Rheoli a llunio rhestr fer o geisiadau

Mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn mabwysiadu dull 'dienw' o recriwtio. Mae'r dull recriwtio dienw yn galluogi'r rheolwr recriwtio i sgrinio ymgeiswyr heb weld unrhyw wybodaeth bersonol ar y ffurflen gais a allai achosi rhagfarn ddiarwybod. Mae recriwtio dienw yn dod yn fwy poblogaidd fel ffordd effeithiol o recriwtio staff mwy amrywiol.

Mae'r dull recriwtio dienw yn dileu unrhyw ffactorau adnabod o ffurflen gais ymgeisydd, fel enw, rhagenwau, cyfeiriad e-bost, ac ati. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei chuddio a bydd yn ymddangos fel ‘Restricted Data’ hyd nes y bydd y rhestr fer wedi'i llunio.

Ar ôl i chi benderfynu ynghylch y rhestr fer, bydd y rheolwr recriwtio yn gallu gweld holl fanylion yr ymgeisydd.

Gallwch lunio rhestr fer pan fydd ceisiadau yn dod i law, a gallwch osod statws 'rhoi o'r neilltu' ar gyfer y penderfyniad ynghylch y rhestr fer, neu gallwch gwblhau'r holl broses llunio restr fer ar ôl y dyddiad cau. Fodd bynnag, ni ddylech roi gwybod i unrhyw ymgeisydd am eich penderfyniad ynghylch y rhestr fer hyd nes y bydd y dyddiad cau wedi mynd heibio.

Gallwch weld ceisiadau sydd wedi dod i law mewn sawl ffordd:

Opsiwn 1: Dangosfwrdd 'Applications to be Shortlisted'

1. Cliciwch ar y dangosfwrdd ‘Applications to be Shortlisted’. Bydd hyn yn agor y dangosfwrdd lle gallwch weld trosolwg o'r ceisiadau sydd wedi dod i law, gan gynnwys y ceisiadau â 'baneri' sydd wedi'u nodi yn ffurflen gais yr ymgeisydd.
2. I agor cais, cliciwch ddwywaith ar y rhes a ddewiswyd.
3. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary'. Yna gofynnir i chi lenwi'r Ffurflen Rhestr Fer.

Opsiwn 2: Dangosfwrdd 'Active Vacancies'

1. Cliciwch ar y dangosfwrdd 'Active Vacancies'. Bydd hyn yn agor y dangosfwrdd lle gallwch weld trosolwg o'ch swyddi gwag byw a nifer y ceisiadau sydd wedi dod i law.
2. Cliciwch ddwywaith ar y swydd wag yn y tabl a bydd y system yn agor y swydd wag i chi.
3. Cliciwch ar y tab 'Applications' i weld yr holl geisiadau sydd wedi dod i law a statws pob cais.
4. Gallwch weld gwybodaeth fanylach am bob cais ar statws drwy glicio ar y rhif glas yn y golofn cyfanswm neu drwy ddewis y botwm 'View All' yn y gornel chwith.
5. Bydd rhestr o geisiadau yn ymddangos, a gallwch weld unrhyw 'faneri' sydd wedi'u nodi yn ffurflen gais yr ymgeisydd. Mae rhagor o ganllawiau ynghylch rheoli ymgeiswyr â baner isod. I agor cais, cliciwch ddwywaith ar y rhes a ddewiswyd.
6. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary'. Yna gofynnir i chi lenwi'r Ffurflen Rhestr Fer.

Fel rhan o'r ffurflen gais, gofynnir i ymgeiswyr wneud datganiadau perthnasol i gefnogi eu cais:

• A ydynt yn aelod mewnol o staff sydd "mewn perygl" o gael eu swydd wedi'i dileu?
• A oes ganddynt anabledd ac am i'w cais gael ei ystyried o dan y Cynllun Hyderus o ran Anabledd?
• A ydynt yn gyn-filwr y lluoedd arfog ac am i'w cais gael ei ystyried o dan Gyfamod Cymuned y Lluoedd Arfog?

Pan fyddwch yn adolygu'ch holl geisiadau, byddwch yn gallu gweld a yw'r ymgeisydd wedi ateb yn gadarnhaol i unrhyw un o'r cwestiynau sgrinio hyn.

Os felly, mae rhai pethau y mae angen i chi eu hystyried wrth sgrinio eu ffurflen gais:

Ceisiadau gan Weithwyr Adleoli

Bydd staff sydd "mewn perygl" yn gallu gwneud cais am swyddi gwag drwy'r Ganolfan Ymgeiswyr. Fel rhan o'r ffurflen gais, gofynnir iddynt gadarnhau a ydynt ar Gofrestr Adleoli'r Cyngor.

