Grantiau Trydydd Parti

Rhaid cael o leiaf 1 dyfynbris ysgrifenedig, ei gadw a'i gyflwyno i’r swyddogion Prosiect

Rhaid cael y gwerth gorau am arian a rhaid cymryd gofal rhesymol i gael nwyddau, gwaith neu wasanaethau o ansawdd digonol am bris cystadleuol. Rhaid cadw cofnod dogfennol i gefnogi'r penderfyniad at ddibenion archwilio.

Sylwch nad yw'r anfoneb am nwyddau/gwasanaethau/gwaith a dderbyniwyd yn dderbyniol a bod angen darparu dyfynbris gan y cyflenwr i ddangos bod yr ymgeisydd wedi sicrhau gwerth am arian.

Lle mae nwyddau traul yn cael eu caffael dan gwerth £500, gellir ystyried hyn fel eithriad i'r rheolau hyn, ac ni fydd angen cael dyfynbris ar gyfer yr eitem(au) hyn. Sylwch fod rhaid i chi gyflwyno cais ysgrifenedig ymlaen llaw i'ch rheolwr prosiect i gael cymeradwyaeth.

Rhaid ceisio o leiaf 3 Dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol.

Rhaid i'r dyfynbrisiau fod yn seiliedig ar yr un fanyleb, a rhaid rhoi dyddiad cau i ddychwelyd y dyfynbris erbyn. Rhaid gwerthuso'r holl ddyfynbrisiau ar sail tebyg i debyg.

Rhaid cadw cofnod dogfennol o'r dyfynbrisiau a geisiwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad i ddyfarnu at ddibenion archwilio.

Os derbynnir un dyfynbris yn unig, rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Gaerfyrddin (CCC) i ddarparu manylion a chyfiawnhad o'r broses gaffael a gyflawnwyd. Bydd y penderfyniad i symud ymlaen i brynu yn cael ei gymeradwyo gan CCC fesul achos. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un dyfynbris, efallai y bydd angen hysbysebu trwy Sell2Wales.

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol, gyda lleiafswm o 2 dendr i’w derbyn.

Rhaid darparu’r un wybodaeth i bawb sy’n tendro: yr un fanyleb o ofynion, amlinelliad o’r meini prawf gwerthuso yn erbyn y bydd y tendr yn cael ei werthuso a’r un dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, ar ôl hynny ni dderbynnir tendrau.

Rhaid i’r broses werthuso a ddilynir fod yn gyson â’r meini prawf gwerthuso gwreiddiol a amlinellwyd a rhaid cynhyrchu adroddiad gwerthuso yn manylu ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus. Mae’n arfer gorau sefydlu panel gwerthuso i werthuso tendrau.

Os derbynnir un tendr yn unig, rhaid cysylltu â’r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Gaerfyrddin (CCC) i ddarparu manylion a chyfiawnhad o’r broses gaffael a gyflawnwyd. Bydd y penderfyniad i symud ymlaen i brynu yn cael ei gymeradwyo gan CCC fesul achos. Mewn amgylchiadau lle mae’n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, efallai y bydd angen i’r ymgeisydd hysbysebu trwy Sell2Wales.

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol gyda lleiafswm o 3 tendr i'w derbyn.

Rhaid darparu'r un wybodaeth i bawb sy'n tendro: yr un fanyleb o ofynion, amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso yn erbyn y bydd y contract yn cael ei ddyfarnu a'r un dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, ar ôl hynny ni dderbynnir tendrau.

Rhaid i'r broses werthuso a ddilynir fod yn gyson â'r meini prawf gwerthuso gwreiddiol a amlinellwyd a rhaid cynhyrchu adroddiad gwerthuso yn manylu ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus. Mae'n arfer gorau sefydlu panel gwerthuso i werthuso tendrau.

Sylwch, ar gyfer cynlluniau grant penodol sy'n ymwneud â phrosiectau gwaith cyfalaf, rhaid i ymgeiswyr sicrhau eu bod yn dilyn canllawiau'r corff ariannu gan y gall fod gofynion a phrosesau penodol y mae'n rhaid eu dilyn. Gwnewch yn siŵr eich bod wedi trafod hyn gyda'ch swyddog\rheolwr Prosiect.

Os derbynnir un neu ddau dendr yn unig, rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Gaerfyrddin (CCC) i ddarparu manylion a chyfiawnhad o'r broses gaffael a gyflawnwyd. Bydd y penderfyniad i symud ymlaen i brynu yn cael ei gymeradwyo gan CCC fesul achos. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, bydd gofyniad i'r ymgeisydd hysbysebu trwy Sell2Wales.

Ar gyfer contractau gwaith sy'n fwy na £250k o werth:

Fel lleiafswm, rhaid cynnal diwydrwydd dyladwy fel gwiriadau Tŷ'r Cwmnïau, gwiriadau rhif TAW, gwiriadau Gwefan ac ati, yn ogystal â gwiriadau ariannol ar y contractwr a ffefrir ar ôl y gwerthuso ac cyn dyfarnu'r contract.

Os yw contract ar gyfer Nwyddau neu Wasanaethau yn debygol o fod yn fwy na £214,904 (gan gynnwys TAW) rhaid i'r ymgeisydd hysbysu'r rheolwr prosiect i benderfynu a fydd y contract yn ddarostyngedig i Ddeddf Caffael 2023.

