Gwiriadau Cyn Cyflogi a Chyflogwyd - Rheolwr Recriwtio
Diweddarwyd y dudalen: 13/06/2024
CYNNNWYS
- Deall y gwahanol wiriadau cyn cyflogi
- Dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi
- Crynodeb Cais Ymgeisydd
- Cwblhau'r Gwiriadau Cyn Cyflogi – Cyfrifoldebau'r Ymgeisydd
- Cwblhau'r Gwiriadau Cyn Cyflogi – Cyfrifoldebau’r Rheolwr Recriwtio
- Hawl i Weithio
- Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
- Deddf Adsefydlu Troseddwyr
- Geirdaon
- Cadarnhau/Arolygu Iechyd gan Iechyd Galwedigaethol
- Cofrestriadau Proffesiynol
- Cymwysterau a Thystysgrifau
- Pob gwiriad wedi'i gwblhau, Ffurflen Dechrau neu Drosglwyddo
- Cytuno ar ddyddiad dechrau
Ar ôl i'r cynnig amodol gael ei roi i'r ymgeisydd, a'i fod wedi'i dderbyn, y cam nesaf yw cwblhau'r gwiriadau cyn cyflogi.
Mae sawl gwiriad cyn cyflogi y bydd angen eu cwblhau cyn i reolwyr recriwtio allu cytuno ar ddyddiad dechrau gyda'r ymgeisydd. Bydd nifer y gwiriadau cyn cyflogi yn amrywio yn ôl y math o swydd wag ac a yw'r ymgeisydd yn ymgeisydd mewnol neu allanol.
Mathau o Wiriadau Cyn Cyflogi:
- Hawl i Weithio (ymgeiswyr allanol yn unig)
- Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (ar gyfer pob swydd ddiogelu1)
- Deddf Adsefydlu Troseddwyr (ar gyfer pob swydd ddiogelu)
- Geirdaon (yn dibynnu ar y math o swydd)
- Arolygu neu Gadarnhau Iechyd gan Iechyd Galwedigaethol (yn dibynnu ar y math o swydd)
- Cofrestriadau proffesiynol, cymwysterau a thystysgrifau
Bydd nifer o randdeiliaid yn rhan o'r broses Gwirio Cyn Cyflogi. Isod mae trosolwg o'r broses a'r rolau a'r cyfrifoldebau ar gyfer sicrhau bod y gwiriad yn cael ei gwblhau.
1Rolau diogelu yw'r swyddi hynny sy'n cynnwys gweithio mewn “gweithgaredd a reoleiddir” neu gyda grŵp agored i niwed, gan gynnwys yr holl staff ysgolion. Os nad ydych yn siŵr a yw eich rôl yn rôl ddiogelu, cysylltwch â'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol.
| Gwiriad cyn cyflogi | Rheolwr Recriwtio | Tîm Recriwtio | Partner Busnes Adnoddau Dynol / Arall | Ymgeisydd |
|---|---|---|---|---|
| Hawl i Weithio |
Archwilio'r dogfennau gwreiddiol a'u copïo.. Lanlwytho dogfennau Hawl i Weithio/dogfennau adnabod perthnasol Cwblhau datganiad Dilysu Dogfennau Adnabod |
Gwirio bod y dogfennau Hawl i Weithio a ddarperir yn dderbyniol, diweddaru'r dangosfwrdd. Trosglwyddo unrhyw wybodaeth anawtomatig o'r dogfennau Hawl i Weithio a ddarperir i Resource Link*. *Dim ond manylion pasbort y DU a Gogledd Iwerddon fydd yn cael eu lanlwytho'n awtomatig. |
Cyflwyno'r dogfennau Hawl i Weithio i'w dilysu. (Gall hyn fod yn ystod y cyfweliad neu'r cam gwirio cyn cyflogi). |
|
| Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) | Cwblhau Datganiad y DBS os mai Canlyniad y DBS yw 'cwblhawyd'. Neu Os mai canlyniad y DBS yw 'heb ei gwblhau'. |
Cadarnhau'r dyddiad y mae'r DBS wedi'i wirio neu y gofynnwyd amdano. Diweddaru Canlyniad y DBS. |
Cynghori rheolwyr os oes datgeliadau wedi cael eu datgan ar y DBS Cwblhau Datganiad Ymgynghorydd Adnoddau Dynol yn cadarnhau'r cyngor a roddwyd. |
Rhaid llofnodi’r datganiad. Lanlwytho dogfennau ategol (os yw'n berthnasol) i'r Ganolfan Geisiadau. |
| Adsefydlu Troseddwyr/Euogfarnau Troseddol (Deddf Adsefydlu Troseddwyr) |
Os oes euogfarnau wedi'u datgan – cwblhau tudalen y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr. Cwrdd â'r ymgeisydd i drafod y datganiad. Cadarnhau'r penderfyniad recriwtio gyda'r Partner Busnes Adnoddau Dynol |
Cynghori rheolwyr os oes datgeliadau wedi cael eu datgan Cwblhau Datganiad y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr yn cadarnhau'r cyngor a roddwyd. |
Cwblhau Holiadur y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr yn y Ganolfan Geisiadau Cwblhau datgeliadau (os yw'n berthnasol) yn y Ganolfan Geisiadau |
|
| Geirdaon (wedi'u cynnwys yn y Ffurflen Cyn Cyflogi) |
