Polisi ynghylch Costau Teithio a Chynhaliaeth Staff - Pobl, Digidol a Pholisi - Dyddiad: Ebrill 2009, Diweddarwyd EBM/ACE: 14 Ionawr 2010, 3 Ionawr 2023, Chwefror 2025, Adolygwyd: Mai 2025, Dyddiad Adolygu: Ebrill 2028

Cwmpas ac Egwyddorion Cyffredinol

1. Mae Cyngor Sir Caerfyrddin (yr Awdurdod) wedi ymrwymo i fynd i'r afael â newid yn yr hinsawdd ac mae'n cydnabod bod gennym rôl sylweddol i'w chwarae fel cyflogwr mawr i leihau ein hôl troed carbon ein hunain, gan gynnwys teithio busnes. Ym mis Chwefror 2019, gwnaethom ddatgan argyfwng hinsawdd ac ymrwymo i fod yn awdurdod lleol carbon sero-net erbyn 2030. 

2. Yn ogystal, mae'r Awdurdod wedi ymrwymo i nod Llywodraeth Cymru i gefnogi 30% o weithlu Cymru i weithio o bell. Byddai hyn yn rhoi'r dewis i fwy o bobl weithio mewn ffordd sy'n helpu eu cynhyrchiant yn ogystal â'u cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith. Mae manteision gweithio o bell yn cynnwys:

• gostyngiad mewn amser teithio a chostau teithio 
• mwy o hyblygrwydd a chydbwysedd gwell rhwng gwaith a bywyd
• gwell cynhyrchiant
• llai o draffig, yn enwedig yn ystod oriau brig
• llai o lygredd aer a sŵn
• y cyfle i ailgynllunio ein trefi a chanol ein dinasoedd

3. Mae'r polisi hwn yn nodi'r gweithdrefnau ar gyfer hawlio costau teithio a threuliau eraill wrth i chi ysgwyddo costau angenrheidiol a rhai a gymeradwywyd ymlaen llaw wrth i chi gyflawni eich gwaith.  Os yw'r rheiny'n wahanol o gwbl i'r Amodau Cenedlaethol, yr Amodau Lleol fydd yn berthnasol. Mae'r polisi'n berthnasol i'r holl weithwyr cyflogedig a gweithwyr sy'n gweithio o dan gytundeb achlysurol.  Dylai'r un egwyddorion fod yn berthnasol i staff ysgolion a gyflogir yn lleol ac argymhellir bod Cyrff Llywodraethu yn mabwysiadu'r polisi hwn. Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu o dro i dro a’i ddiwygio yn dilyn hynny. 

4. Egwyddor sylfaenol y polisi hwn yw y dylid ystyried teithio sy'n gysylltiedig â gwaith yn ddewis olaf.  Dylid ystyried pob math arall o gyfathrebu, gan gynnwys cyfarfodydd rhithwir trwy Zoom neu Microsoft Teams, dros y ffôn, ac ati cyn i unrhyw deithio yn cael ei wneud.  Pan fydd angen teithio, telir am y dull rhataf neu fwyaf effeithiol o deithio.  Efallai mai trafnidiaeth gyhoeddus yw'r dull rhataf o deithio ond efallai na fydd bob amser yn fwyaf effeithiol os, er enghraifft, nad yw amserlenni'n cyd-fynd ag amseroedd cyfarfod neu lle gellid lleihau'r amser a dreulir yn teithio yn sylweddol os byddwch yn teithio mewn car. Yn yr amgylchiadau hyn, dylid cytuno ar y dull teithio gyda'ch rheolwr llinell ymlaen llaw.   Lle gall anabledd effeithio ar eich opsiynau teithio, mae angen ystyried hyn, a thrafodir addasiadau rhesymol gyda'ch rheolwr llinell. Mae enghreifftiau o pryd y gallai cyfarfod "wyneb yn wyneb" fod yn briodol, yn unol â'n Canllaw Gweithio Hybrid, yn cynnwys:

