Trefnu amserlenni cyfweld

Mae amrywiaeth eang o ddulliau i'ch galluogi i greu amserlenni cyfweld ar system Oleeo sy'n caniatáu i ymgeiswyr ddewis amser o amserlen gyfweld neu'n caniatáu i'r rheolwr recriwtio drefnu amseroedd cyfweliad ymlaen llaw i'r ymgeisydd.

Mae 3 cham i greu amserlen gyfweld:

Cam 1  Creu manylion y cyfweliad

Dyma lle byddwch yn nodi'r holl wybodaeth am y cyfweliad:
Teitl y Swydd, Lleoliad, Cydgysylltydd, cyfarwyddiadau arbennig i ymgeiswyr, caniatáu i ymgeiswyr aildrefnu cyfweliadau.

Cam 2 Creu amserlen

Dyma lle byddwch yn nodi dyddiad, amser dechrau a gorffen y cyfweliadau, faint o amseroedd cyfweliad y bydd eu hangen arnoch, pa mor hir y bydd y cyfweliad yn para, yr amser rhwng cyfweliadau, nodi cyfwelwyr, ac anfon ceisiadau calendr at gyfwelwyr.

Cam 3 Gwahodd ymgeiswyr

Bydd hyn yn eich galluogi i wahodd ymgeiswyr i naill ai ddewis yr amser cyfweliad sydd orau ganddynt neu gallwch eu gwahodd i amser cyfweliad sydd wedi'i drefnu ymlaen llaw iddynt; gallwch hefyd greu dolenni cyfweliad rhithwir i wahodd ymgeiswyr i ymuno trwy Teams.

Dyma lle byddwch yn nodi'r holl wybodaeth am y cyfweliad: Teitl y Swydd, Lleoliad, Cydgysylltydd, cyfarwyddiadau arbennig i ymgeiswyr, caniatáu i ymgeiswyr aildrefnu cyfweliadau.

*Meysydd gorfodol

Cam wrth gam

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Dewiswch y rownd cyfweliadau rydych am ei chreu. Yn y rhan fwyaf o achosion, byddem yn disgwyl y bydd un rownd cyfweliadau, ond gallwch gynnwys rowndiau ychwanegol os oes eu hangen.
3. Title* – Rhowch deitl a fydd yn eich galluogi i wahaniaethu rhwng eich cyfweliad chi a chyfweliadau eraill yn y system. Bydd hyn hefyd yn cael ei ddangos i ymgeiswyr.
4. Enable Video Interviews – os ydych am gynnal y cyfweliad dros Teams, ticiwch y blwch hwn a bydd dolen gwahoddiad i gyfarfod yn cael ei chreu.
5. Master Location – Nodwch leoliad y cyfweliad. Bydd hyn yn cael ei ddangos i ymgeiswyr ar ôl iddynt drefnu amser.
6. Coordinator* – Dewiswch y person sy'n goruchwylio cynnal y cyfweliad. Y cydgysylltydd fydd yr unig un sy'n gallu gwneud newidiadau i'r amserlen gyfweld. Rhestr chwilio meddal yw hon, felly gallwch deipio enw defnyddiwr i hidlo'r rhestr, neu gallwch ddewis o'r gwymplen.
7. Recruiter Description** – Nodwch unrhyw wybodaeth fewnol yr hoffech ei chofnodi a'i rhannu ag aelodau'r panel cyfweld am y cyfweliad. (e.e. sut y bydd ymgeiswyr yn cael eu hasesu).
8. Candidate Description** – Nodwch y wybodaeth yr hoffech ei dangos i ymgeiswyr ar ôl iddynt drefnu amser (e.e. lleoliad y cyfweliad, eitemau y mae angen iddynt ddod â nhw, fformat y cyfweliad ac ati.).

Os ydych am ganiatáu i'ch ymgeiswyr ddewis eu hamser eu hunain, cliciwch ar y botwm '+Advanced Options':

