Caffael
Diweddarwyd y dudalen: 05/02/2025
Rydym yn gwario dros £376 miliwn y flwyddyn ar nwyddau, gwaith, a gwasanaethau, a chaiff hyn effaith sylweddol ar ansawdd bywyd y gymuned. Mae'n hanfodol ein bod ni yn meithrin ymagwedd strategol at gaffael er mwyn sicrhau bod nwyddau, gwaith, a gwasanaethau yn cael eu caffael mor effeithlon ac effeithiol â phosibl.
Mae gennym ymagwedd ddatganoledig at bwrcasu, sy'n golygu bod gweithgareddau pwrcasu pob un o’n bum adran yn gyfrifoldeb uniongyrchol i ddeiliaid cyllideb unigol, sy'n gallu archebu a thendro am gontractau.
Rôl yr Uned yw sicrhau bod Swyddogion Arweiniol yr Adrannau yn cael y cymorth a'r arweiniad priodol i gaffael nwyddau, gwaith a gwasanaethau mewn modd proffesiynol. Mae'r holl weithgarwch caffael yn cydymffurfio â'r gweithdrefnau, rheolau a'r rheoliadau perthnasol i sicrhau ein bod ni’n cael y gwerth gorau am arian bob amser a gwneir hyn mewn modd agored a thryloyw nad yw'n gwahaniaethu.
I'ch atgoffa, mae'r broses y dylid ei dilyn wrth geisio dyfynbrisiau fel a ganlyn,
- Ar gyfer Pryniannau gwerth hyd at £10,000 mae ein gweithdrefn Contract yn ei gwneud yn ofynnol i Swyddogion 'fod yn fodlon bod y gwerth gorau am arian wedi'i sicrhau, a bod gofal rhesymol wedi'i gymryd i gael nwyddau, gwaith neu wasanaethau o ansawdd digonol am bris cystadleuol.'
- Ar gyfer Pryniannau rhwng £10,000 a £25,000 'dylid ceisio o leiaf 3 dyfynbris o ffynonellau cystadleuol a'u cadarnhau'n ysgrifenedig, drwy lythyr, ffacs neu e-bost.
- Mae Mynegiant o Ddiddordeb yn ofynnol i ofyn am unrhyw gymorth i gynnal ymarfer caffael sy'n fwy na £25,000
PWYSIG – Wrth amcangyfrif gwerth pryniannau, mae'n rhaid i swyddogion ystyried y gofynion tebyg, parhaus trwy gyfrifo cyfanswm eu gwerth dros amser, a elwir yn egwyddor cydgasglu.
Ar gyfer gofynion parhaus, dylai contractau fod yn seiliedig ar gyfnod o 48 mis wrth amcangyfrif cyfanswm y gwerth (gweler cymal 6.1.4 o'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau i gael rhagor o fanylion).
Strategaeth Gaffael
Mae Strategaeth Gaffael y Cyngor ar gyfer 2023-2028 yn cefnogi dyheadau Datganiad Gweledigaeth y Cabinet. Drwy ein Blaenoriaethau Strategol, ein nod yw cefnogi busnesau lleol a thwf economaidd, mynd i'r afael â thlodi a chyflawni ein haddewid i fod yn awdurdod lleol carbon sero net erbyn 2030.
Mae newidiadau cyfreithiol sylweddol i ddod gan fod Cydsyniad Brenhinol yn cael ei roi i Fil Caffael y DU ym mis Hydref 2023. Bydd y Ddeddf Caffael yn disodli'r rheolau caffael sydd ar hyn o bryd yn rheoleiddio'r ffordd caiff contractau cyhoeddus eu caffael. Yn sgil y Ddeddf newydd hon ceir system symlach, hyblyg a mwy tryloyw, fel y gellir canolbwyntio mwy ar werth cymdeithasol a helpu i leihau rhwystrau i fusnesau llai a mentrau cymdeithasol. Bydd y ddeddfwriaeth bresennol yn berthnasol hyd nes daw'r drefn newydd i rym, a rhagwelir y digwydd hynny ym mis Hydref 2024.
