Dechrau arni
Diweddarwyd y dudalen: 14/03/2024
HOW TO VIDEOS
Sut i Fewngofnodi i'r System - Gwybodaeth Oleeo
Trosolwg o Ddefnyddio'r System ar Vimeo
CYNNWYS
- Y Llif Recriwtio
- Deall pwysigrwydd 'Statws' yn Oleeo
- Pwy sy'n gwneud beth a phryd yn y broses?
- Defnyddio'r System a'r bariau offer chwilio
- Y cam nesaf
Isod ceir trosolwg o gamau'r broses recriwtio. Mae canllawiau manwl ar bob cam ar gael drwy'r tudalennau hyn ar y fewnrwyd.
Egwyddorion sylfaenol system Olrhain Ceisiadau Oleeo yw y bydd swyddi gwag a cheisiadau yn cael eu symud drwy'r broses recriwtio drwy newid eu statws bob tro y gwneir penderfyniad ynghylch y swydd wag neu'r ymgeisydd.
Bydd y system yn newid y statws yn awtomatig cyn gynted ag y bydd penderfyniad wedi'i wneud. Ar frig pob swydd / cais byddwch yn gweld y statws:
Bydd llwyddiant y broses recriwtio yn dibynnu ar i'r holl randdeiliaid gwblhau eu rolau yn y system. Mae'n bwysig bod pawb yn deall eu rhan yn y broses, pa dasgau rydym yn gyfrifol amdanynt, a sut y gallai effeithio ar ganlyniad y broses recriwtio.
Dyma'r enghreifftiau mwyaf cyffredin o statws a fydd yn ymddangos wrth i chi symud eich swydd wag / ceisiadau ymlaen drwy'r llif gwaith isod:
Vacancy(Opportunity)
| Statws | Disgrifydd |
|---|---|
| Draft | Rydych wedi creu eich swydd wag, ond mae angen i chi ofyn am gymeradwyaeth. |
| HR Advisor | Yn aros am i'r Ymgynghorydd Adnoddau Dynol gymeradwyo'r cais |
| Job Evaluation | Yn aros am i'r tîm Gwerthuso Swyddi gymeradwyo'r cais |
| Finance | Yn aros am i'r tîm Cyllid gymeradwyo'r cais |
| Head of Service/Head Teacher/Senior Officer | Yn aros am i'r Pennaeth Gwasanaeth/Pennaeth Ysgol/Uwch-swyddog (Delta) gymeradwyo'r cais |
| Director | Yn aros am i'r Cyfarwyddwr gymeradwyo'r cais |
| Recruitment Team | Yn aros am i'r Tîm Recriwtio adolygu'r swydd wag a'i phostio ar y tudalennau swyddi. |
| Approval Rejected | Nid yw eich swydd wag wedi cael ei chymeradwyo. Efallai fod ymholiad y mae angen i chi ymateb iddo ac wedyn ailgyflwyno'r cais i'w gymeradwyo. |
| Approved | Mae'r swydd wag wedi mynd drwy'r holl gamau cymeradwyo ac mae'n aros i gael ei gweithredu – ei phostio i dudalennau/porth swyddi |
| Active – Open to Applicants | Mae'r swydd wag bellach yn “fyw” ac ar agor i dderbyn ceisiadau |
| Closed | Mae'r dyddiad cau wedi mynd heibio, ac ni allwch dderbyn ceisiadau mwyach |
| Cancelled | Mae'r swydd wag wedi cael ei chanslo. |
Cais yr Ymgeisydd
| Statws | Disgrifydd |
|---|---|
| Application Form in Progress | Mae'r ymgeisydd wedi dechrau ffurflen gais ond nid yw wedi'i chyflwyno eto. |
| Manually added - Application not complete | Mae'r ymgeisydd wedi'i ychwanegu at swydd wag ond nid yw wedi cyflwyno ei ffurflen gais eto. |
| New Application – Red Flag | Mae'r cais hwn yn cynnwys ymateb i gwestiwn â baner yn y ffurflen gais. |
| Cais newydd | Mae cais newydd wedi dod i law ac mae angen llenwi ffurflen penderfyniad ynghylch y rhestr fer. |
| Application Withdrawn | Mae'r ymgeisydd wedi tynnu ei gais yn ôl. |
