Geirdậu Cyflogaeth - Canllawiau Mawrth 2025

2. Gofyn Am Eirdậu Yn Ystod Y Broses Recriwtio

Pam gofyn am eirdâu? 

Mae geirdâu yn rhan bwysig o'r broses recriwtio a dethol gan eu bod yn cadarnhau hanes cyflogaeth, cymwysterau a phrofiad ymgeisydd. Dim ond un ran o'r broses ddethol yw geirdâu a dylid eu defnyddio i wirio ffeithiau, hanes cyflogaeth, cymwysterau ac ati. Dylid dibynnu ar ddata/gwybodaeth ffeithiol yn unig, ac nid barn oddrychol, o ran gallu neu berfformiad.

 

Pryd rydym yn gofyn am eirdâu a chan bwy?

Dylid gofyn am Eirdâu yn dilyn cyfweliadau a dewis yr ymgeisydd rydych am ei benodi. Rhaid i gyflogwyr gael cydsyniad yr ymgeisydd i gysylltu â chanolwr ac ni ddylid gofyn am unrhyw eirda ar gyfer swydd heb ganiatâd penodol y darpar weithiwr, gan y byddai hynny'n mynd yn groes i hawliau'r unigolyn dan GDPR (rheoliadau Diogelu Data). Dylai rheolwyr byth geisio gwneud "ymholiadau cyfrinachol" am ddarpar weithiwr, boed hynny ar y ffôn neu'n ysgrifenedig, waeth pa mor ddefnyddiol y credant y gallai ymholiadau o'r fath fod.

 

Swyddi Nad ydynt yn rhai Diogelu

Ar gyfer ymgeisydd sy'n gwneud cais am swyddi nad ydynt yn rhai diogelu, dim ond un geirda sydd ei angen. Rhaid i gyflogwr presennol yr ymgeisydd ddarparu'r rhain(os yw mewn gwaith) ac mae'n rhaid ei fod wedi bod gyda'r cyflogwr hwn am dros 6 mis. Os yw wedi cael ei gyflogi gan y cyflogwr hwnnw am lai na 6 mis, bydd angen i'r cyflogwr blaenorol roi geirda hefyd.

Ar gyfer pob cais mewnol, nid oes angen gofyn am eirda ffurfiol oherwydd tybir bod y rheolwr yn fodlon ar berfformiad ac ati ei weithiwr.

 

Swyddi Diogelu

Mae angen dau eirda ar gyfer ymgeiswyr allanol sy'n gwneud cais am swyddi diogelu. Rhaid i'r rhain gael eu darparu gan gyflogwr presennol yr ymgeisydd a chyflogwyr blaenorol. Yn achos ymgeisydd nad yw'n gweithio gyda phlant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl ar hyn o bryd, ond sydd wedi gwneud hynny yn y gorffennol, rhaid cael yr ail eirda gan gyflogwr diwethaf yr ymgeisydd lle roedd yn gweithio gyda phlant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl, fel sy'n briodol.

Ar gyfer gweithwyr presennol sy'n gwneud cais am swydd ddiogelu o swydd nad yw'n swydd ddiogelu, gofynnir am un geirda gan y rheolwr llinell presennol. Hefyd, os yw'r gweithiwr wedi gweithio mewn swydd ddiogelu yn y gorffennol, rhaid cael geirda hefyd gan gyflogwr diwethaf yr ymgeisydd lle roedd yn gweithio gyda phlant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl, fel sy'n briodol.

 

Pob swydd

Os nad yw'r ymgeisydd mewn gwaith, dylid defnyddio'r cyflogwr mwyaf diweddar. Mae'n bwysig mai'r rheolwr llinell uniongyrchol yw'r canolwr a enwir ac nid cydweithiwr neu gyfaill iddynt yn y gwaith. Mae'r rheolwyr sy'n recriwtio yn gyfrifol am wirio bod y canolwyr cywir wedi'u darparu a bod ymchwil wedi'i gwneud i unrhyw fylchau mewn cyflogaeth. Gellir gwneud hyn yn y cyfweliad. Gallai methu â gwneud hyn arwain at oedi'r broses benodi.

