Canllawiau i Gymeradwywyr
Diweddarwyd y dudalen: 24/06/2024
CYNNWYS
- Mewngofnodi i'r system
- Dangosfyrddau
- Y llif gwaith recriwtio
- Deall y broses gymeradwyo
- Beth ydw i'n ei gymeradwyo?
- Derbyn ceisiadau i'w cymeradwyo
- Sut i Gymeradwyo, Gwrthod neu Gwestiynu Cais
- Trobleshooting
Mae system Oleeo yn rhaglen ar y we ac mae'n hygyrch o'r holl borwyr modern; nid oes angen i chi lawrlwytho unrhyw beth.
Mae angen i chi gysylltu â'r Tîm Recriwtio i ofyn iddynt greu cyfrif i chi, ac wedyn byddwch wedi'ch cofrestru ar system Oleeo. Ar ôl i gyfrif gael ei greu, byddwch yn cael e-bost a gynhyrchir gan y system yn rhoi gwybod i chi am eich manylion mewngofnodi. Gall gymryd hyd at 15 munud i'r e-bost gyrraedd. Hefyd, edrychwch ar eich negeseuon sbam. Os nad ydych wedi derbyn e-bost, cysylltwch â'r Tîm Recriwtio a fydd yn ailosod eich cyfrif ar eich rhan.
Eich enw defnyddiwr fydd eich cyfeiriad e-bost gwaith llawn.
Pan fyddwch yn mewngofnodi i'r system am y tro cyntaf, gofynnir i chi ailosod eich cyfrinair – bydd angen i'ch cyfrinair gynnwys o leiaf 12 nod.
Dolen mewngofnodi i system Oleeo: Mewngofnodi ATS Oleeo
Fel rhan o greu cyfrif ar gyfer defnyddwyr, bydd y Tîm Recriwtio hefyd yn penderfynu pa Broffil Defnyddiwr y byddwch yn ei gael. Bydd y proffil defnyddiwr yn pennu eich caniatâd o ran mynediad – yn y bôn, pa dudalennau y gallwch ac na allwch eu gweld ar y system.
Bydd gan y rhan fwyaf o ddefnyddwyr broffil Rheolwr Recriwtio, a fydd yn cyfyngu eich mynediad/swyddogaethau i'r swyddi gwag rydych yn eu creu, neu sy'n cael eu neilltuo i chi. Efallai y bydd proffil arall yn cael ei roi i rai defnyddwyr gan y gallent fod yn gymeradwywr e.e., Pennaeth Gwasanaeth, ond hefyd yn Rheolwr Recriwtio. Os oes gennych fwy nag un proffil, cofiwch sicrhau eich bod yn y proffil cywir ar gyfer y dasg yr hoffech ei chyflawni! Eglurir hyn yn fanylach yn yr adran Defnyddio'r System.
I gyrchu'r dudalen fewngofnodi a mewngofnodi am y tro cyntaf:
Rhowch yr URL mewngofnodi yn y bar cyfeiriad yn eich porwr. Mae'n syniad da nodi'r dudalen hon yn eich porwr, fel y gallwch chi ddychwelyd ati'n gyflym.
Pan fyddwch yn agor y ddolen i'r wefan am y tro cyntaf, cliciwch ar 'Wedi anghofio eich cyfrinair'. Nodwch eich enw defnyddiwr, sef eich cyfeiriad e-bost gwaith. Dylech gael e-bost i'ch galluogi i ailosod eich cyfrinair. Edrychwch ar eich negeseuon sbam a cofiwch y gall gymryd hyd at 15 munud i gyrraedd eich mewnflwch. Os nad ydych yn cael e-bost, rhowch wybod i mi, a gallaf wirio a ydych wedi'ch gosod fel defnyddiwr.
O hynny ymlaen, bob tro y bydd angen i chi fewngofnodi i'r system, rhowch eich enw defnyddiwr a'ch cyfrinair.
Nodwch:
- Mae manylion mewngofnodi yn gwahaniaethu rhwng priflythrennau a llythrennau bach.
- Os byddwch yn nodi'ch manylion mewngofnodi yn anghywir 5 gwaith yn olynol (e.e. cyfrinair anghywir neu briflythrennau/llythrennau bach anghywir), bydd eich cyfrif yn cael ei gloi.
- Os yw eich cyfrif wedi'i gloi, gallwch ddefnyddio'r ddolen Ailosod Cyfrinair yn y ddewislen ar y chwith i ailosod eich cyfrinair a chael cyfrinair dros dro newydd. Bydd hwn yn cael ei anfon drwy e-bost i'ch cyfrif e-bost enwebedig.
