Cyn i chi ddechrau

Ar ôl i chi gadarnhau'r angen i recriwtio i'r swydd wag, mae'n adeg dda i adolygu'r proffil swydd presennol. Mae proffil swydd cyfredol yn hanfodol ar gyfer pob swydd fel bod gweithwyr a'u rheolwyr yn deall yr hyn a ofynnir ganddynt. Mae hefyd yn adeg dda i chi sicrhau bod y proffil swydd ar y templed cywir.

Gellir gweld copïau o broffiliau swyddi isod.

Sut i ysgrifennu proffil swydd(pdf)
Templed Proffil Swydd(pdf)

Sylwer: Wrth ddiwygio proffil swydd, dylid cymryd gofal oherwydd gellir effeithio ar raddfeydd cyflog. Cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol os oes angen unrhyw gymorth arnoch.

Os ydych am wneud unrhyw newidiadau i'r proffil swydd, mae'n rhaid i chi gyflwyno eich proffil swydd diwygiedig i'r tîm Tâl a Buddion fel y gellir ei wirio a'i ailwerthuso os oes angen. Anfonwch eich proffil swydd diwygiedig at: jobevaluation@sirgar.gov.uk

Mae'n rhaid i bob proffil swydd fod yn gyflawn ac yn ddwyieithog cyn i'r swydd gael ei hysbysebu.

Wrth adolygu eich proffil swydd, dylech hefyd adolygu a chofnodi'r Asesiad Sgiliau Iaith Gymraeg ar gyfer y swydd (mae hyn yn ofynnol gan Safonau'r Gymraeg ac mae'n rhaid cadw copi fel rhan o'r broses recriwtio).

Ar ôl penderfynu bod angen recriwtio, efallai y bydd adegau pan fydd angen i chi greu swydd newydd ar eich strwythur. Bydd angen i chi wneud hyn y tu allan i broses recriwtio Oleeo, gan y bydd angen rhif swydd arnoch i greu'r swydd wag ar Oleeo.

I wneud hyn, mae'n rhaid i chi ofyn am ganiatâd drwy broses Penderfyniad Gweithredol y Swyddog a'r broses Creu Swydd Newydd ar-lein.

Templed Penderfyniad Gweithredol y Swyddog (word doc.)
Ffurflen Creu Swydd Newydd Ar-lein

Cyn i chi greu swydd wag, bydd angen i chi ystyried y wybodaeth allweddol ganlynol i lenwi'r ffurflen creu swydd wag ar Oleeo. 

Rhif y Swydd  
Dylai hon fod yn swydd o'ch strwythur presennol.  Os oes gennych nifer o swyddi gwag ar gyfer yr un swydd, gallwch gynnwys yr holl rifau swyddi perthnasol.  Os ydych yn ansicr ynghylch pa rif swydd yw'r un cywir i'w ddefnyddio, siaradwch â'ch Swyddog Cyllid neu'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Codau ariannol
I gadarnhau bod gennych gyllid ar gyfer y swydd(i), mae'n rhaid i chi ddarparu'r cod(au) ariannol perthnasol.  Os ydych yn ansicr ynghylch pa gôd ariannol yw'r un cywir i'w ddefnyddio, siaradwch â'ch Swyddog Cyllid. 

Cadarnhau Iechyd gan Iechyd Galwedigaethol
I'ch cynorthwyo i nodi a yw Arolygu Iechyd yn ofynnol ar gyfer y rôl, ewch i'r dudalen canllawiau i reolwyr ac yno fe welwch y daflen gweithgareddau gwaith i'w chwblhau. Yn ogystal â llenwi'r ffurflen hon, mae'n bosibl y bydd angen trafodaeth wedyn gyda'ch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch (iechydadiogelwch@sirgar.gov.uk) i sicrhau bod yr asesiadau risg perthnasol yn cael eu datblygu i'r gweithgareddau sy'n cael eu cynnal.

Côd Cost Iechyd Galwedigaethol 
Sicrhewch eich bod yn darparu'r côd cost 11 digid cywir - Cyfrif (4), Canolfan Gost (4), Gwasanaeth (3).  Ni fydd Iechyd Galwedigaethol yn trefnu cynnal unrhyw asesiadau hyd nes bod y côd cost cywir wedi'i ddarparu.  Bydd codau cost anghywir yn arafu cwblhau gwiriadau cyn cyflogi y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol. Nid yw'n ofynnol i Llesiant Delta ddarparu cost gan y bydd yn cael ei anfonebu ar wahân ar gyfer asesiadau Iechyd Galwedigaethol.

