Canllawiau Polisi a Gweithdrefnau Disgyblu Prif Swyddogion

10. RHAN 2 - GWEITHDREFN DDISGYBLU - PRIF SWYDDOGION (STATUDOL) PENNAETH GWASANAETHAU DEMOCRATAIDD, CYFARWYDDWR CYLLID/ADNODDAU, SWYDDOG MONITRO

Cyfansoddiad y Cyngor

Dim ond y Cyngor Llawn gaiff gytuno ar a gweithredu camau disgyblu, gan gynnwys diswyddo, yn erbyn Prif Swyddog (Swyddog Statudol) a hynny ar ôl ystyried adroddiad gan Berson Annibynnol Dynodedig (DIP) a benodwyd gan Bwyllgor Ymchwilio A y Cyngor.

1. Y Weithdrefn

Gan fod gan Swyddogion Statudol amddiffyniadau tebyg i Brif Weithredwr, mae'r weithdrefn hon yn adlewyrchu'r egwyddorion a gymhwysir yn y Polisi Enghreifftiol ar gyfer Prif Weithredwyr a gellir defnyddio'r canllawiau y cyfeirir atynt yn Atodiad A fel y bo'n briodol.  
Os gwneir honiad sy'n ymwneud ag ymddygiad neu allu'r Prif Swyddog neu bod mater sylweddol arall ac os, yn dilyn proses hidlo gychwynnol gan y Prif Weithredwr ar y cyd â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (neu gynrychiolydd enwebedig) a Phennaeth y Gyfraith, Llywodraethu a Gwasanaethau Sifil, (neu gynrychiolydd enwebedig), y deuir i'r casgliad bod angen ymchwilio i hyn,  bydd y mater yn cael ei ystyried gan Bwyllgor Ymchwilio A.

2. Atal Dros Dro

Ni fydd atal bob amser yn briodol gan y gallai fod ffyrdd eraill o reoli'r ymchwiliad. Fodd bynnag, bydd angen i'r Prif Weithredwr ystyried a yw'n briodol atal y prif swyddog statudol. Gall hyn fod yn angenrheidiol os yw honiad yn un a fyddai, pe câi ei brofi, yn golygu y byddai'n gyfystyr â chamymddwyn difrifol. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol mewn achosion eraill os gallai presenoldeb parhaus y prif swyddog yn y gwaith gyfaddawdu'r ymchwiliad neu amharu ar arfer swyddogaethau'r cyngor yn effeithlon. Ym mha achos bynnag, bydd y prif swyddog yn cael gwybod am y rheswm dros y bwriad i’w atal. Efallai y bydd achlysuron prin sy'n gofyn am atal y swyddog ar unwaith cyn i'r IC gael cyfle rhesymol i gyfarfod, er enghraifft os yw'r honiadau o gamymddwyn yn golygu bod presenoldeb parhaus y prif swyddog yn y gwaith yn peri risg ddifrifol i iechyd a diogelwch eraill neu i adnoddau, gwybodaeth gyfrinachol neu enw da'r awdurdod. Er mwyn gallu delio gyda’r sefyllfa hon, dylai'r awdurdod ystyried a rhoi'r protocolau angenrheidiol ar waith i hwyluso proses ble gellir atal swyddog ar frys ar yr amod bod yr ataliad yn cael ei adolygu gan yr IC cyn gynted â phosibl. Dylid adolygu parhad unrhyw ataliad ar ôl iddo fod yn ei le am ddau fis ac o bryd i'w gilydd wedi hynny fel y bo'n briodol.

3. Ystyried yr honiadau neu faterion eraill sy'n destun ymchwiliad
  
Cyn gynted ag y bo'n ymarferol, bydd y Pwyllgor Ymchwilio yn hysbysu'r prif swyddog yn ysgrifenedig o'r honiadau neu faterion eraill sy'n destun ymchwiliad ac yn cyflwyno iddynt unrhyw dystiolaeth y bydd yr IC yn ei hystyried gan gynnwys yr hawl i glywed tystiolaeth lafar. Gwahoddir y prif swyddog i gyflwyno sylwadau ysgrifenedig ac unrhyw dystiolaeth gan gynnwys tystiolaeth gan dystion y maent yn dymuno i'r IDC ei hystyried. Bydd yr IC hefyd yn rhoi cyfle i'r prif swyddog wneud sylwadau llafar. Bydd yr IC yn rhoi ystyriaeth ofalus i'r honiadau neu faterion eraill, y dystiolaeth gefnogol a'r achos a gyflwynwyd gan y prif weithredwr cyn cymryd camau pellach.

