Grantiau Trydydd Parti

Mae'n rhaid cael a chadw o leiaf 1 Dyfynbris ysgrifenedig, a'i gyflwyno i'r swyddogion prosiect. 

Mae'n rhaid cael y gwerth gorau am arian ac mae'n rhaid cymryd gofal rhesymol i gael nwyddau, gwaith neu wasanaethau o ansawdd digonol am bris cystadleuol. Mae'n rhaid cadw cofnod dogfennol i gefnogi'r penderfyniad at ddibenion archwilio

Sylwch nad yw'r anfoneb am nwyddau/gwasanaethau/gwaith a dderbyniwyd yn dderbyniol a bod angen darparu dyfynbris gan y cyflenwr i ddangos bod yr ymgeisydd wedi sicrhau gwerth am arian.  

Lle mae nwyddau traul yn cael eu caffael o dan £500, gellir ystyried hyn fel eithriad i'r rheolau hyn, ac ni fydd angen cael dyfynbris ar gyfer yr eitem hon/eitemau hyn. Sylwch fod yn rhaid i chi gyflwyno cais ysgrifenedig i'ch rheolwr prosiect cyn prynu'r nwyddau er mwyn i hyn gael ei gymeradwyo.

Mae'n rhaid ceisio o leiaf 3 Dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol.

Mae'n rhaid i'r dyfynbrisiau fod yn seiliedig ar yr un fanyleb, ac mae'n rhaid rhoi dyddiad cau ar gyfer dychwelyd y dyfynbris. Mae'n rhaid gwerthuso'r holl ddyfynbrisiau ar sail 'tebyg am debyg'.
 
Mae'n rhaid cadw cofnod dogfennol o'r dyfynbrisiau a geisiwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad dyfarnu at ddibenion archwilio.
Os mai dim ond un tendr sy'n dod i law, mae'n rhaid i chi gysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC) i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd gennych.  Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan Gyngor Sir Caerfyrddin, fesul achos. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un dyfynbris, efallai y bydd yn ofynnol hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Mae'n rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol, gydag isafswm o 2 dendr yn dod i law.

Mae'n rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro: yr un fanyleb o'r gofynion, amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth werthuso'r tendr a'r un dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn tendrau ar ôl hynny.

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol ac mae'n rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus. Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i werthuso tendrau.
Os mai dim ond un tendr sy'n dod i law, mae'n rhaid i chi gysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan Gyngor Sir Caerfyrddin, fesul achos. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, efallai y bydd yn ofynnol i'r ymgeisydd hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Mae'n rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol, gydag isafswm o 3 thendr yn dod i law

Mae'n rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro: yr un fanyleb o'r gofynion, amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth ddyfarnu'r contract a'r un dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn ceisiadau ar ôl hynny. 

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol ac mae'n rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus.  Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i werthuso tendrau.

Sylwch, ar gyfer cynlluniau grant penodol sy'n ymwneud â phrosiectau gwaith cyfalaf, mae'n rhaid i ymgeiswyr sicrhau eu bod yn dilyn canllawiau'r corff cyllido gan ei bod yn bosibl y bydd gofynion a phrosesau penodol y mae'n rhaid eu dilyn. Gwnewch yn siŵr eich bod wedi trafod hyn gyda'ch Rheolwr/Swyddog Prosiect.
Os mai dim ond un neu ddau dendr sy'n dod i law, mae'n rhaid i chi gysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC) i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd gennych. Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan Gyngor Sir Caerfyrddin, fesul achos.  Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, bydd yn ofynnol i'r ymgeisydd hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.
Yn achos contractau gwaith sy'n werth mwy na £250k: 

Mae'n rhaid, o leiaf, gynnal diwydrwydd dyladwy, megis gwiriadau Tŷ'r Cwmnïau, gwiriadau rhif TAW, gwiriadau gwefan ac ati, yn ogystal â  gwiriadau ariannol ynghylch y contractwr a ffefrir yn dilyn y broses werthuso a chyn dyfarnu'r contract.

Os yw contract am Nwyddau neu Wasanaethau yn debygol o fod yn fwy na £214,904 (gan gynnwys TAW) mae'n rhaid i'r ymgeisydd gysylltu â'r rheolwr prosiect i gael gwybod a fydd Deddf Caffael 2023 yn berthnasol i'r contract. 

Os yw contract am waith yn debygol o fod yn fwy na £5,372,609 (gan gynnwys TAW) mae'n rhaid i'r ymgeisydd gysylltu â'r rheolwr prosiect i gael gwybod a fydd Deddf Caffael 2023 yn berthnasol i'r contract.