| New Application – Results Complete | Mae'r ffurflen rhestr fer wedi'i chwblhau ac mae angen i chi gadarnhau symud ymlaen i'r cam nesaf (Symud ymlaen; Yn aros ; Gwrthod) |
| Duplicate - Potential | Mae'n bosib bod y cais wedi dod i law gan ymgeisydd dyblyg gan ddefnyddio manylion mewngofnodi gwahanol. |
| Interview Rd 1 - Selected | Mae'r cais wedi'i ddewis ar gyfer cyfweliad. |
| Interview Rd 1 - Invited | Mae'r ymgeisydd hwn yn barod i gael ei wahodd i gyfweliad. |
| Interview Rd 1 - Scheduled | Mae cyfweliad yr ymgeisydd wedi'i gynnal ac rydych yn barod i lenwi'r ffurflen adborth cyfweliad. |
| Interview Rd 1 – Results Complete | Mae'r ymgeisydd yn barod i chi gadarnhau eich penderfyniad recriwtio (Symud Ymlaen/Yn aros/Gwrthod) |
| Interview Rd1 – On hold | Nid ydych yn barod eto i roi gwybod i'r ymgeisydd am ganlyniad y cyfweliad. |
| Interview Rd1 - Rejected | Nid yw'r ymgeisydd wedi bod yn llwyddiannus yn ei gyfweliad. |
| Offer – Selected for Offer | Mae'r ymgeisydd wedi bod yn llwyddiannus, ac rydych yn barod i greu'r llythyr cynnig; ac i gadarnhau'r manylion allweddol sydd i'w cynnwys yn y llythyr cynnig. |
| Offer – Preview Offer Letter | Yn caniatáu i chi greu a gweld / golygu'r llythyr cynnig. |
| Offer – Ready to Extend | Mae'r llythyr cynnig yn aros i gael ei estyn i'r ymgeisydd gan y Tîm Recriwtio. |
| Offer - Extended | Mae'r llythyr cynnig wedi'i estyn i'r ymgeisydd ac rydych yn aros iddo dderbyn/gwrthod y cynnig yn ffurfiol. |
| Offer Accepted (Pre-employment checks started) | Mae'r cynnig wedi'i dderbyn ac mae'r broses gwirio cyn cyflogi wedi dechrau. |
| All Checks Complete | Mae'r holl wiriadau cyn cyflogi wedi'u cwblhau ac mae angen gwiriad terfynol gan y Rheolwr Recriwtio cyn cytuno ar ddyddiad dechrau. |
| Employee set up information | Mae'r ffurflen trefnu cardiau adnabod/TG a ffurflen dechrau/ffurflenni trosglwyddo yn barod i'w cyflwyno. |
| Hired | Mae'r ffurflen dechrau/trosglwyddo wedi'i chyflwyno i'r gyflogres. |
Yn y system, byddwch yn gweld cyfeiriadau at:
Rhif Adnabod Ymgeisydd
Pan fydd ymgeisydd yn gwneud cais am ei swydd wag gyntaf ar system Oleeo, rhoddir Rhif Adnabod Ymgeisydd iddo a fydd yn eich galluogi i chwilio'n benodol am yr ymgeisydd ond a fydd hefyd yn ein galluogi i ddarparu adroddiadau ynghylch nifer yr ymgeiswyr sydd wedi cofrestru ar y system.
Rhif Adnabod Cais
Bob tro y bydd ymgeisydd yn gwneud cais am swydd wag, rhoddir Rhif Adnabod Cais unigryw i'w gais a fydd yn eich galluogi i chwilio'n benodol am y cais sy'n ymwneud â swydd wag benodol. Bydd hyn yn ein galluogi i ddarparu adroddiadau manwl ar nifer y ceisiadau sydd wedi dod i law ar gyfer swydd wag a nifer y swyddi gwag y mae ymgeiswyr yn gwneud cais amdanynt.
Rhif Adnabod Swydd Wag
Bob tro y byddwch yn creu swydd wag newydd, rhoddir rhif adnabod swydd wag unigryw iddi. Hyd yn oed os ydych yn creu cais am swydd rydych wedi'i llenwi'n flaenorol, rhoddir rhif adnabod newydd i'r swydd wag hon. Bydd hyn yn ein galluogi i ddarparu adroddiadau manwl ar nifer y swyddi gwag a grëwyd.
