Rheoli Cofnodion

Cyfeirnodau ffeiliau

Mae’n ofynnol yn ôl y system Rheoli Ffeiliau fod cyfeirnod yn cael ei ddarparu ar gyfer ffeiliau sy’n cael eu trosglwyddo i’r system.

Mynegeio

Dim ond drwy gyfeirnod yr adran sy’n berchen arnynt y caiff eitemau eu hadnabod yn yr URhC. Cyfrifoldeb y perchen adran yw mynegeio.

Ffeiliau Estyn

Dylid agor y rhain ar ôl i 100 eitem yn fras gael eu ffeilio mewn un siaced, neu pan fydd y ffeil oddeutu 2.5cm o drwch. Dylid defnyddio toriad priodol yn y trafodion pan fydd hynny’n bosibl. Dylai ffeiliau parhau gael eu labelu’n glir â manylion y ffeil a’r rhif rhan.

Cau ffeil pwnc

Ni ddylai ffeiliau gael eu dyddodi yn yr URhC nes byddant wedi bod yn anweithredol am flwyddyn./p>

Nid yw ffeil wreiddiol yn cael ei chau pan gaiff estyniad ei agor, ond os yw’n cwmpasu sawl blwyddyn ac estyniad, gellir gofyn am ganiatâd i drosglwyddo ffeiliau cynharach i’r Swyddfa Gofnodion.

Cau llinell pwnc

Dylid tynnu’r canlynol o ffeiliau:

• ffurflenni gwag
• copïau dyblyg o ddogfennau; mae un copi yn ddigon
• drafftiau o ddogfennau; cadwch y fersiwn derfynol yn unig oni bai nad oes fersiwn derfyno
• copïau er hwylustod o gyhoeddiadau, adroddiadau, negeseuon e-bost etc nad ydynt wedi tarddu o’ch swyddfa chi na’r swyddfa gofnodi
• deunyddiau nad oes gwerth iddynt o ran gwybodaeth, megis amlenni, negeseuon ffôn a nodiadau annarllenadwy

Caiff cofnodion eu dal gan yr URhC ar ran perchen adrannau dim ond am y cyfnod o amser a bennir yn ein canllawiau cadw. Os nad yw cofnodion sydd i’w trosglwyddo i’r URhC wedi’u cynnwys yn y Canllawiau Cadw, rhaid llofnodi rhestrau cyfnodau cadw er mwyn i’r cofnodion gael eu trosglwyddo.

• Ni ddylai eitemau sydd i gael eu dinistrio o fewn deuddeg mis gael eu trosglwyddo fel arfer, ac eithrio am resymau diogelwch.
• Mae’r URhC yn cyflenwi bocsys a rhaid defnyddio’r rhain. Codir £1.10 y bocs. Ni dderbynnir unrhyw focsys eraill.
• Paciwch gofnodion sydd â chyfnodau cadw a/neu ddyddiadau cynhwysol tra gwahanol i’w gilydd mewn bocsys ar wahân.
• Dylai bocsys bwyso dim mwy nag 8kg, a dylent fod yn hanner llawn o leiaf.
• Rhaid darparu rhestr drosglwyddo gyda phob bocs.
• Dylai batshys gynnwys dim mwy nag 20 bocs.

Dylech baratoi a chyflwyno Ffurflen Cais Storio (.doc). Cyn gynted ag y bydd yr URhC wedi derbyn a phrosesu eich cais, cysylltir â chi i ddweud pryd y gellir danfon y llwyth.

Caiff pob llwyth ei archwilio’n fanwl i sicrhau eich bod wedi cadw at y pwyntiau uchod. Os na fydd eich llwyth yn bodloni’r gofynion uchod, efallai y caiff ei ddychwelyd ichi.

Dylech baratoi a chyflwyno Ffurflen Cais Storio (.doc).
Rhaid i’r ffurflenni fod yn glir i’w darllen ac mae angen y wybodaeth ganlynol:

• Pennawd batsh: enw, estyniad, is-adran etc.
• Rhif tudalen: e.e. tudalen Rhif 1 o 10
• Cyfeirnod:  RHAID RHOI HWN. Cyfeirnod yr Adran yw hwn ac mae cofnodion yn cael eu hadnabod yn y lle cyntaf yn ôl y rhif hwn – dim mwy nag ugain nod, yn cynnwys bylchau etc.
• Disgrifiad: teitl y ffeil etc. – dim mwy nag wyth deg nod.
• Dyddiad cyntaf: dyddiad y dechreuodd y cofnodion yn ôl y mis a’r flwyddyn 09 05 = Medi 2005.
• Dyddiad olaf: dyddiad y daw’r cofnodion i ben yn ôl y mis a’r flwyddyn
• Gweithredu:
  • P - ddogfen i’w chadw’n barhaol (trosglwyddo i’r Archifau ymhen 30 mlynedd)
  • D - dinistrio
  • R - adolygu
   
• Dyddiad perthnasol: RHAID EI ROI – y dyddiad, yn ôl mis a blwyddyn, y mae’r Gweithredu i’w gyflawni arno. Cyfeiriwch at y Canllawiau Cadw i gael y cyfnodau cadw.
• Rhif bocs: at ddefnydd yr URhC
• Lleoliad: at ddefnydd yr URhC
• Rhaid i bob rhestr drosglwyddo gael ei llofnodi a’i dyddio gan y swyddog cyfrifol.

