Canllawiau Polisi a Gweithdrefnau Disgyblu Prif Swyddogion

12. ATODIAD A – Y WEITHDREFN A'R CANLLAWIAU DISGYBLU ENGHREIFFTIOL – CYMRU (DYFYNIAD O LAWLYFR Y JNC I BRIF WEITHREDWYR)

1. Materion y mae angen ymchwilio iddynt – (canllawiau)

1.1 Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru)
  
1.1.1  Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 (Mae Rheoliad 8, ac Atodlen 4) yn mynnu na ddylid cymryd unrhyw gamau disgyblu yn erbyn y prif weithredwr ac eithrio yn unol ag argymhelliad mewn adroddiad a wnaed gan Berson Annibynnol Dynodedig. Mae'r diffiniad o gamau disgyblu (Dehongliad, Rheoliad 2) yn eang.
 
1.1.2  Camau disgyblu: mewn perthynas ag aelod o staff awdurdod perthnasol (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol) mae camau disgyblu yn golygu unrhyw gamau a gymerir oherwydd camymddwyn honedig a fyddai, os câi ei brofi, yn ôl arfer arferol yr awdurdod, yn cael ei gofnodi ar ffeil bersonol yr aelod staff, ac mae'n cynnwys unrhyw gynnig i ddiswyddo aelod o staff am unrhyw reswm heblaw dileu swydd, afiechyd parhaol neu wendid meddyliol neu gorfforol, ond nid yw'n cynnwys methiant i adnewyddu contract cyflogaeth am gyfnod penodol oni bai bod yr awdurdod wedi ymrwymo i adnewyddu contract o'r fath.
 
Byddai’r diffiniad hwn felly’n cynnwys rhesymau eraill dros ddiswyddo fel gallu neu unrhyw reswm sylweddol arall gan gynnwys diffyg ymddiriedaeth a hyder rhwng y Prif Swyddog a'r awdurdod. 
 
1.1.3  Felly, er bod y diffiniad yn cyfeirio at gamau disgyblu, mae'n amlwg ei bod yn mynnu bod unrhyw gamau a allai arwain at rybudd am gamymddwyn neu lle mae amgylchiadau a allai arwain at gynnig i ddiswyddo am unrhyw reswm heblaw'r canlynol yn cael eu cynnwys yn y broses:
 
• Dileu swydd;
 
• Dod â chontract cyfnod penodol i ben;
 
• Ymddeol neu derfynu ar sail salwch parhaol. 

1.1.4  Yn Atodiad 5d sydd ynghlwm, nodir yr amgylchiadau hynny a allai arwain at ddiswyddo ac a ydynt yn cael eu cynnwys yn y weithdrefn hon ai peidio.
  
1.2 Strwythurau i reoli'r weithdrefn 
 
1.2.1  Nodwedd allweddol o'r Weithdrefn Enghreifftiol yw'r rolau penodol a ragwelir gan yr IDC, y Pwyllgor Apêl a'r cyngor. Bydd angen i awdurdodau ystyried nifer o faterion pwysig yn ymwneud â chyfansoddiad pwyllgorau a dirprwyo pwerau priodol.  Yn benodol, rhaid cofio bod penodi a diswyddo staff yn swyddogaethau anweithredol. Felly, mae'n rhaid i'r cyrff hyn gael eu rhoi ar waith gan y cyngor ac nid gan yr arweinydd/Maer neu'r pwyllgor gwaith.
 
1.2.2  Pan ymddengys bod honiad o gamymddwyn a allai arwain at gamau disgyblu wedi'i wneud yn erbyn pennaeth y gwasanaeth cyflogedig (prif weithredwr), mae rheoliadau Cymru (Rheoliad 9 (1))  yn mynnu bod yr awdurdod yn penodi pwyllgor ("pwyllgor ymchwilio") i ystyried y camymddygiad honedig. Yn y model hwn, mae'r JNC yn rhagweld, am resymau ymarferol, nad ydynt wedi'u nodi'n benodol yn y rheoliadau, y bydd gan y pwyllgor hwn swyddogaeth ehangach na chynnal yr ymchwiliad cychwynnol yn unig. Er enghraifft, bydd hefyd yn derbyn adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, gall wneud argymhellion i'r cyngor llawn, gall gymryd camau disgyblu ei hun o dan rai amgylchiadau (yn unol â'r rheoliadau) a bod â nifer o swyddogaethau eraill megis pwerau i atal y prif weithredwr a phenodi Person Annibynnol Dynodedig, ac ati. Felly, cyfeirir ato bob amser fel y Pwyllgor Ymchwilio a Disgyblu (IDC) (nid oes ots beth yw'r enw ar y pwyllgor yn lleol, a gallai er enghraifft, gyflawni swyddogaethau lleol eraill. Y nodwedd bwysig yw bod ganddo bwerau ac adnoddau priodol i gyflawni ei rôl a'i gyfrifoldebau). Mae hefyd yn cael ei ystyried a'i gynghori'n gryf y dylai awdurdodau gael pwyllgor sefydlog yn hytrach na cheisio sefydlu un dim ond pan fydd honiad yn codi. Rhaid i'r IDC fod yn bwyllgor gwleidyddol gytbwys  sy'n cynnwys o leiaf tri aelod (Rheoliad 9 (2)) er efallai y bydd awdurdod yn  dymuno cael pwyllgor mwy, yn enwedig os yw hyn yn angenrheidiol i sicrhau cydbwysedd gwleidyddol. Pan fo awdurdodau'n gweithredu strwythur  arweinydd / cabinet neu faer / cabinet gweithredol, rhaid i hyn gynnwys un aelod o'r weithrediaeth, ond ni ddylai mwy na hanner aelodau'r pwyllgor fod yn aelodau o'r weithrediaeth. Efallai y bydd angen i'r Pwyllgor hwn fod mewn sefyllfa i wneud penderfyniadau a chymryd camau gweithredu priodol ar frys. Efallai y bydd angen iddo gwrdd ar fyr rybudd i ystyried honiadau a phenderfynu a oes achos i'w ateb ac i ystyried a allai atal y prif weithredwr fod yn briodol. Mae'n bosibl hefyd y gallai aelodau o'r pwyllgor mewn rhai amgylchiadau gael eu hunain mewn sefyllfa lle mae ganddynt fuddiannau sy’n gwrthdaro. Argymhellir felly bod awdurdodau yn ystyried hyn wrth sefydlu'r pwyllgor a phenderfynu ar ei  bwerau, gan gynnwys y cworwm a dirprwyon. Esbonnir rôl yr IDC ymhellach mewn rhannau priodol o’r canllawiau.

1.2.3  Nid yw'r Pwyllgor Apêl wedi'i nodi yn y Rheoliadau Rheolau Sefydlog ond mae ganddo bwrpas ymarferol eto mewn perthynas â'r weithdrefn. Unwaith eto, rhaid iddo fod yn bwyllgor gwleidyddol gytbwys, ac argymhellir yn gryf ei fod yn bwyllgor sefydlog. Nid yw nifer yr aelodau wedi'i nodi ond awgrymir, yr un modd â’r IDC, y dylai bod o leiaf tri aelod ond y bydd awdurdodau efallai’n dymuno cael pwyllgor mwy. Ni ddylai aelodau'r Pwyllgor Apêl fod yn aelodau o'r IDC. Pan fo awdurdodau'n gweithredu strwythur gweithredol, rhaid i hyn gynnwys un aelod o'r weithrediaeth, ond ni ddylai mwy na hanner aelodau'r pwyllgor fod yn aelodau o'r weithrediaeth. Bydd gan y Pwyllgor Apêl rôl fwy cyfyngedig. Ei ddiben fydd clywed apeliadau yn erbyn cosbau disgyblu sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo a gwneud penderfyniad naill ai i gadarnhau'r camau neu ddyfarnu dim cosb o gwbl neu gosb lai. 
 
1.3 Rheoli mynediad i'r Weithdrefn Enghreifftiol (gweler hefyd paragraff 5.1)
 
1.3.1  Nid yw'r Weithdrefn Enghreifftiol ei hun yn mynnu fod y broses hon yn cael ei defnyddio i ymchwilio i bob mater sy'n awgrymu rhyw fai neu gamgymeriad posibl ar ran y Prif Weithredwr. Mater i'r awdurdod yw penderfynu ar y materion y bydd y Weithdrefn Enghreifftiol yn cael ei defnyddio ar eu cyfer.
 