Os yw contract ar gyfer gwaith yn debygol o fod yn fwy na £5,372,609 (gan gynnwys TAW) rhaid i'r ymgeisydd hysbysu'r rheolwr prosiect i benderfynu a fydd y contract yn ddarostyngedig i Ddeddf Caffael 2023.

Os ydych mewn sefyllfa lle mae gennych anhawster i nodi'r nifer lleiaf o gyflenwyr sydd eu hangen a/neu hoffech amrywio neu ddenu cyflenwyr newydd i ddyfynnu neu dendro, mae'n bosibl i chi hysbysebu ar wefan Caffael Genedlaethol, www.Sell2Wales.co.uk. Mae hysbysebu trwy Sell2Wales yn arfer gorau, fodd bynnag efallai y teimlwch eich bod yn gallu nodi cyflenwyr posibl sy'n gallu darparu'r cynnig gorau yn gyffredinol.

Mae'r cyfleuster hwn ar gael i chi am ddim, ewch i wefan Sell2Wales http://www.sell2wales.gov.uk a chysylltwch â llinell gymorth y wefan ar 0800 222 9004 am ragor o wybodaeth.

Ar gyfer gwariant dros £10,000 mae'n hanfodol bod y dyfynbrisiau/tendrau yn cael eu ceisio gan gyflenwyr priodol ar gyfer y nwyddau, gwaith neu wasanaethau sydd eu hangen. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg bod dyfynbrisiau/tendrau anaddas wedi'u ceisio, efallai y bydd angen hysbysebu trwy Sell2Wales.

Fel rhan o'r broses asesu mae'n ofynnol i chi gynnal gwiriadau dilyniant dyladwy ar y cyflenwr/contractwr rydych chi'n bwriadu ei ddefnyddio i gyflawni'r grant. Pwrpas y gwiriadau hyn yw gwirio bod y cwmni yn gwmni dilys. Mae'r gwiriadau hyn yn cynnwys - gwirio manylion y cwmni ar dŷ'r cwmnïau, gwirio bod y rhif TAW a gynhwysir yn y cais yn gywir ac yn cyfateb i fanylion y cwmni. Efallai y bydd gwiriadau hefyd yn briodol ar wefannau cwmnïau i weld portffolio'r cwmni a'r math o waith a phrosiectau y mae'r cwmni wedi'u cyflawni o'r blaen. Mae hyn yn cynnig sicrwydd y byddent yn addas ar gyfer y prosiect arfaethedig.

Rydym yn cydnabod ei bod yn bosibl y bydd ymgeiswyr/datblygwyr neu bersonau sy'n gysylltiedig â hwy (megis perthnasau, partneriaid busnes neu ffrindiau) yn dymuno tendro am gontract a gynigir gan yr ymgeisydd/datblygwr. Mae hyn yn dderbyniol, ond bydd angen i ymgeiswyr sicrhau bod y broses dendro yn cael ei chyflawni mewn modd agored, tryloyw a theg, fel y nodir uchod, nad yw'n rhoi unrhyw fantais i un person neu gwmni sy'n tendro dros un arall, sy'n deillio o'r broses. Rhaid cymryd mesurau priodol i atal, nodi a chywiro unrhyw wrthdaro buddiannau.

Os oes gan ymgeisydd/datblygwr neu unrhyw berson sy'n gysylltiedig â hwy yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, fuddiant ariannol, economaidd, gwleidyddol, neu fuddiant personol arall a allai gael ei ganfod fel un sy'n peryglu eu didueddrwydd ac annibyniaeth yng nghyd-destun y weithdrefn gaffael:

rhaid i'r ymgeisydd/datblygwr hwnnw, neu unrhyw berson neu barti arall â buddiant ddatgan y buddiant hwnnw'n ysgrifenedig i'r Swyddog Prosiect a fydd yn cynnig cyngor yn unol â hynny.

ni ddylai'r fanyleb a'r meini prawf gwerthuso fod yn rhagfarnllyd neu wedi'u teilwra i ffafrio un ateb neu unrhyw un parti dros un arall.

ni ddylai'r person neu'r parti â buddiant gymryd rhan o gwbl mewn unrhyw un o'r gweithdrefnau gwerthuso tendrau i sicrhau bod y broses yn deg i bawb. Cydnabyddir y bydd angen i Gyngor Sir Gaerfyrddin ddarparu'r cymeradwyaeth derfynol.

rhaid cofnodi pob cam o'r weithdrefn yn ffurfiol.

Pwrpas y canllawiau hyn yw sicrhau bod tegwch wrth wario arian cyhoeddus ac nad yw uniondeb yr ymgeisydd yn cael ei gyfaddawdu.

Os oes angen newidiadau i'r fanyleb ar ôl ceisio dyfynbrisiau/tendrau sy'n effeithio ar gwmpas gwreiddiol y gofyniad, bydd angen cynnal ymarfer caffael newydd i sicrhau bod y gwerth gorau am arian wedi'i gyflawni. Gall hyn ddigwydd lle mae ychwanegiadau annisgwyl i'r gofyniad gwreiddiol, lle mae tendrau'n cael eu derbyn yn fwy na'r gyllideb sydd ar gael, lle mae lefelau cyllid yn newid ac ati. Rhaid i'r ymgeisydd grant hysbysu'r Swyddog Prosiect a fydd yn cynnig cyngor yn unol â hynny.