Polisi ynghylch Costau Teithio a Chynhaliaeth Staff - Pobl, Digidol a Pholisi - Dyddiad: Ebrill 2009, Diweddarwyd EBM/ACE: 14 Ionawr 2010, 3 Ionawr 2023, Chwefror 2025, Adolygwyd: Mai 2025, Dyddiad Adolygu: Ebrill 2028

Canllawiau ar gyfer rheolwyr

Pan fydd staff yn cyflwyno ffurflenni hawlio, dylid gwirio'r canlynol cyn awdurdodi'r hawliadau:

Milltiroedd

1. Dylid cadarnhau'r siwrneiau a hawlir.

2. Dylid cynnwys digon o fanylion ynghylch y siwrneiau e.e. nid yw nodi 'Rhydaman' yn ddigon.

3. Dylai nifer y milltiroedd fod yn rhesymol.

4. Pan hawlir milltiroedd o'r cartref / i'r cartref dylid gwneud hynny yn unol â'r Egwyddor o ran Milltiroedd Ychwanegol.

5. Pan fydd nifer o hawliadau yn dod i law i'w hawdurdodi dylid atgoffa'r staff fod y Rheolau Gweithdrefn Ariannol yn cyfeirio'n benodol at gyflwyno hawliadau'n brydlon.

6. Cyflwynir derbynebau TAW am danwydd gyda'r ffurflenni hawlio milltiroedd.

Treuliau

1. RHAID rhoi derbynebau ynghlwm wrth y ffurflen hawlio wrth hawlio treuliau achlysurol e.e. tocynnau bws, costau parcio, tollau pontydd ac ati.

2. Os yw gweithwyr yn cyflwyno cais am ad-dalu costau galwadau ffôn, RHAID iddynt roi rhestr o'r galwadau unigol a wnaed ynghlwm wrth y ffurflen hawlio.

3. O ran hawlio treuliau cynhaliaeth (teithiau y tu allan i'r sir yn unig) rhaid sicrhau bod yr amserau yn gymwys a bod y symiau a hawlir yn cydymffurfio â therfynau'r lwfansau a'u bod yn seiliedig ar yr union wariant a nodwyd ar y derbynebau.

Os ydych yn derbyn hawliadau am aros dros nos / tocynnau trên (heb fod yn cynnwys teithiau trên lleol) cofiwch fod yn RHAID i staff sy'n aros dros nos oherwydd eu bod yn gorfod mynychu cynadleddau neu gyrsiau, gysylltu gyda Chris A Davies drwy ffonio Estyniad 4121 i sicrhau yr archebir gwesty ac y telir amdano drwy ddefnyddio carden gredyd gorfforaethol yr Awdurdod.  Caniateir i staff hawlio'r lwfansau prydau bwyd a nodir yn y Polisi Cynhaliaeth a byddant yn derbyn ad-daliad o'r union wariant a nodwyd ar y derbynebau, hyd at y terfynau uchaf.

Hawliadau am dreuliau a gyflwynir trwy Resource Link / MyView

Rhaid ichi sicrhau bod y Taflenni Crynodeb o'r Hawliadau, gyda'r derbynebau perthnasol ynghlwm wrthynt, yn cael eu derbyn oddi wrth y staff cyn awdurdodi talu hawliad.

Fel rhan o'r broses gymeradwyo, dylech sicrhau eich bod yn cadw'r Taflenni Crynodeb o'r Hawliadau. Mae'n hanfodol bod yr Adrannau'n cadw'r derbynebau TAW er mwyn i'r Arolygwyr TAW allu eu harchwilio yn y dyfodol.

Cyfrifoldeb y rheolwr yw sicrhau, cyn awdurdodi talu hawliadau milltiroedd a/neu dreuliau, fod yr hawliadau sy'n dod i law yn cydymffurfio â'r polisïau perthnasol, a'u bod yn gywir ac wedi'u cefnogi gan y dogfennau priodol.

Byddwn yn mynd ar ôl enghreifftiau o ddiffyg cydymffurfio â pholisi / gweithdrefn gyda'r rheolwr a'r pennaeth gwasanaeth perthnasol.

---