Gwaredu cofnodion

Y Weithdrefn Waredu

Cyn dinistrio cofnodion rhaid cymryd y camau canlynol:

• Cyfeiriwch at y Canllawiau Cadw sydd wedi’u cymeradwyo gan yr awdurdod a chadarnhewch bod y cyfnod cadw penodedig wedi pasio. Wrth fwrw cyfrif o’r dyddiad dinistrio, edrychwch ar y mis a’r flwyddyn olaf yn yr ystod dyddiadau. Os mai dim ond yn ôl blwyddyn y mae’r cofnodion wedi’u nodi, gwnewch yn siŵr a yw hynny’n cyfeirio at flwyddyn galendr neu flwyddyn ariannol.
• Gwnewch yn siŵr fod pob archwiliad, ymchwiliad neu achos cyfreitha wedi’i ddatrys neu’i gwblhau.
• Penderfynwch pa fath o waredu/dinistrio sy’n ofynnol a chofnodwch ddisgrifiad byr o’r cofnodion sydd i gael eu gwaredu a’r dyddiad gwaredu. Gellir gwaredu gwybodaeth nad yw’n gyfrinachol na phersonol drwy ailgylchu.

Dinistrio gwybodaeth bersonol neu gofnodion cyfrinachol

Mae’n hanfodol fod unrhyw gofnodion papur sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol neu gyfrinachol un ai’n cael eu rhwygo neu’u dinistrio drwy’r gwasanaeth gwastraff cyfrinachol a ddarperir gan Carmarthenshire Recycling.

Mae’n ofynnol yn ôl Deddf Diogelu Data 1998 fod mesurau priodol yn cael eu cymryd i ddiogelu yn erbyn defnydd heb awdurdod neu ddefnydd anghyfreithlon o wybodaeth bersonol, ac yn erbyn colli gwybodaeth o’r fath yn ddamweiniol. Mae’n ofyniad cyfreithiol felly fod cofnodion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu gwaredu’n ddiogel.

Caiff gwybodaeth neu ddata personol ei ddiffinio fel unrhyw wybodaeth y mae modd adnabod person byw ohoni, neu wybodaeth y gellid ei defnyddio gyda gwybodaeth arall rydyn ni’n ei dal, neu’n debygol o’i dal, i adnabod person.

Byddai hyn yn cynnwys enwau a chyfeiriadau, yn ogystal ag ystod eang o wybodaeth arall fel ffotograffau a chyfeirnodau, er enghraifft rhifau gweithwyr, rhifau yswiriant gwladol ac ati. Mae mynegi barn am berson ac unrhyw awgrym o fwriadau mewn perthynas â’r unigolyn hefyd yn cael eu cynnwys yn y diffiniad hwn.

Mae’r Ddeddf Diogelu Data yn diffinio gwybodaeth bersonol sensitif fel gwybodaeth ynglŷn â:

• Tharddiad hiliol neu ethnig
• Barn wleidyddol
• Cred grefyddol neu gredoau eraill debyg eu natur
• Aelodaeth o Undeb Llafur
• Iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol
• Bywyd rhywiol
• Troseddau (yn cynnwys troseddau honedig)
• Achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau

Mae gofyn bod yn arbennig o ofalus felly wrth waredu cofnodion sy’n cynnwys y math hwn o wybodaeth bersonol.

Dylai unrhyw gofnodion a gynhyrchir gan y Cyngor nad ydynt yn rhai cyhoeddus, sy’n cynnwys gwybodaeth am unigolion y mae modd eu hadnabod, gael eu trin yn gwbl gyfrinachol bob amser.

Wrth ddefnyddio’r gwasanaeth gwastraff cyfrinachol i waredu cofnodion personol neu gyfrinachol, dylid cymryd y camau canlynol bob amser:

1. Mae’n hanfodol fod sachau gwastraff cyfrinachol sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol neu gyfrinachol yn cael eu storio’n ddiogel nes iddynt gael eu casglu. Dylai hynny fod mewn ystafell dan glo lle mae un ar gael. Neu, gellir cael biniau y mae modd eu cloi gan gwmnïau sy’n darparu’r gwasanaeth hwn.
2. Ni ddylai sachau gwastraff cyfrinachol wedi’u llenwi gael eu storio o dan unrhyw amgylchiadau mewn mannau y mae modd i’r cyhoedd neu bobl heb awdurdod gael mynediad iddynt, er enghraifft, coridorau.
3. Dylid gofyn i Carmarthenshire Recycling gysylltu â swyddog cyfrifol yn fuan cyn iddynt gyrraedd ar y diwrnod casglu fel bod modd symud y sachau i fan casglu dynodedig. Rhaid i’r man casglu fod o fewn safle diogel na all y cyhoedd gael mynediad iddo.
4. Ar ôl i’r sachau gael eu casglu, dylid cael tystysgrif gan Carmarthenshire Recycling yn cofnodi eu derbyn.