Creu swydd wag

Ar ôl i chi gyflwyno'ch swydd wag, bydd yn symud ymlaen drwy broses hysbysu awtomatig. Bydd nifer y camau yn y broses gymeradwyo yn amrywio yn dibynnu ar y sefydliad, ac amlygir y Cymeradwywr Terfynol yn y broses mewn print bras isod.

Ymateb i ymholiadau

1. Ar ôl i chi bwyso'r botwm 'Request Approval' bydd y broses gymeradwyo yn dechrau.
2. Bydd y cymeradwywr yn cael hysbysiad drwy e-bost, gan gynnwys dolen uniongyrchol i'r swydd wag, yn gofyn iddo adolygu'r cais.
3. Bydd y cymeradwywr yn adolygu'r swydd wag a bydd yn gallu ei chymeradwyo neu beidio â'i chymeradwyo.
4. Os na fydd y cymeradwywr yn cymeradwyo'r swydd wag, bydd yn ychwanegu sylwadau neu ymholiadau i chi ymateb iddynt.
5. Mae'n rhaid i chi edrych ar y dangosfwrdd Approval yn rheolaidd i fonitro cynnydd eich ceisiadau swydd wag. Bydd unrhyw gymeradwyaeth "a wrthodwyd" yn ymddangos yn y dangosfwrdd Approval Rejected. Fel arall, os agorwch y swydd wag, fe welwch fod y statws wedi newid i 'Update Vacancy and Resend.’
6. Os ydych yn clicio ar y botwm 'Update Vacancy and Resend', bydd yn agor tudalen 'Review Vacancy'. O dan y tab 'Description', gallwch sgrolio i waelod y tudalennau i weld y rheswm dros wrthod y swydd wag.
7. Drwy glicio ar y botwm 'Edit' ar frig y dudalen, gallwch wneud y newidiadau y gofynnir amdanynt i'r maes perthnasol a/neu ychwanegu unrhyw sylwadau yn y maes Comments on Approval Process ar waelod y dudalen.
8. Ar ôl i chi ddiweddaru'r manylion, ychwanegwch sylwadau yn y blwch sylwadau i ddangos i'r cymeradwywr eich bod wedi ymateb i'w ymholiad. Sgroliwch i waelod y dudalen a phwyswch y botwm 'submit' a bydd hysbysiad yn gofyn am ailgymeradwyo'r cais yn cael ei anfon drwy e-bost at y cymeradwywr a wrthododd y swydd wag i ddechrau.

• Ni fyddwch yn mynd yn ôl i ddechrau'r broses. Er enghraifft, os bydd Adnoddau Dynol, Gwerthuso Swyddi a Chyllid i gyd yn cymeradwyo'r swydd wag ond bod y Pennaeth Gwasanaeth yn gwrthod/cwestiynu'r swydd wag, ar ôl i chi ddiweddaru'r wybodaeth, bydd yn mynd yn ôl i'r Pennaeth Gwasanaeth ac yn parhau drwy gamau nesaf y broses gymeradwyo.

9. Bydd y swydd wag yn parhau drwy'r broses gymeradwyo hyd nes iddi gael ei chymeradwyo neu ei gwrthod gan yr uwch-swyddog terfynol.

Swyddi sydd wedi'u heithrio

Bydd y Tîm Rheoli Corfforaethol yn cytuno pa swyddi gwag fydd yn cael eu 'heithrio' o'r broses gymeradwyo. Lluniwyd y rhestr hon yn seiliedig ar yr egwyddor bod yr holl swyddi sydd ynddi yn alwedigaethau hanfodol y mae'n rhaid eu llenwi oherwydd gofynion staffio statudol neu debyg. Rhoddwyd ystyriaeth hefyd i'r swyddi / grwpiau galwedigaethol hynny lle mae angen recriwtio treigl gan eu bod yn codi'n aml neu gan fod trosiant uchel.

