Grantiau Trydydd Parti

Rhaid ceisio a chadw o leiaf 1 dyfynbris ysgrifenedig.

Rhaid cael gwerth gorau am yr arian a chymryd gofal rhesymol i sicrhau bod y nwyddau, y gwaith, neu'r gwasanaethau a gafwyd o safon addas ac wedi eu prynu am bris cystadleuol. At ddibenion archwilio, rhaid cadw cofnod ysgrifenedig yn cefnogi'r penderfyniad.

Gofynnir i ymgeiswyr 'Meddwl Sir Gâr yn Gyntaf' wrth geisio dyfynbrisiau ar gyfer prynu Nwyddau/Gwasanaethau. Felly, edrychwch ar y farchnad i weld a oes unrhyw fusnesau yn Sir Gaerfyrddin a all ddarparu'r nwyddau / gwasanaeth yr ydych yn ceisio eu prynu. Efallai y bydd gofyn i ymgeiswyr ddangos eu bod wedi ceisio dyfynbrisiau o'r fath.

Rhaid ceisio o leiaf 3 dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol*. Rhaid seilio'r dyfynbrisiau ar yr un fanyleb a'u gwerthuso ar sail 'tebyg am debyg'.

At ddibenion archwilio, rhaid cofnodi'r dyfynbrisiau a wahoddwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad dyfarnu mewn dogfen gofnodedig.

Gofynnir i ymgeiswyr 'Meddwl Sir Gâr yn Gyntaf' wrth geisio dyfynbrisiau ar gyfer prynu Nwyddau/Gwasanaethau. Felly, edrychwch ar y farchnad i weld a oes unrhyw fusnesau yn Sir Gaerfyrddin a all ddarparu'r nwyddau / gwasanaeth yr ydych yn ceisio eu prynu. Efallai y bydd gofyn i ymgeiswyr ddangos eu bod wedi ceisio dyfynbrisiau o'r fath.

Rhaid ceisio o leiaf 3 dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol*. Rhaid seilio'r dyfynbrisiau ar y canlynol:

• yr un fanyleb, 
• yr un meini prawf gwerthuso a gwerthuso'r cynigion ar sail 'tebyg am debyg'. Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso.
• yr un dyddiad cau.

At ddibenion archwilio, rhaid cofnodi'r dyfynbrisiau a wahoddwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad dyfarnu mewn dogfen gofnodedig.

** Os na ddaw mwy nag un dyfynbris i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i CSC gymeradwyo'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu fesul achos. Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un dyfynbris, gallai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru fod yn ofynnol.

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol*, gydag isafswm o 2 dendr yn dod i law**.

Rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro:

• yr un fanyleb a'r un gofynion,
• amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth ddyfarnu'r contract ac
 
• yr un dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn ceisiadau ar ôl hynny.

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol a rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus.  Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i bwyso a mesur y tendrau.

** Os na ddaw mwy nag un tendr i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i CSC gymeradwyo'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu fesul achos. Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, gallai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru fod yn ofynnol.

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol*, gydag isafswm o 3 thendr yn dod i law**.

Rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro: 

• yr un fanyleb a'r un gofynion,
• amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth ddyfarnu'r contract ac
• yr un dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn ceisiadau ar ôl hynny.

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol a rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus.  Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i bwyso a mesur y tendrau.

** Os na ddaw mwy nag un tendr i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i CSC gymeradwyo'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu fesul achos.  Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, gallai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru fod yn ofynnol.

Yn achos contractau sy'n werth mwy na £250,000:

• Wrth ddewis contractwyr ar gyfer y rhestr dendro argymhellir bod y gwiriadau ariannol a diwydrwydd dyladwy priodol yn cael eu cynnal ynghylch y partïon hynny;
• Fel gofyniad lleiaf, rhaid cynnal gwiriadau ariannol a diwydrwydd dyladwy ynghylch y contractwr a ffafrir yn dilyn y gwerthusiad a chyn dyfarnu'r contract.

Os yw contract am Nwyddau neu Wasanaethau yn debygol o fod yn fwy na £213,477 (Yn cynnwys TAW) rhaid i'r ymgeisydd gysylltu â'r rheolwr prosiect i gael gwybod a fydd Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn berthnasol i'r contract.

Os yw contract am Waith yn debygol o fod yn fwy na £5,336,937 (Yn cynnwys TAW) rhaid i'r ymgeisydd gysylltu â'r rheolwr prosiect i gael gwybod a fydd Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn berthnasol i'r contract.