Gwirio'r geirdaon sydd wedi dod i law a chadarnhau a ydynt yn foddhaol ai peidio. Gallu mynd ar drywydd geirdaon. Os nad ydynt, trafod hynny â'r Partner Busnes Adnoddau Dynol a chytuno ar y cam nesaf. |
Gwirio mai manylion y canolwyr a ddarperir yw'r canolwyr cywir i gysylltu â nhw. Gofyn am eirdaon drwy Oleeo Can chase references. |
Gallu mynd ar drywydd geirdaon Os nad yw'r geirdaon yn foddhaol, trafod hynny â'r rheolwr recriwtio i gytuno ar y camau nesaf. | Darparu manylion canolwyr drwy'r Ganolfan Geisiadau |
| Gwiriadau Iechyd Galwedigaethol (os yw'n berthnasol) | Ystyried unrhyw addasiadau a godir yng nghanlyniad y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol | Mae Iechyd Galwedigaethol yn diweddaru Oleeo o ran statws apwyntiadau a/neu ganlyniadau'r Ganolfan Iechyd Galwedigaethol | Cwblhau holiadur cadarnhau iechyd - Iechyd Galwedigaethol neu fynd i apwyntiad Sgrinio Iechyd - Iechyd Galwedigaethol | |
| Cymwysterau a Chofrestriadau Proffesiynol | Cymwysterau a Thystysgrifau: Cadarnhau ei fod wedi gwirio'r ddogfennaeth, neu nid yw'r ymgeisydd yn gallu darparu tystiolaeth, a'i fod yn fodlon bwrw ymlaen. | Lle bo'n berthnasol: Gwirio cofrestriadau statudol yn erbyn cronfeydd data perthnasol e.e. Cyngor y Gweithlu Addysg; Gofal Cymdeithasol Cymru. | Trafod unrhyw bryderon a godir yn ymwneud â chymwysterau, tystysgrifau neu gofrestriadau gyda'r Rheolwr Recriwtio. | Lanlwytho copïau o gymwysterau, tystysgrifau a/neu fanylion cofrestru statudol perthnasol. |
| Ffurflen Cyn Cyflogi | Lanlwytho llun adnabod i hysbysiad e-bost. | Gwirio geirdaon a ddarperir gan yr ymgeisydd |
Bydd y gyflogres yn sefydlu rhif gweithiwr ar Resource Link ac yn diweddaru Oleeo Gwirio cymhwysedd cyn-filwyr |
Mae'r ymgeisydd yn llenwi adrannau perthnasol y ffurflen |
| Ffurflen Dechrau/Ffurflen Cerdyn Adnabod a Ffurflen Sefydlu TG | Cwblhau Ffurflen Cerdyn Adnabod; ffurflen dechrau neu drosglwyddo a ffurflen sefydlu TG | Bydd y tîm recriwtio yn cynnal gwiriad diogelu ar gyfer ymgeiswyr perthnasol | Y Gyflogres i brosesu ffurflen dechrau neu ffurflen trosglwyddo |
Mae'r dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi wedi'i sefydlu i roi trosolwg i Reolwyr Recriwtio o'r gwiriadau cyn cyflogi sy'n ofynnol ar gyfer pob ymgeisydd, a'r cynnydd sydd wedi'i wneud mewn perthynas â phob gwiriad.
Pan fydd gwiriad wedi'i gwblhau'n foddhaol, bydd baner werdd yn ymddangos ar y dangosfwrdd. Bydd baner oren neu goch yn ymddangos wrth ymyl unrhyw wiriadau sydd angen eich sylw.
Bydd gwiriadau cyn cyflogi yn cael eu monitro gan yr hysbysiadau baner:
Baner Werdd: Cwblhawyd y gwiriad yn foddhaol
Baner Oren: Mae'r gwiriad yn aros am ymateb/angen gweithredu
Baner Goch: Mae'r gwiriad yn anfoddhaol
Bob tro y bydd gwiriad cyn cyflogi wedi'i gwblhau, bydd y statws ar y dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi yn cael ei ddiweddaru i ddangos y faner berthnasol.
Pan fydd pob baner yn wyrdd ar gyfer y gwiriad cyn cyflogi gofynnol, bydd y Tîm Recriwtio yn cwblhau gwiriad terfynol ac, ar gyfer ymgeiswyr mewnol, yn rhoi gwybod a oes unrhyw faneri diogelu wrth ymyl eu cofnod.
Bydd hyn yn sbarduno anfon yr hysbysiad ‘Pob gwiriad wedi'i gwblhau' at y Rheolwr Recriwtio a'r Ymgeisydd.
Dangosfyrddau Ychwanegol
Hefyd mae dangosfwrdd 'DBS Tracking – Applicants Awaiting DBS Certs' a fydd yn darparu gwybodaeth fanylach am statws DBS yr ymgeisydd. Sylwer: Mae proses ymgeisio y DBS yn digwydd y tu allan i Oleeo, ond bydd gwybodaeth allweddol yn cael ei diweddaru ar Oleeo i roi trosolwg i Reolwyr Recriwtio o sut mae cais y DBS yn mynd rhagddo.
Mae'r dangosfwrdd 'OHC Tracking' yn rhoi gwybodaeth fanylach am sut mae'r gwiriadau Iechyd Galwedigaethol yn mynd rhagddynt ac a oedd ymgeiswyr wedi mynd i apwyntiadau, a chanlyniad yr asesiad.