Os ydych mewn sefyllfa lle rydych yn ei chael hi'n anodd nodi'r nifer lleiaf o gyflenwyr sydd eu hangen a/neu os hoffech amrywio neu ddenu cyflenwyr newydd i gyflwyno dyfynbris neu dendr, mae'n bosibl i chi hysbysebu ar y wefan Gaffael Genedlaethol, sef www.GwerthwchiGymru.co.uk. Bernir mai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru yw'r arfer gorau, ond efallai y byddai'n well gennych nodi cyflenwyr posibl a allai ddarparu'r cynnig gorau cyffredinol i chi.

Mae'r cyfleuster hwn ar gael i chi yn rhad ac am ddim, ewch i wefan GwerthwchiGymru www.gwerthwchigymru.llyw.cymru a chysylltwch â llinell gymorth y wefan ar 0800 222 9004 i gael rhagor o wybodaeth. 

Yn achos gwariant sy'n fwy na £10,000, mae'n hanfodol bod y dyfynbrisiau/tendrau yn cael eu ceisio gan gyflenwyr priodol ar gyfer y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau sy'n ofynnol. Mewn amgylchiadau lle mae'n amlwg bod dyfynbrisiau/tendrau anaddas wedi'u ceisio, efallai y bydd yn ofynnol hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Fel rhan o'r broses asesu, mae'n ofynnol i chi gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ynghylch y cyflenwr/contractwr yr ydych yn bwriadu ei ddefnyddio i gyflawni'r grant. Pwrpas y gwiriadau hyn yw cadarnhau bod y cwmni yn un dilys. Mae'r gwiriadau hyn yn cynnwys - gwirio manylion y cwmni ar Dŷ'r Cwmnïau, gwirio bod y rhif TAW sydd wedi'i gynnwys yn y cais yn gywir ac yn cyd-fynd â manylion y cwmni.  Efallai y byddai'n briodol gwirio gwefannau'r cwmni hefyd i weld ei bortffolio a'r math o waith a phrosiectau y mae'r cwmni hwnnw wedi'u gwneud o'r blaen. Mae hyn yn cynnig sicrwydd y byddai’n addas ar gyfer y prosiect arfaethedig.  

Rydym yn sylweddoli y gallai ymgeiswyr/datblygwyr, neu unigolion sy’n gysylltiedig â nhw (megis perthnasau, partneriaid busnes neu gyfeillion), ddymuno tendro am gontract sy’n cael ei gynnig gan yr ymgeisydd/datblygwr. Mae hynny’n dderbyniol ond bydd angen i’r ymgeisydd sicrhau bod y broses dendro yn cael ei chynnal mewn modd agored, a’i bod yn dryloyw a theg, fel yr amlinellir uchod, heb roi unrhyw fantais i un unigolyn neu gwmni dros un arall.  Mae'n rhaid cymryd unrhyw fesurau perthnasol i atal, nodi ac unioni unrhyw wrthdaro buddiannau.

Os oes gan ymgeisydd / datblygwr neu unrhyw berson sy'n gysylltiedig â nhw'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, fuddiant ariannol, economaidd, gwleidyddol neu bersonol arall y gellid ystyried ei fod yn peryglu ei ddidueddrwydd a'i annibyniaeth yng nghyswllt y weithdrefn gaffael: 

mae'n rhaid i’r ymgeisydd / datblygwr, neu unrhyw berson neu barti arall sydd â buddiant, ddatgan y cyfrwy fuddiant yn ysgrifenedig wrth y Swyddog Prosiect a fydd yn rhoi cyngor yn unol â hynny.

mae'n rhaid sicrhau nad yw manylebau a meini prawf gwerthuso yn ffafrio nac wedi’u teilwra ar gyfer un ateb nac unrhyw un parti dros un arall.                 

ni ddylai’r unigolyn neu barti sydd â buddiant gymryd unrhyw ran o gwbl yn y gweithdrefnau i werthuso’r tendrau er mwyn sicrhau bod y broses yn deg i bawb. Cydnabyddir y gallai fod yn ofynnol i Gyngor Sir Caerfyrddin roi'r gymeradwyaeth derfynol.

mae'n rhaid cofnodi pob cam o'r weithdrefn yn ffurfiol.

Pwrpas y canllawiau hyn yw sicrhau bod yna degwch wrth wario arian cyhoeddus ac nad yw gonestrwydd yr ymgeisydd yn cael ei beryglu.

Os oes angen gwneud unrhyw newidiadau i'r fanyleb ar ôl ceisio dyfynbrisiau/tendrau sy'n effeithio ar gwmpas gwreiddiol y gofyniad, bydd angen cynnal ymarfer caffael newydd i sicrhau'r gwerth gorau am arian.   Gall hyn ddigwydd o ganlyniad i ychwanegiadau annisgwyl i'r gofyniad gwreiddiol, lle cyflwynir tendrau sy'n fwy na'r gyllideb sydd ar gael, lle mae lefelau cyllido yn newid ac ati. Mae'n rhaid i'r ymgeisydd am grant hysbysu'r Swyddog Prosiect a fydd yn cynnig cyngor yn unol â hynny.