Isod ceir trosolwg o'r rhanddeiliaid allweddol a'r rhan y maent yn ei chwarae yn ystod pob cam o'r broses. Mae camau unigol y broses wedi'u nodi yn y Canllawiau, a byddwn yn rhoi mwy o fanylion yn ystod pob cam o'r broses.
| Rhanddeiliad | Rôl | Camau'r Broses |
|---|---|---|
| Rheolwr Recriwtio* | Bod yn gyfrifol am sicrhau bod y wybodaeth sydd ei hangen i greu'r swydd wag yn barod; symud ceisiadau ymlaen drwy'r broses recriwtio; monitro cynnydd ymgeiswyr llwyddiannus drwy wiriadau cyn cyflogi; cadw mewn cysylltiad rheolaidd â'r ymgeisydd a chytuno ar ddyddiad dechrau â'r ymgeisydd; cychwyn trefniadau cynefino ac ymsefydlu. |
|
| Y Tîm Gwerthuso Swyddi | Cynnig cyngor ac arweiniad ar broffiliau swyddi; gwerthuso neu ailwerthuso proffiliau swyddi; gwirio manylion allweddol ar y dudalen creu swydd wag gan gynnwys cynnwys hysbyseb. |
|
| Ymgynghorwyr Adnoddau Dynol** | Cynnig cyngor ac arweiniad ar y broses recriwtio, gan gynnwys cwestiynau hidlo a baner goch, gan helpu rheolwyr drwy ddelio ag unrhyw ymholiadau neu faterion ynghylch gwiriadau cyn cyflogi sy'n deillio o'r gwiriadau; rhoi cyngor ar gynnwys priodol ar gyfer llythyrau cynnig amodol. |
|
| Swyddogion Cyllid | Rhoi cymeradwyaeth ariannol bod cyllideb ar waith i dalu am swydd wag. |
|
| Penaethiaid Gwasanaeth | Craffu a chymeradwyo/gwrthod cais er mwyn i swyddi gwag gael eu hysbysebu. |
|
| Cyfarwyddwyr | Craffu a chymeradwyo/gwrthod cais er mwyn i swyddi gwag gael eu hysbysebu. |
|
| Y Tîm Recriwtio | Cynnig cyngor, arweiniad a chymorth i reolwyr recriwtio wrth i swyddi gwag ac ymgeiswyr symud ymlaen drwy'r broses recriwtio. Rhoi cyngor ac arweiniad ar ddrafftio hysbysebion a chwestiynau hidlo a baner goch. Rhoi cyngor ar wiriadau cyn cyflogi ar gyfer ymgeiswyr mewnol/tramor. Rhoi cyngor ac arweiniad ar systemau i bob defnyddiwr, gan gynnwys datrys problemau, gan gadw'r holl ddogfennau recriwtio a dogfennau ymgeiswyr yn Info@Work. |
|
| Iechyd Galwedigaethol | Ymgymryd â phrosesau perthnasol o ran arolygu neu sgrinio iechyd galwedigaethol; diweddaru system Oleeo drwy nodi canlyniad gwiriadau Iechyd Galwedigaethol. |
|
| Tîm y Gyflogres | Sefydlu’r gweithiwr ar Zellis a darparu rhif gweithiwr; lanlwytho'r holl wybodaeth cynefino i Zellis. |
|
| Uwchddefnyddwyr | Cynnig cyngor, arweiniad a chymorth i reolwyr recriwtio wrth i swyddi gwag ac ymgeiswyr symud ymlaen drwy'r broses recriwtio. Rhoi cyngor ac arweiniad ynghylch systemau i bob defnyddiwr, gan gynnwys datrys problemau; Helpu rheolwyr recriwtio i symud ceisiadau ymlaen drwy'r system recriwtio. |
|
*Y rheolwr recriwtio yw'r person sy'n gyfrifol am oruchwylio swydd wag/ymgeisydd drwy'r broses recriwtio gyfan. Gall hyn hefyd gynnwys aelodau staff sydd wedi cael awdurdod dirprwyedig i weithredu ar ran y rheolwr recriwtio.
**Gall Ymgynghorwyr Adnoddau Dynol gynnwys Partneriaid Busnes Arweiniol, Uwch-bartneriaid Busnes, ac Uwch-ymgynghorwyr Adnoddau Dynol
Fel rhan o greu cyfrif ar gyfer defnyddwyr, bydd y Tîm Recriwtio hefyd yn penderfynu pa Broffil Defnyddiwr y byddwch yn ei gael. Bydd y proffil defnyddiwr yn pennu eich caniatâd o ran mynediad – yn y bôn, pa dudalennau y gallwch ac na allwch eu gweld ar y system.
