Polisi Recriwtio Cyn-Droseddwyr - Ebrill 2024
Cyflwyniad
Mae Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 yn sicrhau na wahaniaethir yn erbyn cyn-droseddwyr nad ydynt wedi aildroseddu am gyfnod ers eu heuogfarnu wrth wneud cais am swyddi. Oni bai bod swydd wedi'i heithrio o'r Ddeddf, ni chaniateir i gyflogwyr wahaniaethu ar sail euogfarnau sydd wedi’u disbyddu.
Mae Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 yn galluogi rhai euogfarnau troseddol i gael eu 'disbyddu', neu gael eu hanwybyddu, ar ôl 'cyfnod adsefydlu'.
Mae cyfnod adsefydlu yn gyfnod penodol o amser o ddyddiad yr euogfarn. Ar ôl y cyfnod hwn, gyda rhai eithriadau, nid yw cyn-droseddwr fel arfer yn gorfod sôn am ei euogfarn wrth wneud cais am swydd.
Bydd yr holl weithwyr, gweithwyr achlysurol, gwirfoddolwyr, contractwyr a gweithwyr asiantaeth yn cael rhyw fath o wiriadau fetio cyn cyflogi. Bydd math a lefel y gwiriadau'n amrywio yn dibynnu ar y rôl a’r mynediad at blant neu oedolion mewn perygl.
Mae llawer o swyddi yn y Cyngor yn gymwys ar gyfer gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) sy’n darparu mynediad at wybodaeth cofnodion troseddol sensitif am ymgeiswyr.
Ni fydd cofnod troseddol o reidrwydd yn gwahardd unigolyn rhag gweithio gyda'r Cyngor. Bydd hyn yn dibynnu ar natur y swydd ac amgylchiadau a chefndir y troseddau.
Dim ond ar ôl i asesiad risg trylwyr ddangos bod datgeliad yn gymesur ac yn berthnasol i'r swydd dan sylw y gofynnir am un. Ar gyfer y swyddi hynny lle mae angen Datgeliad, rhaid i hysbysebion swyddi, proffiliau swyddi ac unrhyw wybodaeth recriwtio arall a ddarperir am y swydd gynnwys datganiad y gofynnir am Ddatgeliad os bydd yr unigolyn yn cael cynnig y swydd.
Bydd yr Awdurdod yn gofyn i ymgeiswyr ddatgelu euogfarnau troseddol ‘heb eu disbyddu’ fel rhan o’u ffurflen gais dim ond os yw’r swydd yn cynnwys gweithio gyda phlant neu oedolion agored i niwed, neu os yw wedi’i lleoli mewn ysgol, uned cyfeirio disgyblion, cartref plant neu gartref gofal, neu ar gyfer rhai rolau proffesiynol ariannol a chyfreithiol, neu rolau swyddog gorfodi sifil.
Mathau o Wiriadau DBS
Mae yna 4 math o wiriadau DBS y gall y Cyngor ofyn amdanynt:
Datgeliad Sylfaenol - Mae’n dangos euogfarnau heb eu disbyddu a rhybuddiadau amodol yn unig. Mae unrhyw swydd yn gymwys ar gyfer y math hwn o wiriad os bernir ei fod yn gymesur ac yn berthnasol i'r rôl.
Ni fydd euogfarnau a rhybuddiadau sydd wedi’u disbyddu yn cael eu cynnwys mewn gwiriad cofnodion troseddol lefel Sylfaenol ac nid oes angen iddynt gael eu datgelu gan ymgeiswyr sy'n gwneud cais am swydd sy'n gofyn am wiriad DBS Sylfaenol.
Datgeliad Safonol - Mae Datgeliad Safonol yn dangos euogfarnau sydd wedi’u disbyddu ac euogfarnau sydd heb eu disbyddu, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol.
Datgeliad Manwl - Mae Datgeliad Manwl yn dangos yr un peth â gwiriad safonol ynghyd ag unrhyw wybodaeth sydd gan yr heddlu a ystyrir yn berthnasol i'r rôl.
Gwiriad Manwl gan wirio’r rhestr wahardd -Mae'r math hwn o wiriad yn dangos yr un peth â gwiriad manwl ynghyd â ph'un a yw'r ymgeisydd ar y rhestr o bobl a waharddwyd rhag gweithio gyda'r defnyddwyr gwasanaeth hyn.