Bydd yr IDC yn penderfynu naill ai:

• nad oes angen cymryd unrhyw gamau ffurfiol pellach o dan y weithdrefn hon; neu

• y dylid cyfeirio'r mater at Berson Annibynnol Dynodedig.
 
Bydd yr IC yn hysbysu'r prif swyddog o'i benderfyniad.

4. Penodi Person Annibynnol Dynodedig 

Rhaid i’r IC a'r prif swyddog gytuno rhyngddynt ar Berson Annibynnol Dynodedig o fewn un mis i'r penderfyniad i benodi DIP.  Unwaith y cytunir ar Berson Annibynnol Dynodedig, bydd yr IC yn gyfrifol am wneud y penodiad, darparu'r cyfleusterau angenrheidiol, cytuno ar dâl a darparu'r holl wybodaeth sydd ar gael am yr honiadau.

5. Ymchwiliad y Person Annibynnol

Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Person Annibynnol Dynodedig ymchwilio a chyflwyno adroddiad i'r IC. Dylai'r Person Annibynnol Dynodedig weithredu ar sail cyfuniad o ymchwiliad annibynnol gan ddefnyddio ei bwerau i gael gafael ar wybodaeth, a gwrandawiad ffurfiol, lle darperir yr honiadau a'r dystiolaeth ategol gan gynnwys tystiolaeth a gyflwynir gan dystion a lle gall y prif swyddog a'u cynrychiolydd gyflwyno eu hachos. Ar ôl ei benodi, cyfrifoldeb y Person Annibynnol Dynodedig fydd ymchwilio i'r mater / honiad a pharatoi adroddiad: datgan barn ynghylch a yw'r dystiolaeth a gafwyd yn cefnogi unrhyw honiad o gamymddwyn neu anallu (ac i ba raddau) neu'n cefnogi angen i gymryd camau o dan y weithdrefn hon am ryw reswm sylweddol arall; ac argymell unrhyw gamau disgyblu (os oes unrhyw gamau yn briodol) neu ystod o gamau gweithredu sy'n ymddangos fel rhai priodol i'r awdurdod eu cymryd yn erbyn y prif swyddog.
 
6. Derbyn ac ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig gan yr IC
 
Bydd yr IC yn ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, a bydd hefyd yn rhoi cyfle i'r prif swyddog ddatgan ei achos cyn gwneud penderfyniad. Ar ôl ystyried unrhyw ffactorau cysylltiedig eraill, gall y Pwyllgor:

• Beidio â chymryd unrhyw gamau pellach.

• Argymell datrysiad anffurfiol neu weithdrefnau priodol eraill.
 
• Cyfeirio’r mater yn ôl at y Person Annibynnol Dynodedig i gael ymchwiliad ac adroddiad pellach.

• Cymryd camau disgyblu hyd at, a chan gynnwys diswyddo yn erbyn y prif neu gamau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo.
 
7. Apeliadau

Gall y prif swyddog statudol apelio i'r Pwyllgor Apêl. Bydd y Pwyllgor Apêl yn ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, ac unrhyw wybodaeth berthnasol arall a ystyriwyd gan yr IC, e.e. gwybodaeth newydd, canlyniad unrhyw ymchwiliad pellach, ac ati. Bydd y prif swyddog yn cael cyfle i ddatgan eu hachos. Bydd y Pwyllgor Apêl yn rhoi ystyriaeth ofalus i'r materion hyn ac yn cynnal unrhyw ymchwiliad pellach y mae'n credu sy'n angenrheidiol i ddod i benderfyniad. Bydd penderfyniad y Pwyllgor Apêl yn derfynol.