Ar ôl i’r holl gofnodion gael eu prosesu yn yr URhC, caiff y rhestr drosglwyddo ei chadw gan yr URhC ac anfonir allbrint o’r cofnodion at yr adran fel math o dderbynneb am y cofnodion a dderbyniwyd.

Dim ond staff sydd wedi’u rhestru ar y Rhestr Awdurdodi Mynediad sy’n cael adalw cofnodion o’r URhC. Mae’r ffurflen yn cynnwys enw, teitl a llofnod pob gweithiwr mewn swyddfa sydd wedi’i awdurdodi i gyrchu at gofnodion ei adran.

Rhaid i geisiadau am ffeiliau fod am ffeil gyfan, nid papurau unigol. Gallwch ofyn am focs neu ffeil drwy e-bost neu dros y ffôn ar 01267 224183/224181.

Byddwn yn ymdrechu i adalw eitemau y gofynnir amdanynt cyn 12:00pm erbyn diwedd y diwrnod gwaith hwnnw ac eitemau y gofynnir amdanynt ar ôl 12:00 yn ystod y bore canlynol. Fodd bynnag, os yw’ch cais am nifer o eitemau gallai gymryd mwy o amser i’w hadalw. Hysbysir chi drwy e-bost pan fydd eich eitem yn barod i’w chasglu.

Pan fyddwch yn casglu’ch eitemau bydd gofyn ichi lofnodi derbynneb sy’n gweithredu fel cydnabyddiaeth eich bod wedi cael yr eitem.

Lle caiff ffeiliau neu focsys eu hanfon drwy’r post mewnol, anfonir derbynneb gyda nhw a dylech ei llofnodi a’i dychwelyd ar unwaith i’r URhC neu gallwch anfon ebost at yr URhC yn cadarnhau eich bod wedi’u derbyn.

Pe baech yn pasio ffeil ymlaen i swyddog arall, rhaid ichi roi gwybod i’r URhC fel bod modd cofnodi symudiadau’r ffeil.

Cyfrinachedd

Dim ond i aelodau’r gwasanaeth y maent wedi tarddu ohono y caiff ffeiliau eu darparu, neu ar awdurdod un ai Cyfarwyddwr y gwasanaeth hwnnw neu’r Pennaeth Gwasanaeth.

Mae pob cofnod yn cael ei ystyried yn gyfrinachol ond sylweddolir bod angen trin rhai eitemau mewn modd arbennig. Bydd y rhain yn cael eu nodi a dim ond ar awdurdod ysgrifenedig y swyddog a nodir ar y slip cyfrinachedd, sef Cyfarwyddwr neu Bennaeth Gwasanaeth y perchen adran, y cânt eu darparu.

Negeseuon Atgoffa

Caiff negeseuon e-bost atgoffa yn gofyn am ddychwelyd ffeiliau a ryddhawyd chwe mis yn gynharach eu cynhyrchu a’u cyfeirio’n bersonol at y swyddog a ofynnodd amdanynt.

Mae gan bob benthyciwr gyfeirnod unigryw. Er nad oes disgwyl i fenthycwyr ddefnyddio’r rhif hwn, dylai adrannau sicrhau bod staff yr URhC yn gwybod pwy sy’n defnyddio pa gyfeirnod i osgoi dryswch rhwng swyddogion sydd ag enwau tebyg.

Gellir darparu negeseuon atgoffa yn enw’r union ddefnyddiwr yn hytrach nag yn enw’r swyddog a wnaeth y cais os hysbysir staff yr URhC o hynny pan gaiff y cais ei wneud.

Rhaid i ffeiliau a ffurflenni dychwelyd gael eu dychwelyd mewn amlenni i atal papurau rhag dod yn rhydd a mynd ar goll ac i sicrhau cyfrinachedd.

Bydd y data defnyddio a gynhyrchir o’r rhaglen atgoffa yn cael ei ddefnyddio i helpu adrannau i benderfynu ar ddyddiad gwaredu cofnodion yn yr URhC.