• Prevent candidate from re-scheduling – Os nad ydych am ganiatáu i ymgeiswyr aildrefnu eu cyfweliad ar ôl ei ddewis, ticiwch y blwch hwn.
• Min Alteration Notice – Os ydych yn caniatáu i ymgeiswyr aildrefnu, nodwch y cyfnod amser cyn amser cyfweliad, ar ôl hynny ni fydd modd dewis yr amser cyfweliad hwnnw. Dylech nodi'r lleiafswm cyfnod mewn oriau. Er enghraifft, os oes amser cyfweliad ddydd Mawrth am 1pm a'ch bod yn nodi 24 awr yn y maes hwn, mae'n golygu na fydd ymgeiswyr yn gallu dewis yr amser hwnnw ar ôl 1pm ddydd Llun.
• Time Zone – Mae hyn wedi'i ragosod ar y system, felly nid oes angen i chi ei newid.
• Time Format - Dewiswch sut y bydd yr amseroedd cyfweliad yn cael eu dangos i ymgeiswyr. Gallwch ddewis fformatau 24 awr neu 12 awr. Y rhagosodiad fydd 24 awr os nad ydych yn dewis opsiwn.
• Feedback Form - bydd ffurflen adborth yn cael ei hanfon yn ddiofyn felly nid oes angen i chi newid unrhyw beth yn y maes hwn.
• Invitation Email - bydd gwahoddiad i gyfweliad yn cael ei anfon drwy e-bost yn ddiofyn felly nid oes angen i chi newid unrhyw beth yn y maes hwn.
• Confirmation Email - bydd e-bost yn cael ei anfon yn ddiofyn ynghylch trefnu cyfweliad felly nid oes angen i chi newid unrhyw beth yn y maes hwn.
• Include Candidate CV – gan nad ydym yn derbyn CV bydd y maes hwn yn cael ei wrth-wneud gan y system.

9. Cliciwch ar y botwm 'Create'.

Ar ôl i chi greu manylion y cyfweliadau, y cam nesaf yw nodi'r amseroedd cyfweliad y bydd ymgeiswyr yn gallu eu dewis.

Canllaw Cam wrth Gam

1. I ychwanegu amseroedd, cliciwch ar y botwm 'Add Slot'.
2. Date* - Dewiswch ddyddiad y cyfweliadau o'r calendr.
3. Slot Start Time* – Dewiswch yr amser y bydd y cyfweliad cyntaf yn dechrau (e.e. 09:00).
4. Slot Duration* – Nodwch hyd pob cyfweliad mewn munudau (e.e. 60) (byddant i gyd yr un hyd).
5. Multiple Slots – Os oes gennych fwy nag un amser cyfweliad, cliciwch ar 'Add Multiple Slot Spaces’.
6. Candidates per Slot* – Nodwch nifer yr ymgeiswyr a fydd yn cael eu cyfweld ar yr amser dechrau ac yn y lleoliad rydych wedi'i nodi. Os yw'n gyfweliad 1-i-1, nodwch 1. Os yw'n gyfweliad grŵp, nodwch nifer yr ymgeiswyr a fydd yn cael eu cyfweld mewn grŵp.
7. Number of Slots* – Nodwch nifer yr amseroedd dilyniannol. Er enghraifft, os gwnaethoch nodi 9:00 fel yr amser dechrau, hyd o 45 munud a bwlch o 15 munud rhwng cyfweliadau, a 3 yn y maes hwn, bydd yr amseroedd canlynol yn cael eu creu: 9:00 – 9:45; 10:00 – 10:45; 11:00 – 11:45.

      **Gair o gyngor: Os ydych yn cynnal diwrnod llawn o gyfweliadau, bydd angen i chi drefnu dwy rownd cyfweliadau. Y rownd gyntaf ar gyfer y cyfweliadau yn y bore a'r ail rownd ar gyfer y cyfweliadau yn y prynhawn.

8. Slot Spacing - Os hoffech gael bwlch ar ôl pob cyfweliad, nodwch amser mewn munudau. Os nad ydych am gael bwlch, gadewch y maes hwn yn wag.
9. Slot Location* – Lleoliad yr amser(oedd) penodol (e.e. Ystafell 22). Sylwch, bydd modd i ymgeiswyr weld hyn ar ôl iddynt drefnu amser. Os ydych eisoes wedi ychwanegu manylion y lleoliad pan wnaethoch chi greu'r cyfweliad, gallwch adael y maes hwn yn wag.
10. Interviewer(s) – Dewiswch y rhai yr hoffech iddynt dderbyn yr hysbysiadau calendr (y cyfwelwyr fel arfer). Gallwch gynnal chwiliad meddal yn y rhestr hon, felly os ydych yn cael trafferth dod o hyd i weinyddwr yn y rhestr, gallwch deipio ei enw ac yna ei ddewis. Os nad ydych yn gwybod pwy fydd y cyfwelwyr ar yr adeg hon, gallwch adael y maes hwn yn wag ac yna golygu'r amser yn nes ymlaen. Os nad yw'r person rydych yn chwilio amdano yn ymddangos ar y rhestr, yna mae angen i chi gysylltu â'ch Uwchddefnyddiwr neu un o Ymgynghorwyr y Tîm Recriwtio i'w ychwanegu fel defnyddiwr. Sylwch: Rhaid i'r defnyddiwr newydd fod yn un o weithwyr Cyngor Sir Caerfyrddin.
11. Send Calendar Update to Interviewer(s) – Ticiwch y blwch hwn os hoffech i'r bobl rydych yn eu nodi fel Cyfwelwyr dderbyn hysbysiad calendr cyn gynted ag y byddwch yn clicio ar 'Submit'. Os byddai'n well gennych anfon y gwahoddiad calendr yn ddiweddarach, peidiwch â thicio'r blwch hwn.
12. Ar ôl i chi nodi'r holl fanylion gorfodol, cliciwch ar 'Create Slot(s)'. Ar y tab 'Interview' fe welwch fanylion y cyfweliadau sydd wedi'u trefnu.

