Canllawiau Polisi a Gweithdrefnau Disgyblu Prif Swyddogion

9. RHAN 1 – GWEITHDREFN DDISGYBLU – PRIF WEITHREDWR

1. Cyfansoddiad y Cyngor

Dim ond y Cyngor Llawn gaiff gytuno ar a gweithredu camau disgyblu, gan gynnwys diswyddo, yn erbyn Prif Weithredwr a hynny ar ôl ystyried adroddiad gan Berson Annibynnol Dynodedig, (DIP) a benodwyd gan Bwyllgor Ymchwilio A y Cyngor. 
 
2. Polisi Enghreifftiol y JNC ar gyfer Prif Weithredwyr

Mae'r Weithdrefn hon yn dilyn Gweithdrefn a Chanllawiau Enghreifftiol (Cymru) fel y'u cynhwysir yn Llawlyfr Amodau Gwasanaeth y JNC ar gyfer Prif Weithredwyr y dylid ei ddarllen ar y cyd â'r Polisi hwn. (Atodiad A)

3. Y Weithdrefn

Pan wneir honiad sy'n ymwneud ag ymddygiad neu allu'r prif weithredwr neu os oes unrhyw fater arall o bwys sylweddol ac y deuir i’r casgliad, yn dilyn ymarfer canfod ffeithiau cychwynnol, bod angen ymchwilio i hyn, bydd y mater yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Ymchwilio (IC) priodol. 
Mae angen i unrhyw fater a gyfeirir at y Pwyllgor Ymchwilio gael ei gytuno a'i oruchwylio gan Bennaeth y Gyfraith, Llywodraethu a Gwasanaethau Sifil a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol.

4. Atal Dros Dro

Ni fydd atal bob amser yn briodol gan y gallai fod ffyrdd eraill o reoli'r ymchwiliad. Fodd bynnag, bydd angen i'r IC ystyried a yw'n briodol atal y prif weithredwr ai peidio. Gall hyn fod yn angenrheidiol os yw honiad yn un a fyddai, pe câi ei brofi, yn gyfystyr â chamymddwyn difrifol. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol mewn achosion eraill os gallai presenoldeb parhaus y Prif Weithredwr gyfaddawdu'r ymchwiliad neu amharu ar gyflawni swyddogaethau'r Cyngor yn effeithlon. Ym mha achos bynnag, bydd y prif weithredwr yn cael gwybod am y rheswm dros y bwriad i’w atal a bydd ganddo/ganddi'r hawl i gyflwyno gwybodaeth cyn y gwneir penderfyniad o'r fath. Mae'r JNC yn cydnabod y gallai amgylchiadau godi ar adegau prin sy'n golygu bod angen atal y prif weithredwr ar unwaith a hynny cyn i'r IC gael cyfle rhesymol i gyfarfod, er enghraifft os yw'r honiadau o gamymddwyn yn golygu bod presenoldeb y prif weithredwr yn y gwaith yn peri risg ddifrifol i iechyd a diogelwch eraill neu i adnoddau, gwybodaeth gyfrinachol neu enw da'r awdurdod. Er mwyn gallu delio gyda’r sefyllfa hon, dylai'r awdurdod ystyried a rhoi'r protocolau angenrheidiol ar waith i hwyluso proses ble gall yr Arweinydd, mewn argyfwng, a chyda cyngor Pennaeth y Gyfraith, Llywodraethu a Gwasanaethau Sifil a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol, atal y prif weithredwr ar yr amod bod yr ataliad yn cael ei adolygu gan yr IC cyn gynted â phosibl. Dylid adolygu parhad unrhyw ataliad ar ôl iddo fod yn ei le am ddau fis ac o bryd i'w gilydd wedi hynny fel y bo'n briodol.

5. Ystyried yr honiadau neu faterion eraill sy'n destun ymchwiliad 
 
Cyn gynted ag y bo'n ymarferol, bydd y Pwyllgor Ymchwilio yn hysbysu'r prif weithredwr yn ysgrifenedig o'r honiadau neu faterion eraill sy'n destun ymchwiliad ac yn cyflwyno iddo/iddi unrhyw dystiolaeth y bydd yr IC yn ei hystyried gan gynnwys yr hawl i glywed tystiolaeth lafar. Gwahoddir y prif weithredwr i gyflwyno sylwadau ysgrifenedig ac unrhyw dystiolaeth gan gynnwys tystiolaeth gan dystion y mae ef/hi yn dymuno i'r IC ei hystyried. Bydd yr IC hefyd yn rhoi cyfle i'r prif weithredwr wneud sylwadau llafar. Bydd yr IC yn rhoi ystyriaeth ofalus i'r honiadau neu faterion eraill, y dystiolaeth gefnogol a'r achos a gyflwynwyd gan y prif weithredwr cyn cymryd camau pellach. Bydd yr IC yn penderfynu, naill ai:

• nad oes angen cymryd unrhyw gamau ffurfiol pellach o dan y weithdrefn hon; neu

• y dylid cyfeirio'r mater at Berson Annibynnol Dynodedig.