Mae'r dangosfwrdd 'ROAS Checker' yn rhoi gwybodaeth fanylach am unrhyw ymgeisydd sydd wedi gwneud datganiad ar y ffurflen Adsefydlu Troseddwyr.
Mae'r dangosfwrdd 'Reference Requested Tracker' yn rhoi gwybodaeth fanylach am y cynnydd sy'n cael ei wneud wrth fynd ar drywydd geirdaon.
Mae'r Crynodeb Cais Ymgeisydd (Candidate Application Summary) yn dudalen sy'n nodi'r holl wybodaeth am gais sydd wedi'i chyflwyno gan ymgeisydd drwy'r ffurflen gais ac fel rhan o'r broses gwirio cyn cyflogi. Gall recriwtwyr hefyd anfon gohebiaeth at yr ymgeisydd, yn ogystal â chyflawni swyddogaethau eraill sy'n gysylltiedig â chais yr ymgeisydd.
Gallwch agor unrhyw gais drwy glicio ar y rhes neu ddefnyddio'r 'whole filter table' neu deipio Rhif Adnabod Cais yn y Bar Offer Chwilio. Bydd hyn yn agor y dudalen Crynodeb Cais ar gyfer eich ymgeisydd. Bydd y gwiriadau cyn cyflogi y mae'n ofynnol i reolwyr recriwtio eu cynnal yn ymddangos yn y botymau llwyd wedi'u labelu. I agor y ffurflen gwirio cyn cyflogi berthnasol, cliciwch ar y botwm llwyd, a bydd y ffurflen y mae angen iddynt ei chwblhau yn agor.
Pan fydd yr holl faneri yn wyrdd ar gyfer y gwiriadau cyn cyflogi gofynnol, bydd hysbysiad 'Pob gwiriad wedi'i gwblhau' yn cael ei sbarduno gan y Tîm Recriwtio.
Cynllun yn y Crynodeb Cais
Tab Crynodeb – Mae hyn yn rhoi trosolwg o fanylion y cais ac yn dangos yr ohebiaeth a anfonwyd at yr ymgeisydd.
Tab Sylwadau - Mae hyn yn ddefnyddiol i unrhyw randdeiliad ychwanegu sylwadau ynghylch yr ymgeisydd ac mae pawb yn gallu eu gweld. Fodd bynnag, cofiwch sicrhau bod unrhyw sylwadau sy'n cael eu rhoi yn briodol.
Tab Ffurflenni – Bydd unrhyw ffurflen sydd wedi'i chyflwyno mewn perthynas â chais yr ymgeisydd yn cael ei storio yn y tab Ffurflenni, gan gynnwys gwybodaeth ynghylch pryd y cafodd y ffurflen ei chreu a chan bwy; a phryd y golygwyd y ffurflen ddiwethaf a chan bwy. Gallwch weld unrhyw ffurflen drwy glicio ar enw'r ffurflen.
Tab Hanes – Mae hyn yn darparu trywydd archwilio llawn o bopeth sydd wedi digwydd o ran y cais. Mae hyn hefyd yn ddefnyddiol i weld unrhyw hysbysiadau e-bost sydd wedi'u hanfon ynghylch y cais.
Ar ôl i'r ymgeisydd dderbyn y llythyr cynnig amodol, bydd ei statws yn y Ganolfan Geisiadau yn newid i 'Cais llwyddiannus’. Yn dibynnu ar y gwiriadau cyn cyflogi a ddewiswyd fel rhan o'r ffurflen Creu Swydd Wag, gofynnir i'r ymgeisydd ddechrau'r gwiriadau cyn cyflogi.
Ffurflen Cyn Cyflogi
Bydd angen i ymgeiswyr lenwi adrannau perthnasol y ffurflen Cyn Cyflogi:
- Cadarnhau'r manylion personol
- Lanlwytho llun adnabod
- Gwybodaeth am Fanylion Cyswllt mewn Argyfwng
- Manylion canolwyr
- Lanlwytho tystiolaeth ar gyfer y Cynllun Yswiriant Gwladol Cyn-filwyr (os yw'n berthnasol)
Ar ôl i'r ymgeisydd gwblhau'r ffurflen Cyn Cyflogi, anfonir yr hysbysiadau awtomatig canlynol:
- Hysbysiad i'r Gyflogres i wirio/sefydlu rhif gweithiwr newydd. Bydd Tîm y Gyflogres yn gyfrifol am ddiweddaru'r rhif gweithiwr yn Oleeo. Bydd y Rhif Gweithiwr yn ymddangos ar ddangosfyrddau cyn gynted â phosibl.
- Hysbysiad i'r Tîm Recriwtio i adolygu manylion canolwyr a gofyn am eirdaon
Hawl i Weithio (ymgeiswyr allanol yn unig)
Dylid annog ymgeiswyr allanol i ddod â'r ddogfennaeth Hawl i Weithio berthnasol gyda nhw pan fyddant yn dod i'r cyfweliad. Fodd bynnag, rydym yn sylweddoli nad yw hyn bob amser yn hawdd ac efallai y bydd angen i ymgeiswyr ddod â'u dogfennau i mewn ar ôl iddynt gael cynnig amodol am y swydd.
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
Gofynnir i'r ymgeisydd roi ei ganiatâd i'r Cyngor wirio ei dystysgrif datgeliad DBS gyfredol drwy'r Gwasanaeth Diweddaru a/neu ganiatâd i gopïo datgeliadau.