Ar ôl i chi lunio'ch amserlen gyfweld, gallwch hefyd drefnu anfon negeseuon atgoffa awtomataidd ynghylch cyfweliadau at yr ymgeiswyr.

Canllaw Cam wrth Gam

1. Yn y tab 'Cyfweliad', dewiswch y ddolen 'Go to detail’.
2. Byddwch yn gweld nifer o opsiynau ynghylch eich amserlen gyfweld. Dewiswch 'Candidate Reminders’.
3. Dewiswch 'Candidate Reminders’ a dewiswch y botwm 'Add'.
4. O'r ddewislen 'interview notification' sy'n ymddangos, dewiswch 'Interview – Reminder' o'r gwymplen templedi (mae hwn yn faes chwilio meddal felly gallwch ddechrau teipio a bydd yr opsiynau'n ymddangos). Sylwch: Gwnewch yn siŵr nad ydych yn dewis 'Event – Interview Reminder'.
5. Dewiswch faint o rybudd rydych am ei roi i ymgeiswyr (oriau neu ddyddiau), yna cliciwch ar 'Submit’. Bydd neges atgoffa awtomatig yn cael ei hanfon drwy e-bost at yr ymgeisydd.

Gan eich bod bellach wedi llunio eich amserlen gyfweld, gallwch wahodd ymgeiswyr i ddewis amser. Gallwch wneud hyn gyda'r holl ymgeiswyr gyda'i gilydd, neu gydag ymgeisydd unigol.
Sylwch: Mae'n rhaid eich bod wedi cwblhau llunio eich rhestr fer ac wedi penderfynu naill ai symud y cais ymlaen neu ei wrthod.

Cyfweliadau Hunanddewis

Canllaw Cam wrth Gam

1. O'ch dangosfwrdd, dewiswch y tab ‘Shortlisted – Waiting to inform Applicant’.
2. Rydym yn argymell eich bod yn hidlo'r canlyniadau naill ai yn ôl 'reject’ neu 'progress’.
3. O'r rhestr, cliciwch ar gais. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary' ar gyfer y cais.
4. Dewiswch 'Progress’.
5. Dylai statws yr ymgeisydd bellach ymddangos fel ‘Interview Rd 1 – Selected’
6. Cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Invite'.
   O'r maes 'Correspondence', dewiswch ‘Interview – Invite’. Rydym yn eich cynghori i BEIDIO â gwneud unrhyw newidiadau i 'Email Subject' nac 'Email Text'.
7. Os ydych am atodi unrhyw ddogfennau, dewiswch 'Add Local File' a lanlwythwch eich dogfen(nau).
8. Dewiswch 'Confirm’.
9. Bydd e-bost awtomataidd yn cael ei anfon at yr ymgeisydd yn gofyn iddo ddewis amser.

Sylwch: Os nad yw'ch ymgeisydd yn gallu dewis amser, gallwch ddewis amser ar ei ran.