Mae'n bosibl ichi hysbysebu ar y wefan Gaffael Genedlaethol, www.gwerthwchigymru.llyw.cymru os yw'n anodd ichi bennu isafswm nifer y cyflenwyr sydd ei angen a/neu os hoffech newid cyflenwyr neu ddenu cyflenwyr newydd i gyflwyno dyfynbris neu dendr. Bernir mai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru yw'r arfer gorau. Fodd bynnag, gallech deimlo y byddai'n well gennych nodi cyflenwyr posibl a allai ddarparu'r cynnig gorau cyffredinol i chi.

Mae'r cyfleuster hwn ar gael ichi yn rhad ac am ddim. Ewch i wefan GwerthiwchiGymru, sef a chysylltu â llinell gymorth y wefan drwy ffonio 0800 222 9004 i gael rhagor o wybodaeth.

Yn achos gwariant o fwy na £5,000 mae'n hanfodol y gofynnir am y dyfynbrisiau/tendrau gan gyflenwyr priodol ar gyfer y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau sydd eu hangen. Os yw'n amlwg bod dyfynbrisiau/tendrau anaddas wedi cael eu ceisio, gallai hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru fod yn ofynnol.

Os bydd prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw ffrydiau cyllid eraill neu ffrydiau cyllid ychwanegol, mae'n rhaid dilyn y Rheolau Caffael Grantiau Trydydd Parti hyn ar y lleiaf, a hynny ar gyfer cyfanswm gwariant amcangyfrifedig y gofyniad.

Os bydd angen unrhyw newidiadau i'r fanyleb ar ôl ceisio dyfynbrisiau/tendrau sy'n effeithio ar gwmpas gwreiddiol y gofyniad, mae'n bosibl y bydd angen cynnal ymarfer caffael newydd i sicrhau y ceir y gwerth gorau am yr arian. Gallai hyn ddigwydd pan fydd ychwanegiadau annisgwyl at y gofyniad gwreiddiol, pan fydd tendrau yn dod i law sy'n fwy na'r gyllideb sydd ar gael, neu pan fydd lefelau cyllido yn newid ac ati. Rhaid i'r ymgeisydd am grant roi gwybod i'r Swyddog Prosiect a fydd yn rhoi cyngor yn unol â hynny.

Rydym yn sylweddoli ei bod yn bosibl y gallai ymgeiswyr / datblygwyr neu unigolion sy’n gysylltiedig â hwy (megis perthnasau, partneriaid busnes neu gyfeillion) ddymuno tendro am gontract sy’n cael ei gynnig gan yr ymgeisydd / datblygwr. Mae hynny’n dderbyniol ond bydd angen i’r ymgeisydd sicrhau bod y broses dendro yn cael ei chynnal mewn modd agored, a’i bod yn dryloyw a theg, fel yr amlinellir uchod, heb roi unrhyw fantais i un unigolyn neu gwmni dros y llall. Rhaid cymryd camau priodol i atal, nodi ac unioni unrhyw wrthdaro buddiannau.

Os oes gan ymgeisydd/datblygwr neu unrhyw unigolyn sy’n gysylltiedig â hwy'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, fudd ariannol, economaidd neu wleidyddol neu fudd personol arall y gellid ystyried ei fod yn peryglu ei ddidueddrwydd a'i annibyniaeth yng nghyswllt y weithdrefn gaffael:

• rhaid i’r ymgeisydd / datblygwr, neu unrhyw unigolyn neu barti arall sydd â budd, ddatgan y cyfrwy fudd yn ysgrifenedig i'r Swyddog Prosiect a fydd yn rhoi cyngor yn unol â hynny.
• rhaid i'r manylebau a'r meini prawf gwerthuso beidio â bod yn unochrog neu wedi'u haddasu i ffafrio un ateb neu un parti dros y llall.
• ni ddylai’r unigolyn neu barti sydd â budd, gymryd unrhyw ran o gwbl yn y gweithdrefnau gwerthuso tendrau er mwyn sicrhau bod y broses yn deg i bawb. Cydnabyddir y bydd angen o bosib i'r ymgeisydd am grant roi'r gymeradwyaeth derfynol.
 
• rhaid cofnodi pob cam o'r weithdrefn yn ffurfiol.
• Os yw'r contract fel arfer yn destun un weithdrefn dendro, argymhellir y dylai'r noddwr geisio dyfynbrisiau ysgrifenedig gan o leiaf ddau gyflenwr arall (hynny yw, yn dilyn y weithdrefn a nodir uchod am gontractau rhwng £5000 a £25,000).

Diben y canllawiau hyn yw sicrhau tegwch o ran gwario arian cyhoeddus a sicrhau nad yw uniondeb yr ymgeisydd yn cael ei beryglu.