Os oes gan yr ymgeisydd DBS cyfredol neu Dystysgrif Ymddygiad Da, gall lanlwytho copi o'r ddogfennaeth.
Deddf Adsefydlu Troseddwyr
Gofynnir i'r ymgeisydd lenwi ffurflen Hunanddatganiad o ran y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr, lle gofynnir iddo roi gwybod a oes ganddo unrhyw euogfarnau, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol nad ydynt wedi'u ‘diogelu’.
Gofynnir iddo hefyd ddatgan unrhyw achosion llys sy'n aros am ddedfryd.
Geirdaon
Gofynnir i'r ymgeisydd ddarparu manylion canolwyr. Yn dibynnu ar y math o rôl, bydd yn rhaid i'r ymgeisydd ddarparu un neu fwy o ganolwyr.
Ar gyfer ymgeiswyr mewnol sy'n symud i swydd nad yw'n un ddiogelu, ni fydd angen iddynt ddarparu canolwr oherwydd tybir bod y rheolwr yn fodlon ar berfformiad ac ati ei weithiwr.
Os nad yw canolwyr yn cyflwyno’r geirda, gall y Tîm Recriwtio neu'r Rheolwr Recriwtio e-bostio'r ymgeisydd o fewn Oleeo yn gofyn iddo fynd ar drywydd y geirdaon.
I gael mwy o fanylion am eirdaon, cyfeiriwch at y Canllawiau Geirdaon ar y fewnrwyd.
Arolygu neu Gadarnhau Iechyd gan y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol
Cadarnhau Iechyd
Os yw'n ofynnol i'r ymgeisydd lenwi holiadur Cadarnhau Iechyd ar gyfer y swydd, bydd 'Llenwi holiadur iechyd galwedigaethol' yn ymddangos yn y Ganolfan Geisiadau.
Gofynnir i'r ymgeisydd gwblhau hunanddatganiad. Os yw'n ateb 'Na' i bob cwestiwn, yna nid oes angen cymryd camau pellach. Os yw'n ateb 'Ie' i un cwestiwn neu fwy, anfonir hysbysiad e-bost i'r Ganolfan Iechyd Galwedigaethol, gan ofyn iddynt gysylltu â'r ymgeisydd.
Arolygu Iechyd
Os yw'n ofynnol i'r ymgeisydd gael asesiad Arolygu Iechyd, bydd neges yn ymddangos yn y Ganolfan Geisiadau yn rhoi gwybod iddo y bydd yn cael ei wahodd i asesiad yn y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol.
Cofrestriadau proffesiynol, cymwysterau a thystysgrifau
Fel rhan o'r ffurflen creu swydd wag, yn unol â'r proffil swydd, gofynnir i reolwyr recriwtio nodi a ydynt yn mynnu bod ymgeiswyr yn darparu tystiolaeth o gofrestriadau proffesiynol, cymwysterau neu dystysgrifau.
Yn y Ganolfan Geisiadau, gofynnir i ymgeiswyr lanlwytho copïau o'u cymwysterau a'u tystysgrifau.
Os yw'n ofynnol i'r ymgeisydd wneud hynny, dylai roi gwybodaeth yn ymwneud â'i gofrestriad:
- Enw'r Corff Cofrestredig
- Rhif Cofrestru
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Dyddiad Geni
Cyn gynted ag y bydd yr ymgeisydd wedi cyflwyno ei ffurflenni gwirio cyn cyflogi, byddwch yn derbyn hysbysiadau e-bost yn gofyn i chi lenwi'r ffurflenni gwirio cyn cyflogi perthnasol ar Oleeo.
Os nad ydych yn siŵr pa ddogfennau Hawl i Weithio sy'n dderbyniol, cyfeiriwch at y dolenni Canllawiau Hawl i Weithio ar y fewnrwyd neu cysylltwch â'r Tîm Recriwtio.
Canllaw Cam wrth Gam – Ymgeisydd Mewnol
- O'r dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi, neu drwy ddefnyddio'r cyfleuster Chwilio, agorwch y dudalen Crynodeb Cais ar gyfer eich ymgeisydd.
- Dewiswch y ffurflen 'Right to work form (Recruiter)'
- Gofynnir i chi benderfynu a oes angen i chi gwblhau gwiriad Hawl i Weithio. Os yw eich ymgeisydd eisoes yn gweithio i Gyngor Sir Caerfyrddin, dewiswch 'Nac oes'.
- Cliciwch ar ‘Save and Continue’.
- Cwblhewch y Datganiad Recriwtiwr.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Canllaw Cam wrth Gam – Ymgeisydd Allanol
- O'r dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi, neu drwy ddefnyddio'r cyfleuster Chwilio, agorwch y dudalen
- Crynodeb Cais ar gyfer eich ymgeisydd.
- Dewiswch y ffurflen 'Right to work form (Recruiter)'
Gofynnir i chi benderfynu a oes angen i chi gwblhau gwiriad Hawl i Weithio. Os nad yw eich ymgeisydd yn cael ei gyflogi gan Gyngor Sir Caerfyrddin ar hyn o bryd, dewiswch 'Oes’. Cliciwch ar ‘Save and Continue’. - Sgroliwch i waelod y ffurflen. Gofynnir i chi nodi pa fath o wiriad Hawl i Weithio rydych yn ei gynnal.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
Opsiwn 1: Gwiriad Hawl i Weithio ar-lein gan y Swyddfa Gartref (Côd Rhannu)
- Defnyddiwch wasanaeth gwirio hawl i weithio ar-lein y Swyddfa Gartref 'Edrych ar fanylion hawl i weithio ymgeisydd swydd’. Dim ond os yw'r gwiriad ar-lein yn cadarnhau bod ganddo hawl i wneud y gwaith dan sylw y gellir cyflogi ymgeisydd.