Cyfweliadau wedi'u trefnu

Canllaw Cam wrth Gam

1. O'ch dangosfwrdd, dewiswch y tab ‘Shortlisted – Waiting to inform Applicant’.
2. Rydym yn argymell eich bod yn hidlo'r canlyniadau naill ai yn ôl 'reject’ neu 'progress’.
3. O'r rhestr, cliciwch ar gais. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary' ar gyfer y cais.
4. Dewiswch 'Progress’.
5. Dylai statws yr ymgeisydd bellach ymddangos fel ‘Interview Rd 1 – Selected’
6. Cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Invite'. Bydd hyn yn agor y templed 'Invite Email'.
7. O dan 'Interview Selection Method' – dewiswch 'Specific Interview’.
8. Dad-diciwch 'Send Email to Candidate'.
9. O dan 'Select Interview', dewiswch eich cyfweliad.
10. Cliciwch ar 'Confirm’. Byddwch yn dychwelyd i'r dudalen 'Application Summary'.
11. Dewiswch y botwm gwyrdd 'Schedule Slot'.
12. Yn y templed, dewiswch yr amser yr hoffech wahodd yr ymgeisydd iddo.
13. Ticiwch ‘Send Calendar Updates to Interivewer(s)'. Bydd hyn yn diweddaru eu hamserlen i ddangos enw'r unigolyn sydd wedi’i neilltuo i’r amser hwnnw.
14. O'r maes 'Correspondence', dewiswch ‘Interview – Confirmation’. Rydym yn eich cynghori i BEIDIO â gwneud unrhyw newidiadau i 'Email Subject' nac 'Email Text'.
15. Os ydych am atodi unrhyw ddogfennau, dewiswch 'Add Local File' a lanlwythwch eich dogfen(nau).
16. Dewiswch ‘Book Slot’.
17. Bydd e-bost awtomataidd yn cael ei anfon at yr ymgeisydd yn rhoi gwybod iddo am amser ei gyfweliad.

Cyfweliadau ad hoc

Canllaw Cam wrth Gam

1. O'ch dangosfwrdd, dewiswch y tab ‘Shortlisted – Waiting to inform Applicant’.
2. Rydym yn argymell eich bod yn hidlo'r canlyniadau naill ai yn ôl 'reject’ neu 'progress’.
3. O'r rhestr, cliciwch ar gais. Bydd hyn yn agor y dudalen 'Application Summary' ar gyfer y cais.
4. Dewiswch 'Progress’.
5. Dylai statws yr ymgeisydd bellach ymddangos fel ‘Interview Rd 1 – Selected’
6. Cliciwch ar y botwm llwyd ‘Invite (Ad-Hoc)’. Bydd hyn yn agor y templed 'Invite Email'.
7. Cwblhewch y templed 'Ad-Hoc Interview'.
8. Yn y maes 'Feedback Form', o'r gwymplen, dewiswch 'Interview Rd 1 Feedback Form’.
9. Ticiwch 'Send Calendar Update to Interviewer(s) and Send Email Confirmation to Candidate'. Os ydych yn cynnal y cyfweliad dros Teams, ticiwch ‘Add Virtual Interview Link’.
10. Dewiswch 'OK’.
11. Bydd hyn yn mynd â chi i'r maes templed 'Interview Confirmation (Ad-Hoc)', dewiswch 'Interview – Confirmation’. Rydym yn eich cynghori i BEIDIO â gwneud unrhyw newidiadau i 'Email Subject' nac 'Email Text'.
12. Os ydych am atodi unrhyw ddogfennau, dewiswch 'Add Local File' a lanlwythwch eich dogfen(nau).
13. Dewiswch ‘Send Correspondence’.
14. Bydd e-bost awtomataidd yn cael ei anfon at yr ymgeisydd yn rhoi gwybod iddo am amser ei gyfweliad.

Gallwch reoli eich cyfweliadau drwy'r dangosfwrdd 'Interview'.
Bydd y dangosfwrdd yn rhoi trosolwg i chi o'r canlynol:

• Interviews Scheduled
  Yr ymgeiswyr sydd wedi cael gwahoddiad i gyfweliad neu sydd wedi dewis amser cyfweliad.
• Invited to Interview – Awaiting scheduling by Applicant
  Manylion ymgeiswyr sydd wedi eu gwahodd i ddewis amser cyfweliad nad ydynt eto wedi gwneud hynny.
• Interview Calendar
  Golwg calendr o'ch amserlen gyfweld. Bydd diwrnodau lle mae cyfweliadau wedi'u trefnu yn cael eu hamlygu.

Yn y tab 'Interviews' ar gyfer eich swydd wag, mae camau eraill y gallwch eu cymryd:

Ychwanegu amseroedd cyfweliad ychwanegol

Canllaw Cam wrth Gam

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Yn eich amserlen gyfweld, cliciwch ar '+Add Slot'.
3. Cwblhewch yr amserlen gyfweld yn unol â'r canllawiau Creu Amserlen.
4. Cliciwch ar 'Create Slot(s)' a bydd eich amserlen gyfweld yn cael ei diweddaru.