1.3.2  Felly, bydd angen i awdurdodau ystyried beth yw natur  'honiad' sy'n ymwneud ag ymddygiad neu allu'r Prif Weithredwr a'r hyn y mae'n ei ystyried yn faterion sylweddol eraill y mae angen ymchwilio iddynt. Yn amlwg, mae'r llwybrau ar gyfer delio gyda chwynion yn erbyn y cyngor a'r prif weithredwr ac ar gyfer materion a allai fod yn sylweddol ac sy'n gofyn am ryw fath o ymchwiliad, ac o bosibl datrysiad ffurfiol, yn amrywiol. Yn ddelfrydol, mae angen i weithdrefnau fod ar waith a all hidlo allan a delio â 'honiadau' yn erbyn y prif weithredwr sy'n amlwg yn ddi-sail, neu'n ddibwys neu y gellir delio â hwy orau o dan ryw weithdrefn arall.
  
1.3.3  Er enghraifft, dylid ymdrin â honiadau a chwynion sy'n cyfeirio at y prif weithredwr, ond sy'n gwynion am wasanaeth penodol, drwy weithdrefn gwyno gyffredinol y cyngor. Os yw'r mater yn gŵyn gan aelod o staff yn erbyn y prif weithredwr, efallai y byddai'n briodol delio â hyn yn y lle cyntaf trwy'r Weithdrefn Gwyno. Wrth gwrs, pe bai'r mater yn gŵyn ddifrifol yn erbyn ymddygiad personol y prif weithredwr fel aflonyddu rhywiol neu hiliol, byddai'r mater yn un a fyddai'n addas ar gyfer ymchwiliad o dan y Weithdrefn Disgyblu Enghreifftiol.
 
1.3.3a  Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd y Cyngor, er mwyn gweld a oes unrhyw sylwedd i'r honiad neu'r gŵyn, yn teimlo y dylid cynnal ymchwiliadau rhagarweiniol cychwynnol cyn i'r Weithdrefn Enghreifftiol gael ei gweithredu. Byddai hyn yn arbennig o briodol os yw'r mater wedi'i godi o dan weithdrefn arall fel trefn gwyno ac nad ydyw ynddi’i hun yn gŵyn ddisgyblu. Er mwyn galluogi'r broses hon i ddigwydd, dylai'r Cyngor enwebu swyddog i reoli'r broses hidlo hon a Swyddog Monitro'r Cyngor fyddai’r swyddog mwyaf priodol i wneud hynny.
 
1.3.4  Bydd angen i awdurdod roi trefniadau ar waith ar gyfer rheoli'r broses. Yn benodol, dylid cadw cofnodion o honiadau ac ymchwiliadau a dylai fod llwybr clir i'r Weithdrefn Disgyblu Enghreifftiol. Er enghraifft, yn achos honiadau yn erbyn y prif weithredwr, byddai’r swyddog monitro, a Chadeirydd yr IDC yn goruchwylio atgyfeiriadau i'r Pwyllgor hwnnw. Fel arall, efallai y byddai'n well gan rai awdurdodau i’r rôl gael ei chyflawni gan y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol.
 
1.3.5  Pan fo'r mater yr ymchwiliwyd iddo yn gysylltiedig ag absenoldeb salwch neu allu'r prif weithredwr o ran perfformiad, mae'n debygol y bydd cysylltiad â gweithdrefn salwch a gweithdrefn arfarnu / rheoli perfformiad yr awdurdod.
 
1.3.6 Pan fo angen cymryd camau rheoli mewn perthynas â salwch arferol y prif weithredwr, mae angen i'r awdurdod fod yn glir ynghylch pwy sy'n cymryd camau priodol. Yn y lle cyntaf,  gallai fod y tîm rheoli arferol o aelodau etholedig neu'r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol (yn unol â gweithdrefnau lleol) a fydd yn dilyn gweithdrefnau absenoldeb salwch arferol yr awdurdod. Bydd pwy bynnag sy'n gyfrifol yn adrodd i'r IDC fel sy'n briodol i'r mater sy'n cael ei ymchwilio – yn enwedig lle dilynwyd gweithdrefnau i'r pwynt lle mae'n ymddangos bod diswyddo yn bosibilrwydd (gweler diagramau llif Atodiadau W5a, 5b a 5c).
  
1.3.7  Gellir adnabod unrhyw ddiffygion ym mherfformiad prif weithredwr yn well, ac felly eu cywiro, yn gynnar os oes system arfarnu perfformiad gwrthrychol ar waith fel sy'n ofynnol gan gytundeb y JNC (gweler Atodiad 2). Ar gyfer prif weithredwr, mae'n debygol y bydd y system yn gysylltiedig ag amcanion yng Nghynllun Corfforaethol yr awdurdod, neu gyfwerth, a dylai'r amcanion perfformiad fod yn benodol, yn fesuradwy, yn gyraeddadwy, yn realistig, ac yn amser-benodol. Gall y system hon, ond nid o angenrheidrwydd, fod y system y mesurir codiadau cyflog yn ei herbyn (gweler Atodiad 5c).

2. Amserlenni – (canllawiau)

2.1 Egwyddor bwysig wrth gymryd camau disgyblu yw y dylid cynnal achosion yn gyflym ond yn deg. Felly, mae angen cynnal ymchwiliadau gyda thrylwyredd priodol, i drefnu gwrandawiadau a chaniatáu ar gyfer cynrychiolaeth. Nid yw o fudd i’r cyngor, na'r prif weithredwr, ganiatáu i’r achos lusgo ymlaen heb wneud cynnydd tuag at ei ddwyn i ben.
 
2.2 Amserlenni statudol a dangosol 

Nid yw'r weithdrefn yn nodi amserlenni penodol ac eithrio'r rhai y cyfeirir atynt yn benodol yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 (fel y'u diwygiwyd). Yn y canllawiau hyn, rydym hefyd yn cyfeirio at amserlenni statudol eraill a chyfyngiadau sy'n berthnasol i weithdrefnau disgyblu yn fwy cyffredinol, megis y rhai a gynhwysir yn Neddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999 (mewn cysylltiad â hawl pobl i gael rhywun hefo nhw mewn cyfarfodydd).

2.3 Osgoi oedi yn y weithdrefn
  
Un peth a all achosi oedi yn y weithdrefn yw argaeledd y bobl allweddol sy'n angenrheidiol i reoli a rheoli'r broses.
 
2.3.1 Argaeledd y Person Annibynnol Dynodedig (DIP) (gweler paragraff 6)
 
(a) Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor a’r prif weithredwr gytuno rhyngddynt ar y Person Annibynnol Dynodedig o fewn 1 mis i'r dyddiad y cododd y gofyniad i benodi'r Person Annibynnol Dynodedig, fel arall, bydd person annibynnol dynodedig yn cael ei enwebu gan Weinidogion Cymru i'w benodi'n ffurfiol gan y cyngor. Mae ymarferoldeb trafod a chytuno ar y DIP yn fater y gellid ei ddirprwyo i swyddog priodol, e.e. Swyddog Monitro neu’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol. 
 
(b) Nid oes darpariaeth yn y Rheoliadau ar swm y ffi sydd i'w thalu i'r DIP am eu gwaith. Fodd bynnag, mae'r Rheoliadau'n datgan bod yn rhaid i'r awdurdod dalu tâl rhesymol i'r DIP, gan gynnwys unrhyw gostau rhesymol. 
 
(c) Pan fo penderfyniad wedi'i wneud i benodi DIP, mae'n bwysig bod yr awdurdod yn symud yn gyflym i gyflawni hyn er mwyn cadw at yr amserlen a nodir yn y rheoliadau yn (a) uchod, ond hefyd oherwydd y terfyn amser o ddau fis ar atal, sy’n golygu bod hyn yn arbennig o bwysig lle mae'r prif weithredwr wedi'i atal.   
 
(d) Mae'r rheoliadau'n datgan mai cyfrifoldeb y pwyllgor yw penodi'r Person Annibynnol Dynodedig. Byddai hyn yn cynnwys cytuno ar delerau tâl a dulliau gweithio ar gyfer y Person Annibynnol Dynodedig.  
 