Os yw ymgeisydd wedi datgan yn anghywir ei fod "mewn perygl" ac ar y Gofrestr Adleoli, gall y Tîm Recriwtio newid ei statws, a bydd y faner yn cael ei symud o'i ffurflen gais.

Fodd bynnag, ar ôl cael cadarnhad gan Ymgynghorydd Adnoddau Dynol fod yr ymgeisydd "mewn perygl", os yw'r ymgeisydd yn bodloni'r meini prawf hanfodol, neu efallai y bydd yn gallu gwneud hynny ar ôl hyfforddiant a chymorth rhesymol, dylid rhoi 'ystyriaeth ymlaen llaw' iddo ar gyfer y rôl. Mae hyn yn golygu y bydd yn rhaid i chi gynnig cyfnod prawf o bedair wythnos o leiaf i'r gweithiwr (y gellir ei ymestyn hyd at ddeuddeg wythnos mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, os yw'r rheolwr a'r gweithiwr yn cytuno y byddai sefydlu a hyfforddiant priodol yn cymryd mwy na phedair wythnos)).

Polisi Adleoli

I gael rhagor o ganllawiau ar reoli ceisiadau gan weithwyr adleoli, siaradwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Ceisiadau gan ymgeiswyr o dan Gynllun Gwarantu Cyfweliad

Os yw ymgeiswyr yn dymuno cael eu hystyried o dan y naill neu'r llall o'r cynlluniau Gwarantu Cyfweliad, os ydynt yn bodloni'r meini prawf hanfodol ar gyfer y swydd, yna mae'n rhaid i chi eu cynnwys yn eich rhestr fer a sicrhau eu bod yn cael eu gwahodd i gyfweliad. Mae'n rhaid i chi hefyd fod yn ymwybodol a yw'r ymgeisydd wedi gofyn am addasiadau rhesymol y gallai fod eu hangen arnynt i ddod i gyfweliad.

Os bydd ymgeisydd yn creu mwy nag un cyfrif, pan fydd yn cyflwyno sawl cais am yr un swydd wag, bydd y system yn tynnu sylw at 'ymgeiswyr dyblyg' posibl.

Drwy glicio ddwywaith ar y cais yn y rhestr neu chwilio yn ôl Rhif Adnabod y Cais byddwch yn gallu agor y dudalen 'Application Summary'. Cyn penderfynu a ddylid gwrthod y cais neu ei symud ymlaen, cliciwch ar y tab ffurflenni i weld y ffurflen gais.

Byddwch yn nodi bod statws yr Ymgeisydd wedi newid i ‘Duplicate – Potential’.

Cliciwch ar ‘Application Form’ i agor ffurflen gais yr ymgeisydd.

Ar ôl adolygu cynnwys ei gais, gallwch wneud y penderfyniad i:

Gwrthod (mae'n gais dyblyg)

Bydd hyn yn gosod cais yr ymgeisydd ar restr o geisiadau dyblyg posibl. Gallwch gadarnhau ei fod yn ddyblyg drwy glicio ar y botwm ‘Confirm Duplicate’.

Yna gofynnir i chi 'gyflwyno' eich penderfyniad. Bydd y cais yn dal i ymddangos yn y rhestr 'Application Summary', ond bydd ei statws yn cael ei newid i 'Duplicate – Confirmed’.
Bydd yr ymgeisydd hefyd yn cael e-bost yn rhoi gwybod iddo ei fod wedi cyflwyno cais dyblyg.

Symud y cais ymlaen (heb fod yn gais dyblyg)

Bydd hyn yn symud yr ymgeisydd ymlaen i'r cam newydd – Ffurflen Rhestr Fer – yn y broses recriwtio.

Bydd achosion lle bydd angen i chi rannu ceisiadau â phobl nad oes ganddynt fynediad i'r ceisiadau drwy Oleeo.

Gallwch rannu ceisiadau drwy gyrchu'r wybodaeth ar y rhestr canlyniadau 'Application Search', y gallwch ei gweld o'r dudalen swydd wag (Cyfle). O naill ai'r ‘Active Vacancies – Live on Web’ neu'r 'Active Vacancies – Closed to Applications'.

