Rheoli Cofnodion

Mae Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 yn ei gwneud yn ofynnol i Gynghorau greu a chynnal cynlluniau ar gyfer gofalu am eu cofnodion, eu cynnal a'u cadw a'u rheoli ac mae'r Côd Ymarfer yr Arglwydd Ganghellor a gyhoeddwyd o dan Adran 46 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn darparu arweiniad i awdurdodau cyhoeddus mewn perthynas â chadw, rheoli a dinistrio'u cofnodion, gan gynnwys yr angen i roi Polisi Rheoli Cofnodion ar waith.

Mae rhaglen rheoli cofnodion effeithiol yn caniatáu inni dracio cylchred oes pob cofnod. Mae’n golygu gwybod pryd y caiff cofnod ei greu, pa swyddogaeth y mae’n ei chyflawni, am ba mor hir y mae’r sefydliad a’i creodd yn ystyried y bydd yn ddefnyddiol a beth yw’r paramedrau o ran ei gadw. Mae hefyd yn caniatáu inni wybod o dan ba awdurdod cyfreithiol y gellir dinistrio cofnodion cyfreithiol yr awdurdod ac, os felly, pryd.

Mae llawer o fanteision i raglen effeithiol:

• Mae’n arbed lle mewn swyddfeydd a chyfarpar ffeilio cyfatebol, llai o storio anweithredol a llai o gostau cadw hirdymor;
• Mae’n helpu swyddogion i lunio polisi ar sail gwybodaeth;
• Mae’n sicrhau’r cofnodion hanesyddol llawnaf posibl am weithredu swyddogol cyfreithiol, gweinyddol ac ariannol;
• Mae’n gwarchod preifatrwydd a chyfrinachedd cofnodion priodol;
• Mae’n golygu bod ymchwilio drwy gofnodion a rheoli cofnodion i’r dyfodol yn fwy trefnus ac effeithlon;
• Mae’n diogelu cofnodion hanfodol rhag cael eu colli, eu difrodi neu’u dinistrio drwy esgeulustra neu argyfwng naturiol.