Canllawiau Polisi a Gweithdrefnau Disgyblu Prif Swyddogion

11. RHAN 3 - GWEITHDREFN DDISGYBLU - PRIF SWYDDOGION (ANSTATUDOL) – CYFARWYDDWYR A PHENAETHIAID GWASANAETH

Nid oes angen dwyn y DIP i mewn i ymchwiliadau disgyblu a chamau gweithredu yn erbyn Cyfarwyddwyr anstatudol neu Benaethiaid Gwasanaeth.

Pan wneir honiad sy'n ymwneud ag ymddygiad neu allu'r prif swyddog neu os oes mater sylweddol arall ac yn dilyn hidlo cychwynnol gan y Prif Weithredwr (Cyfarwyddwyr) neu'r Cyfarwyddwr (Penaethiaid Gwasanaeth) ar y cyd â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (neu'r cynrychiolydd enwebedig) a Phennaeth y Gyfraith, Llywodraethu a Gwasanaethau Sifil (neu gynrychiolydd enwebedig), y deuir  i'r casgliad bod angen ymchwilio i hyn, bydd y mater yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Ymchwilio perthnasol.

Mae 2 Bwyllgor Ymchwilio yn cynnwys Aelodau (gweler Rhan 3 Tabl 3 y Cyfansoddiad):

• Pwyllgor Ymchwilio A – Cyfarwyddwyr.

• Pwyllgor Ymchwilio B – Penaethiaid Gwasanaeth.

Dim ond aelodau'r Pwyllgorau hyn sy'n gallu cymryd camau disgyblu yn erbyn Pennaeth Gwasanaeth neu Gyfarwyddwr (anstatudol).

1. Camau Anffurfiol

Os penderfynir nad yw'r mater yn ddigon difrifol i gael ei gyfeirio at y Pwyllgor Ymchwilio, gall camau anffurfiol fod yn briodol.  Gall hyn gynnwys rhybudd anffurfiol neu ofyniad i ymgymryd â hyfforddiant.

2. Y Pwyllgor Ymchwilio

Os yw'r Prif Weithredwr (yn achos Cyfarwyddwyr) neu Gyfarwyddwyr (yn achos Penaethiaid Gwasanaeth) (gyda chyngor gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol a Phennaeth y Gyfraith, Llywodraethu a Gwasanaethau Sifil (neu eu cynrychiolwyr enwebedig), o'r farn bod digon o dystiolaeth i gyfeirio'r mater at y Pwyllgor Ymchwilio perthnasol, dylid gwneud hyn drwy'r Gwasanaethau Democrataidd.

Rhaid darparu, ymlaen llaw, adroddiad cyfrinachol yn amlinellu'r honiadau ynghyd ag unrhyw dystiolaeth ddogfennol neu dystiolaeth ategol arall i gefnogi'r atgyfeiriad.    Rhaid cyflwyno'r adroddiad hwn hefyd i'r Cyfarwyddwr neu'r Pennaeth Gwasanaeth sy'n destun yr atgyfeiriad, ynghyd â chopi o'r polisi a'r weithdrefn hon.
 
3. Atal Dros Dro

Ni fydd atal bob amser yn briodol gan y gallai fod ffyrdd eraill o reoli'r ymchwiliad. Gall hyn fod yn angenrheidiol os yw honiad yn un a fyddai, pe câi ei brofi, yn gyfystyr â chamymddwyn difrifol. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol mewn achosion eraill os gallai presenoldeb parhaus y prif swyddog yn y gwaith gyfaddawdu'r ymchwiliad neu amharu ar gyflawni swyddogaethau'r Cyngor yn effeithlon. Ym mha achos bynnag, bydd y prif swyddog yn cael gwybod am y rheswm dros y bwriad i’w atal. Os yw'r honiadau o gamymddwyn o fath sy’n golygu bod presenoldeb parhaus y prif swyddog yn y gwaith yn peri risg ddifrifol i iechyd a diogelwch eraill neu i adnoddau, gwybodaeth gyfrinachol neu enw da'r awdurdod. Dylid adolygu parhad unrhyw ataliad ar ôl iddo fod yn ei le am ddau fis ac o bryd i'w gilydd wedi hynny fel y bo'n briodol.

4. Y Cyfarfod Disgyblu

Bydd Pwyllgor Ymchwilio A (Cyfarwyddwyr) neu Bwyllgor Ymchwilio B (Penaethiaid Gwasanaeth) yn derbyn adroddiad yr ymchwiliad ac yn cynnull cyfarfod i adolygu'r adroddiad a derbyn sylwadau gan y Swyddog Comisiynu (Prif Weithredwr yn achos Cyfarwyddwyr) a Chyfarwyddwr (yn achos Penaethiaid Gwasanaeth) yn ogystal â'r Swyddog Ymchwilio.  Bydd gan y Cyfarwyddwr neu'r Pennaeth Gwasanaeth yr hawl i ddod â chydweithiwr neu Undeb Llafur cydnabyddedig gydag ef/hi i’r cyfarfod a bydd yn cael cyfle i gyflwyno ei achos/hachos.

Bydd y Pwyllgor yn cael ei gefnogi gan gynrychiolydd o'r Gwasanaethau Cyfreithiol ac Adnoddau Dynol.

5. Penderfyniad y Pwyllgor Ymchwilio

Bydd yr IC yn rhoi gwybod yn ysgrifenedig i'r Cyfarwyddwr neu'r Pennaeth Gwasanaeth am eu penderfyniad cyn gynted ag y bo modd gan nodi'r rhesymau dros eu casgliadau.  Gallai'r rhain gynnwys:

• Nad oes angen cymryd camau pellach.

• Datrys y mater yn anffurfiol neu weithdrefnau priodol eraill.
 
• Bod angen ymchwiliad pellach.
 
• Cosb dan y drefn ddisgyblu hyd at, ac yn cynnwys, diswyddo.
 
6. Apeliadau

Gall y prif swyddog apelio i'r Pwyllgor Apêl. Rhaid cyflwyno'r apêl o fewn 14 diwrnod a nodi'r rhesymau dros apelio.  Yn y cyfarfod apêl, bydd y prif swyddog yn cael cyfle i ddatgan eu hachos.   Yna, bydd y Pwyllgor Apêl yn penderfynu a ddylid cymeradwyo neu wrthod yr apêl.  Bydd y penderfyniad a'r rhesymau drosto'n cael eu cyfleu'n ysgrifenedig i'r Prif Swyddog.  Bydd penderfyniad y Pwyllgor Apêl yn derfynol.