- Sicrhewch eich bod yn fodlon mai llun o'r ymgeisydd yw unrhyw ffotograff ar y gwiriad hawl i weithio ar-lein.
- Yn y maes Côd Rhannu Hawl i Weithio, lanlwythwch gopi clir o'r ymateb a ddarparwyd gan y gwiriad hawl i weithio ar-lein.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
- Cwblhewch y Datganiad Recriwtiwr.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Opsiwn 2: Gwiriad Hawl i Weithio â llaw sy'n seiliedig ar ddogfennau
- Defnyddiwch ganllawiau'r Swyddfa Gartref i wirio bod yr ymgeisydd am y swydd yn cael gweithio i chi yn y DU cyn i chi ei gyflogi Gwirio hawl ymgeisydd am swydd i weithio, a gallwch ddefnyddio gwasanaeth ar-lein y Swyddfa Gartref Gwirio a yw dogfen yn caniatáu i rywun weithio yn y DU.
- Gofynnwch am ddogfennau gwreiddiol y person (Gallwch weld rhestrau o ddogfennau derbyniol ar y fewnrwyd neu drwy'r dolenni uchod)
- Gwiriwch y dogfennau ym mhresenoldeb y deiliad
- Gwnewch gopi clir o'r ddogfen lawn/dogfennau llawn.
- O'r rhestrau dogfennau adnabod, dewiswch y dogfennau rydych wedi'u gwirio.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
- Yn y maes 'Input Right to WorkID', lanlwythwch y copïau o'ch dogfennau adnabod ac, os yw'n berthnasol, cwblhewch fanylion pasbort.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
- Cwblhewch y Datganiad Recriwtiwr.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Bydd y Tîm Recriwtio yn adolygu'r dogfennau adnabod rydych wedi'u cyflwyno ac yn rhoi gwybod a yw'r dogfennau yn dderbyniol/annerbyniol.
Gofynnir i'r ymgeisydd roi ei ganiatâd i'r Cyngor wirio ei dystysgrif datgeliad DBS gyfredol drwy'r Gwasanaeth Diweddaru a/neu ganiatâd i gopïo datgeliadau.
Os oes gan yr ymgeisydd DBS cyfredol neu Dystysgrif Ymddygiad Da, gall lanlwytho copi o'r ddogfennaeth.
Bydd y Tîm Recriwtio yn gyfrifol am ddiweddaru'r dangosfwrdd DBS i benderfynu a oes angen DBS newydd ac, os felly, y dyddiadau y gofynnwyd am y DBS, y dyddiad dychwelyd ac a gafodd unrhyw ddatgeliadau eu cynnwys ar y dystysgrif.
Sylwer: Ni fydd y Tîm Recriwtio yn cyflwyno’r cais am DBS nes bod y gwiriadau Hawl i Weithio wedi'u cwblhau.
Byddwch yn derbyn e-bost yn awtomatig yn nodi pryd y dychwelwyd y DBS. Bydd angen cwrdd â'r ymgeisydd ac archwilio'r dystysgrif DBS. Rhaid i chi gwblhau'r dudalen DBS (Recriwtiwr) ar system Oleeo.
Os yw'r DBS wedi'i ddychwelyd gyda Datgeliadau, dylech siarad â'r ymgeisydd i gadarnhau natur y datgeliadau a gofyn am gyngor gan eich Partner Busnes Adnoddau Dynol ar sut i fwrw ymlaen â'r cynnig o gyflogaeth.
Canllaw Cam wrth Gam – Dim Datgeliadau (Baner werdd)
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm llwyd ‘DBS without Disclosures’.
- Cwblhewch y datganiad a'r meysydd mewnbwn pan ofynnir i chi wneud hynny.
- Nodwch y Cofnod o Benderfyniad Cyflogi.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Canllaw Cam wrth Gam – Gyda Datgeliadau (Baner Goch)
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm llwyd ‘DBS with Disclosures’.
- Cwblhewch y datganiad a'r meysydd mewnbwn pan ofynnir i chi wneud hynny.
- Nodwch y Cofnod o Benderfyniad Cyflogi.
- Nodwch enw'r Partner Busnes Adnoddau Dynol a roddodd gyngor i chi ar y datgeliad.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Y Rheolwr Recriwtio fydd yn gyfrifol am wneud y penderfyniad recriwtio terfynol.
Bydd y Partner Busnes Adnoddau Dynol yn gyfrifol am gofnodi'r cyngor a roddwyd i'r Rheolwr Recriwtio ar Oleeo. Ar y dangosfwrdd, o dan y golofn 'HRBP Advice (if app)' bydd baner Werdd neu Goch yn ymddangos.
Gofynnir i'r ymgeisydd lenwi ffurflen Hunanddatganiad o ran y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr, lle gofynnir iddo roi gwybod a oes ganddo unrhyw euogfarnau, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol nad ydynt wedi'u ‘diogelu’.
Gofynnir iddo hefyd ddatgan unrhyw achosion llys sy'n aros am ddedfryd.