Os yw'r ymgeisydd yn hunan-gyflogedig gall roi enw rhywun sydd wedi ei adnabod yn rhinwedd ei swydd, megis cyfrifydd neu gyfreithiwr.

Os nad yw'r ymgeisydd wedi cael ei gyflogi o'r blaen, yna gellir derbyn geirda personol yn ogystal â geirda gan ysgol neu goleg yr ymgeisydd. Sicrhewch nad yw'r canolwr personol yn perthyn i'r ymgeisydd.

Ni ddylid derbyn geirdâu neu dystlythyrau agored a ddarperir gan yr ymgeisydd neu eirdâu gan berthnasau. (Cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol / Recriwtio i gael cyngor).

Mae gwybodaeth ar gael ar ein tudalennau swyddi i helpu ymgeiswyr i ddewis canolwr priodol.

 

Pa wybodaeth rydym yn gofyn amdani gan ganolwyr?

Os ydych yn defnyddio Gwasanaeth Recriwtio y Cyngor, bydd y Tîm yn gofyn am eirdâu gan ddefnyddio templed safonol, "Cwbl gyfrinachol – geirda cyflogaeth Cais am Eirda" .

DOCUMENT EMPLOYMENT REFERENCE. Mae'r templed hwn wedi'i ddylunio i ofyn cwestiynau penodol sy'n ymwneud â'r ymgeisydd. Os, am ryw reswm, byddwch yn cysylltu â chanolwyr yn uniongyrchol, dylech ddefnyddio'r templed hwn bob amser.

 

Beth i'w wneud wedi i eirdâu ddod i law

Cyfrifoldeb y Rheolwr Recriwtio yw gwirio geirdâu yn ofalus a sicrhau bod y wybodaeth a ddarperir yn ddigonol i alluogi penderfyniad i gael ei wneud.

Os bydd y wybodaeth a ddarperir heb fod yn ddigonol neu os bydd pryderon yn codi yn ei sgil, gallech wneud galwad ffôn neu anfon ebost i'r canolwr. Gofynnwch am gyngor gan eich Ymgynghorydd Adnoddau Dynol neu Ymgynghorydd Recriwtio.

Pan fyddwch yn fodlon ar y geirdâu a phan fydd gwiriadau cyngyflogaeth eraill wedi eu cwblhau, byddwch yn gallu cadarnhau'r cynnig o gyflogaeth i'r ymgeisydd a chytuno ar ddyddiad dechrau.

 

Os bydd Canolwr yn gwrthod darparu geirda

Argymhellir eich bod yn ceisio cydsyniad yr ymgeisydd i gysylltu â chyflogwr neu berson arall a all gwblhau'r templed geirda. Gwnewch nodyn bod y canolwr wedi gwrthod a'r rhesymau pam.

 

Swyddi sy'n cynnwys gwaith mewn "gweithgaredd a reoleiddir" neu gyda grŵp agored i niwed

Yn achos swyddi mewn ysgolion a'r rheiny lle ceir mynediad i blant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl, mae'r Cyngor yn cadw'r hawl i gysylltu â chyflogwyr eraill a enwir yn y cais.

Argymhellir bod rheolwyr sy'n recriwtio mewn ysgolion yn ceisio dau eirda gan yr holl ymgeiswyr sydd ar y rhestr fer cyn y cyfweliad. Ceir canllawiau pellach drwy fynd i Cadw dysgwyr yn ddiogel | LLYW.CYMRU

 

Geirdâu dros y Ffôn 

Ni ddylid byth ddefnyddio geirdâu dros y ffôn yn lle cais am eirda ysgrifenedig. Fodd bynnag, efallai y bydd adegau pan fydd angen cysylltu â chanolwr dros y ffôn, gan gynnwys:

• Lle bo'r wybodaeth a gynhwysir yn y geirda ysgrifenedig yn amwys neu'n annigonol.
• Wrth benodi i gartref plant mae'n rhaid cael geirdâu ysgrifenedig ac ar lafar. ^1.
• Os ydych yn recriwtio i swydd lle ceir mynediad i blant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl a lle bo angen geirda dros y ffôn i gadarnhau dilysrwydd a/neu egluro unrhyw anghysondebau.