Canllaw Cam wrth Gam

1. Cliciwch ar y swydd wag yr hoffech ei hargraffu neu rannu'r ceisiadau amdani.
2. Cliciwch ar y tab 'Applications'.
3. Cliciwch ar 'View All' (neu o'r tabl crynodeb, cliciwch ar statws y cais rydych am ei argraffu neu ei rannu).
4. Os ydych am rannu'r holl ymgeiswyr sy'n ymddangos ar y rhestr, yn y bar offer dewiswch ‘Select All on Page’ a byddant yn cael eu hamlygu. Fel arall, os ydych am ddewis ceisiadau penodol yn unig, cliciwch ar bob cais unigol fel eu bod yn cael eu hamlygu.
5. O'r bar offer uchaf, dewiswch yr eicon 'Print'.
6. Dewiswch 'Quick Print' a bydd tudalen 'Application Print Book' yn agor.
7. Dewiswch ‘Download/Open Print Book’. Bydd hyn yn creu ffeil sip i chi, y gallwch ei chadw yn eich cyfeiriadur.

Bydd y math o restr fer a ddewiswyd gennych wrth greu'r swydd wag yn pennu'r Ffurflen Rhestr Fer y bydd angen i chi ei llenwi fel rhan o'r broses llunio rhestr fer e.e., seiliedig ar gymwyseddau, seiliedig ar feini prawf, neu benderfyniad ynghylch y rhestr fer yn unig.

Deall Statws Rhestr Fer

Yn ffurflen adborth y rhestr fer, mae'n rhaid i chi wneud penderfyniad ar gyfer pob cais. Bydd y penderfyniad yn newid statws cais yr ymgeisydd.

Penderfyniad ynghylch y rhestr fer

Penderfyniad ynghylch y rhestr fer - Ymgeiswyr Adleoli (Cais Llwyddiannus)

Ar ôl sgrinio'r cais gan weithwyr adleoli, efallai y byddwch yn dod i'r penderfyniad mai'r ymgeisydd yw'r un a ffefrir ar gyfer y swydd.

Yn yr achosion hyn, cysylltwch â'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol a fydd yn gallu rhoi gwybod i chi am y broses a newid statws y cais â llaw i: 'Offer – Selected for Offer', a fydd yn caniatáu i chi greu'r Llythyr Cynnig Adleoli (gan osgoi'r angen i nodi camau o ran llunio rhestr fer neu ganlyniadau cyfweliad yn y broses).

Cyfeiriwch at y modiwl 'Canlyniadau Cyfweliad a Llythyrau Cynnig'.

Penderfyniad ynghylch y rhestr fer - Ymgeiswyr Adleoli (Cais Aflwyddiannus)

Os nad yw gweithiwr yn llwyddo i gael Cyflogaeth Arall Addas bosibl yn ystod unrhyw gam o'r broses, h.y. ymgeisio, cyfweliad neu gyfnod prawf, yna bydd y rheolwr recriwtio'n cadarnhau'r rhesymau dros wrthod yr ymgeisydd gan wneud hynny'n ysgrifenedig cyn pen 7 niwrnod calendr ar ôl y penderfyniad (ar ôl cael cyngor gan y Partner Busnes Adnoddau Dynol).

Ar ôl sgrinio'r cais gan y gweithiwr adleoli, efallai y byddwch yn dod i'r penderfyniad nad yw'r ymgeisydd yn gallu cyflawni cylch gwaith y rôl ar unwaith, ac nad yw'n debygol o gyflawni'r cylch gwaith llawn ar ôl hyfforddiant a chymorth rhesymol.

Yn yr achosion hyn, cysylltwch â'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol a fydd yn gallu rhoi gwybod i chi am y broses, a bydd angen iddo newid statws y cais â llaw i: ‘Interview Rd 1 – Results Complete’, a fydd yn caniatáu i chi roi esboniad manwl ynghylch pam rydych wedi gwrthod ei gais.

Cyfeiriwch at y modiwl 'Canlyniadau Cyfweliad a Llythyrau Cynnig' 

Penderfyniad ynghylch y rhestr fer

O'r dangosfwrdd 'Applications to be Shortlisted' fe welwch y rhestr o geisiadau sydd angen eu sgrinio, a bydd yn nodi'r rhai a elwir yn rhai ‘â baner’. Dyma'r ceisiadau y dylid eu hystyried ymlaen llaw gan eu bod o bosibl yn weithwyr adleoli, neu maent wedi gofyn am gael eu hystyried o dan un o'n cynlluniau Gwarantu Cyfweliad, os ydynt yn bodloni'r meini prawf hanfodol (gweler isod).