Ar gyfer gwiriadau DBS manwl gyda thystysgrif gwahardd:
Gweithlu plant – yn darparu mynediad i wirio'r rhestr wahardd ar gyfer Plant
Gweithlu oedolion – yn darparu mynediad i wirio'r rhestr wahardd ar gyfer Oedolion
Gweithlu Plant ac Oedolion – yn darparu mynediad i wirio'r rhestr wahardd ar gyfer Plant ac Oedolion. Mae'r rhain ar gyfer rolau sy'n gweithio gyda phlant ac oedolion mewn perygl.
Gweithlu arall - darparu mynediad i wirio'r rhestr wahardd ar gyfer Plant ac Oedolion. Mae'r rhain yn rolau nad ydynt yn ymwneud yn benodol â gweithio gyda phlant a/neu oedolion.
Ar gyfer swyddi lle gofynnir am dystysgrif DBS ar lefel Safonol neu Fanwl, bydd y gwiriadau hyn fel arfer yn dangos euogfarnau a rhybuddiadau sydd wedi’u disbyddu a heb eu disbyddu. Fodd bynnag, efallai na fydd rhai hen droseddau neu fân droseddau yn cael eu datgelu ar dystysgrifau DBS. Gelwir y rhain yn droseddau 'gwarchodedig'. Mae euogfarnau a rhybuddiadau gwarchodedig yn cael eu dileu trwy broses a elwir yn ‘hidlo’ fel nad ydynt yn cael eu datgelu ar dystysgrif DBS.
Dim ond am euogfarnau a rhybuddiadau nad ydynt wedi'u diogelu y gall y Cyngor ofyn i unigolyn.
I gael rhagor o wybodaeth, ewch i: Canllaw hidlo DBS
Mae rhestr o droseddau a fydd bob amser yn cael eu datgelu ar dystysgrif DBS Safonol neu Fanwl (oni bai eu bod yn ymwneud â rhybuddiad ieuenctid). Gelwir y rhain yn ‘droseddau penodedig’ ac maent fel arfer o natur dreisgar neu rywiol ddifrifol neu’n ymwneud â diogelu plant ac oedolion mewn perygl.
Bydd pob euogfarn sy'n arwain at ddedfryd o garchar, p'un a yw wedi'i gohirio ai peidio, bob amser yn cael ei datgelu.
Ni fydd rhybuddiadau, rhybuddion a cheryddon ieuenctid yn cael eu datgelu’n awtomatig ar dystysgrif DBS Safonol neu Fanwl.
I'r rheiny sy'n 18 oed neu drosodd ar adeg y drosedd, dilëir euogfarn oedolyn o'r dystysgrif DBS:
- os oes 11 mlynedd wedi mynd heibio ers dyddiad yr euogfarn; ac
- os mai hon yw unig drosedd yr unigolyn, ac
- os nad oedd wedi arwain at ddedfryd o garchar
Hyd yn oed wedyn, caiff yr euogfarn ei dileu dim ond os nad yw'n ymddangos ar y rhestr o droseddau na fydd byth yn cael eu dileu o dystysgrif. Os bydd unigolyn wedi cyflawni mwy nag un drosedd, bydd manylion ei holl euogfarnau'n cael eu cynnwys bob amser.
Dilëir rhybuddiad oedolyn ar ôl cyfnod o chwe blynedd ers dyddiad rhoi'r rhybuddiad – ac os nad yw'n ymddangos ar y rhestr o euogfarnau sy'n berthnasol o ran diogelu.
I'r rheiny sydd dan 18 oed ar adeg y drosedd, mae'r un rheolau yn berthnasol ag yn achos euogfarnau oedolion, ac eithrio bod y cyfnod perthnasol yn 5.5 mlynedd. Mae'r un rheolau yn berthnasol ag yn achos rhybuddiadau oedolion, ac eithrio bod y cyfnod perthnasol yn 2 flynedd.
Os caiff ymgeiswyr eu gwahardd rhag cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda grŵp agored i niwed, mae'n drosedd os ydynt yn ceisio, yn cynnig neu'n cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda grŵp y maent wedi'u gwahardd rhag gweithio neu wirfoddoli gydag ef. Bydd unrhyw ymdrechion o'r fath gan unigolion sydd wedi'u gwahardd yn cael eu dwyn i sylw'r Heddlu.
Bydd yn ofynnol i ymgeiswyr llwyddiannus gydsynio i wiriadau cofnodion troseddol dilynol yn ystod cyflogaeth fel y bernir yn briodol gan y Cyngor neu gyrff rheoleiddio.