Dilysu Aml-ffactor
Bydd gofyn i chi ddilysu eich hun fel defnyddiwr bob 5 diwrnod neu bob tro y byddwch yn mewngofnodi i'r system gan ddefnyddio cyfeiriad IP gwahanol. Byddwch yn cael e-bost a fydd yn cynnwys eich côd dilysu.
Ar ôl i chi fewngofnodi, byddwch yn gweld eich dangosfwrdd.
Y Tab 'Vacancies Awaiting Approval'
Mae hyn yn rhoi gwybodaeth am yr holl swyddi gwag sy'n aros am eich cymeradwyaeth.
Y Tab 'Approval Pipeline'
Gallwch ddilyn y camau cymeradwyo ar y dangosfwrdd 'Approval Pipeline'.
Y Tab 'Historic Vacancy'
Bydd hyn yn rhoi gwybodaeth i chi am yr holl swyddi gwag blaenorol sydd wedi'u creu ar gyfer eich is-adran/adran.
Isod ceir trosolwg o gamau'r broses recriwtio. Mae canllawiau manwl ar bob cam ar gael drwy'r tudalennau hyn ar y fewnrwyd.
Ar ôl i'r rheolwr recriwtio ofyn am gymeradwyaeth ar gyfer ei swydd wag, bydd yn symud ymlaen trwy broses hysbysu awtomatig. Bydd nifer y camau yn y broses gymeradwyo yn amrywio yn dibynnu ar y sefydliad, ac amlygir y Cymeradwywr Terfynol yn y broses isod.
| Y Cam | Proses Gymeradwyo Gorfforaethol | Ysgolion | Llesiant Delta |
|---|---|---|---|
| Creu swydd wag | Rheolwr Recriwtio | Swyddog Gweinyddol, Rheolwr Busnes neu Bennaeth Ysgol | Arweinydd Tîm |
| Cymeradwyaeth 1 | Ymgynghorydd Adnoddau Dynol | Gwerthuso Swyddi | Gwerthuso Swyddi |
| Cymeradwyaeth 2 | Gwerthuso Swyddi | Pennaeth Ysgol | Rheolwr Gweithrediadau neu Uwch-reolwr neu Reolwr Gyfarwyddwr |
| Cymeradwyaeth 1 | Cyllid | ||
| Cymeradwyaeth 1 | Pennaeth Gwasanaeth | ||
| Cymeradwyaeth 1 | Cyfarwyddwr | ||
| Cymeradwyaeth 1 | Dirprwy Brif Weithredwr | ||
| Gwiriad Terfynol cyn postio hysbyseb | Y Tîm Recriwtio | Y Tîm Recriwtio | Y Tîm Recriwtio |
Mae rheolwyr recriwtio yn gallu recriwtio i swydd ar eu strwythur drwy system recriwtio Oleeo. Bydd angen rhif swydd arnynt cyn y gallant greu'r cais am swydd wag ar Oleeo.
Os oes angen i reolwyr recriwtio greu swydd newydd ar eu strwythur, mae hyn yn digwydd y tu allan i Oleeo, ac mae'n rhaid iddynt ofyn am ganiatâd drwy broses Penderfyniad Gweithredol y Swyddog a'r broses Creu Swydd Newydd ar-lein.
Bydd rheolwyr recriwtio yn llenwi ffurflen 'Creu Swydd Wag' yn Oleeo.
Mae'r tabl isod yn nodi pwy fydd yn gyfrifol am edrych ar y meysydd perthnasol ar y ffurflen creu swydd wag.