Bydd yr holl swyddi sydd wedi'u heithrio a grëwyd ar system recriwtio Oleeo yn dal i fod yn destun fetio gan y Partner Busnes Adnoddau Dynol. Os ydych wedi ticio bod eich swydd wedi'i heithrio, ond nid yw ar y rhestr swyddi sydd wedi'u heithrio, ni fydd y blwch wedi'i dicio a bydd eich swydd wag yn symud ymlaen drwy'r broses gymeradwyo lawn, cyn i'r hysbyseb gael ei gosod ar y wefan gorfforaethol.

1. Ar ôl cael cymeradwyaeth derfynol, anfonir hysbysiad at y Tîm Recriwtio i adolygu a gweithredu'r swydd wag. Bydd y tîm hwn yn gyfrifol am ‘Weithredu'r’ swydd wag a'i phostio i'r porth/pyrth perthnasol.
2. Byddwch yn derbyn hysbysiad drwy e-bost cyn gynted ag y bydd eich swydd wag yn "fyw" ar y system. Bydd statws eich swydd wag hefyd yn ymddangos fel ‘Active – Open to Applications'.
3. Gallwch hefyd wirio statws eich swydd wag drwy glicio ar y tab Active Vacancies – Live on website. Fel arall, ar y dudalen Opportunity, gallwch glicio ar y tab Publish to Candidate Search Engines, a bydd yn dangos i ba byrth y mae'r swydd wag wedi'i phostio.

Hyrwyddo’ch swydd wag

Fel y rheolwr recriwtio, gallwch ddefnyddio codau QR i hyrwyddo'ch swydd wag ochr yn ochr â'r tudalennau swyddi.

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Publish to Candidate Search Engines’.
2. Byddwch yn gweld dolenni unigryw i gyfeiriadau URL ar gyfer y swydd wag, y gallwch eu cynnwys mewn unrhyw ddeunyddiau hyrwyddo.

• Details: Bydd hyn yn dangos codau QR i chi a fydd yn mynd ag ymgeiswyr yn uniongyrchol i'r hysbyseb neu'r ffurflen gais.
• Portal URL: Bydd y ddolen yn mynd ag ymgeiswyr yn uniongyrchol i'r porth chwilio am swyddi.
• Advert URL: Bydd y ddolen yn mynd ag ymgeiswyr yn uniongyrchol i'r ffurflen gais ar gyfer y swydd wag.
  
  

Yn ddiofyn, bydd y person sy'n creu'r swydd wag yn cael ei nodi'n awtomatig fel 'cyfranogwr' a bydd ganddo fynediad i'r swydd wag.

Efallai y bydd achosion lle bydd angen i chi roi mynediad i gydweithwyr i'r swydd wag - efallai eu bod yn helpu i lunio'r rhestr fer neu'n rhan o'r panel cyfweld; neu efallai y byddwch yn absennol neu fod un o'r cymeradwywyr i ffwrdd o'r gwaith, felly mae angen i chi roi mynediad i'ch swyddi gwag i bobl eraill.

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Participants’.
2. Cliciwch ar y botwm +Add Participant a bydd blwch newydd yn ymddangos.
3. Dewiswch yr ‘User/Profile’ drwy gynnal chwiliad meddal – dechreuwch deipio enw'r ymgeisydd a bydd opsiynau yn ymddangos – efallai y bydd gan rai defnyddwyr sawl proffil, felly dewiswch y proffil ar gyfer y rôl rydych am iddynt ei chyflawni.
4. Dewiswch y categori priodol - fel arfer bydd opsiwn diofyn i chi ei ddewis. Os na fydd opsiwn diofyn yn ymddangos, dewiswch y math o rôl y bydd y cyfranogwr yn ei chyflawni e.e. sgriniwr/cyfwelydd.
5. Os ydych am iddo fod yn gyfrifol yn gyffredinol am gydlynu'r broses recriwtio ar gyfer y swydd wag hon, yna dewiswch y blwch 'Co-ordinator'.
6. Os oes angen i'r person weld ceisiadau, yna dewiswch ‘Can View Applications’.
7. Nesaf, cliciwch ar y botwm 'Add Participant' a bydd yr unigolyn yn cael ei ychwanegu at y rhestr o gyfranogwyr.
8. Bydd rhestr o gyfranogwyr yn ymddangos sydd â mynediad i'r swydd wag. Gallwch olygu neu ddileu cyfranogwyr.

