Canllawiau Safonau Ymddygiad (Gwerthoedd craidd diwygiedig) - Hydref 2024

12. Datrys pryderon ynghylch ymddygiad annerbyniol

12.1 Eich rôl mewn datrysiad anffurfiol os ydych yn profi ymddygiad annerbyniol:

Cewch eich annog i godi eich pryderon yn hytrach na goddef ymddygiad amhriodol yn y gwaith p'un a ydych wedi bod yn destun ymddygiad o'r fath neu'n dyst iddo. Gall pethau ond gwella os ydych yn ei gwneud yn glir i'r person sydd yn eich barn chi'n ymddwyn yn amhriodol fod ei ymddygiad yn annerbyniol, naill ai'n uniongyrchol i'r unigolyn neu gyda chefnogaeth eich rheolwr.

Dylid codi pryderon ar y cyfle cyntaf posibl a'u datrys yn anffurfiol, yn gyflym ac mewn modd sensitif gan yr holl bartïon dan sylw. Mae gan y dull hwn sawl mantais gan ei fod yn golygu bod modd datrys y mater yn gynnar ac yn effeithiol, lleihau embaras a'r perygl o dorri cyfrinachedd, a lleihau unrhyw amharu ar y gwaith. Y nod yw datrys pryderon a gwella perthnasoedd gweithio ar y cyfle cynharaf. Gweler Atodiad 3 a 4 i gael canllawiau ynghylch datrysiad anffurfiol.

Mae disgwyl i’r holl bartïon gymryd pryderon o ddifrif, cydnabod eu cyfraniad hwy eu hunain i’r sefyllfa a gweithio tuag at ddatrysiad cadarnhaol ac adeiladol. Bydd pryderon yn cael eu hystyried mewn modd diduedd a theg, ac yn cael eu datrys trwy gymryd camau unioni priodol yn brydlon.

Nid yw pobl bob amser yn ymwybodol bod rhai mathau o ymddygiad yn amhriodol ac yn ddigroeso, ac felly gall trafodaeth anffurfiol yn aml helpu i glirio'r aer a gwella dealltwriaeth fel bod yr ymddygiad yn dod i ben.

Os ydych yn credu eich bod yn profi ymddygiad annerbyniol yn y gwaith, cewch eich annog i drafod eich pryderon â'ch rheolwr cyn gynted â phosibl (neu reolwr uwch, os yw'n briodol).

Os nad ydych yn dymuno trafod eich pryderon â'ch rheolwr yn gyntaf yna cewch eich annog i siarad ag aelod o'r Tîm Partneru Busnes Adnoddau Dynol a fydd yn cynnig tawelwch meddwl a chyngor ac yn archwilio gyda chi'r gwahanol ffyrdd o ddatrys eich pryder yn anffurfiol. Er y bydd y drafodaeth gychwynnol hon yn cael ei thrin yn gwbl gyfrinachol, bydd y Partner Busnes Adnoddau Dynol yn esbonio wrthych yr amgylchiadau lle gallai'r pryder gael ei rannu â Rheolwr neu Bennaeth Gwasanaeth priodol e.e. lle gallech chi neu unigolyn arall fod mewn perygl a bod dyletswydd gofal yn berthnasol.

Gallwch chi hefyd ofyn am atgyfeiriad at y tîm Lechyd Galwedigaethoi i gael cymorth a chyngor cychwynnol ynglŷn ag iechyd a llesiant cyn cael atgyfeiriad ffurfiol trwy gyfrwng rheolwr. Os oes angen cwnsela neu ofal meddygol tymor hwy arnoch, dylech drafod hyn â'ch Meddyg Teulu.

Fel arall, efallai y byddwch am siarad â chynrychiolydd Undeb Llafur cydnabyddedig er mwyn cael cymorth cychwynnol cyn codi eich pryder yn anffurfiol gyda rheolwr, y Partner Busnes Adnoddau Dynol neu'r Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol. I gael gwybodaeth gyswllt, cyfeiriwch at Atodiad 5.

Mae unrhyw gyfarfodydd sy'n cael eu cynnal o dan y canllawiau ynghylch Safonau Ymddygiad yn anffurfiol ac fel y cyfryw nid oes hawl i ddod â rhywun gyda chi h.y. cynrychiolydd undeb llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr. Fodd bynnag, efallai mai hyn fyddai'r peth gorau er mwyn datrys y mater cyn gynted â phosibl a gellir ystyried hyn fesul achos.

12.2 Rôl y Rheolwr mewn datrysiad anffurfiol:

Lle rydych yn codi pryder yn ymwneud ag ymddygiad annerbyniol canfyddedig gyda'ch rheolwr, a'i bod yn amlwg eich bod wedi ceisio datrys y sefyllfa'n anffurfiol gyda'r unigolyn/unigolion dan sylw ond heb lwyddo yn hyn o beth, mae eich rheolwr yn gyfrifol am hwyluso trafodaeth anffurfiol â'r unigolion ar y cyfle cyntaf posibl.

Dylid cynnal y drafodaeth anffurfiol â'r unigolyn/unigolion o fewn 7 diwrnod calendr wedi i'r pryder ddod i law. Dylid strwythuro'r drafodaeth anffurfiol er mwyn galluogi'r ddau barti i esbonio effaith, amgylchiadau a chyd-destun yr ymddygiad honedig ac i gynllunio a chytuno ar ymddygiad priodol ar gyfer y dyfodol.