(e) Mae Cyd-ysgrifenyddion y JNC yn cadw rhestr o unigolion sydd â'r wybodaeth a'r profiad angenrheidiol o faterion llywodraeth leol i weithredu ar y lefel hon ac yn y rhinwedd hwn. Bwriad y rhestr yw darparu adnodd i awdurdodau lleol. Mae hefyd yn darparu ffordd i helpu i osgoi oedi diangen.    
 
2.3.2 Argaeledd y prif weithredwr yn achos salwch 
 
(a) Mae'n bosibl y gallai salwch y prif weithredwr effeithio ar y gallu i barhau â'r weithdrefn ddisgyblu. Gall hyn fod oherwydd: 
 
• bod y mater sy'n destun ymchwiliad yn ymwneud â salwch y prif weithredwr (h.y. mater galluogrwydd); neu fel arall.
 
• bod y prif weithredwr yn dechrau cyfnod o absenoldeb salwch yn ystod y broses ddisgyblu yn ystod ymchwiliad i reswm arall megis honiadau am ymddygiad y prif weithredwr. 
 
(b) Mewn egwyddor, bydd salwch y prif weithredwr yn golygu gweithredu gweithdrefnau arferol yr awdurdod lleol ar gyfer salwch. Bydd natur yr ymchwiliad a'r ffeithiau ynghylch y salwch yn pennu'r ffordd briodol o ddelio â'r mater. 
 
(c) Os yw'r ymchwiliad yn ymwneud â salwch hirdymor neu broblemau salwch mynych  y prif weithredwr, dylai'r awdurdod eisoes fod wedi cael gwybodaeth a chyngor meddygol priodol drwy ddilyn ei brosesau lleol a fyddai fel arfer yn cynnwys atgyfeirio at ymgynghorydd iechyd galwedigaethol yr awdurdod a fyddai'n archwilio'r prif weithredwr a/neu'n ceisio gwybodaeth feddygol bellach gan feddyg teulu'r prif weithredwr neu unrhyw arbenigwr sy'n delio â'r achos. Fodd bynnag, efallai y bydd yr IDC neu'r Person Annibynnol Dynodedig yn teimlo'r angen am gyngor pellach neu fwy diweddar ac unwaith eto, dylent ddefnyddio prosesau a gweithdrefnau arferol yr awdurdod i sicrhau hyn. Os yw absenoldeb neu broblemau'r Prif Weithredwr yn y gwaith o ganlyniad i anabledd sy'n ei roi o dan anfantais sylweddol o'i gymharu ag eraill sydd heb yr anabledd, yna rhaid i'r awdurdod ystyried a gwneud addasiadau rhesymol er mwyn dileu'r anfantais. Rhaid i'r IDC fodloni ei hun bod hyn wedi'i ystyried yn llawn ac na ellid gwneud unrhyw addasiadau rhesymol pellach a fyddai'n datrys y sefyllfa.  
 
(d) Os nad yw'r mater sy'n destun ymchwiliad yn gysylltiedig ag iechyd ac e.e. yn ymwneud ag ymddygiad y prif weithredwr a bod y prif weithredwr wedyn yn dechrau cyfnod o absenoldeb salwch, yna bydd y dull gweithredu yn dibynnu ar fath a hyd y salwch a phryd yn union y mae’n digwydd yn ystod y broses. 
 
(e) Fel arfer, ni ddylai cyfnod byr o salwch greu problem fawr er y gall amseriad y salwch greu anawsterau os yw'n cyd-ddigwydd â chyfarfodydd sydd wedi'u trefnu ar gyfer ymchwilio i neu glywed agweddau ar yr achos. Os bydd hyn yn digwydd, yna dylid gwneud ymdrech resymol i aildrefnu'r cyfarfod. Fodd bynnag, os yw'r salwch yn dod yn fwy parhaus neu'n debygol o ddod yn fwy hirdymor, yna bydd yr awdurdod yn cymryd camau i ganfod a yw'r prif weithredwr, er nad yn ffit o bosibl i gyflawni'r ystod lawn o ddyletswyddau, yn ddigon ffit i gymryd rhan yn yr ymchwiliad neu'r gwrandawiad disgyblu.  
 
(f) Os yw'n ymddangos y bydd cyfnod hir o salwch a fydd yn atal y prif weithredwr rhag cymryd rhan yn y broses, bydd yn rhaid i'r awdurdod ac o bosibl y DIP benderfynu pa mor hir i aros cyn bwrw ymlaen. Mewn rhai achosion, efallai y byddai'n briodol aros ychydig yn hirach lle mae prognosis yn nodi y bydd yn debygol o ddychwelyd o fewn amserlen resymol. 
 
(g) Fodd bynnag, lle nad yw hyn yn debygol, bydd angen i'r awdurdod fwrw ymlaen yn y rhan fwyaf o achosion o ystyried pwysigrwydd datrys materion a all gael effaith sylweddol ar y ddwy ochr oherwydd natur a phroffil uchel rôl y prif weithredwr. Yn yr achos hwn, dylai'r awdurdod sicrhau bod y prif weithredwr yn cael cyfle i fynychu unrhyw gyfarfodydd neu wrandawiadau. Fodd bynnag, dylid hysbysu'r prif weithredwr, os na all fynychu'r cyfarfodydd neu'r gwrandawiadau, y byddent yn symud ymlaen hebddo/hebddi. Os felly, gall y prif weithredwr wneud cyflwyniadau ysgrifenedig i'w hystyried a gall hefyd anfon cynrychiolydd i siarad ar ei ran/rhan cyn i benderfyniad gael ei wneud.
 
2.3.3 Argaeledd cynrychiolydd 
 
Gall argaeledd cynrychiolydd y prif weithredwr hefyd arwain at oedi posibl. Dylid rhoi ystyriaeth resymol i argaeledd pob parti perthnasol wrth bennu dyddiadau ac amseroedd cyfarfodydd. Lle nad yw'n bosibl cytuno ar ddyddiadau sy'n addas i bawb, mae angen i'r awdurdod fod yn ymwybodol o'r hawl statudol i weithiwr gael rhywun hefo fo/hi mewn gwrandawiadau disgyblu a chymryd hyn i ystyriaeth wrth bennu dyddiadau (gweler Paragraff 4).
 
2.3.4 Argaeledd tystion 
 
Os yw'r Person Annibynnol Dynodedig yn caniatáu i'r naill barti neu'r llall alw tystion ac nad yw'r tystion hynny’n gallu bod yn bresennol, ni ddylid diystyru eu tystiolaeth a dylid rhoi sylw iddi o hyd. Gall dewisiadau eraill gynnwys datganiadau ysgrifenedig neu gofnodion / nodiadau lle mae unigolion wedi cael eu cyfweld fel rhan o'r ymchwiliad. Fodd bynnag, efallai na fydd tystiolaeth o'r fath yn cario'r un pwysau â thystiolaeth y gellir ei chroesholi.
 
2.3.5 Argaeledd aelodau'r pwyllgor 
 
(a) Yn ychwanegol at y gofynion a nodir ym mharagraffau 1.22 ac 1.23 wrth sefydlu'r IDC a'r Pwyllgor Apêl, argymhellir bod awdurdodau'n ystyried materion argaeledd ac unrhyw gworwm gweithredol wrth ystyried nifer yr aelodau i wasanaethu ar y pwyllgorau hyn.   
 
(b) Yn benodol, dylid cadw mewn cof y gall fod angen i'r IDC gwrdd ar fyr rybudd i ystyried honiadau difrifol yn erbyn y prif weithredwr. 

3. Atal Dros Dro – (canllawiau)
 
3.1  Er nad yw atal dros dro er mwyn ymchwilio i honiad neu fater difrifol yn gam disgyblu ynddo'i hun, mae'n gam difrifol yn y broses y dylid ei reoli'n dda. Yn wahanol i'r rhan fwyaf o swyddi eraill, gall atal y prif weithredwr ddod i sylw'r cyfryngau lleol ac efallai cenedlaethol yn syth gyda chanlyniadau a allai fod yn niweidiol i enw da'r prif weithredwr a'r awdurdod. 
  
3.2  Pan fydd prif weithredwr yn cael ei atal ac yn wynebu honiadau, gall hyn achosi straen i'r unigolyn ac  amharu ar y cyngor. Felly, er budd y prif weithredwr a'r cyngor, dylid ymdrin  ag achosion o'r fath mor gyflym â phosibl.
 