Mae'r rhestr wirio ganlynol yn ddefnyddiol i'w dilyn wrth gysylltu â chanolwr dros y ffôn:

• Cynlluniwch ymlaen llaw a byddwch yn glir ynghylch y wybodaeth rydych yn ei cheisio.
• Sicrhewch eich bod yn siarad â'r person cywir a mwyaf priodol.
• Gofynnwch gwestiynau ffeithiol yn unig gan ddefnyddio'r templed geirda a ddarparwyd gyda'r canllawiau hyn templed cyfeirnod.
• Cofiwch mai dim ond hyn a hyn o wybodaeth neu wybodaeth sylfaenol y bydd y canolwr yn barod i'w darparu o bosibl.
• Cymerwch nodiadau a gwnewch gofnod cywir o'r sgwrs.

Os taw swydd lle gweithir gyda phlant, pobl ifanc neu oedolion mewn perygl yw hi, dylid gofyn y cwestiynau ychwanegol canlynol: 

• Pa mor addas yw'r ymgeisydd ar gyfer gweithio gyda phlant, pobl ifanc neu oedolion mewn perygl;
• A oes unrhyw rybuddion disgyblu, gan gynnwys rhybuddion sydd wedi dyddio, sy'n ymwneud â diogelu plant, pobl ifanc a/neu oedolion mewn perygl;
• A yw'r canolwr yn credu bod yr ymgeisydd yn addas i'r swydd y mae'n gwneud cais amdani.

Mae nodiadau'r geirda dros y ffôn yn rhan o'r broses recriwtio a dylid eu hanfon i'r Tîm Recriwtio er mwyn cadw cofnod.

 

Beth i'w wneud os yw'r geirda yn anfoddhaol, yn anghyflawn neu'n codi pryderon

Weithiau gall geirda ddod i law sydd fel pe bai'n gwrth-ddweud y wybodaeth a ddarparwyd gan yr ymgeisydd neu'n awgrymu perfformiad neu ymddygiad anfoddhaol mewn swydd flaenorol.

Nid yw hyn yn golygu o reidrwydd na ddylech gynnig cyflogaeth i ymgeisydd ac mae'n bwysig eich bod yn cymryd amser i ystyried:

• A yw'r wybodaeth a ddarparwyd yn berthnasol i'r swydd mae'r person wedi mynd amdani?

• A yw'r wybodaeth yn gwneud yr unigolyn yn anaddas ar gyfer y swydd? Pam?

• Pa mor ddiweddar yw'r wybodaeth?

• A yw'r swydd flaenorol yn debyg i'r un rydych wedi ceisio geirdâu ar ei chyfer?

Ni ddylech gymryd yn ganiataol fod yr ymgeisydd am y swydd wedi rhoi gwybodaeth anghywir neu gamarweiniol, a dylech geisio eglurhad gan yr ymgeisydd cyn penderfynu lle bo hynny'n bosibl. Dylech geisio cyngor gan Adnoddau Dynol, yn enwedig os yw'r geirda'n cynnwys gwybodaeth am faterion disgyblu neu bryderon am ddiogelu, neu os yw'n datgelu collfarnau.

Wrth drafod unrhyw anghysondebau gyda'r ymgeisydd, dylech ofalu eich bod yn diogelu cyfrinachedd y canolwr. Siaradwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol neu'r Tîm Recriwtio i gael cyngor.

 

Geirdâu a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)

Yn achlysurol gall ymgeiswyr am swyddi neu weithwyr ofyn am i eirdâu (gan y darparwr neu'r person sy'n eu derbyn) yn eu cylch gael eu rhyddhau dan ddarpariaethau "cais gwrthrych am wybodaeth" y rheoliadau diogelu data.

Nid oes rhaid i gyflogwr ryddhau'r wybodaeth hon gan ei bod wedi'i heithrio o'r darpariaethau hyn. Am y rheswm hwn, nodir "Cwbl gyfrinachol – geirda cyflogaeth” ar dempled geirda y Cyngor. Yn ogystal, wrth ddarparu geirda, dylid defnyddio'r un geiriau.