Gwneud newidiadau i'r amserlen gyfweld

Mae diweddariadau calendr yn hysbysiadau y gallwch eu hanfon i gyfeiriad e-bost cyfwelydd. Ar ôl ei dderbyn, bydd yr hysbysiad yn diweddaru calendr y cyfwelydd.

Canllaw Cam wrth Gam

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Cliciwch ar 'Go to Detail’.
3. Dewiswch yr amseroedd cyfweliad yr hoffech wneud newidiadau iddynt neu cliciwch ar y blwch 'All Slots' yn y gornel dde.
4. Cliciwch ar 'Bulk Edit Slots’.
5. Gwnewch y newidiadau. Os ydych am roi gwybod i'ch panel cyfweld am y newidiadau, cliciwch ar ‘Send Calendar Update to Interviewer(s)'.
6. Cliciwch ar 'Submit'.

Rheoli presenoldeb eich panel cyfweld

Bydd y system yn cadw penderfyniadau eich gwahoddiadau iCal yn y system fel y gallwch weld pa gyfwelwyr sydd wedi derbyn y gwahoddiad, ei dderbyn yn amodol, neu ei wrthod. I weld y wybodaeth hon dewiswch y tab ical ac yna dewiswch y tab 'ical List'. Bydd ymatebion y cyfwelwyr yn cael eu dangos yn glir yn y tabl:

Canllaw Cam wrth Gam

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Cliciwch ar 'Go to Detail’.
3. Dewiswch y tab ‘ical'. Yna dewiswch y rhestr 'Ical'.

Rhannu amserlenni a ffurflenni cais ag aelodau'r panel

Canllaw Cam wrth Gam - Rhannu Amserlen

Gallwch ddefnyddio'r swyddogaeth hon i allforio manylion i daenlen.

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Yn yr amserlen gyfweld, dewiswch 'Go to Detail’.
3. I rannu eich amserlen, dewiswch 'Export Schedule' yn y bar offer uchaf.
4. Dewiswch pa ddiwrnodau cyfweld a'r fformat rydych am eu hallforio.
5. Cliciwch ar 'Export Schedule’.
6. Bydd hyn yn allforio'r wybodaeth i daenlen Excel y gallwch ei rhannu ag aelodau'r panel.

Canllaw Cam wrth Gam - Symud eich amserlen gyfweld

Mae hyn yn ddefnyddiol os oes angen i chi symud diwrnod y cyfweliadau – nid oes angen i chi greu amserlen newydd, gallwch ei chopïo i ddiwrnod newydd drwy wasgu'r botwm 'move day'.

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Yn yr amserlen gyfweld, dewiswch 'Go to Detail’.
3. I rannu eich amserlen, dewiswch 'Copy' yn y bar offer uchaf.
4. Dewiswch ’OK'.
5. Dewiswch y botwm glas ar gyfer 'Move Day' (os ydych am symud yr amserlen gyfweld gyfredol) neu 'Copy Day' (os ydych am gopïo'r amserlen gyfweld).
6. Gofynnir i chi ddewis diwrnod o'r calendr rydych am gopïo neu symud y cyfweliadau iddo.
7. Bydd eich calendr yn cael ei ddiweddaru.

Canllaw Cam wrth Gam - Argraffu/Rhannu Cyfweliad

Mae hyn yn ddefnyddiol os oes angen i chi symud diwrnod y cyfweliadau – nid oes angen i chi greu amserlen newydd, gallwch ei chopïo i ddiwrnod newydd drwy wasgu'r botwm 'move day'.

1. Agorwch eich swydd wag a dewiswch y tab ‘Interviews'.
2. Yn yr amserlen gyfweld, dewiswch 'Go to Detail’.
3. I argraffu amserlen gyfweld, dewiswch 'Print Interviews' neu ‘Print Applications’. Gallwch ei hargraffu yn ôl ymgeisydd neu gyfwelydd.
4. Dewiswch 'Print Itineraries' a bydd pdf yn cael ei greu.

Gan eich bod bellach yn gwybod sut i wneud y penderfyniad sgorio cyfweliad, y cam nesaf yw creu ac estyn y llythyr cynnig amodol i'r ymgeisydd a ffefrir.

I gael gwybod beth i'w wneud nesaf, edrychwch ar yr adran ‘Canlyniad cyfweliad a llythyrau cynnig’.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cofiwch y gallwch bob amser gysylltu â'ch Uwchddefnyddiwr Adrannol neu'r Tîm Recriwtio.