3.3 Dewisiadau amgen i atal dros dro
  
Ni fydd atal yn briodol ym mhob achos, oherwydd bydd hyn yn dibynnu ar natur yr honiad neu ddifrifoldeb y mater. Cyn atal y prif weithredwr, dylid ystyried yn ofalus a yw hynny’n angenrheidiol ac a oes unrhyw ffyrdd amgen addas eraill o reoli'r sefyllfa, er enghraifft drwy gytuno ar drefniadau gwaith penodol fel gweithio gartref am gyfnod neu weithio mewn rhyw ffordd arall sy'n amddiffyn y prif weithredwr a'r awdurdod rhag honiadau pellach o natur debyg.
 
3.4 Pŵer i atal
  
(a) Y prif weithredwr yw pennaeth y gwasanaeth cyflogedig ac fel arfer mae'n ysgwyddo'r cyfrifoldeb dirprwyedig dros weithredu polisi'r cyngor ar faterion staffio. Fodd bynnag, pan fo’r honiad neu’r ymchwiliad yn ymwneud â’r prif weithredwr, bydd angen i'r awdurdod fod yn glir ynghylch pwy sydd â'r pŵer i atal y prif weithredwr ac o dan ba amgylchiadau.   
 
(b) Mae'r pwynt lle gall ddod yn amlwg bod atal yn weithred briodol yn debygol o fod ar ôl i'r IDC gynnal ei asesiad cychwynnol. Mae'r Weithdrefn Enghreifftiol felly'n rhoi i’r Pwyllgor hwnnw y pŵer i atal y prif weithredwr. 

3.5 Atal ar fyr rybudd
 
Mae dal yn well bod y penderfyniad i atal yn cael ei wneud gan yr IDC ar ôl ystyried yr honiad. Fodd bynnag, mae'r Weithdrefn Enghreifftiol hefyd yn cydnabod y gallai fod angen atal dros dro ar fyr rybudd a chyn y gall yr IDC gwrdd, e.e. oherwydd y gallai presenoldeb parhaus y prif weithredwr fod yn berygl difrifol i iechyd a diogelwch eraill, neu'n risg ddifrifol i adnoddau, gwybodaeth gyfrinachol neu enw da'r awdurdod. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol os gallai presenoldeb parhaus y Prif Weithredwr gyfaddawdu'r ymchwiliad neu amharu ar gyflawni swyddogaethau'r Cyngor yn effeithlon. 

Dylai fod gan y Cyngor drefniant ffurfiol yn nodi pa unigolyn neu unigolion fydda â’r  awdurdod i atal mewn amgylchiadau eithriadol o'r fath a sefydlu unrhyw brotocolau cysylltiedig. Gallai fod yn haws i is-bwyllgor llai gyfarfod yn gyflymach ond fel arall gelli’r priodoli’r dasg hon i swyddog. Fel arfer, o ystyried eu rôl mewn perthynas â phriodoldeb a gweithredoedd cyfreithlon yr awdurdod, byddai'r JNC yn disgwyl i Swyddog Monitro'r cyngor fod yn berson addas i wneud penderfyniad o'r fath ar ôl ymgynghori â Chadeirydd yr IDC, er enghraifft.  
Fodd bynnag, efallai y bydd achosion prin lle mae'r Prif Weithredwr a'r Swyddog Monitro (ac weithiau uwch reolwyr eraill) yn rhan o ymchwiliadau disgyblu ar yr un pryd, felly, am resymau pragmatig yn unig, dylai'r Cyngor ystyried cynnwys unigolion addas eraill hefyd yn ei drefniadau.
   
Dylai unrhyw benderfyniad i atal dros dro ar fyr rybudd gael ei gadarnhau gan yr IDC (neu Bwyllgor priodol arall) cyn gynted â phosibl.

3.6 Protocolau Atal
 
a) Os bernir bod atal yn briodol, yr IDC (neu, o dan amgylchiadau eithriadol, y person neu'r personau ag awdurdod priodol sy'n gwneud y penderfyniad i atal) fyddai hefyd y corff priodol i gytuno neu awdurdodi unrhyw brotocolau sy'n angenrheidiol i reoli'r ataliad a'r ymchwiliad. Er enghraifft, efallai y bydd y prif weithredwr yn gofyn am fynediad at ddeunyddiau yn y gweithle a hyd yn oed tystion. Dylid gwneud trefniadau i reoli ceisiadau o'r fath a hwyluso mynediad priodol. Egwyddor gyffredinol arall fyddai, er ei fod/bod wedi'i atal/hatal, y byddai'r prif weithredwr yn parhau i fod ar gael i gymryd rhan yn yr ymchwiliad ac i fynychu unrhyw gyfarfodydd angenrheidiol. Felly, byddai materion pwysig eraill yn cynnwys sianeli cyfathrebu ar gyfer cyfathrebu o ddydd i ddydd ac unrhyw amodau ar gyfer rhoi gwybod am unrhyw absenoldeb wedi’i drefnu neu heb ei drefnu o'r ardal, e.e. gwyliau a oedd eisoes wedi’u trefnu.  

3.7 Terfynau amser ar atal
 
a) Pan fydd y prif weithredwr yn cael ei atal, mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 (Rheoliad 8, Atodlen 4) yn pennu bod yn rhaid i unrhyw ataliad at ddibenion ymchwilio i'r honiad fod ar gyflog llawn a dod i ben heb fod yn hwyrach na 2 fis o'r diwrnod y daw'r ataliad i rym. Gall y cyfnod hwn gael ei ymestyn gan y Person Annibynnol Dynodedig sydd hefyd â'r pŵer i amrywio telerau unrhyw ataliad. 

b) Pan fydd prif weithredwr yn cael ei atal a bod penderfyniad wedi’i wneud i benodi person annibynnol dynodedig, rhaid i'r awdurdod geisio penodi’n gyflym. Nid yw bob amser yn hawdd nodi a chytuno ar delerau gyda Pherson Annibynnol Dynodedig, a gallai unrhyw oedi cyn dechrau'r broses beri’r risg y gallai'r cyfnod o 2 fis ddod i ben cyn bod DIP yn ei le. Mae'r rheoliadau'n nodi y byddai gan y prif weithredwr hawl wedyn i ddychwelyd i'r gwaith. Os bydd sefyllfa o'r fath yn codi, byddai'n well ceisio dod i gytundeb gyda'r prif weithredwr ar opsiwn arall yn hytrach na dychwelyd i'r swyddfa nes bod y Person Annibynnol Dynodedig wedi’i benodi. 

4. Yr hawl i swyddog ddod â rhywun gyda nhw – (canllawiau)

4.1 Er bod yr hawl statudol i swyddog ddod â rhywun gyda nhw yn berthnasol i wrandawiad disgyblu yn unig, mae Gweithdrefn Enghreifftiol y JNC yn cynnwys darpariaeth i’r prif weithredwr ddod â chynrychiolydd eu hundeb llafur neu ryw berson arall o'u dewis gyda nhw ar gyfer pob cam o’r broses ar eu cost eu hunain.
 
4.2  Mae'r Weithdrefn Enghreifftiol yn cydnabod y gallai fod angen atal y prif weithredwr ar fyr rybudd mewn amgylchiadau eithriadol, pan nad yw'n bosibl trefnu bod eu cynrychiolydd undeb llafur yn bresennol. Gallai'r amgylchiadau hyn gynnwys, er enghraifft, lle mae risg ddifrifol i iechyd a diogelwch eraill neu risg ddifrifol i adnoddau, gwybodaeth neu enw da'r awdurdod.
 
4.3  Er y byddai'n fuddiol cytuno ar ddyddiadau ar gyfer y cyfarfodydd angenrheidiol sy'n ofynnol, ni all y Weithdrefn lusgo ymlaen oherwydd nad oes cynrychiolydd ar gael. Mae'r hawl statudol i ddod â rhywun gyda nhw i wrandawiad disgyblu a gynhwysir yn a.10 Deddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999 yn berthnasol yn unig i wrandawiadau lle gellir cymryd camau disgyblu neu lle gellir cadarnhau camau disgyblu. Hynny yw, pryd y gellir gwneud penderfyniad ar y gosb, neu ble gellir cadarnhau penderfyniad yn ystod apêl. Yn y weithdrefn enghreifftiol hon, byddai'r hawl statudol i ddod â rhywun gyda nhw yn codi:
  
• Lle mae'r IDC yn ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, ac yn rhoi cyfle i'r prif weithredwr ddatgan ei achos cyn gwneud ei benderfyniad.