Bydd yr IC yn hysbysu'r prif weithredwr o'i benderfyniad.

6. Penodi Person Annibynnol Dynodedig

Rhaid i’r IC a'r prif weithredwr gytuno rhyngddynt ar Berson Annibynnol Dynodedig o fewn 1 mis i'r penderfyniad i benodi DIP. Os na ellir cytuno ar Berson Annibynnol Dynodedig, bydd y cyngor yn penodi'r person a enwebwyd gan Weinidogion Cymru.  Unwaith y cytunir ar Berson Annibynnol Dynodedig, bydd yr IC yn gyfrifol am wneud y penodiad, darparu'r cyfleusterau angenrheidiol, cytuno ar dâl a darparu'r holl wybodaeth sydd ar gael am yr honiadau.

7. Ymchwiliad y Person Annibynnol

Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Person Annibynnol Dynodedig ymchwilio a chyflwyno adroddiad i'r IC. Dylai'r Person Annibynnol Dynodedig weithredu ar sail cyfuniad o ymchwiliad annibynnol gan ddefnyddio ei bwerau i gael gafael ar wybodaeth, a gwrandawiad ffurfiol, lle darperir yr honiadau a'r dystiolaeth ategol gan gynnwys tystiolaeth a gyflwynir gan dystion a lle gall y prif weithredwr a'u cynrychiolydd gyflwyno eu hachos. Ar ôl ei benodi, cyfrifoldeb y Person Annibynnol Dynodedig fydd ymchwilio i'r mater / honiad a pharatoi adroddiad: datgan barn ynghylch a yw'r dystiolaeth a gafwyd yn cefnogi unrhyw honiad o gamymddwyn neu anallu (ac i ba raddau) neu'n cefnogi angen i gymryd camau o dan y weithdrefn hon am ryw reswm sylweddol arall; ac argymell unrhyw gamau disgyblu (os oes unrhyw gamau yn briodol) neu ystod o gamau gweithredu sy'n ymddangos fel rhai priodol i'r awdurdod eu cymryd yn erbyn y prif weithredwr.

8.Derbyn ac ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig gan y Pwyllgor Ymchwilio

Bydd yr IC yn ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, a bydd hefyd yn rhoi cyfle i'r prif weithredwr ddatgan eu hachos cyn gwneud penderfyniad. Ar ôl ystyried unrhyw ffactorau cysylltiedig eraill, gall y Pwyllgor:

• Beidio â chymryd unrhyw gamau pellach.

• Argymell datrysiad anffurfiol neu weithdrefnau priodol eraill. 

• Cyfeirio’r mater yn ôl at y Person Annibynnol Dynodedig ar gyfer ymchwiliad ac adroddiad pellach.

• Cymryd camau disgyblu yn erbyn y prif weithredwr sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo. 

• Argymell i’r cyngor y dylid diswyddo’r prif weithredwr.

9. Camau Disgyblu ac eithrio Diswyddo
 
Pan wneir penderfyniad i gymryd camau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo, bydd yr IC yn gosod y gosb / camau disgyblu angenrheidiol, hyd at yr uchafswm a argymhellir gan y Person Annibynnol Dynodedig.

10. Pan mae'r IC yn cynnig diswyddo

Pan fydd y Pwyllgor yn cynnig diswyddo, mae'r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyngor gymeradwyo'r diswyddiad cyn cyhoeddi hysbysiad o ddiswyddo. Bydd y Pwyllgor yn hysbysu'r prif weithredwr o'r penderfyniad ac yn cyflwyno'r cynnig hwnnw i'r cyngor ynghyd ag unrhyw ddeunydd angenrheidiol e.e. adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig.  Bydd y cyngor yn ystyried y cynnig gan yr IC y dylid diswyddo'r prif weithredwr. Bydd y prif weithredwr yn cael cyfle i gyflwyno ei achos i'r cyngor cyn y gwneir penderfyniad.

11. Apeliadau

Apeliadau yn erbyn diswyddo
 
Lle mae'r IC wedi gwneud cynnig i ddiswyddo; bydd y gwrandawiad gan y Cyngor hefyd yn cyflawni'r swyddogaeth apelio statudol.

Apeliadau yn erbyn camau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo
 
Os yw'r IC yn cymryd camau sydd ddim yn mynd mor bell â diswyddo, gall y prif weithredwr apelio i'r Pwyllgor Apêl. Bydd y Pwyllgor Apêl yn ystyried adroddiad y Person Annibynnol Dynodedig, ac unrhyw wybodaeth berthnasol arall a ystyriwyd gan yr IC, e.e. gwybodaeth newydd, canlyniad unrhyw ymchwiliad pellach, ac ati. Bydd y prif weithredwr yn cael cyfle i ddatgan eu hachos. Bydd y Pwyllgor Apêl yn rhoi ystyriaeth ofalus i'r materion hyn ac yn cynnal unrhyw ymchwiliad pellach y mae'n credu sy'n angenrheidiol i ddod i benderfyniad. Bydd penderfyniad y Pwyllgor Apêl yn derfynol.