Oriau gwaith
Mae angen i chi nodi nifer yr oriau i'w gweithio ar gyfer y swydd ar yr hysbyseb swydd.  Os ydych yn defnyddio disgrifyddion nad ydynt yn cynnwys rhifau, mae'n rhaid i chi gofio ychwanegu'r cyfieithiad Cymraeg ar gyfer yr hysbyseb.

Risgiau o beidio â recriwtio
Gofynnir i chi nodi beth fyddai'r risgiau i'r gwasanaeth pe na baech yn recriwtio i'r swydd wag hon.

Y Math o Gontract
Mae'n bwysig eich bod yn nodi yn yr hysbyseb y math o gontract rydych yn ei gynnig i ymgeiswyr gan y bydd hyn yn ffurfio rhan o'u Telerau Cyflogi.  Os ydych yn ansicr ynghylch y math o gontract, cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Proffil swydd cyfredol
Mae'n rhaid i chi sicrhau eich bod yn atodi proffil swydd cyfredol i'ch swydd wag, gan mai hwn fydd ymgeiswyr yn ei weld pan fyddant yn gwneud cais am y swydd. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod eich proffil swydd ar y templed cywir.

Gofynion o ran y Gymraeg
Wrth adolygu eich proffil swydd, dylech hefyd adolygu a chofnodi'r Asesiad Sgiliau Iaith Gymraeg ar gyfer y swydd (mae hyn yn ofynnol gan Safonau'r Gymraeg ac mae'n rhaid cadw copi fel rhan o'r broses recriwtio).

Canllawiau ac Asesiad Sgiliau Iaith

Bydd pob hysbyseb yn cynnwys testun safonol ar ofynion y swydd o ran y Gymraeg.

Ystyriwch pa drefniadau y mae angen i chi eu rhoi ar waith i asesu sgiliau iaith fel rhan o'r broses ddethol. Bydd rhagor o ganllawiau ynghylch hyn ar gael gan y timau Polisi Corfforaethol a Rheoli Pobl.

Gofynion o ran y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
Os yw'r swydd yn gofyn am DBS, mae'n rhaid i chi nodi lefel y DBS sydd ei hangen.  Mae rhagor o ganllawiau ynghylch DBS ar gael isod.  Os ydych yn ansicr ynghylch lefel y DBS sydd ei hangen, cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Polisi DBS- LINK

Testun wedi'i gyfieithu
Bydd angen i chi sicrhau bod adrannau penodol o wybodaeth wedi'u cyfieithu yn barod ar gyfer creu'r hysbyseb. 

 Edrychwch ar yr eicon i weld pa adrannau i'w hystyried ar gyfer cyfieithu.

Mae system Oleeo yn rhaglen ar y we ac mae'n hygyrch o'r holl borwyr modern; nid oes angen i chi lawrlwytho unrhyw beth.

Mae angen i chi gysylltu â'r Tîm Recriwtio i ofyn iddynt greu cyfrif i chi, ac wedyn byddwch wedi'ch cofrestru ar system Oleeo. Ar ôl i gyfrif gael ei greu, byddwch yn cael e-bost a gynhyrchir gan y system yn rhoi gwybod i chi am eich manylion mewngofnodi. Gall gymryd hyd at 15 munud i'r e-bost gyrraedd. Hefyd, edrychwch ar eich negeseuon sbam. Os nad ydych wedi derbyn e-bost, cysylltwch â'r Tîm Recriwtio a fydd yn ailosod eich cyfrif ar eich rhan.

Eich enw defnyddiwr fydd eich cyfeiriad e-bost gwaith llawn.

Pan fyddwch yn mewngofnodi i'r system am y tro cyntaf, gofynnir i chi ailosod eich cyfrinair – bydd angen i'ch cyfrinair gynnwys o leiaf 12 nod.

Fel rhan o greu cyfrif ar gyfer defnyddwyr, bydd y Tîm Recriwtio hefyd yn penderfynu pa Broffil Defnyddiwr y byddwch yn ei gael. Bydd y proffil defnyddiwr yn pennu eich caniatâd o ran mynediad – yn y bôn, pa dudalennau y gallwch ac na allwch eu gweld ar y system.