• Yn ystod unrhyw apêl yn erbyn penderfyniad a wnaed gan yr IDC.

• Mewn cyfarfod o'r cyngor sy'n ystyried cynnig ar gyfer diswyddo a hefyd yn bodloni'r gofyniad sy'n ymwneud â hawl i apelio.
 
4.4  Yn ystod y camau pwysig hyn (IDC yn derbyn adroddiad y DIP ac unrhyw apêl yn erbyn penderfyniad y Pwyllgor hwnnw), os nad yw cynrychiolydd undeb llafur y prif weithredwr ar gael ar gyfer y dyddiad a bennwyd, yna bydd gan y prif weithredwr yr hawl o dan ddarpariaethau Deddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999, i ohirio'r cyfarfod am gyfnod o hyd at wythnos.   

4.5     Os na all y cynrychiolydd fod yn bresennol o fewn y cyfnod hwnnw, bydd gan yr awdurdod yr hawl i fwrw ymlaen â'r gwrandawiad heb oedi pellach, er y dylid ystyried trefnu dyddiad arall.

5. Ystyried yr honiadau neu faterion eraill sy'n destun ymchwiliad – (canllawiau)

5.1  Bydd yr ystod o faterion ac i ryw raddau difrifoldeb y materion, sy'n dod gerbron yr IDC, yn dibynnu ar ganlyniad y broses hidlo gychwynnol y mae'r cyngor yn ei mabwysiadu. Mae materion fel y rhai sy'n ymwneud ag absenoldeb salwch a pherfformiad yn debygol o godi yn yr IDC ar ôl dilyn gweithdrefnau yr awdurdod ar gyfer absenoldeb salwch neu reoli perfformiad / arfarnu (gweler paragraff 1.3).
  
5.2  Mae'n bosibl mewn rhai achosion y gall yr IDC wrthod yr honiad heb yr angen i gwrdd â'r prif weithredwr hyd yn oed. Fodd bynnag, mae'r Weithdrefn Enghreifftiol yn delio â sefyllfaoedd lle nad yw'r mater mor hawdd i’w ddiystyru. Felly mae'n darparu proses lle mae'r prif weithredwr yn cael gwybod am yr honiadau ac yn cael cyfle i herio'r honiadau neu i ymateb iddynt. Mae gan yr IDC nifer o bwerau penodol:
  
(a) gall gyfeirio ymholiadau o'r fath i’r prif weithredwr neu unrhyw berson arall y mae'n tybio eu bod yn briodol.
 
(b) gall ofyn i'r Prif Weithredwr neu unrhyw berson arall y mae'n tybio eu bod yn briodol ddarparu gwybodaeth, esboniad neu ddogfennau o fath y mae'n credu eu bod yn angenrheidiol o fewn terfyn amser penodol; a
 
(c) gall dderbyn sylwadau ar bapur neu ar lafar gan y Prif Weithredwr neu unrhyw berson arall y mae'n tybio eu bod yn briodol.
 
5.3  Pan ddaw mater gerbron yr IDC, mae angen iddo benderfynu a ellir diystyru’r honiad neu a oes angen ymchwiliad manylach iddo gan Berson Annibynnol Dynodedig. Mae'r rheoliadau (Rheoliad 9 (2)) yn ei gwneud yn ofynnol i'r Pwyllgor wneud ei benderfyniad o fewn mis i'w benodi i ystyried yr honiad. Gan fod y weithdrefn yn tybio y bydd pwyllgor sefydlog wedi’i benodi i ystyried honiadau, credwn y byddai'r cyfnod o 1 mis yn dechrau o'r dyddiad y cafodd yr 'honiad' ei gyflwyno i'r Pwyllgor i'w ystyried. 

5.4  Mae penodi Person Annibynnol Dynodedig yn gam difrifol ond nid yw'n golygu bod y prif weithredwr yn euog o unrhyw gamymddwyn. Mewn rhai achosion, canlyniad yr ymchwiliad fydd difeio’r prif weithredwr o unrhyw fai neu gamwedd. Mae Person Annibynnol Dynodedig yn gweithredu'n annibynnol fel y gall yr awdurdod a'r prif weithredwr weld bod materion yn cael u trin yn deg ac yn agored. Fodd bynnag, mae angen ymdrin â'r mater yn ofalus o hyd o ran cysylltiadau cyhoeddus oherwydd y difrod posibl i enw da'r prif weithredwr neu'r awdurdod lleol. 

5.4.1 Prawf trothwy ar gyfer penodi DIP 
 
Bydd achosion yn amrywio o ran cymhlethdod, ond y prawf trothwy ar gyfer yr IDC wrth benderfynu p'un ai i benodi Person Annibynnol Dynodedig yw ystyried yr honiad neu'r mater ac asesu a yw:
  
• pe bai'n cael ei brofi drwy ymchwiliad annibynnol, byddai o fath a fyddai’n arwain at ddiswyddo neu gamau eraill a fyddai'n cael eu cofnodi ar ffeil bersonol y Prif Weithredwr; a

• mae tystiolaeth i gefnogi'r honiad sy'n ddigonol i fod angen ymchwiliad pellach. 
  
5.4.2 Cynnal yr Ymchwiliad IDC cychwynnol 
 
(a) Y bwriad yw i'r asesiad cychwynnol o ran a yw'r 'prawf trothwy' wedi'i fodloni gael ei gynnal gan yr IDC mor gyflym â phosibl gan roi sylw dyledus i ffeithiau'r achos. Ar hyn o bryd, nid yw’n ymchwiliad manwl i bob agwedd ar yr achos gan mai cyfrifoldeb y Person Annibynnol Dynodedig, os caiff ei benodi, fydd hynny. Fodd bynnag, cyn i unrhyw benderfyniad gael ei wneud i benodi Person Annibynnol Dynodedig, mae'n bwysig bod y prif weithredwr yn ymwybodol o'r honiadau a wnaed yn ei erbyn/herbyn (neu'r mater sydd i'w drafod) ac yn cael cyfle i ymateb. 
     
(b) Bydd hyn yn cael ei gyflawni fel a ganlyn: 
 
• Bydd yr IDC yn ysgrifennu at y prif weithredwr yn nodi'r honiadau / materion a darparu unrhyw dystiolaeth a fydd yn cael ei hystyried.
 
• Rhoi cyfle i'r prif weithredwr ymateb i'r honiadau yn ysgrifenedig a darparu tystiolaeth bersonol neu dystiolaeth gan dyst.
 
• Rhoi cyfle i'r prif weithredwr ymddangos gerbron yr IDC a galw tystion.  
 
(c) Dylid rhoi rhybudd teg i’r prif weithredwr gael digon o amser i baratoi ymateb cychwynnol i'r honiadau neu'r materion sy'n destun ymchwiliad. Yn ystod yr asesiad cychwynnol gan yr IDC, mae gan y prif weithredwr hawl i fod yn bresennol a gall ddod â chynrychiolydd gydag ef/hi (yn amodol ar baragraff 2.3.3 a pharagraff 4). 
 
(d) Ar ôl asesu'r dystiolaeth sydd ar gael ac yng ngoleuni ymateb cychwynnol y prif weithredwr i'r mater, mae'n rhaid i'r IDC wedyn benderfynu a yw'r 'prawf trothwy' wedi'i fodloni. Os mai dyna'r canlyniad, rhaid i'r CDU wedyn drefnu i benodi Person Annibynnol Dynodedig. 

5.4.3 Trin tystiolaeth gan dystion

Yn gyffredinol, os oes gan yr awdurdod dystiolaeth gan dystion sy'n ymwneud â honiad, dylid ei chyflwyno i'r prif weithredwr, er y gallai fod yn briodol i ddienwi'r dystiolaeth mewn achosion eithriadol er mwyn diogelu hunaniaeth tyst. Fodd bynnag, mae dal yn bwysig bod manylion yr honiad yn cael eu rhoi i'r prif weithredwr er mwyn iddo ef / iddi ddeall yr achos yn ei erbyn/herbyn.
  