Er y gall cyflogwyr ddibynnu ar yr eithriad hwn i wrthod datgelu geirda i'r unigolyn, gall cyflogwr benderfynu bod yn agored a darparu copi beth bynnag. Dylai ystyried a fyddai'r datgeliad hefyd yn datgelu pwy yw unigolyn arall (sef awdur y geirda). Efallai y bydd y cyflogwr yn penderfynu datgelu'r geirda os bydd yr unigolyn arall sydd dan sylw yn cydsynio i hyn, neu os gellir celu pwy ydyw. Dylid ystyried pob achos yn ôl ei rinweddau. Dylech geisio cyngor gan eich Ymgynghorydd Adnoddau Dynol

 

---

^1. wedi'i atgyfnerthu gan adroddiad Utting yn 1997 (sgandal camdriniaeth cartrefi plant gogledd Cymru), a Deddf Safonau Gofal 2000. y ddyletswydd i ddiogelu ac amddiffyn plant mewn gofal cyhoeddus rhag camdriniaeth.

 

 

---

3. Darparu Geirdậu Ar Gyfer Gweithwyr Presennol Neu Gynweithwyr

Beth i'w wneud os cewch gais am roi geirda

Er nad oes unrhyw reidrwydd cyfreithiol i roi geirda, polisi'r Cyngor yw rhoi geirda gan ddefnyddio'r templed geirda y cytunwyd arno Cwbl Gyfrinachol Geirda Cyflogaeth Cais Am Eirda. Gellir defnyddio fformatau eraill ond rhaid cydymffurfio â chynnwys y templed.

Dim ond Rheolwr Llinell neu Ymgynghorydd Adnoddau Dynol / Recriwtio ddylai ymateb i gais am eirda.

Mae gan y sawl sy'n rhoi'r geirda ddyletswydd gofal i'r gweithiwr/cynweithiwr ac i'r darpar gyflogwr, a rhaid iddo/iddi sicrhau bod y geirda'n gywir ac yn ffeithiol. Ni ddylid mynegi barn bersonol.

Dylid cyfeirio ceisiadau am eirda gan gyrff allanol yn y lle cyntaf i'r Tîm Adnoddau Dynol (CEHRM@sirgar.gov.uk)    .Sicrhewch fod gwir angen ceisio geirda ar y person neu'r sefydliad sy'n gofyn am y geirda.

Os ydych yn ymateb i gais am eirda'n uniongyrchol, sicrhewch eich bod yn gwirio gyda'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol i benderfynu a oes unrhyw beth sydd angen ei ddatgan. Sicrhewch eich bod yn dilyn y templed geirda ac ond yn darparu'r wybodaeth y mae hawl ei rhoi ac y gellir ei chefnogi gan ffeithiau sy'n hysbys i'r gweithiwr/cyn-weithiwr. Peidiwch â darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Rhaid i bob cais am eirda lle ceisir asesiad o addasrwydd i weithio mewn gweithgaredd a reoleiddir neu gyda oedolion/plant sy'n agored i niwed gael eu hanfon at Tîm Adnoddau Dynol CEHRM@sirgar.gov.uk

Peidiwch byth â chynnwys gwybodaeth am gollfarnau troseddol (sydd wedi darfod neu sydd heb ddarfod) sydd wedi'u datgelu i chi drwy wiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd neu'n uniongyrchol

gan y gweithiwr/cyn-weithiwr. Cyfrifoldeb y cyflogwr newydd yw gofyn am y wybodaeth hon yn uniongyrchol gan yr ymgeisydd neu drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd os yw hynny'n ofynnol gan y swydd.

Cyfeiriwch y geirda at y canolwr a enwyd bob tro i sicrhau taw dim ond y person hwnnw fydd yn ei weld.

 

Canlyniadau posibl torri'r ddyletswydd gofal

Gall gweithiwr neu gyn-weithiwr siwio'r Cyngor os yw'n credu bod geirda wedi'i roi'n esgeulus gan arwain at dynnu cynnig o swydd yn ôl neu at golled arall. Mae nifer o achosion lle mae gweithwyr wedi llwyddo i wneud hawliad ac wedi cael setliad ariannol gan fod y cyflogwr wedi methu darparu geirda gwir a chywir. Dyma pam ei bod yn bwysig cadw at y ffeithiau ac osgoi barn bersonol a/neu oddrychol.