Gallwch symleiddio'r broses creu swydd wag drwy ddefnyddio templedi i lenwi'r meysydd yn y ffurflen creu swydd wag ymlaen llaw.

1. O'r ddewislen ar y chwith, dewiswch Vacancies, yna dewiswch Templates. Yng nghornel dde uchaf y dudalen dewiswch y botwm New Template.
2. Yna byddwch yn mynd i dudalen newydd i gwblhau tri cham o greu templed.

• Cam 1: Dull Creu Cyfle
• Cam 2: Ffurflenni Ymgeiswyr
• Cwblhau Manylion Swydd Wag

3. Gofynnir i chi am Deitl y Swydd ar gyfer y templed.

• Cofiwch, efallai y bydd defnyddwyr eraill yn cael mynediad i'ch templed wrth greu swydd wag ac felly dylech fod mor glir â phosibl. Efallai yr hoffech roi enw eich maes gwasanaeth neu'ch tîm neu'ch ysgol o flaen teitl eich swydd i'w gwneud yn haws chwilio amdani. Cofiwch ychwanegu'r fersiwn Gymraeg o deitl y swydd.

4. Bydd angen i chi ddewis sut y byddwch yn creu'r templed o blith dri opsiwn:

5. Cliciwch ar y botwm ‘Continue to Candidate forms’.
6. Mae'r cam hwn yn nodi'r ffurflenni y bydd yr ymgeiswyr yn eu llenwi ym mhob newid statws yn y llif gwaith. Mae'r rhain wedi'u rhagosod, ac ni ddylech newid unrhyw un o'r gosodiadau. Yn syml, sgroliwch i waelod y dudalen a symud i Gam 3 drwy glicio ar y botwm 'Continue to Opportunity Details’.
7. Bydd hyn yn mynd â chi i'ch adran Opportunity Details, sydd wedi'u rhagosod, felly nid oes angen i chi gwblhau unrhyw un o'u meysydd.

8. Byddwch hefyd yn gweld y meysydd 'Opportunity Description', sy'n adlewyrchu'r dudalen creu swydd wag. I greu'r templed, nid oes yr un o'r meysydd ar y dudalen hon yn orfodol. Gallwch gwblhau cynifer neu gyn lleied ag sydd angen. Fe welwch fod seren wrth ymyl yr holl feysydd ond mae hyn yn tynnu sylw at y meysydd a fydd yn orfodol pan fyddwch yn mynd ati i greu swydd wag fyw gan ddefnyddio'r templed hwn. Dim ond y meysydd rydych am eu llenwi ymlaen llaw y mae angen i chi eu cwblhau pan fyddwch yn dewis y templed hwn.

9. Pan fyddwch yn hapus, cliciwch ar Create Vacancy ar waelod y dudalen i gadw'r templed ar y system.

• Yn yr un modd â chreu swydd wag, rhoddir rhif adnabod unigryw i dempledi.
• Gallwch olygu'r tabiau 'Details, Description and Participants’ ar unrhyw adeg.

Bydd templed yn eich helpu i arbed amser drwy lenwi rhai o'r meysydd yn y ffurflen creu swydd wag ymlaen llaw.