5.4.4 Gwrthdaro buddiannau  
 
(a) Mae'r weithdrefn enghreifftiol yn rhagweld ac yn argymell yn gryf bod yr awdurdod yn cymryd camau i sefydlu CDU sefydlog. Mae paragraff 1.2.2 yn nodi'r rheolau sylfaenol sy'n ymwneud â'i aelodaeth. Fodd bynnag, gan y bydd pwyllgor sefydlog yn cynnwys cynghorwyr a enwir, efallai y bydd adegau pan fydd hyn yn cyflwyno problemau o ran buddiannau sy’n gwrthdaro, er enghraifft pan fo aelod o'r pwyllgor yn dyst i ddigwyddiad honedig neu os mai nhw yw'r person sy'n cyflwyno’r gŵyn neu'r honiad gwreiddiol. Ni ddylai cynghorwyr yn y swydd hon gymryd unrhyw ran yn rôl y Pwyllgor, er y byddant wrth gwrs yn gallu rhoi tystiolaeth, os bydd angen. Dylai'r awdurdod geisio sefydlu ei bwyllgorau, cworwm sefydledig, a rheolau dirprwyo er mwyn lleihau'r tebygolrwydd y bydd gwrthdrawiad buddiannau unigolion yn gohirio'r achos. Lle mae nifer o aelodau yn cael eu hunain mewn sefyllfa anfanteisiol, efallai na fydd dewis arall ond i'r cyngor sefydlu Pwyllgor newydd i gyflawni swyddogaeth yr IDC. 
 
(b) Mae datganiadau o ddiddordeb yn faterion i gynghorwyr unigol sy’n gorfod dilyn Côd Ymddygiad yr awdurdod i Aelodau a gallant ofyn am gyngor gan eu Swyddog Monitro neu Bwyllgor Safonau. Gallai rheolaeth effeithlon o'r broses gael ei pheryglu os yw'r prif weithredwr o'r farn bod sail ddilys dros wneud cwyn ffurfiol i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ynghylch cynnwys cynghorydd mewn achos. 

5.4.5 Cynnal tegwch a chywirdeb y weithdrefn

Lle mae mater sy'n gofyn am ymchwiliad, mae'n bwysig bod gweithdrefn deg a chywir yn cael ei dilyn. Wrth ddelio gyda honiadau yn erbyn y prif weithredwr neu faterion difrifol y mae angen eu datrys, dylid dilyn y Weithdrefn Enghreifftiol. Mae'n bwysig nad yw cynghorwyr yn tanseilio tegwch y drefn drwy gyflwyno cynigion i'r cyngor llawn am yr achos er enghraifft gan fod risg ddifrifol y gallai hynny ragfarnu'r drefn ddisgyblu. Yn yr un modd, mae'n bwysig nad yw cynghorwyr yn cymryd rhan mewn trafodaeth gyhoeddus ar y camau disgyblu tra bod yr ymchwiliad ac elfennau eraill o'r broses yn mynd rhagddynt. Yn ogystal, bydd camau o'r fath nid yn unig yn creu cyhoeddusrwydd niweidiol i'r awdurdod a'r prif weithredwr ond gallant greu gwrthdrawiad buddiannau a gallent gyfyngu ar y rôl y gall y cynghorwyr hynny ei chymryd wrth i'r achos fynd yn ei flaen.

5.4.6 Camau priodol eraill 
 
(a) Wrth wynebu mater, boed yn honiad o gamymddwyn, neu'n gysylltiedig â gallu'r prif weithredwr, neu ryw fater sylweddol arall, efallai y bydd yr IDC mewn sefyllfa i ystyried dewisiadau amgen i symud ymlaen yn syth i benodi Person Annibynnol Dynodedig, neu fel arall i ddiystyru’r honiad neu'r mater.  
 
(b) Yn amlwg, bydd hyn yn dibynnu ar ffeithiau'r materion sy'n cael eu hymchwilio. Efallai bod gan yr awdurdod bolisi neu weithdrefn arall fwy priodol i'w dilyn. Fel arall, gallai fod yn fater a allai elwa o gyfryngu neu ymdrechion i ddatrys y mater penodol sy’n creu anghydfod cyn symud i benodi Person Annibynnol Dynodedig.  
 
(c) Mae'n bosibl ar unrhyw adeg i’r ddwy ochr ddod i benderfyniad i derfynu'r contract ac weithiau bydd hyn yn opsiwn arall addas i bawb dan sylw. Gallai hyn fod yn arbennig o wir lle mae perthnasoedd yn torri lawr ond nad oes tystiolaeth o gamymddwyn ar ran y prif weithredwr. Gallai'r Cyd-ysgrifenyddion fod ar gael i gynorthwyo (gweler Atodiad 4). 
 
(d) Os ystyrir unrhyw setliad ariannol, mae'n bwysig bod y trefniant yn un sy’n cydymffurfio â’r rheoliadau cyfredol sy'n llywodraethu materion o'r fath. 
 
(e) Mae Rheoliadau Llywodraeth Leol (Terfynu Cyflogaeth yn Gynnar) (Iawndal Dewisol) (Cymru a Lloegr) 2006 wedi'u cynllunio i alluogi awdurdod lleol i ddigolledu gweithwyr y mae eu cyflogaeth yn dod i ben ar sail diswyddo neu er budd arfer swyddogaethau'r awdurdod yn effeithlon. Felly, mae'n bosibl y bydd taliad yn ddilys mewn rhai amgylchiadau. Fodd bynnag, lle mae achos amlwg sy'n gofyn am gamau disgyblu a’r honiad yn un sy’n golygu bod diswyddo yn ganlyniad tebygol, nid yw'n debygol y byddai Archwiliwr Rhanbarthol yn cymeradwyo setliad o dan y rheoliadau cyfredol. 
 
(f)    Rhaid i'r awdurdod gymryd cyngor cyfreithiol priodol wrth geisio dod i setliad ariannol i sicrhau bod cyfiawnhad i unrhyw daliad. Bydd ystyriaethau perthnasol yn cynnwys y tebygolrwydd y bydd yr hawliad yn llwyddo a faint o iawndal y gellid ei ddyfarnu gan Lys neu Dribiwnlys Cyflogaeth. 

5.4.7 Pŵer i gytuno ar setliadau ariannol 
 
Mae angen eglurder ynghylch pwy sydd ag awdurdod i drafod a/neu gytuno ar setliad. Yn gyffredinol, oni bai bod yr awdurdod yn dymuno i bob penderfyniad gael ei wneud gan y cyngor llawn, mae'n bwysig y dylai'r awdurdod gael neu roi dirprwyaeth ar waith i bwyllgor neu swyddog i drafod a chytuno ar unrhyw setliad ariannol. Mewn awdurdodau sy'n gweithredu'r model pwyllgor gwaith ac arweinydd, ni ellir dirprwyo swyddogaethau anweithredol i aelod unigol nac i'r weithrediaeth. Mae angen i awdurdodau hefyd sicrhau eu bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol a chanllawiau statudol (atebolrwydd cyflog o fewn llywodraeth leol) ac ag unrhyw ddarpariaeth berthnasol yn natganiad polisi tâl yr awdurdod o dan adran 38 o Ddeddf 2011. 
 
5.4.8    Mynediad at gyngor proffesiynol / annibynnol priodol  
 
(a) Gall cynnal ymchwiliad i honiadau neu faterion difrifol yn ymwneud â'r prif weithredwr roi pwysau ar yr unigolion dan sylw. Bydd gan yr IDC (a'r Pwyllgor Apêl a'r cyngor) fynediad at swyddogion yr awdurdod lleol ond o ystyried pa mor agos yw'r berthynas rhwng y prif weithredwr a'r uwch-swyddogion eraill, gall hwn fod yn gyfnod anodd i'r rhai y mae angen iddynt gynghori'r Pwyllgor, cynnal ymchwiliadau yn fewnol, neu i ddod o hyd i gyngor oddi allan i'r awdurdod.  

(b) Dylai'r awdurdod sicrhau bod gan yr IDC bwerau i benodi cynghorwyr allanol fel y bo'n briodol. Mae ffynonellau defnyddiol ar gael o gyngor cyffredinol ar weithredu'r weithdrefn a chymorth i gynnal ymchwiliadau yn cynnwys y Gymdeithas Llywodraeth Leol drwy gysylltu ag Ysgrifennydd y Cyflogwyr info@local.gov.uk neu gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wlgahr@wlga.gov.uk neu ALACE alacehonsec@yahoo.co.uk neu SOLACE http://www.solace.org.uk/  Solace – Great People Make Great Places

Yn ogystal â'r cyngor a'r cymorth cyffredinol hwn, o ystyried cymhlethdod posibl y mater, efallai y bydd awdurdodau angen mynediad at eu cyngor cyfreithiol eu hunain hefyd. 
 