| Cymeradwywr | Meysydd i'w gwirio |
|---|---|
| Ymgynghorydd Adnoddau Dynol* | Teitl y Swydd (Cymraeg a Saesneg); Rhif y Swydd; Y rheswm dros y swydd wag; Ble bydd yn cael ei phostio; Y rhesymau dros glustnodi (os yw'n berthnasol); Tâl Marchnad Atodol; Cwestiwn hidlo cyn ymgeisio; Cwestiwn baner goch. |
| Gwerthuso Swyddi | Gradd; Cyflog; Cyfradd yr awr; Adran; Maes Gwasanaeth; Angen DBS; Lefel DBS; Is-adran; Adain; bod y Lefel Sgiliau Cymraeg yn cyfateb i'r proffil swydd; Testun yr hysbyseb; Proffil Swydd. |
| Cyllid* | Côd ariannol: bod y gyllideb yn ei lle ar gyfer y swydd wag; Y Math o Gontract |
| Pennaeth Gwasanaeth | A oes rhesymeg busnes dros recriwtio i'r swydd hon; a yw'r holl opsiynau eraill wedi'u hystyried; a yw'r swydd wag hon yn cyd-fynd â strwythurau/cynlluniau busnes; beth yw'r risg sy'n gysylltiedig â pheidio â recriwtio. |
| Cyfarwyddwr / Rheolwr Gweithrediadau / Pennaeth Ysgol | A oes rhesymeg busnes dros recriwtio i'r swydd hon; a yw'r holl opsiynau eraill wedi'u hystyried; a yw'r swydd wag hon yn cyd-fynd â strwythurau/cynlluniau busnes; beth yw'r risg sy'n gysylltiedig â pheidio â recriwtio. |
| Y Tîm Recriwtio | Dyddiad cau; Gofynion sgrinio y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol; Angen Cofrestriadau Proffesiynol; categorïau chwilio am swydd. |
*Y Pennaeth mewn Ysgolion neu'r Rheolwr Gweithredol/Uwch-reolwr yn Llesiant Delta fydd yn gyfrifol am gynnal y gwiriadau hyn fel rhan o'i rôl gymeradwyo.
Ar ôl i'r rheolwr recriwtio greu'r swydd wag, bydd yn symud i statws 'Drafft', a bydd yn gallu dewis gofyn am gymeradwyaeth neu ganslo'r swydd wag.
Ar ôl iddo ddewis 'Request Approval' bydd hyn yn dechrau'r broses gymeradwyo a bydd y swydd wag yn symud drwy'r broses gymeradwyo berthnasol. Gall rheolwyr recriwtio olrhain statws eu cais naill ai trwy'r tab 'Approval' neu'r dangosfwrdd Cymeradwyo.
Hysbysiad e-bost
Fel cymeradwywr, byddwch yn cael hysbysiad drwy e-bost, gan gynnwys dolen uniongyrchol i'r swydd wag, yn gofyn i chi adolygu'r cais. Gallwch naill ai glicio ar yr hyperddolen neu fewngofnodi i'r system i adolygu'r cais.
Y Tab 'Vacancies Awaiting Approval'
Gallwch fewngofnodi i'r system ac os ydych yn y proffil cywir (Cyllid, Pennaeth Gwasanaeth/Pennaeth Ysgol, Cyfarwyddwr) byddwch yn gweld y dangosfwrdd canlynol. Bydd unrhyw swyddi gwag sy'n aros i chi eu cymeradwyo yn ymddangos yn y tab 'Vacancies Awaiting Your Approval'. I agor y swydd wag, cliciwch ddwywaith ar y rhes.
Fel y cymeradwywr bydd angen i chi adolygu'r swydd wag a gallwch ddewis ei chymeradwyo neu beidio â'i chymeradwyo (gallwch ddefnyddio'r opsiwn hwn os ydych am gyflwyno ymholiad i'r Rheolwr Recriwtio). Os cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Review Vacancy', byddwch yn gallu golygu'r cais.
Cymeradwyo Swydd Wag
Os ydych yn edrych drwy'r ffurflen gais am swydd wag, ar waelod y dudalen, cewch ddewis cymeradwyo'r swydd wag neu beidio. Os ydych yn hapus i gymeradwyo'r swydd wag, dewiswch 'Yes' a chliciwch ar 'submit. Bydd hyn yn symud y cais ymlaen i'r cam nesaf yn y broses gymeradwyo.
Gwrthod Swydd Wag
Os oes gennych ymholiad, neu os nad ydych am gymeradwyo'r cais, dewiswch 'No’. Gallwch ychwanegu sylwadau* i'r rheolwr recriwtio ymateb iddynt. Cliciwch ar 'submit', a bydd hyn yn cael ei ddychwelyd at y Rheolwr Recriwtio. Bydd y Rheolwr Recriwtio yn derbyn e-bost yn ei hysbysu nad yw ei gais wedi'i gymeradwyo.
*Dim ond 255 o nodau y gellir eu rhoi yn y blwch sylwadau hwn.
Fel arall, gallwch ychwanegu sylwadau i'r bocs ‘Comments on Approval Process’.
Gallwch ychwanegu sylwadau mwy manwl drwy ddefnyddio'r blwch 'Add Comment’, sy'n ymddangos yng nghornel dde uchaf y dudalen.