Gall hawliadau gwahaniaethu godi hefyd lle gellir cysylltu gweithredu ar ran y cyflogwr (neu ddiffyg gweithredu) wrth roi geirdâu â nodwedd warchodedig ^1. fel y nodir yn Neddf Cydraddoldeb 2010. Er enghraifft, os taw'r rheswm dros wrthod rhoi geirda neu wneud datganiadau negyddol mewn geirda oedd am fod gweithiwr neu gyn-weithiwr wedi gwneud hawliad am wahaniaethu ar sail hil yn erbyn y cyflogwr, gellid dehongli bod hyn yn weithred o erledigaeth a fyddai'n gyfystyr â gwahaniaethu hiliol anghyfreithlon.

Byddwch yn ymwybodol wrth roi geirda i weithiwr neu gyn-weithiwr sydd wedi newid ei ryw. Er y bydd y dull a chynnwys y geirda yn union yr un peth, dylid cymryd gofal wrth ddefnyddio'r enwau a'r rhagenwau. Trafodwch hyn gyda'r gweithiwr neu'r cyn-weithiwr yn gyntaf a mynnwch gyngor gan eich Ymgynghorydd Adnoddau Dynol os oes ann.

 

Awgrymiadau defnyddiol ar gyfer llunio'r geirda

Dylid seilio'r geirda a roir ar ffeithiau ac osgoi unrhyw oddrychedd. Dyma rai enghreifftiau i ddangos y gwahaniaeth rhwng datganiad ar sail ffeithiau a datganiad goddrychol.

 

Enghreifftiau o ffeithiau	Enghreifftiau o ddatganiadau goddrychol/amhendant/barn
Cafodd Jim sgôr o 2 ar raddfa o 1-5 (1 oedd yr isaf a 5 oedd yr uchaf) yn ei arfarniad perfformiad mwyaf diweddar (nodwch y flwyddyn).	Barnwyd bod gwaith Jim yn anfoddhaol.
Rhoddwyd rhybudd ysgrifenedig cyntaf i Hannah ynghylch prydlondeb yn (Nodwch y dyddiad).	Roedd Hannah yn hwyr i'r gwaith yn aml yn y boreau.
Cafodd Jack ei ddiswyddo o'r cwmni am ymladd â chydweithiwr.	Nid oedd ymddygiad Jack yn y gwaith yn wych o bell ffordd.
Roedd Kate yn goruchwylio chwe aelod o staff ac mae ei harfarniadau'n dangos bod ganddi sgiliau rheoli pobl gwych.	Roedd Kate yn goruchwylio chwe aelod o staff ac rydym yn meddwl fod ganddi sgiliau rheoli pobl da iawn.
Roedd Jayne wedi cydymffurfio â phump allan o'i 12 terfyn amser misol yn 2012.	Nid oedd Jayne yn ddibynadwy.

 

^1. oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw a cyfeiriadedd rhywiol.

---

4. Rhoi Geirda Dros y Ffôn

Cyn cytuno i roi geirda dros y ffôn, cofiwch:

• Nid oes y fath beth â thrafodaeth "heb gofnod" neu drafodaeth gyfrinachol. Dylech drin y drafodaeth yr un peth â phetaech yn rhoi geirda ysgrifenedig.
• Cadwch at y wybodaeth y byddech yn ei rhoi mewn geirda ysgrifenedig (defnyddiwch y Templed fel eich rhestr wirio).
• Ffoniwch y person sy'n gofyn am y geirda bob amser. Peidiwch â rhoi'r wybodaeth hyd nes eich bod yn fodlon bod rheswm dilys gan y person hwn dros ofyn am eirda.
• Gwnewch nodyn o enw a theitl swydd y person rydych yn siarad ag ef, y corff mae'n ei gynrychioli, y rhif ffôn a chyfeiriad e-bost, dyddiad ac amser y sgwrs a'r rheswm mae wedi gofyn am eirda.
• Gwnewch nodiadau o'r wybodaeth rydych yn ei rhoi.

Anfonwch gopi o'ch nodiadau i'r Tîm Recriwtio ar gyfer eu cofnodion.

---