Bydd gan y rhan fwyaf o ddefnyddwyr broffil Rheolwr Recriwtio, a fydd yn cyfyngu eich mynediad/nodweddion i'r swyddi gwag rydych yn eu creu, neu sy'n cael eu neilltuo i chi. Efallai y bydd proffil arall yn cael ei roi i rai defnyddwyr gan y gallent fod yn gymeradwywr e.e., Pennaeth Gwasanaeth, ond hefyd yn Rheolwr Recriwtio. Os oes gennych fwy nag un proffil, cofiwch sicrhau eich bod yn y proffil cywir ar gyfer y dasg yr hoffech ei chyflawni! Eglurir hyn yn fanylach yn yr adran Defnyddio'r System.

Pan fyddwch yn derbyn eich enw defnyddiwr, dylech hefyd dderbyn dolen i'r dudalen fewngofnodi.

I gyrchu'r dudalen fewngofnodi a mewngofnodi:

Mae'n syniad da nodi'r dudalen hon yn eich porwr, fel y gallwch chi ddychwelyd ati'n gyflym.

Rhowch eich enw defnyddiwr a'ch cyfrinair.

Nodwch:

• Mae manylion mewngofnodi yn gwahaniaethu rhwng priflythrennau a llythrennau bach.
• Os byddwch yn nodi'ch manylion mewngofnodi yn anghywir 5 gwaith yn olynol (e.e. cyfrinair anghywir neu briflythrennau/llythrennau bach anghywir), bydd eich cyfrif yn cael ei gloi.
• Os yw eich cyfrif wedi'i gloi, gallwch ddefnyddio'r ddolen Ailosod Cyfrinair yn y ddewislen ar y chwith i ailosod eich cyfrinair a chael cyfrinair dros dro newydd. Bydd hwn yn cael ei anfon drwy e-bost i'ch cyfrif e-bost enwebedig.

Dilysu Aml-ffactor

Bydd gofyn i chi ddilysu eich hun fel defnyddiwr bob 5 diwrnod neu bob tro y byddwch yn mewngofnodi i'r system gan ddefnyddio cyfeiriad IP gwahanol. Byddwch yn cael e-bost a fydd yn cynnwys eich côd dilysu.

Ar ôl i chi fewngofnodi, byddwch yn gweld eich dangosfwrdd.

Diben hysbyseb swydd yw caniatáu i recriwtiwr apelio at yr ymgeisydd gorau ar gyfer rôl benodol a denu'r ymgeisydd hwnnw i wneud cais. Wrth ei graidd, bydd hysbyseb dda yn paru'r ymgeisydd gorau â'r swydd orau. Caiff yr hysbyseb ei hysgrifennu mewn dull deniadol, ac mae'n cynnwys gwybodaeth nid yn unig am y swydd, ond hefyd am eich cwmni a'r buddion rydych yn eu cynnig.

Mae hysbysebion swyddi yn cael eu strwythuro mewn ffordd glir a llawn gwybodaeth. Dylai fod ganddynt deitl swydd clir bob amser sy'n caniatáu i ymgeiswyr ddeall yn syth y math o swydd sydd dan sylw. Fel arfer, mae'r cynllun yn cynnwys is-benawdau a rhestrau o bwyntiau bwled sy'n amlinellu'r canlynol:

• Teitl y Swydd
• Trosolwg o'r gwasanaeth
• Pwrpas y rôl
• Y dyletswyddau sy'n gysylltiedig â'r swydd
• Y sgiliau sy'n ofynnol
• Buddion

Os nad ydych yn siŵr beth i'w gynnwys yn yr hysbyseb, cysylltwch ag aelod o'r Tîm Recriwtio a all gynnig cyngor ac arweiniad i chi.

Templedi Hysbyseb

Efallai y bydd templed swydd wag, gan gynnwys yr hysbyseb swydd, eisoes wedi'i greu ar eich cyfer ar Oleeo.

Gallwch wirio hyn drwy fewngofnodi i system Oleeo, a phan fyddwch ar y dudalen 'Create', defnyddiwch y gwymplen yn 'Select template' i weld a oes templed wedi'i greu. Gallwch hefyd ddefnyddio'r offeryn chwilio meddal drwy deipio teitl y swydd yn y blwch testun.

Os oes templed, bydd yn codi'r holl wybodaeth yn y ffurflen 'Create Vacancy'. Bydd angen i chi wirio bod y manylion yn dal i fod yn gywir cyn cyflwyno'r hysbyseb i'w chymeradwyo.

Hysbysebion Newydd

Os nad oes templed wedi'i greu, y tro cyntaf bydd angen i chi baratoi'r hysbyseb rydych am iddi ymddangos ar y tudalennau swyddi. Rydym am gael cysondeb o ran cynnwys a chynllun hysbysebion swyddi, felly rydym wedi paratoi canllawiau ar gwblhau'r templed hysbyseb, ond gall rheolwyr recriwtio gynnwys eu gwybodaeth eu hunain yn y templed.