Mae ein strategaeth yn cefnogi'r diwygio hwn o ran caffael ac yn amlinellu sut y bydd gweithgareddau caffael y Cyngor yn parhau i gyfrannu at gyflawni amcanion y Cyngor dros y pum mlynedd nesaf.
Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau - Medi 2023
Mae'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau yn gosod rheolau clir o ran caffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith, fel bod modd inni gael y gwerth gorau am arian ac, ar yr un pryd, sicrhau system o fod yn agored a thryloyw ac o beidio â gwahaniaethu.
Mae Rheolau'r Weithdrefn Contractau wedi cael eu diweddaru er mwyn cymryd i ystyriaeth nifer o argymhellion Adroddiad Gorchwyl a Gorffen ar drefniadau a fframweithiau caffael o fewn Cyngor Sir Caerfyrddin.
Bydd adran Canllawiau Caffael newydd yn cael ei hychwanegu at y fewnrwyd yn fuan i'ch helpu i ddeall y rheolau a'r gweithdrefnau sydd yn rhaid eu dilyn wrth brynu nwyddau, gwasanaethau a Gwaith.
Dull Rheoli Categoriau
Ers 2017, mae ein swyddogion caffael wedi bod yn gweithio i leihau dyblygu a nodi’r meysydd lle y ceir cyfleoedd i gyflawni arbedion ariannol.
Mae gan y Tîm Caffael Reolwr Caffael ar gyfer Contractio a Chomisiynu sy'n arwain pob un o'r 3 maes gwariant yn y categorïau gwahanol a Rheolwr Caffael ar gyfer Polisi a Chydymffurfiaeth (gweler y rhestr categorïau isod):
Rheolwr Caffael: Polisi a Chydymffurfiaeth – Clare Jones
Rheolwr Caffael: Contractio a Chomisiynu - Gemma Clutterbuck
Gofal Cymdeithasol a Thrafnidiaeth – Jennifer Maughan
Adeiladu, Gwastraff a Chynnal a Chadw Adeiladau a Priffyrdd a Pharciau – Matthew Hughes
Gwasanaethau Corfforaethol, Gwasanaethau Proffesiynol a Rheoli Cyfleusterau – Stephanie Howells
TGCH - Gemma Clutterbuck
Bydd y dull hwn yn rhoi’r sgiliau, y capasiti a’r gwytnwch i’r Cyngor ymateb i’r cynnydd o ran maint a chymhlethdod y gweithgarwch caffael gweithredol.
Adrodd Eithriadau
Mae angen i swyddogion sy'n gwneud cais am gymeradwyaeth ar gyfer Eithriadau a Hepgoriadau i'r Gofynion o ran Cystadlu o dan y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau, (cymal 12) lenwi ffurflen ar-lein gan ddefnyddio'r Ffurflen ar gyfer Adroddiad ar Eithriadau Caffael ar y system.
Ar ôl ei llenwi bydd y ffurflen yn cael ei hanfon at Swyddog Adran 151 a'r Swyddog Monitro i'w hystyried.
Rydym wedi creu dogfen ganllaw i helpu i gwblhau cais am eithriad.
Polisi Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi
Nod y polisi hwn yw esbonio’n glir y cyd-destun ar arferion masnachu a chyflogi moesegol ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin o fewn ein sefydliad ein hunain a’n cadwyn gyflenwi. Rydym wedi ymrwymo i sicrhau safon arfer uchel er mwyn dileu gweithredoedd caethwasiaeth fodern a masnachu pobl o fewn ein busnes a’n cadwyn gyflenwi aml-haen.
Ysgrifennwyd y Polisi hwn gan yr Uned Caffael Corfforaethol a chaiff ei wreiddio ar hyd a lled y Cyngor.