Cwmpas
Mae’r Polisi hwn yn berthnasol i bawb sy’n gweithio neu sy’n gwneud cais i weithio mewn rolau yn yr Awdurdod ac mewn sefydliadau y mae’r Awdurdod yn gweithredu fel corff ymbarél iddynt, gan gynnwys:
- Ymgeiswyr am swyddi
- Gweithwyr presennol
- Staff achlysurol neu dros dro
- Gwirfoddolwyr a darpar wirfoddolwyr
Ar gyfer Ysgolion, argymhellir y dylai'r corff llywodraethu fabwysiadu'r polisi hwn yn ffurfiol.
Bydd y Polisi hwn ar gael i bob ymgeisydd am swydd ar ddechrau’r broses recriwtio drwy dudalen we Swyddi a Gyrfaoedd y Cyngor ac i’r holl staff drwy fewnrwyd y Cyngor. Bydd darpar wirfoddolwyr a gwirfoddolwyr presennol yn cael eu cyfeirio at dudalen we Swyddi a Gyrfaoedd y Cyngor. Ar gyfer swyddi a hysbysebir trwy Eteach.com, dylid darparu'r polisi hwn i ymgeiswyr yn y gyfres o ddogfennau recriwtio.
Bydd hyn yn galluogi unrhyw berson sy’n gwrthwynebu’r broses fetio, am ba bynnag reswm, i dynnu ei gais yn ôl yn gynnar yn y broses recriwtio.
Rhaid i sefydliadau y mae'r Cyngor yn darparu swyddogaeth ymbarél iddynt hefyd sicrhau bod y polisi hwn ar gael i'w hymgeiswyr am swyddi, eu staff a’u gwirfoddolwyr.
Datganiad Polisi
Mae diogelu ac amddiffyn plant ac oedolion sy’n wynebu risg yn flaenoriaeth uchel i Gyngor Sir Caerfyrddin a sicrhau bod trefniadau a gweithdrefnau cadarn yn eu lle. Mae hyn yn cynnwys rhoi gweithdrefnau ac arferion recriwtio diogel ar waith.
Mae Cyngor Sir Caerfyrddin wedi ymrwymo i drin ei staff, ei ddarpar staff, ei ddarpar wirfoddolwyr a'i wirfoddolwyr presennol yn deg, heb ystyried cefndir, diwylliant, hil, lliw, cenedl, tarddiad ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oedran, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth o ran rhywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodas neu bartneriaeth sifil na chefndir troseddol.
Mae'r Cyngor yn mynd ati i hyrwyddo cyfle cyfartal i bawb ac yn croesawu ceisiadau gan ystod eang o ymgeiswyr, gan gynnwys y rhai sydd â chofnodion troseddol. Byddwn ni'n llunio rhestr fer o ran yr holl ymgeiswyr ar gyfer cyfweliad yn seiliedig ar
eu sgiliau, eu cymwysterau, a'u profiad.
Ein nod yw trin pob ymgeisydd am swyddi yn deg ac i beidio â gwahaniaethu'n annheg yn erbyn unrhyw ymgeisydd yn seiliedig ar euogfarn neu wybodaeth arall a ddatgelwyd yn eu Datgeliad.
Bydd rheolwyr sy'n ymwneud â'r broses recriwtio wedi'u hyfforddi'n briodol i nodi ac asesu perthnasedd ac amgylchiadau troseddau, gyda chymorth ac arweiniad priodol gan y Gwasanaethau Pobl. Bydd rheolwyr hefyd yn cael arweiniad a hyfforddiant priodol am y ddeddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â chyflogi cyn-droseddwyr.
Pan fydd Datgeliad yn rhan o'r broses recriwtio, gofynnwn i wybodaeth am gofnod troseddol gael ei nodi ar y ffurflen gais (hunanddatganiad). Rydym yn gwarantu mai dim ond y rhai sydd angen gweld y wybodaeth fel rhan o'r broses recriwtio fydd yn cael gwneud ac nad yw'n cael ei hystyried yn y broses o lunio rhestr fer neu gyfweliad.
Fel sefydliad sy'n asesu addasrwydd ymgeiswyr ar gyfer swyddi sydd wedi'u cynnwys yn Neddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) gan ddefnyddio gwiriadau cofnod troseddol sy'n cael eu prosesu drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS), mae'r Cyngor yn cydymffurfio'n llawn â'r côd ymarfer.