Templed Hysbyseb Oleeo

Pan fyddwch yn yr adran 'Advert Text' yn y ffurflen 'Create Vacancy' gallwch wirio geiriad eich hysbyseb am unrhyw ragfarn ar sail rhywedd.

Pan fyddwch yn hapus gyda chynnwys eich hysbyseb, mae'n rhaid i chi drefnu i'r hysbyseb gael ei chyfieithu. Wrth gynllunio eich amserlen recriwtio, cofiwch ganiatáu digon o amser i'ch hysbyseb gael ei chyfieithu.

Cais cyfieithu ar gyfer Cwsmeriaid Mewnol: Cyngor Sir Gâr

Gall system recriwtio Oleeo leihau hyd y broses fetio a chyfweld drwy helpu rheolwyr recriwtio i hidlo ymgeiswyr ymlaen llaw neu osod 'baner' wrth ymyl ymgeiswyr. Gellir llunio'r cwestiynau hyn i atal ymgeiswyr rhag cyflwyno eu cais os nad oes ganddynt ofynion hanfodol allweddol ar gyfer y swydd. Fel arall, gellir gosod baner wrth ymyl ymgeiswyr i'ch helpu i lunio'r rhestr fer.

"Cwestiynau Hidlo" Cyn Ymgeisio

Mae'r cwestiynau hidlo yn cyfeirio at fath o gwestiwn a ofynnir yn gynnar yn y broses ymgeisio fel rhan o broses hidlo 'galed' gychwynnol. Os yw'r ymgeisydd yn ateb unrhyw un o'r cwestiynau hyn yn 'anghywir' bydd yn cael ei atal rhag gwneud cais am y swydd.

E.e. Mae'r swydd wag ar gyfer Gyrrwr Cerbyd Sbwriel, lle mae meddu ar drwydded Cerbyd Nwyddau Trwm (HGV) yn hanfodol ar gyfer y rôl. Y cwestiwn 'hidlo cyn ymgeisio' fyddai:

“A oes gennych drwydded Cerbydau Nwyddau Trwm (HGV)?”

Os "oes" yw'r ateb gall yr ymgeisydd barhau i lenwi'r ffurflen gais. Os "nac oes" yw'r ateb bydd yr ymgeisydd yn cael gwybod nad yw'n gallu parhau â'r cais.

Mae'n rhaid i chi sicrhau bod eich cwestiynau hidlo yn briodol, yn berthnasol i'r swydd ac yn gyfreithlon. Os ydych yn ansicr ynghylch y math o gwestiwn hidlo i'w ofyn, cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Cwestiynau Baner Goch (Cwestiynau sy'n Benodol i'r Rôl)

Defnyddir cwestiynau baner goch fel hidlydd 'meddal'. Os yw'r ymgeisydd yn ateb unrhyw un o'r cwestiynau hyn yn 'anghywir', ni chaiff ei wrthod ond bydd yn cael statws 'New application - red flag'. Mae hyn yn ddefnyddiol os ydych yn derbyn nifer uchel o geisiadau gan fod modd i chi ddefnyddio'r ymatebion Baner Goch i'ch helpu i wneud penderfyniad ynghylch y rhestr fer.

E.e. Mae'r swydd wag ar gyfer Gofalwr Cartref, lle byddai profiad blaenorol o weithio mewn lleoliad gofal yn ddymunol ond nid yn hanfodol. Y cwestiwn Baner Goch fyddai:

"A oes gennych brofiad blaenorol o weithio mewn lleoliad iechyd neu ofal?"

Os "oes" yw'r ateb, bydd baner goch yn ymddangos yn erbyn cofnod yr ymgeisydd a gall y rheolwr recriwtio weld ar unwaith pwy sydd â phrofiad gwaith blaenorol.

Bydd eich cwestiynau Baner Goch yn ymddangos fel 'Cwestiynau sy’n Benodol i’r Rôl' ar y ffurflen gais.

Wrth adolygu'ch ceisiadau, byddwch yn gallu nodi ymateb yr ymgeisydd i'ch cwestiynau Baner Goch, a allai eich helpu i wneud penderfyniad ynghylch y rhestr fer.