Bydd gan y rhan fwyaf o ddefnyddwyr broffil Rheolwr Recriwtio, a fydd yn cyfyngu eich mynediad/nodweddion i'r swyddi gwag rydych yn eu creu, neu sy'n cael eu neilltuo i chi. Efallai y bydd proffil arall yn cael ei roi i rai defnyddwyr gan y gallent fod yn gymeradwywr e.e., Pennaeth Gwasanaeth, ond hefyd yn Rheolwr Recriwtio. Os oes gennych fwy nag un proffil, cofiwch sicrhau eich bod yn y proffil cywir ar gyfer y dasg yr hoffech ei chyflawni! Eglurir hyn yn fanylach yn yr adran Defnyddio'r System.
Agor Dangosfyrddau
Bob tro y byddwch yn mewngofnodi i'r system Oleeo, fe welwch ddangosfwrdd y system, sydd â thabiau unigol ar frig y dudalen.
Mae gan bob tab ddangosfwrdd manwl sydd â swyddogaeth benodol i'ch helpu drwy'r broses recriwtio.
| Create a Vacancy | Llwybr byr i greu swydd wag |
| Vacancies in Draft | Mae'r rhain yn swyddi gwag yr ydych wedi'u creu ond nid ydynt wedi dechrau'r broses gymeradwyo eto. |
| Vacancies Awaiting Approval | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r swyddi gwag sydd gennych ar hyn o bryd yn y broses gymeradwyo. Gallwch weld pa gam yn y broses gymeradwyo y mae eich swydd wag wedi cyrraedd, a swyddi gwag a allai fod angen eich sylw. |
| Active Vacancies - Live on web | Mae'r rhain yn swyddi gwag sydd wedi bod drwy'r broses gymeradwyo, a gallwch weld cipolwg o nifer y ceisiadau sydd wedi dod i law. |
| Active Vacancies - Closed to Applications | Mae'r rhain yn swyddi gwag sydd wedi mynd heibio i'r dyddiad cau ac nad ydynt bellach i'w gweld ar y dudalen swyddi, ac ni allwch dderbyn cais amdanynt bellach. |
| Applications to be Shortlisted | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r ceisiadau sydd wedi dod i law ac a oes unrhyw Faneri Coch y mae angen i chi fod yn ymwybodol ohonynt wrth wneud penderfyniad ynghylch y rhestr fer. |
| Shortlisted - Waiting to inform Applicant | Mae'r rhain yn geisiadau rydych wedi'u rhoi ar y rhestr fer ac wedi gwneud penderfyniad dros dro ynghylch y rhestr fer, ond heb roi gwybod i'r ymgeisydd eto. |
| Waiting to invite to interview | Mae'r rhain yn ymgeiswyr rydych wedi'u rhoi ar y rhestr fer ar gyfer cyfweliad ond heb eu gwahodd i'r cyfweliad eto. |
| Interviews scheduled | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r amserlenni cyfweliadau rydych chi wedi'u creu; trosolwg o fanylion cyfweliadau ymgeiswyr; a throsolwg o'r ceisiadau rydych wedi eu gwahodd i 'hunanddewis' amser cyfweliad nad ydynt eto wedi trefnu amser. |
| Interview Outcomes Pending Decision | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r ymgeiswyr rydych wedi'u cyfweld, ac nad ydych chi wedi rhoi gwybod iddynt yn ffurfiol am ganlyniad eu cyfweliad. |
| Offer Letters | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r llythyrau cynnig sy'n aros i gael eu creu ar gyfer ymgeiswyr llwyddiannus. Mae hefyd yn nodi llythyrau cynnig amodol sy'n aros i gael eu hestyn i'r ymgeisydd gan Adnoddau Dynol. Mae hefyd yn rhoi trosolwg o gynigion sy'n aros i gael eu derbyn/gwrthod gan yr ymgeisydd. |
| Pre-Employment Checks | Mae'r dangosfwrdd hwn yn rhoi trosolwg o'r Gwiriadau Cyn Cyflogi sy'n ofynnol ar gyfer yr ymgeisydd ac yn nodi a ydynt wedi'u cwblhau. Mae hefyd yn rhoi gwybodaeth fanylach am Wiriadau Cyn Cyflogi o ran DBS, y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr, yr Uned Iechyd Galwedigaethol a Geirdaon. |
| All Checks Complete and New Starters | Mae hyn yn rhoi trosolwg o ymgeiswyr sydd wedi cwblhau pob Gwiriad Cyn Cyflogi ac sy'n aros am i ddyddiad dechrau gael ei gytuno/ffurflen dechrau/trosglwyddo gael ei chyflwyno. Mae hefyd yn rhoi trosolwg o ddechreuwyr newydd a'u dyddiadau dechrau. |
| Applications Pipeline | Mae hyn yn rhoi trosolwg o'r holl geisiadau sydd wedi dod i law a'u 'statws' yn y broses recriwtio. |
| News Page | Bydd unrhyw ddiweddariadau gan Oleeo neu unrhyw ddiweddariadau eraill sy'n gysylltiedig â recriwtio yn ymddangos yma. |
Y ddewislen ar y chwith
- Ar ochr chwith y system mae'r ddewislen llywio. O'r ddewislen hon gallwch gael mynediad yn gyflym i unrhyw ran o'r system ar unrhyw dudalen.