Canllaw Cam wrth Gam

1. Cliciwch ar y rhes ar gyfer y cais rydych am ei roi ar y rhestr fer. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary' ar gyfer pob ymgeisydd.
2. Cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Complete Shortlisting Form'. Bydd ffurflen rhestr fer yn ymddangos.
3. I hwyluso llenwi ffurflen adborth y rhestr fer, cliciwch ar ‘Launch Another Form’ i weld y ffurflen gais ochr yn ochr â'r ffurflen rhestr fer.
4. O'r gwymplen, dewiswch 'Application Form' a phwyswch 'Select Form’. Bydd y ffurflen gais yn ymddangos ochr yn ochr â'r ffurflen sgrinio.
5. Gofynnir i chi gadarnhau a yw'r ymgeisydd yr ydych yn ei sgrinio yn weithiwr adleoli a'ch bod yn debygol o wrthod ei gais, RHAID i chi beidio â chwblhau'r canllaw cam wrth gam isod. Rhaid i chi gysylltu â'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol i drafod eich penderfyniad a chytuno ar y camau nesaf.
6. Ar ôl i chi asesu a sgorio pob cymhwysedd/maen prawf bydd cyfanswm sgôr yn cael ei greu ar gyfer pob ymgeisydd. Sylwer: Ar gyfer penderfyniad ynghylch y rhestr fer yn unig, gofynnir i chi ddewis 'Decision' o'r gwymplen, a bydd angen i chi ychwanegu sylwadau ar gyfer unrhyw ymgeiswyr yr ydych yn eu symud i'r statws 'Gwrthod'.
7. Dewiswch eich penderfyniad ynghylch y rhestr fer

1. Progress – Rydych am wahodd yr ymgeisydd i gyfweliad
2. On Hold – Ni allwch wneud penderfyniad terfynol
3. Reject – Nid ydych am wahodd yr ymgeisydd i gyfweliad

8. Ychwanegwch sylwadau os ydych o'r farn y bydd yn ddefnyddiol.
9. Pwyswch 'submit'.

Rhoi gwybod i'ch ymgeiswyr

Ar ôl i chi gyflwyno eich penderfyniad ynghylch y rhestr fer, bydd statws yr ymgeisydd yn newid i ‘New Application – Results Complete’. Mae'n rhaid i chi roi gwybod i'ch ymgeiswyr am ganlyniad y broses llunio rhestr fer.

Canllaw Cam wrth Gam

1. Cliciwch ar y tab ‘Shortlisted – Waiting to inform Applicant’.
2. Bydd tabl o'r holl ymgeiswyr rydych wedi'u rhoi ar y rhestr fer yn ymddangos ynghyd â'r penderfyniad ynghylch y rhestr fer ('Progress', 'On Hold' neu 'Reject') a sgôr rhestr fer ar gyfer pob cais.
3. Gallwch ddefnyddio'r 'Whole Table Filter' i hidlo'r tabl. Rydym yn argymell eich bod yn hidlo'r tabl ar gyfer pob statws e.e. hidlo ceisiadau 'reject' yn unig.
4. Ar gyfer pob cais rydych wedi penderfynu peidio â'i roi ar y rhestr fer ('Reject') pwyswch y botwm coch 'Reject Candidate'. Bydd hysbysiad yn cael ei anfon yn awtomatig at yr ymgeisydd drwy e-bost. Bydd copi o'r e-bost yn ymddangos ar ochr dde'r dudalen grynodeb. Bydd statws yr ymgeisydd yn newid i ‘Screened – Rejected’.
5. Ar gyfer pob cais rydych wedi penderfynu gohirio ei roi ar y rhestr fer ('On Hold') pwyswch y botwm 'On Hold'. Bydd statws yr ymgeisydd yn newid i ‘Screened – On Hold’. Pan fyddwch yn barod i ailddechrau llunio'r rhestr fer, bydd angen i chi gysylltu â'r Tîm Recriwtio i ofyn iddynt newid statws y cais yn ôl i 'New Application'.
6. Ar gyfer pob cais rydych wedi penderfynu ei roi ar y rhestr fer ('Progress') pwyswch y botwm 'Progress'. Bydd statws yr ymgeisydd yn newid i ‘Interview Rd 1 – Selected’.
7. Rydych bellach yn barod i wahodd yr ymgeisydd i gyfweliad. Cyfeiriwch at y modiwl ynghylch 'Cyfweliadau a Phenderfyniadau' ar gyfer y cam nesaf.

Gan eich bod bellach yn gwybod sut i adolygu'ch ceisiadau, y cam nesaf yw gwahodd yr ymgeiswyr i gyfweliad.

I gael gwybod beth i'w wneud nesaf, edrychwch ar yr adran 'Trefnu amserlenni cyfweld'.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cofiwch y gallwch bob amser gysylltu â'ch Uwchddefnyddiwr Adrannol neu'r Tîm Recriwtio.