Rhaid i’r ffurflen ddychwelyd gael ei llenwi gan y benthyciwr. Mae’r rhan fwyaf o’r manylion wedi cael eu hargraffu ymlaen llaw, ar wahân i’r dyddiad dychwelyd a gwblheir i ofyn am estyniad at y cyfnod benthyca.

Gweithredoedd

Mae gweithredoedd yn gofnodion parhaol hanfodol ac mae’n bwysig nid yn unig eu bod yn cael eu cadw’n ddiogel, ond fod modd eu darparu’n gyflym pan fydd angen.

Rolau a chyfrifoldebau

• Gweinyddiaeth a’r Gyfraith:  Mae ffeiliau gohebiaeth yn cynnwys copi o’r rhestr gweithredoedd.
• Yr URhC: Caiff gweithredoedd eu storio yn yr ystafelloedd diogel a dyrennir rhifau iddynt yn eu trefn.
• Eiddo Corfforaethol: Mae’n cynnal tirlyfr a chynlluniau. Mae’r wybodaeth yn cynnwys cyfeirnod grid, rhif teitl a manylion y rhestr gweithredoedd.

Caiff gweithredoedd eu rhoi mewn paced gweithredoedd a’u trosglwyddo cyn gynted â phosibl ynghyd â thri chopi o’r rhestr ar y proforma a ddyfeisiwyd gan yr URhC.

1. caiff un copi o’r rhestr ei lofnodi i gydnabod derbyn yn yr URhC a’i ddychwelyd i’w ffeilio.
2. rhaid darparu rhestr gyda dogfennau ychwanegol.
3. gweithredoedd sydd wedi’u canslo. Rhaid dychwelyd pacedi gweithredoedd gwag i’r URhC gyda nodyn yn dweud sut y gweithredwyd.
4. caiff ffeiliau trosglwyddo teitl eu trosglwyddo, ynghyd â rhestr drosglwyddo, a byddir yn ymdrin â nhw yn y ffordd arferol.

Ffeiliau Cleientiaid y Gwasanaethau Oedolion a Phlant

Pan gaiff achos ei gau dylai’r Rheolwr Tîm gwblhau’r Cofnod Cau Ffeil Cleient sydd ynghlwm a dylid ei roi yn y ffeil. Rheolwyr Tîm fydd yn gyfrifol am gategoreiddio’r ffeiliau a rhaid iddynt lofnodi’r ffurflen pan fydd ffeiliau’n cael eu cau.

Dylai ffeiliau tebyg sydd i gael eu dinistrio yn yr un flwyddyn ariannol gael eu rhoi mewn bocs gyda’i gilydd. Os nad yw’r bocs yn llawn, gellir cynnwys ffeiliau tebyg o’r flwyddyn ddilynol, gan wthio’r dyddiad dinistrio ymlaen un flwyddyn ariannol arall.

Er enghraifft:

• Mae Bocs 1 yn cynnwys 4 ffeil Plentyn mewn Angen a gaewyd ym mlwyddyn ariannol 2002/03. Bydd y dyddiad dinistrio 10 mlynedd lawn yn ddiweddarach, dyddiedig Ebrill 2013
• Mae Bocs 2 yn cynnwys 3 ffeil Plentyn mewn Angen a gaewyd ym mlwyddyn ariannol 2003/04. Y dyddiad dinistrio fydd Ebrill 2014.
• Pan gaiff cynnwys bocsys 1 a 2 eu cyfuno, Ebrill 2014 fydd y dyddiad dinistrio ar gyfer yr holl ffeiliau hyn.

Rhaid i bob bocs archifo gynnwys rhestr yn dangos y canlynol:

• Categori’r ffeiliau (Colofn Cyfeirnod)
• Enwau’r plant (Colofn Disgrifiad)
• Dyddiadau Geni (Colofn Disgrifiad)
• Cyfeiriadau (Colofn Disgrifiad)
• Dyddiad Dinistrio’r ffeiliau (Colofn Dyddiad Adolygu)

Does dim rhaid rhifo’r bocsys, oherwydd bydd yr Uned Rheoli Cofnodion yn rhoi rhif penodol iddynt wrth eu hintegreiddio i’w system archifo.

Rhaid cofnodi lleoliad y ffeil a’r dyddiad dinistrio ar Care First. Bydd yr URhC yn rhoi derbynneb yn fuan yn dangos y rhifau bocsys sy’n berthnasol i’w gronfa ddata. Dylai’r rhif hwn hefyd gael ei fewnbynnu ar Care First.

Os caiff achos ei ailagor a bod y ffeil yn cael ei hadalw o’r URhC, mae’r dyddiad dinistrio’n mynd yn annilys a bydd dyddiad dinistrio newydd yn cael ei ddyrannu pan gaiff y ffeil ei chau yr ail waith.