Os nad oes gan yr ymgeisydd unrhyw ddatgeliadau nac achosion llys sy'n aros am ddedfryd, yna bydd y dangosfwrdd yn cael ei ddiweddaru, ac ni fydd angen cymryd unrhyw gamau pellach.
Os bydd yr ymgeisydd yn gwneud datgeliad, bydd e-bost a gynhyrchir gan y system yn cael ei anfon at y Rheolwr Recriwtio yn rhoi gwybod iddo am y camau nesaf y mae'n rhaid iddo eu cymryd.
Bydd angen cwrdd â'r ymgeisydd a thrafod y datgeliadau. Rhaid iddo gwblhau'r dudalen Deddf Adsefydlu Troseddwyr (Recriwtiwr) ar system Oleeo.
Canllaw Cam wrth Gam – Datgeliadau ar Ffurflen y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm llwyd 'Review Rehabilitation of Offenders Act'.
- Cwblhewch y datganiad a'r meysydd mewnbwn pan ofynnir i chi wneud hynny.
- Nodwch enw'r Partner Busnes Adnoddau Dynol a roddodd gyngor i chi ar y datgeliad.
- Nodwch y Cofnod o Benderfyniad Cyflogi.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Y Rheolwr Recriwtio fydd yn gyfrifol am wneud y penderfyniad recriwtio terfynol.
Bydd y Partner Busnes Adnoddau Dynol yn gyfrifol am gofnodi'r cyngor a roddwyd i'r Rheolwr Recriwtio ar Oleeo. Ar y dangosfwrdd, o dan y golofn 'HRBP Advice (if app)' bydd baner Werdd neu Goch yn ymddangos.
Dim ond ar ôl iddo dderbyn y llythyr cynnig amodol y byddwn yn ceisio gwybodaeth geirda gan yr ymgeisydd a ffefrir. Bydd angen i'r ymgeisydd ddarparu manylion eu canolwyr yn y Ffurflen Cyn Cyflogi.
Ar ôl i'r ymgeisydd gyflwyno manylion ei ganolwyr, bydd y Tîm Recriwtio yn gyfrifol am sbarduno'r ffurflen cais am eirda.
Mae hon yn broses awtomatig lle bydd y canolwr yn derbyn hysbysiad drwy e-bost sy'n cynnwys dolen i'r Ffurflen Geirda. Ar ôl i'r canolwr gyflwyno'r ffurflen, byddwch yn derbyn hysbysiad awtomatig drwy e-bost yn gofyn i chi wirio'r geirdaon.
Canllaw Cam wrth Gam
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y tab 'Forms'. Hidlwch drwy deipio 'References' i ddangos pa ffurflenni geirda sydd wedi'u dychwelyd.
- Cliciwch ar y ffurflen geirda rydych am ei hagor.
- Cliciwch ar y botwm llwyd 'Review References' i agor y ffurflen.
- O dan y 'Progress Tracker' ar yr ochr chwith, dewiswch y geirda yr ydych am ei ddilysu (naill ai Geirda 1 neu Eirda 2).
- Dewiswch 'Launch Another Form’.
- Dewiswch y ffurflen Ymateb Geirda gyfatebol (naill ai 1 neu 2) a chliciwch ar 'Select Form’. Sylwer: Rhestr chwilio meddal yw hon felly gallwch ddechrau teipio i leihau'r rhestr o ffurflenni. Bydd y Ffurflen Geirda yn agor ochr yn ochr â'r ffurflen Adolygu Geirdaon.
- Gwiriwch fod manylion y canolwr yn gywir a'ch bod yn fodlon ar yr ymateb geirda.
- Cwblhewch y datganiad yn y ffurflen Adolygu Geirdaon gan nodi a yw'r geirdaon yn 'Foddhaol' neu'n 'Anfoddhaol’.
- Llenwch y meysydd sy'n weddill ar y ffurflen.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
- I ddiweddaru'r dangosfwrdd, rhaid i chi ddewis 'Submit' o'r 'Progress Tracker' ar yr ochr chwith.
- Sgroliwch i waelod y dudalen a dewiswch 'Submit' a bydd hyn yn diweddaru'r wybodaeth ar y dangosfwrdd.
- Cymerwch y camau a nodir yn rhifau 1-13 eto i ddilysu'r ail eirda.
Sylwer: Efallai y bydd achosion lle mae'r Tîm Recriwtio wedi adolygu'r geirdaon ac wedi rhoi sylwadau i chi eu hystyried o bosib. Fodd bynnag, y Rheolwr Recriwtio sy'n gwneud y penderfyniad terfynol ynghylch a yw'r geirdaon yn foddhaol.
Mynd ar drywydd geirdaon
Canllaw Cam wrth Gam
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm llwyd ‘Review References’.
- O'r 'Progress Tracker' ar y chwith, dewiswch y dudalen 'Chasing References'.
- Cwblhewch y manylion ar gyfer y geirda rydych chi am fynd ar ei drywydd.
- Cliciwch ar 'Save and Continue’.
- Cliciwch ar 'Submit’.
- O'r tabiau llwyd, dewiswch 'Chase Reference 1' neu 'Chase Reference 2'. Bydd templed e-bost yn ymddangos. Gwnewch yn siŵr bod y botwm 'Anfon at' wedi'i dicio.