- Gallwch 'binio neu ddad-binio'r' ddewislen ar y chwith drwy glicio ar yr eicon pinio.
- Mae offer wedi'u trefnu o dan benawdau adran.
- Cliciwch ar bennawd adran i ddangos yr offer sydd ar gael neu leihau'r adran.
- Os cliciwch ar y penawdau 'Applications' neu 'Vacancies' bydd y system hefyd yn dangos eitemau rydych wedi'u gweld yn ddiweddar.
Bar Offer Chwilio
Yng nghornel chwith uchaf y system, o dan eich manylion defnyddiwr, mae'r Bar Offer Chwilio. O'r bar offer hwn gallwch greu unrhyw fath o chwiliad am geisiadau. O'r Bar Offer Chwilio, gallwch greu chwiliadau syml a manwl.
Gallwch ddewis o'r mathau canlynol o chwiliad:
- Candidate - Defnyddiwch hwn i chwilio am geisiadau gan ymgeisydd penodol. Gallwch nodi enw olaf, e-bost neu rif adnabod yr ymgeisydd.
- Vacancy – Defnyddiwch hwn i chwilio am swydd wag benodol. Gallwch nodi teitl llawn y swydd wag, rhan o deitl y swydd wag neu rif adnabod y swydd wag.
- Events - Defnyddiwch hwn i chwilio am ddigwyddiad penodol. Gallwch nodi teitl llawn y digwyddiad, rhan o deitl y digwyddiad neu rif adnabod y digwyddiad.
- Saved Search – Mae hyn yn eich galluogi i gynnal unrhyw chwiliad wedi'i gadw y mae gennych fynediad iddo. Bydd y chwiliadau sydd wedi'u cadw ar gael yn y gwymplen sy'n llwytho.
- Saved Selections – Mae hyn yn eich galluogi i gael mynediad i unrhyw un o'ch dewisiadau ymgeiswyr. Yn yr un modd â'r chwiliadau sydd wedi'u cadw, gellir dewis y rhain o'r gwymplen.
Tab chwilio manwl
Gallwch ddefnyddio'r bar offer chwilio manwl (yn y ddewislen 'My Tasks') i greu chwiliadau manwl am geisiadau gan ddefnyddio sawl maen prawf. Er enghraifft, gallech chwilio am yr holl ymgeiswyr a aeth i Brifysgol Caerdydd, a astudiodd y pwnc Cyfathrebu a Chymdeithas, ac a gafodd 2:1.
I greu chwiliad newydd, cliciwch ar yr eicon rhestr ac yna cliciwch y tu mewn i'r bar chwilio 'Click here to select Criteria’. Gallwch naill ai ddechrau teipio a bydd opsiynau chwilio meddal yn ymddangos, neu gallwch sgrolio drwy'r rhestr.
Ar ôl i chi gadarnhau'r meini prawf ar gyfer y chwiliad manwl, cliciwch ar 'Search' a bydd y system yn llunio adroddiad gan nodi unrhyw ymgeiswyr sy'n cyfateb i'r meini prawf chwilio.
Ar ôl i chi gael eich sefydlu ar system Oleeo, rydych yn barod i ddechrau'r broses recriwtio a chreu swydd wag.
Fodd bynnag, wrth gynllunio eich amserlen recriwtio, yn enwedig wrth bennu dyddiadau cau, gwnewch yn siŵr eich bod yn caniatáu amser i'ch cais fynd drwy'r broses gymeradwyo.
I gael gwybod beth i'w wneud nesaf, edrychwch ar yr adran ‘Creu swydd wag’
Mwy ynghylch Canllawiau recriwtio Oleoo