Darllen Rhesymau dros Wrthod Swydd Wag
Os caiff swydd wag ei gwrthod, bydd y Rheolwr Recriwtio yn cael hysbysiad e-bost am y swydd wag a bydd yn cael ei annog i adolygu'r wybodaeth ar Oleeo.
Bydd y dangosfwrdd yn dangos unrhyw sylwadau ynglŷn â'r penderfyniad i wrthod y swydd wag.
Bydd y Rheolwr Recriwtio yn cael ei annog i 'Update the Vacancy and Resend’. Gallwch wasgu ar y botwm 'View' i ddarllen y sylwadau.
Fel arall, os yw'r cymeradwywr wedi gwneud sylwadau mwy manwl, gall y Rheolwr Recriwtio (neu unrhyw gymeradwywr arall) glicio ar y tab 'History', hidlo’r canlyniadau trwy ‘comment; a bydd yr holl sylwadau yn ymddangos.
Proses Ailgymeradwyo
Ar ôl i'r rheolwr recriwtio ddiweddaru neu ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel cymeradwywr byddwch yn derbyn e-bost arall yn gofyn i chi gymeradwyo'r swydd wag. Fel y rheolwr recriwtio, pan fyddwch yn mewngofnodi i'r system (neu'n mynd i'r swydd wag trwy'r hyperddolen), gofynnir i chi adolygu'r swydd wag.
Cliciwch ar 'Edit' a sgroliwch i waelod y dudalen a gallwch newid yr ateb i'r cwestiwn 'Do you approve this vacancy?' i 'Yes', a chlicio ar 'submit' Bydd y system yn newid y statws yn awtomatig i'r person nesaf yn y broses gymeradwyo, a bydd yn derbyn hysbysiad e-bost awtomatig. Bydd y broses yn parhau hyd at y Pennaeth Gwasanaeth ac, os caiff y swydd wag ei chymeradwyo ar y lefel hon, bydd y cais am gymeradwyaeth derfynol yn cael ei anfon at y Cyfarwyddwr neu'r Cymeradwywr Terfynol, yn dibynnu ar eich sefydliad.
Sylwer 1: Ni fydd ceisiadau sy'n cael eu gwrthod yn mynd yn ôl i ddechrau'r broses. Er enghraifft, os yw Adnoddau Dynol, Gwerthuso Swyddi a Chyllid i gyd wedi cymeradwyo'r swydd wag ond bod y Pennaeth Gwasanaeth yn gwrthod/cwestiynu'r swydd wag, ar ôl i chi ddiweddaru'r wybodaeth bydd yn mynd yn ôl at y Pennaeth Gwasanaeth ac yn parhau drwy gamau nesaf y broses gymeradwyo.
Sylwer 2: Unwaith y bydd swydd wag wedi'i hailgymeradwyo, bydd unrhyw sylwadau blaenorol a wnaed yn wreiddiol yn y cam gwrthod yn diflannu o'r dangosfwrdd. Felly, efallai y byddai'n ddoeth defnyddio'r 'Ychwanegu Sylw'.
Os na allwch weld unrhyw swyddi gwag sydd angen i chi eu cymeradwyo, gwiriwch y canlynol:
A ydych yn y proffil cywir?
Bydd eich proffil yn cael ei ddangos o dan eich enw.
I newid eich proffil:
- Cliciwch ar y > wrth ymyl eich enw.
- O dan My Profile > Recruiter Profile, cliciwch ar y gwymplen a dewiswch y proffil.
- Cliciwch ar 'Save’.
- Yna cliciwch ar X yn y gornel dde uchaf.
- Cliciwch ar i adnewyddu eich sgrin.
A ydych wedi cael y Gwerthoedd Mynediad Recriwtiwr cywir?
Mae Gwerthoedd Mynediad Recrwtiwr yn rhoi mynediad i ddefnyddwyr i swyddi gwag o fewn ysgol/meysydd gwasanaeth penodol. Cysylltwch â'ch Ymgynghorydd yn y Tîm Recriwtio a bydd yn gwirio a ydych wedi cael caniatâd i'r maes gwasanaeth/ysgol.
A ydych yn y system fyw?
Mae gan rai defnyddwyr fynediad i'r wefan ffurfweddu (prawf) a'r wefan fyw. Yn y bar cyfeiriad, sicrhewch eich bod yn y system fyw:
Mwy ynghylch Canllawiau recriwtio Oleoo