5.4.9 Salwch - cyngor meddygol
  
Mewn achosion o allu sy'n gysylltiedig â salwch neu lle, yn ystod unrhyw ymchwiliad arall, bod afiechyd y prif weithredwr yn golygu nad ydyw ar gael, bydd yn bwysig bod gan y Pwyllgor Ymchwilio a Disgyblu fynediad at gyngor meddygol priodol gan ddarparwr Iechyd Galwedigaethol y cyngor (gweler paragraff 2.3.2).
    
5.4.10 Perfformiad

(a) Pan fo'r mater yn un o allu o ran perfformiad neu gymhwysedd, ac eithrio afiechyd, bydd angen i'r cyngor fod mewn sefyllfa i sefydlu neu brofi natur y pryderon. Bydd angen tystiolaeth er mwyn cyfiawnhau ymchwiliad pellach.
  
(b) Gallai hyn ddod o amrywiaeth o ffynonellau, e.e. cofnodion arfarnu perfformiad, adroddiadau arolygu, ac ati. Pan fo'r cyngor yn dilyn proses arfarnu / rheoli perfformiad sefydledig, gall hyn hefyd ddarparu llwybr priodol ar gyfer sefydlu materion sy'n addas i'w cyfeirio at y Pwyllgor Ymchwilio a Disgyblu (gweler Atodiad 2). 

5.4.11 Ymddiriedaeth a hyder wedi chwalu
 
Lle mae'r mater yn un o chwalfa o ran  ymddiriedaeth a hyder, bydd angen i'r cyngor allu cadarnhau y gellid ystyried yn rhesymol fod y bai am y chwâl i’w briodoli’n unig neu'n sylweddol i'r prif weithredwr.

6. Penodi Person Annibynnol Dynodedig - (canllawiau)
 
6.1 Pan fo penderfyniad wedi'i wneud i benodi Person Annibynnol Dynodedig, mae'n bwysig bod y cyngor yn symud yn gyflym i gyflawni hyn. Mae'r Rheoliadau'n datgan bod yn rhaid i'r awdurdod a'r prif weithredwr gytuno ar DIP o fewn mis i'r penderfyniad i benodi un. Gall hyn hefyd fod yn arbennig o bwysig os yw'r prif weithredwr wedi'i atal oherwydd y cyfyngiad amser o ddau fis ar ataliad dros dro (gweler paragraff 2.3.1).
  
6.2 Mae'r IDC yn gyfrifol am benodi'r Person Annibynnol Dynodedig. Bydd hyn yn cynnwys materion fel telerau talu a dulliau gweithio.
  
6.2.1 Cylch gorchwyl – honiadau neu faterion i ymchwilio iddynt
 
(a) Wrth benodi'r Person Annibynnol Dynodedig, mae'n bwysig eu bod yn cael cylch gorchwyl. Bydd angen i'r DIP: 
 
• fod yn ymwybodol o'r union honiad(au) neu fater(ion) sydd i'w hymchwilio.
 
• gael mynediad at ffynonellau gwybodaeth a phobl y nodwyd eu bod yn berthnasol i'r achos.
 
• yn ymwybodol o ddisgwyliadau ynghylch amserlenni ac unrhyw ffactorau hysbys a allai rwystro eu hymchwiliad, e.e. argaeledd pobl allweddol.  
 
(b) Yr IDC sy’n gyfrifol am ddarparu'r wybodaeth hon. Bydd hefyd mewn sefyllfa i drafod amserlenni ar gyfer ymchwiliad y Person Annibynnol Dynodedig. Rhaid i'r Pwyllgor, ar ôl ymgynghori â'r Person Annibynnol Dynodedig, geisio cytuno ar amserlen ar gyfer ymchwiliad y DIP. Lle nad oes cytundeb, rhaid i'r DIP osod amserlen y mae ef/hi’n tybio sy’n briodol. 

6.2.2 Tâl
  
(a) Nid oes darpariaeth yn y Rheoliadau sy'n nodi'r gyfradd tâl sydd i'w thalu i'r Person Annibynnol Dynodedig am eu gwaith. Fodd bynnag, yn (Rheoliad 9 (10)) y Rheoliadau, dywedir:
  
'Rhaid i awdurdod perthnasol dalu tâl rhesymol i berson annibynnol dynodedig a benodir gan y pwyllgor ymchwilio ac unrhyw gostau a ysgwyddir gan, neu mewn cysylltiad â, chyflawni swyddogaethau o dan y rheoliad hwn.'
 
(b) Mae hon yn rhwymedigaeth eithaf eang ar awdurdodau lleol. Un mater sydd wedi achosi oedi a methiant i benodi mewn rhai achosion yw'r mater o ddarparu indemniad i'r Person Annibynnol Dynodedig. Efallai y bydd rhai DIP yn gwrthod derbyn y rôl oni bai bod yr awdurdod yn eu hindemnio yn erbyn unrhyw gostau cyfreithiol yn y dyfodol sy'n codi o'r rôl a gyflawnir. Bu gwahaniaeth barn ynghylch a ddylai'r DIP gael yswiriant eu hunain ar gyfer digwyddiad o'r fath, neu a ddylai'r cyngor ddarparu hyn neu yn wir a oes ganddo'r pŵer i wneud hynny. Ym marn y CLG, ar adeg ei weithredu, mae'r mater hwn wedi’i ddatrys i bob pwrpas gan eiriad Rheoliad 9(10), hy bod y Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor ysgwyddo unrhyw gostau a gaiff y DIP oherwydd neu mewn cysylltiad â chyflawni ei swyddogaethau o dan y Rheoliad hwn.  

7. Ymchwiliad y Person Annibynnol – (canllawiau)

7.1 Adnoddau

Bydd yr amser y mae angen ei dreulio ar yr ymchwiliad yn dibynnu ar yr achos. Oherwydd y pwysau ar eu hamser, gallai'r DIP benderfynu dirprwyo rhywfaint o'r gwaith ymchwilio i gynorthwyydd. Dylid cytuno ar hyn gyda'r IDC a dylid hysbysu'r prif weithredwr. Os yw'r gwaith yn cael ei ddirprwyo i rywun arall y tu allan i'r awdurdod, efallai y bydd hyn hefyd yn gofyn am drafodaeth bellach ar unrhyw wahaniaeth yn nhelerau tâl y cynorthwyydd i'r Person Annibynnol Dynodedig.
   
7.2 Trefniadau gweithio
  
7.2.1 Ar ôl ei benodi, cyfrifoldeb y Person Annibynnol Dynodedig, fydd ymchwilio i'r mater / honiad a pharatoi adroddiad:
  
• yn datgan yn ei farn ef / hi p'un a yw'r dystiolaeth (ac, os felly, i ba raddau) y mae ef / hi wedi ei chael yn cefnogi unrhyw honiad o gamymddwyn neu fater arall sy'n destun ymchwiliad ac.
 
• argymell unrhyw gamau disgyblu sy'n ymddangos iddo ef/iddi hi yn rhai priodol i'r Cyngor eu cymryd yn erbyn Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig / Prif Weithredwr. 
 
7.2.2 Rhaid i'r IDC, ar ôl ymgynghori â'r Person Annibynnol Dynodedig, geisio cytuno ar amserlen ar gyfer ymchwiliad y DIP. Lle nad oes cytundeb, rhaid i'r DIP osod amserlen sydd, yn ei farn ef/ei barn hi, yn briodol.
 
7.2.3 Mae'r Rheoliadau ond yn ei gwneud yn ofynnol i'r Person Annibynnol Dynodedig gynnal ymchwiliad ac adrodd i’r cyngor. Dylid cadarnhau'r fethodoleg gyda'r partïon. Fodd bynnag, mae'r JNC yn credu y dylai'r Person Annibynnol Dynodedig weithredu ar sail cyfuniad o ymchwiliad annibynnol gan ddefnyddio ei bwerau i gael gafael ar wybodaeth, a gwrandawiad ffurfiol, lle nodir manylion yr honiadau a'r dystiolaeth ategol gan gynrychiolydd yr awdurdod a lle rhoddir cyfle i'r prif weithredwr ymateb.
 