Efallai y bydd eich rheolwr yn dymuno gofyn am gyngor gan Bartner Busnes Adnoddau Dynol a/neu Ymgynghorydd Dysgu a Datblygu i gynllunio'r drafodaeth a pharatoi ar ei chyfer.

Yn ystod y cyfarfod, dylai eich rheolwr ofyn i chi ddisgrifio'r ymddygiad honedig, pam yr oedd yn cael ei weld fel ymddygiad amhriodol a'r effaith yr oedd yn ei chael arnoch chi. Bydd hyn yn galluogi'r holl bartïon i gydnabod bod eich teimladau yn real ac yn bwysig. Mae hyn yn agwedd hollbwysig ar y cyfarfod gan ei fod yn beth cyffredin i unigolion beidio â bod yn ymwybodol o effaith rhai mathau o ymddygiad ar bobl eraill.

Dylai eich rheolwr gydnabod eich ymateb ac yna cynnig cyfle i'r gweithiwr/gweithwyr yr honnir iddo/iddynt ymddwyn yn amhriodol ymateb.

Yn ddelfrydol, bydd rhannu ymddygiad canfyddedig y ddau barti gyda'ch rheolwr yn arwain at well dealltwriaeth ar y ddwy ochr o'r ymddygiad gwirioneddol a brofwyd a'r safonau ymddygiad sy'n ddisgwyliedig wrth symud ymlaen. Fel rhan o'r drafodaeth dylai'ch rheolwr gytuno â'r ddau barti ynglŷn â'r ymddygiad sy'n ddisgwyliedig wrth symud ymlaen a'r dyddiadau adolygu er mwyn monitro effeithiolrwydd y newidiadau. Disgwylir i'ch rheolwyr gadw cofnod o'r trafodaethau cychwynnol a'r rhai dilynol a'r canlyniadau y cytunwyd arnynt (nid oes angen i rywun fod yn bresennol yn y cyfarfodydd hyn i gymryd nodiadau). Gweler Atodiad 4 i gael arweiniad pellach ynghylch rheoli gwrthdaro rhwng unigolion.

Efallai y bydd yna achlysuron yn ystod y broses pryd y gallai un neu ddau o'r gweithwyr dan sylw roi gwybod eu bod yn sâl. Ble mae hyn yn digwydd, dylid ailgynnull cyfarfodydd yn ymwneud â'r materion cyn gynted ag sy'n rhesymol ymarferol. Os yw'r rheswm am yr absenoldeb yn gysylltiedig â'r materion a godwyd, yna mae'n bwysig parhau i geisio datrys y mater gan ddefnyddio'r canllawiau hyn a chyfeirio hefyd at y Polisi Absenoldeb Salwch; Polisi Absenoldeb Salwch. Os yw straen yn ffactor, gweler yr offeryn asesiad risq unigal ar gyfer straen; offeryn asesiad risg unigol ar gyfer straensesiad Straen. Gellir gofyn am gyngor gan yr Uned Iechyd Galwedigaethol hefyd.

Gallai fod yna achosion lle mai cyfryngu proffesiynol yw'r llwybr mwyaf priodol ac effeithiol o ailadeiladu'r berthynas. Nid yw cyfryngu yn ateb i bob problem fodd bynnag, ac felly dylid gofyn am gyngor gan y Tîm Partneru Busnes Adnoddau Dynol cyn trafod â'r partïon dan sylw, i asesu p'un ai dyma'r llwybr gweithredu priodol.

12.3 Eich rôl mewn datrysiad anffurfiol os mai'r canfyddiad yw eich bod yn gyfrifol am yr ymddygiad annerbyniol:

Os oes rhywun yn dod i siarad â chi ynglŷn â'ch ymddygiad canfyddedig, ni ddylid diystyru pryder y derbynnydd yn syth gan mai jôc yn unig oedd yr ymddygiad i fod, neu am eich bod yn meddwl fod yr unigolyn yn bod yn rhy sensitif.

Mae'n bwysig cofio fod gwahanol fathau o ymddygiad yn dderbyniol neu'n annerbyniol i wahanol bobl, ac mae gan bawb yr hawl i benderfynu sut y mae'r ymddygiad wedi effeithio arnynt a chael pobl eraill i barchu eu teimladau.

Gallai'r unigolyn sy'n gyfrifol am yr ymddygiad canfyddedig fod wedi tramgwyddo rhywun yn anfwriadol. Os mai dyna ddigwyddodd, efallai y bydd y derbynnydd yn fodlon gydag esboniad, ymddiheuriad a sicrwydd y byddant yn ofalus i beidio ag ymddwyn mewn modd y maent bellach yn gwybod y gallai beri tramgwydd yn y dyfodol.

Mewn amgylchiadau o'r fath bydd eich rheolwr sy'n hwyluso'r camau anffurfiol yn parhau i fonitro'r sefyllfa am gyfnod o amser y cytunwyd arno a chaiff yr unigolyn sy'n gyfrifol wybod am hyn.

Os oes gan yr unigolyn sy'n gyfrifol am yr ymddygiad canfyddedig unrhyw bryderon, dylai siarad â'i reolwr neu gysylltu â'r Tîm Partneru Busnes Adnoddau Dynol i gael cyngor.