1. Pan fyddwch yn creu swydd wag, y peth cyntaf y gofynnir i chi ei wneud yw 'Select a Template’.
2. Cliciwch ar y maes ‘Select Template' a bydd cwymplen o dempledi yn ymddangos, neu gallwch ddechrau teipio enw eich swydd wag yn y maes chwilio meddal. Os nad oes gennych yr opsiwn i ddewis templed, neu os nad yw'r swydd wag rydych yn chwilio amdani yn ymddangos yn y ddewislen chwilio, nid oes templed wedi'i greu ar gyfer y swydd wag honno.
3. O'r gwymplen, dewiswch y templed swydd wag sydd ei angen arnoch.
4. Bydd y ffurflen sydd wedi'i llenwi eisoes (yn seiliedig ar y meysydd a gwblhawyd gennych wrth greu eich templed) yn ymddangos, a gallwch wneud newidiadau i'r meysydd perthnasol.
5. Dewiswch Create Vacancy.
6. Bydd 'statws' eich swydd wag yn newid i 'Draft' ac mae hyn yn rhoi cyfle i chi wirio bod yr holl wybodaeth yn gywir.

• Byddwch yn gallu gwneud newidiadau hyd nes eich bod yn barod i anfon y swydd wag i'w chymeradwyo.
• Os ydych am newid eich hysbyseb, yn y tab 'Description', cliciwch ar y botwm 'view', a bydd yn newid i 'Edit.’ Cliciwch ar 'Edit' a gallwch wneud newidiadau. Ar ôl cwblhau hyn, sgroliwch i waelod y dudalen, a phwyswch y botwm 'Submit'.

7. Yna gofynnir i chi ‘Request Approval’. Ar ôl i chi ddewis 'request approval' bydd hyn yn dechrau'r broses gymeradwyo. Gallwch wirio statws eich cais ar y dangosfwrdd Vacancies Awaiting Approval.

Gallwch hefyd greu'r Templed Sgorio Cyfweliad os ydych yn debygol o ofyn cwestiynau tebyg yn y cyfweliad.

1. Cliciwch ar y tab 'Description’.
2. Cliciwch ar y tab 'Setup Interview Scoring'.
3. Cwblhewch y templed gan nodi'ch cwestiynau cyfweliad safonol. I greu'r templed, nid oes yr un o'r meysydd ar y dudalen hon yn orfodol. Gallwch gwblhau cynifer neu gyn lleied ag sydd angen.
4. Cliciwch ar 'Submit’.

Ychwanegu cyfranogwyr at eich templed

Os ydych yn cynnwys yr un cyfranogwyr yn rheolaidd yn eich swyddi gwag, gallwch eu hychwanegu at eich templedi.

1. Cliciwch ar y tab 'Participants'.
2. Dewiswch 'Add Participant’.
3. Dewiswch ei broffil defnyddiwr (fel arfer ei broffil Rheolwr Recriwtio)
4. Dewiswch y categori – bydd y categori yn cael ei ragosod.
5. Os ydych am iddo allu gwneud newidiadau i amserlenni cyfweliadau, ticiwch y blwch 'Co-ordinator'.
6. Os ydych am iddo allu gweld ceisiadau, ticiwch y blwch 'Can View Applicants'.
7. Cliciwch ar 'Add Participant’.

Cofiwch, y tro cyntaf fydd yn cymryd yr amser hwyaf bob tro, ond bydd yn haws y tro nesaf, os mai'r un swydd sydd dan sylw, gan fod y rhan fwyaf o'r gwaith eisoes wedi'i wneud. Ac os ydych wedi creu templed, mae'n haws fyth.

Fodd bynnag, wrth gynllunio eich amserlen recriwtio, yn enwedig wrth bennu dyddiadau cau, gwnewch yn siŵr eich bod yn caniatáu amser i'ch cais fynd drwy'r broses gymeradwyo.

I gael gwybod beth i'w wneud nesaf, edrychwch ar yr adran ‘Rheoli a llunio rhestr fer o geisiadau’.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cofiwch y gallwch bob amser gysylltu â'ch Uwchddefnyddiwr Adrannol neu'r Tîm Recriwtio