7.3 Pŵer i ymestyn ataliad 
 
7.3.1 Mae'r Rheoliadau'n datgan na ddylid atal y prif weithredwr at ddibenion ymchwilio i'r mater am fwy na dau fis.
  
7.3.2 Nid oes gan y DIP y pŵer i atal y prif weithredwr, ac nid oes angen ei ganiatâd i atal y prif weithredwr. Fodd bynnag, mae'r Rheoliadau'n datgan, lle mae'r awdurdod wedi atal y prif weithredwr, fod gan y Person Annibynnol Dynodedig y pŵer i gyfarwyddo:
 
• bod yr awdurdod yn terfynu'r ataliad.
 
• y dylai'r ataliad barhau y tu hwnt i'r terfyn o ddau fis.
 
• bod yn rhaid amrywio'r telerau y mae’r ataliad wedi’i seilio arnynt.

7.4 Cyswllt cyfrinachol yn yr awdurdod 
 
7.4.1 Er bod gan y Person Annibynnol Dynodedig rywfaint o annibyniaeth, fe'ch cynghorir i gytuno ar rai protocolau ar gyfer ei ymchwiliad er mwyn sicrhau yr amherir cyn lleied ag sy’n bosib ar waith y cyngor ar adeg a all fod yn anodd. Bydd y Person Annibynnol Dynodedig hefyd yn gofyn am drefniadau cyswllt ac adrodd cytunedig gyda'r partïon. Argymhellir felly bod y cyngor yn dynodi swyddog i weinyddu'r trefniadau.
 
7.4.2 Yn ystod yr ymchwiliad, bydd y Person Annibynnol Dynodedig, fel mater o egwyddor, yn gwneud pob ymdrech i sicrhau cyfrinachedd priodol unrhyw wybodaeth a gafwyd ac a drafodwyd. 

8. Derbyn ac ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig gan yr IDC - (canllawiau)
 
8.1 Adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig 

Rhaid i’r Person Annibynnol Dynodedig gyflwyno adroddiad i'r cyngor ac anfon copi at y prif weithredwr ar yr un pryd. Yng ngweithdrefn y JNC, rhagwelir y bydd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r IDC a fydd wedi cael pwerau dirprwyedig gan yr awdurdod i dderbyn yr adroddiad a gwneud penderfyniad ar y canlyniad. Oni bai bod yr adroddiad yn rhyddhau’r prif weithredwr o unrhyw fai, dylai gael y cyfle i ddatgan ei achos cyn i'r pwyllgor wneud ei benderfyniad.
  
8.2 Tystiolaeth newydd o bwys
 
Lle mae tystiolaeth newydd yn cael ei chyflwyno yn ystod y rhan hon o’r broses sy'n berthnasol i'r honiad / mater ac a allai newid y canlyniad, gall yr IDC:
 
• gymryd hyn i ystyriaeth wrth wneud eu penderfyniad neu
 
• ofyn i'r Person Annibynnol Dynodedig gynnal ymchwiliad pellach ac ymgorffori effaith y dystiolaeth newydd mewn adroddiad diwygiedig.
  
Bydd y ffordd y mae'r dystiolaeth yn cael ei hystyried yn dibynnu ar ei natur. Ni ellir defnyddio cyflwyno tystiolaeth newydd ynddo'i hun i gyfiawnhau cosb fwy difrifol na’r un a argymhellwyd gan y Person Annibynnol Dynodedig. Os yw hyn yn bosibilrwydd, dylai'r Person Annibynnol Dynodedig adolygu ei benderfyniad gan ystyried y dystiolaeth newydd.
  
8.3 Argymhellion gan y DIP - canlyniadau neu opsiynau

8.3.1 Yn ôl y Rheoliadau, rhaid i'r Person Annibynnol Dynodedig argymell unrhyw gamau disgyblu sy'n ymddangos yn briodol. Yn ystod y rhan o’r broses, croesewir eglurder ac mae’n well cael penderfyniad rhesymegol clir. Fodd bynnag, efallai nad oes un cam gweithredu amlwg, ac efallai y bydd y Person Annibynnol Dynodedig, yn argymell amrywiaeth o gamau gweithredu amgen. Yn yr achos hwn, byddai angen i'r IDC ddewis y camau i'w cymryd.
 
8.3.2 Er mai rôl y DIP yw gwneud argymhellion ar gamau disgyblu, efallai y bydd yn dymuno gwneud sylwadau ar opsiynau posibl eraill ar gyfer y ffordd ymlaen yn dilyn y broses DIP.
 
8.4 Penderfyniad gan yr IDC
  
Mae'n ofynnol i'r Pwyllgor wneud penderfyniad ar sail adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig. Gall y Pwyllgor bob amser bennu cosb lai na'r hyn a argymhellir, ond ni all bennu cosb fwy. 

9. Camau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo – (canllawiau)

Os yw'r penderfyniad a wneir gan y Pwyllgor yn un i gymryd camau gweithredu sy’n fyr o ddiswyddo, bydd y Pwyllgor ei hun yn cymryd y camau gweithredu. Nid oes raid gofyn am gadarnhad gan y cyngor. Bydd angen i gyfansoddiad yr IDC gynnwys y pŵer dirprwyedig i gymryd camau disgyblu o dan yr amgylchiadau hyn. 

10. Lle mae'r IDC yn cynnig diswyddo – (canllawiau)

10.1 Pan fo'r Pwyllgor yn cynnig diswyddo, mae'r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor gymeradwyo'r diswyddiad cyn cyhoeddi hysbysiad o ddiswyddo.
  
10.2 Gweithdrefn gwrthwynebiadau gweithredol
  
10.2.1 Er bod canllawiau statudol blaenorol yn cyfeirio at gynnal gweithdrefn ar gyfer gwrthwynebiadau gweithredol mewn awdurdodau sy'n gweithredu cyfansoddiadau arweinydd / cabinet a maer / cabinet, nid oes angen hyn.
  
10.3 Rôl y Cyngor
 
10.3.1 Mae'r Rheoliadau'n ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor, pan fo cynnig i ddiswyddo'r prif weithredwr, gymeradwyo'r diswyddiad cyn cyhoeddi hysbysiad o ddiswyddo. Felly, rhaid i'r Cyngor ystyried y cynnig gan yr IDC a dod i benderfyniad cyn y gellir diswyddo'r prif weithredwr.
  
10.3.2 O ystyried trylwyredd ac annibyniaeth y camau blaenorol, yn enwedig ymchwiliad y Person Annibynnol Dynodedig, ni fydd yn briodol ail-glywed yr achos yn llawn. Yn hytrach, bydd y cyngor yn ystyried y mater ar ffurf adolygiad o'r achos a'r argymhelliad i ddiswyddo.
  
10.3.3 Bydd y prif weithredwr yn cael cyfle i ddod â’i g/chynrychiolydd gydag ef/hi ac i gyflwyno ei achos/hachos cyn y gwneir penderfyniad. 

11. Apeliadau – (canllawiau)
 
11.1 Apeliadau yn erbyn diswyddo 
 
11.1.1     Disgyblaeth a Chwynion yn y Gwaith – Canllawiau  ACAS Mae'n mynnu bod gweithiwr sydd wedi cael ei ddiswyddo yn cael cyfle i apelio yn erbyn y penderfyniad.
 
11.1.2     Gan fod y Rheoliadau Rheolau Sefydlog yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor gymeradwyo'r diswyddiad cyn cyhoeddi hysbysiad diswyddo, efallai y bydd rhai pryderon ynghylch y gallu i gynnig apêl deg os oedd y cyngor cyfan eisoes yn gyfarwydd â'r materion ac eisoes wedi penderfynu diswyddo. Mae'r weithdrefn enghreifftiol felly'n rhagweld bod cyfarfod y cyngor yn bodloni'r gofyniad am apêl. Cyn i'r cyngor benderfynu ar yr argymhelliad i ddiswyddo'r prif weithredwr, bydd yn derbyn sylwadau gan y prif weithredwr. Bydd y sylwadau hynny'n ffurfio'r broses apelio.
 
11.2     Apeliadau yn erbyn camau gweithredu sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo
  
11.2.1     Bydd apeliadau yn erbyn camau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo yn cael eu clywed gan y Pwyllgor Apêl. Bydd y gwrandawiad apêl ar ffurf adolygiad o'r achos a'r penderfyniad a wnaed gan yr IDC.
  
11.2.2     Dylai'r broses hon ddilyn y weithdrefn y mae'r awdurdod lleol yn ei defnyddio’n gyffredinol ar gyfer ei weithwyr eraill.