Rydym yn cydymffurfio'n llawn â'n rhwymedigaethau o dan Ddeddf Diogelu Data 1998 a deddfwriaeth berthnasol arall sy'n ymwneud â thrin, defnyddio, storio, cadw a gwaredu gwybodaeth tystysgrif yn ddiogel.
Mae'r Cyngor yn sicrhau bod ymgeiswyr am swyddi, cyflogeion a gwirfoddolwyr yn ymwybodol o fodolaeth côd ymarfer y DBS drwy gyhoeddi'r polisi hwn ar ei wefan a bydd yn sicrhau bod copi o'r côd ymarfer ar gael ar gais.
Ein nod yw trafod unrhyw fater a ddatgelwyd ar dystysgrif DBS gyda'r unigolyn sy'n gwneud cais am y swydd cyn gwneud penderfyniad i dynnu cynnig cyflogaeth amodol yn ôl.
Nid yw datgeliadau sy'n cynnwys euogfarnau blaenorol a/neu rybuddiadau o anghenraid yn rhwystr i gael swydd. Fodd bynnag, bydd methu â datgelu euogfarnau o'r fath lle mae'n ofynnol yn cael ei drafod ymhellach gyda'r unigolyn ynglŷn â'i resymau dros beidio â datgelu'r wybodaeth hon. Os credir bod ymgais i gael gwaith drwy dwyll, byddai hyn fel arfer yn arwain at dynnu'r cynnig o gyflogaeth yn ôl, neu gymryd camau disgyblu neu derfynu cyflogaeth, os yw'r unigolyn eisoes wedi'i benodi.
Mae'r Cyngor yn cadw'r hawl i dynnu'n ôl fynediad i'r gwasanaeth hwn lle mae sefydliad sy'n defnyddio gwasanaeth y corff ymbarél yn methu â chydymffurfio â'r polisi hwn.
Gweithdrefnau
Datganiad o euogfarnau
Ar gyfer pob swydd, bydd y Cyngor yn gofyn i ymgeiswyr am eu heuogfarnau a'u rhybuddiadau. Bydd y datganiad yn cael ei roi i’r Rheolwr Recriwtio yn syth ar ôl i’r ymgeisydd a ffefrir gael ei ddewis, er mwyn galluogi’r rheolwr i weithredu’n brydlon i gynnal asesiad risg i benderfynu a all y recriwtio fynd yn ei flaen, ac os felly i ystyried a yw mesurau diogelu yn y gweithle yn briodol. Gweler Atodiad 1: Datganiad o euogfarnau.
Ffurflen Hunanddatgelu
Pan fydd gwiriad DBS yn rhan o’r broses recriwtio, gofynnir i’r ymgeisydd a ffefrir lenwi ffurflen hunanddatgeliad. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei rhannu'n gyfrinachol â'r rheolwr recriwtio neu gadeirydd y panel cyfweld. Dim ond i'r rheiny sydd ei hangen fel rhan o'r broses recriwtio y bydd y wybodaeth hon ar gael. Bydd rheolwyr recriwtio yn cynnal trafodaeth un-i-un agored a phwyllog ar destun unrhyw droseddau neu faterion eraill a allai fod yn berthnasol i'r swydd. Gweler Atodiad 2: Ffurflen Hunanddatgelu.
Tystysgrifau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
Storio a mynediad - Gwybodaeth am dystysgrif, hynny yw, cedwir rhif cyfeirnod datgeliad mewn system Adnoddau Dynol ddiogel a dim ond gweinyddwyr y system sy'n gallu cael mynediad ato.
Trin - Yn unol ag adran 124 o Ddeddf yr Heddlu 1997, dim ond i'r rhai sydd wedi'u hawdurdodi i'w derbyn yn ystod eu dyletswyddau y caiff gwybodaeth tystysgrif ei throsglwyddo. Rydym yn cadw cofnod o bawb y datgelwyd tystysgrifau neu wybodaeth tystysgrif iddynt ac mae'n drosedd i drosglwyddo'r wybodaeth hon i unrhyw un nad oes ganddo hawl i'w derbyn.
Defnyddio - Dim ond at ddibenion recriwtio a chyflogaeth barhaus y gofynnwyd amdani ac y mae’r ymgeisydd wedi rhoi caniatâd llawn ar eu cyfer y defnyddir gwybodaeth tystysgrif.