- Gallwch ychwanegu unrhyw atodiadau at yr e-bost drwy ddewis y botwm 'Add Local File' wrth ymyl Atodiadau.
- Dewiswch ‘Send Correspondence’.
- Cymerwch y camau a nodir yn rhifau 1-8 eto os ydych am fynd ar drywydd ail eirda.
Bydd Iechyd Galwedigaethol yn diweddaru'r 'Ffurflen Ardystio Iechyd Galwedigaethol' gan nodi canlyniad yr asesiad iechyd galwedigaethol. Bydd hyn yn diweddaru'r dangosfwrdd Gwiriadau Cyn Cyflogi drwy ddangos baner gyfatebol.
Os mai canlyniad yr asesiad yw: Ni chadarnhawyd, neu Ni chadarnhawyd - Cyfeiriwyd at Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol/Meddyg Iechyd Galwedigaethol, neu Heb Fynychu, bydd hyn yn ymddangos fel baner Goch. Os mai canlyniad yr asesiad yw: Cadarnhawyd ag Addasiadau neu Cadarnhawyd, bydd hyn yn ymddangos fel baner Werdd. Bydd gofyn i chi adolygu canlyniad ymgyngoriadau'r Ganolfan Iechyd Galwedigaethol ac, os oes angen, gwneud addasiadau yn unol â'r adroddiad a ddarparwyd gan y Ganolfan Iechyd Galwedigaethol.
Canllaw Cam wrth Gam – Baner Goch/Oren
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar ‘Ffurflen Ardystio Iechyd Galwedigaethol’.
- Adolygwch y wybodaeth a ddarparwyd.
- Os yw'n berthnasol, sgroliwch i waelod y ffurflen i agor yr Adroddiad Meddygol a lanlwythwyd gan y Partner Busnes Iechyd Galwedigaethol.
Dylech ofyn am gyngor gan eich Partner Busnes Iechyd Galwedigaethol neu'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol ynghylch y camau nesaf.
Fel rhan o'r ffurflen creu swydd wag, yn unol â'r proffil swydd, gofynnir i reolwyr recriwtio nodi a ydynt yn mynnu bod ymgeiswyr yn darparu tystiolaeth o gofrestriadau proffesiynol.
Os oes angen gwirio Cofrestriadau Proffesiynol (Gofal Cymdeithasol Cymru; Cyngor y Gweithlu Addysg, ac ati), bydd y Tîm Recriwtio yn gwirio'r manylion cofrestru gyda'r Corff Cofrestru ac yn diweddaru'r 'Cofrestriadau Proffesiynol' i gadarnhau bod manylion cofrestru'r ymgeisydd yn ddilys.
Bydd y dangosfwrdd yn cael ei ddiweddaru ar ôl cwblhau'r gwiriadau. Mae baner Werdd yn dangos bod y gwiriadau cofrestriadau proffesiynol yn foddhaol. Mae baner Goch yn dangos nad yw'r gwiriadau cofrestriadau proffesiynol yn foddhaol.
Os oes Baner Goch, yn y Crynodeb Cais, o dan Ffurflenni, gallwch adolygu ffurflen Dilysu Cofrestriadau Proffesiynol y Tîm Recriwtio i gael esboniad ynghylch pam nad yw'r gwiriad yn foddhaol.
Fel rhan o'r ffurflen creu swydd wag, yn unol â'r proffil swydd, gofynnir i reolwyr recriwtio nodi a ydynt yn mynnu bod ymgeiswyr yn darparu tystiolaeth o gymwysterau neu dystysgrifau.
Cyn gynted ag y bydd yr ymgeisydd yn cyflwyno'r ffurflen cyn cyflogi Cymwysterau a Thystysgrifau, anfonir e-bost yn awtomatig at y Rheolwr Recriwtio.
Canllaw Cam wrth Gam
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm llwyd ‘Recruiting Manager Quals & Certs Validation'.
- Dewiswch 'Launch Another Form’.
- Dewiswch neu deipiwch ‘Validate Prof. Regs & Quals & Certs' a dewiswch 'Select Form'. Bydd y manylion a gyflwynir gan yr ymgeisydd yn agor ochr yn ochr â ffurflen ddilysu.
- Gwiriwch y cymwysterau a'r tystysgrifau a lanlwythwyd gan yr ymgeisydd.
- Cwblhewch y Ffurflen Ddilysu i gadarnhau bod y dogfennau'n foddhaol/heb eu darparu.
- Cwblhewch y Penderfyniad Cyflogaeth Cymwysterau a Thystysgrifau i gadarnhau sut yr hoffech fwrw ymlaen â'r cynnig o gyflogaeth.
- Cliciwch ar 'Submit'
Pan fydd yr holl wiriadau cyn cyflogi wedi'u cwblhau, a'u hadolygu gan y Tîm Recriwtio, byddant yn sbarduno anfon yr hysbysiad 'Pob gwiriad wedi'i gwblhau' at y rheolwr recriwtio. Byddwch yn cael hysbysiad drwy e-bost i gwblhau'r gwiriad terfynol i fodloni'ch hun bod yr holl wiriadau cyn cyflogi yn foddhaol.
Ar yr un pryd, bydd yr ymgeisydd hefyd yn derbyn e-bost yn rhoi gwybod iddo y byddwch yn cysylltu ag ef i gytuno ar ddyddiad dechrau (neu roi sylw i unrhyw ymholiadau cyn cyflogi).