• Lle mae gofyniad statudol ar gyfer cyfarfodydd "wyneb yn wyneb".
• Lle nad oes gan y rheiny sydd i ddod i'r cyfarfod y sgiliau priodol i ddefnyddio'r dechnoleg angenrheidiol.
• Lle gall anabledd atal rhywun rhag defnyddio technoleg i gyfathrebu.
• Er mwyn sefydlu a chynnal perthynas waith e.e. gweithwyr newydd sydd angen cwrdd â chydweithwyr i gynorthwyo gyda'u cyfnod ymsefydlu i'r Cyngor, i gefnogi iechyd a llesiant gweithiwr, i gynnal morâl timau.
• Lle mai dim ond o leoliad sefydlog neu wyneb yn wyneb y gellir darparu hyfforddiant e.e. hyfforddiant codi a chario.
• Rhai cyfarfodydd cysylltiadau gweithwyr lle mae'r undebau llafur a/neu weithwyr yn gofyn am gwrdd mewn lleoliad i sicrhau gynrychiolaeth deg.
• Rhai cyfarfodydd gyda defnyddwyr gwasanaeth 
• Archwiliadau safle sy'n ofynnol yn ystod dyletswyddau arferol. 
• Rhai cyfarfodydd democrataidd ag aelodau etholedig.
• Rhai apwyntiadau Iechyd Galwedigaethol e.e. arolygiaeth HAVS. 

5. Rhaid darllen y ddogfen hon ochr yn ochr ag adran 11 o Reolau Gweithdrefnau Ariannol yr Awdurdod ynghylch costau Teithio a Chynhaliaeth, y Polisi Risg Ffyrdd a'r Lwfansau Prydau Bwyd (Atodiad A).  Fe'ch atgoffir bod cyflwyno hawliadau teithio a/neu gostau cysylltiadau anwir yn gyfystyr â Chamymddwyn Difrifol a allai arwain at golli'ch swydd.

6. Yn unol â pharagraff 12.4 o'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol, y man cychwyn a gorffen arferol ar gyfer teithiau swyddogol fydd eich man gwaith contractiol (nid eich cartref os ydych yn weithiwr hybrid). Pan fyddwch yn cychwyn taith o leoliad gwahanol i'ch man gweithio contractiol neu'n gorffen taith mewn lleoliad gwahanol i'ch man gweithio contractiol, dim ond y milltiroedd ychwanegol a deithiwyd yn sgil y dyletswyddau swyddogol y dylid eu hawlio. Gweler enghreifftiau yn Atodiad B.

7. Yn unol â pharagraff 12.5 o'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol, rhaid i hawliadau wedi'u cwblhau gael eu cymeradwyo gan lofnodwr a gymeradwywyd gan y Prif Swyddog yn electronig trwy MyView lle bo hynny'n bosibl. Rhaid i hawliadau am ad-dalu'r holl dreuliau gael eu cefnogi gan dderbynebau TAW perthnasol. Ni ddylech ardystio eu hawliadau treuliau eu hunain. Bydd cyflwyniadau hwyr yn cael eu hawdurdodi yn ôl disgresiwn y llofnodwr awdurdodedig. Rhaid rhoi derbynebau TAW i'ch rheolwr llinell a'u cadw ar gyfer pob hawliad yn unol â chyfnodau cadw Pa mor hir i gadw cofnodion ariannol. Gellir rhoi'r rhain yn electronig os ydych yn gweithio o bell.

8. Dylech wirio pa mor resymol yw costau taith ansafonol, prydau bwyd neu arhosiad dros nos, gyda'ch rheolwr ymlaen llaw cyn archebu neu wneud trefniadau.

9. Os nad yw'r Cyfarwyddwr neu'r swyddog enwebedig yn credu bod y costau yn rhesymol mae hawl ganddo bennu uchafswm neu wrthod y cais. Dylech wedyn gael cyfle i ailgyflwyno'ch hawliad yn unol â'r hyn y cytunwyd arno'n rhesymol.

---