Cadw - Pan fydd penderfyniad recriwtio (neu benderfyniad perthnasol arall) wedi'i wneud, nid ydym yn cadw gwybodaeth tystysgrif am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol.
Yn achos recriwtio aflwyddiannus, mae hyn fel arfer am gyfnod o 18 mis ar ôl cwblhau'r broses recriwtio, i ganiatáu ar gyfer ystyried a datrys unrhyw anghydfodau neu gwynion. Os ystyrir, mewn amgylchiadau eithriadol iawn, fod angen cadw gwybodaeth tystysgrif am gyfnod hwy, byddwn yn ymgynghori â'r corff fetio ynglŷn â hyn ac yn ystyried Diogelu Data a Hawliau Dynol yr unigolyn cyn gwneud hynny.
Yn achos recriwtio llwyddiannus, neu ailwirio staff a gwirfoddolwyr presennol, bydd y wybodaeth yn aros ar ffeil y gweithiwr am 3 blynedd ac ar ôl hynny gofynnir am wiriad newydd.
Drwy gydol yr amser hwn, yr amodau arferol o ran storio diogel a mynediad a reolir yn llym fydd drechaf.
Gwaredu - Pan fydd y cyfnod cadw wedi dod i ben, byddwn yn sicrhau bod unrhyw wybodaeth tystysgrif yn cael ei dinistrio mewn modd diogel. Wrth aros i gael ei dinistrio, bydd gwybodaeth tystysgrif yn cael ei chadw'n ddiogel.
Ni fyddwn yn cadw unrhyw lungopi neu lun arall o'r dystysgrif nac unrhyw gopi neu ddarluniad o gynnwys tystysgrif. Fodd bynnag, byddwn yn cadw cofnod o ddyddiad cyhoeddi tystysgrif, enw'r gwrthrych, y math o dystysgrif y gofynnwyd amdani, y swydd y gofynnwyd am y dystysgrif ar ei chyfer, cyfeirnod unigryw’r tystysgrifau a manylion y penderfyniad recriwtio a gymerwyd fel rhan o ffeil bersonol y gweithiwr.
Gweithredu fel corff ymbarél - Fel corff ymbarél (corff ymbarél yw corff cofrestredig sy’n cydlofnodi ceisiadau ac yn derbyn gwybodaeth tystysgrif ar ran cyflogwyr eraill neu sefydliadau recriwtio), byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i fodloni ein hunain y bydd y sefydliad sy’n cyflogi yn trin, yn defnyddio, yn storio, yn cadw ac yn gwaredu gwybodaeth tystysgrif yn unol â'r côd ymarfer ac yn unol â'r polisi hwn.
Sicrhau Triniaeth Gyfartal - Rhaid i bob gweithiwr fabwysiadu agwedd gadarnhaol, agored a theg a gofalu y cedwir at Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod ac y caiff ei weithredu’n gyson heb ystyried hil, lliw, cenedligrwydd, gwreiddiau ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oed, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth rhywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil.
Yn ogystal, mae Safonau'r Gymraeg yn gofyn i ni 'sicrhau nad yw'r iaith yn cael ei thrin yn llai ffafriol na'r Saesneg' a dylid defnyddio'r egwyddor hon wrth weithredu’r polisi hwn. Os oes gennych unrhyw bryderon cydraddoldeb neu amrywiaeth ynghylch gweithredu’r polisi a’r weithdrefn hon, dylech gysylltu ag aelod o’r tîm Adnoddau Dynol a fydd, os oes angen, yn sicrhau yr adolygir y polisi/gweithdrefn yn briodol.
Os oes angen copi o'r cyhoeddiad hwn arnoch mewn fformat arall, cysylltwch ag CEDuty@sirgar.gov.uk
Atodiad 1: Datganiad o euogfarnau
Mae canllawiau ynghylch a ddylid datgelu euogfarn neu rybuddiad ar gael ar wefan y Weinyddiaeth Gyfiawnder.
Mae gwiriwr datgeliadau ar-lein y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn wasanaeth newydd sy’n cael ei dreialu a gall fod yn ddefnyddiol:
Rhybuddiad neu euogfarn - Gwirio pryd i ddatgelu rhybuddiadau neu euogfarnau
Mae cymorth ar gael gan Unlock, elusen eiriolaeth annibynnol genedlaethol sy’n cefnogi pobl â chofnodion troseddol i symud ymlaen yn gadarnhaol yn eu bywydau.
Datgelu cofnodion troseddol i gyflogwyr