Mae'n rhaid i chi sicrhau bod eich cwestiynau Baner Goch yn briodol, yn berthnasol i'r swydd ac yn anwahaniaethol. Os ydych yn ansicr ynghylch y math o gwestiwn baner goch i'w ofyn, cysylltwch â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

Mae llunio rhestr fer yn rhan hanfodol o ddewis yr ymgeisydd gorau ar gyfer eich rôl ac mae'n rhoi dull o edrych ar y ceisiadau a gawsoch i weld pa rai sy'n bodloni'r cymwyseddau neu'r meini prawf hanfodol ar gyfer y swydd ac a ddylai fynd ymlaen i gam nesaf y broses ddethol.

Gyda gofal ac ymdrech yn ystod y cam hwn, byddwch yn dod o hyd i'r ymgeiswyr o ansawdd uchel rydych eu heisiau ar gyfer y dewis terfynol. Dylai sgorio ac asesu yn ystod y cam llunio rhestr fer barhau i fod yn bwysig hyd at ddewis yr ymgeisydd llwyddiannus.

O fewn system recriwtio Oleeo, mae gennych dair ffurflen rhestr fer i ddewis o'u plith. Drwy benderfynu ar sut rydych am lunio'r rhestr fer, gallwch arbed amser drwy ddefnyddio system Oleeo i greu'r matrics rhestr fer i chi, y gellir ei gadw ar gyfer swyddi gwag yn y dyfodol. Bydd hefyd yn eich galluogi i addasu eich ffurflen gais i ofyn i ymgeiswyr ymateb i gwestiynau penodol a bydd yn ei gwneud yn haws llunio'r rhestr fer ar-lein.

Math o restr fer

Cwestiynau Seiliedig ar Gymwyseddau/Seiliedig ar Werth: Mae ein ffurflen gais safonol yn gofyn i ymgeiswyr ddarparu datganiad ategol sy'n dangos eu haddasrwydd ar gyfer y rôl yn erbyn y meini prawf hanfodol a dymunol fel y nodir yn y proffil swydd.

Os byddai'n well gennych i'ch ymgeiswyr ymateb i feini prawf penodol seiliedig ar gymwyseddau neu werth, yna yn yr adran 'Shortlisting' gallwch gynnwys y cwestiynau penodol yr hoffech iddynt eu cwblhau yn y ffurflen gais.

Bydd system Oleeo yn caniatáu i chi osod hyd at 10 cwestiwn sy'n seiliedig ar gymwyseddau:

Bydd y cwestiynau rydych yn eu nodi yma yn cael eu hailadrodd ar y ffurflen gais a byddant yn eich helpu i gwblhau'r matrics rhestr fer.

Cwestiynau Seiliedig ar Feini Prawf Hanfodol a Dymunol: Mae ein ffurflen gais safonol yn gofyn i ymgeiswyr ddarparu datganiad ategol sy'n dangos eu haddasrwydd ar gyfer y rôl yn erbyn y meini prawf hanfodol a dymunol fel y nodir yn y proffil swydd.

Os byddai'n well gennych lunio rhestr fer o ymgeiswyr yn erbyn y meini prawf hanfodol a/neu ddymunol penodol, yna yn yr adran 'Shortlisting' gallwch lenwi'r ffurflen rhestr fer seiliedig ar feini prawf. Gallwch asesu ymateb yr ymgeisydd yn ei ddatganiad ategol yn erbyn y meini prawf yn y proffil swydd.

Penderfyniad ynghylch y rhestr fer yn unig: Mewn achosion lle mae llawer o swyddi gwag sy'n anodd eu llenwi, pan allai gymryd llawer o amser i gwblhau'r ffurflen rhestr fer fwy manwl seiliedig ar gymwyseddau neu feini prawf, gall rheolwyr recriwtio gyflymu'r broses o wneud penderfyniad ynghylch y rhestr fer drwy gipio'r penderfyniad ynghylch y rhestr fer, gan roi rhesymau penodol pam nad oedd ymgeisydd wedi cyrraedd y rhestr fer o bosib.

Ar ôl i chi baratoi popeth, rydych yn barod i ddechrau'r broses recriwtio.

Wrth gynllunio eich amserlen recriwtio, yn enwedig wrth bennu dyddiadau cau, gwnewch yn siŵr eich bod yn caniatáu amser i'ch cais fynd drwy'r broses gymeradwyo.

I gael gwybod beth i'w wneud nesaf, edrychwch ar yr adran Dechrau arni.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cofiwch y gallwch bob amser gysylltu â'ch Uwchddefnyddiwr Adrannol neu'r Tîm Recriwtio.