Bydd y dudalen Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd yn dangos y statws: Pob gwiriad wedi'i gwblhau
Pan fyddwch yn fodlon bod pob gwiriad cyn cyflogi wedi'i gwblhau, gallwch gysylltu â'r ymgeisydd i gytuno ar ddyddiad dechrau.
Yna bydd angen i chi lenwi'r ffurflenni terfynol yn y broses recriwtio:
Ffurflen Dechrau neu Drosglwyddo
Canllaw Cam wrth Gam
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm glas ‘Complete Commencement/Transfer Form’.
- Cadarnhewch statws cyflogaeth presennol yr ymgeisydd:
- Os yw eich dechreuwr newydd yn cael ei gyflogi gan Gyngor Sir Caerfyrddin ar hyn o bryd a'i fod yn trosglwyddo i swydd newydd, dewiswch 'Ie'. Bydd angen i chi lenwi Ffurflen Trosglwyddo.
- Os yw eich dechreuwr newydd yn cael ei gyflogi gan Gyngor Sir Caerfyrddin a bod hon yn swydd ychwanegol, dewiswch 'Na'. Bydd angen i chi lenwi Ffurflen Dechrau.
- Os nad yw eich dechreuwr newydd yn cael ei gyflogi gan Gyngor Sir Caerfyrddin ar hyn o bryd, dewiswch ‘Na’. Bydd angen i chi lenwi Ffurflen Dechrau.
- Gwiriwch y ffurflen gan gwblhau unrhyw feysydd gofynnol (os yw'n berthnasol)
Bydd y dudalen Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd yn dangos y statws: Gwybodaeth Sefydlu Gweithiwr
E-bost at y Tîm Cardiau Adnabod (os yw'n berthnasol)
Canllaw Cam wrth Gam
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y tab Ffurflenni.
- Ewch ati i hidlo/edrych am: Ffurflen Cyn Cyflogi (Ymgeisydd)
- Agorwch y ffurflen a sgroliwch i lawr i ‘Identification’.
- Cliciwch ar y ddogfen a lanlwythwyd gan yr ymgeisydd. Cadwch y ddogfen yn eich cyfeiriadur.
- Cliciwch ar y botwm ‘Email to ID Card Team’.
Bydd templed e-bost generig yn ymddangos. Ar waelod y templed, wrth ymyl 'Attachments', cliciwch ar 'Add Local File’. Lanlwythwch y ddogfen adnabod â llun. - Cliciwch ar ‘Send Correspondence’.
- Gallwch wirio yn y tab Hanes bod yr e-bost wedi'i anfon.
Cwblhau Manylion TG a Symud i 'Cyflogwyd'
Sylwer: Dylech glicio ar y ffurflen hon dim ond ar ôl i chi gwblhau'r broses e-bost at y tîm cardiau adnabod neu os nad oes angen sefydlu cerdyn adnabod drwy'r broses gorfforaethol.
Canllaw Cam wrth Gam - Mae angen i TG sefydlu hyn
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Complete IT Details and Move to Hired'.
- Os oes angen i adran TG Cyngor Sir Caerfyrddin sefydlu eich gweithiwr newydd, dewiswch 'Ie’.
- Llenwch y ffurflen.
- Cliciwch ar 'Submit’.
- Bydd e-bost yn cael ei anfon yn awtomatig i'r adran TG a fydd yn cynnwys yr holl fanylion perthnasol sydd eu hangen.
- Gallwch wirio yn y tab Hanes bod yr e-bost wedi'i anfon at TG.
Canllaw Cam wrth Gam - Nid oes angen i TG sefydlu hyn
- Agorwch y Crynodeb Cais ar gyfer yr ymgeisydd.
- Cliciwch ar y botwm gwyrdd 'Complete IT Details and Move to Hired'.
- Os nad oes angen i adran TG Cyngor Sir Caerfyrddin sefydlu eich gweithiwr newydd, dewiswch 'Na’.
- Cliciwch ar 'Submit’.
Bydd e-bost yn cael ei anfon yn awtomatig at y tîm sefydlu TG.
Mae'r broses recriwtio wedi'i chwblhau. Bellach mae'n bryd troi eich sylw at baratoi ar gyfer eich aelod newydd o staff.
Cadwch mewn cysylltiad - Gall dechrau swydd newydd fod yn gyffrous a hefyd yn frawychus. Cofiwch gadw mewn cysylltiad â'ch ymgeisydd a rhoi gwybod iddo am rai manylion allweddol ar gyfer ei ddiwrnod cyntaf:
- Ble mae angen iddo fynd ar y diwrnod cyntaf
- Pa amser y mae angen iddo gyrraedd
- Pwy fydd yno i'w gyfarch
- Beth fydd yn digwydd ar ei ddiwrnod cyntaf
- Gwisg
- Trefniadau cinio/lluniaeth – a oes cyfleusterau cegin, siopau gerllaw neu a ddylai ddod â phecyn cinio, a oes casgliad te/coffi
- Trefniadau Parcio
Byddwch yn Barod - I'ch helpu i baratoi, cyfeiriwch at y canllawiau Sefydlu Staff ar y fewnrwyd. Efallai y byddwch hefyd am ymgyfarwyddo â'r polisïau staff perthnasol: Adnoddau Dynol gan gynnwys y Polisi Cyfnod Prawf: Cyfnod Prawf.
Pob lwc!
Mwy ynghylch Canllawiau recriwtio Oleoo