynol a fydd, os oes angen, yn sicrhau yr adolygir y polisi/gweithdrefn yn briodol.

Os oes angen copi o'r cyhoeddiad hwn arnoch mewn fformat arall, cysylltwch ag CEDuty@sirgar.gov.uk

---