E-bost
Diweddarwyd y dudalen: 04/07/2023
Nid system cadw cofnodion yw Outlook. Dylid cadw cofnodion e-bost o Outlook i ffolderi ar y cyd yn ôl eu cynnwys a'u rheoli mewn modd sy'n gyson â'r holl gofnodion cyfatebol eraill. Gall negeseuon e-bost a'u hatodiadau fod yn gofnodion gwerthfawr a dylid eu ffeilio yn ôl eu cynnwys yn union fel unrhyw ddogfen arall. Os nad yw'r neges e-bost yn berthnasol at ddibenion busnes, dylid ei dileu.
Mae neges e-bost yn bwysig:
- Os oes ganddi werth gweinyddol neu hanesyddol yn y tymor hir
- Os yw'n cynnwys gwybodaeth, cyngor neu esboniad na ddyblygir rywle arall.
- Os yw'n ymwneud â phenderfyniadau a wnaed a bod ganddi werth fel tystiolaeth.
- Os cafodd ei drafftio o ganlyniad i bolisi neu ddeddfwriaeth.
Dim ond negeseuon e-bost cyfrinachol neu o natur sensitif y dylid eu cadw ar eich gyriant U/Cartref.
Mae pob cofnod e-bost yn ddarostyngedig i atodlenni cadw'r Awdurdod yn ôl eu cynnwys.
Peidiwch ag anfon atodiadau trwy e-bost oni bai nad oes modd osgoi gwneud hynny e.e. os yw'r ddogfen yn gyfrinachol, gan fod yna ddyblygu enfawr yn y dogfennau a gedwir ar weinyddion yr Awdurdod. Mae atodiadau yn cael effaith niweidiol ar y lle storio sydd yn eich blwch post, ac wrth gwrs canlyniad hyn yw cynyddu maint eich blwch post. Dylech anfon dolen gyswllt at ddogfen yn hytrach nag atodiad.
Mae'r cyfrwng e-bost yn rhan o gofnod corfforaethol yr Awdurdod ac fel y cyfryw mae'n agored i gael ei ddatgelu mewn ymateb i geisiadau am fynediad i wybodaeth o dan y deddfwriaethau isod:
- GDPR (Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol)
- Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
- Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 - gellir cael gwybodaeth am y ddeddfwriaeth hon ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
Rheoli eich mewnflwch
Eich prif ffolder e-bost yw'r Mewnflwch. Lleolir eich Mewnflwch y tu mewn i'ch blwch post ynghyd â'r ffolderi eraill a gaiff eu creu gan Outlook i storio gwybodaeth. Mae'r ffolderi eraill sy'n cynnwys negeseuon e-bost yn cynnwys Deleted Items, Drafts, Outbox, a Sent Items. Gwybod faint o le a gaiff ei gymryd ganddynt yw eich cam cyntaf tuag at gadw eich blwch post mewn trefn.
Efallai y byddwch yn dymuno gweld maint eich holl negeseuon yn unigol. Gellir ychwanegu'r maes hwn yn hawdd at eich mewnflwch, eich blwch anfon neu at unrhyw ffolder e-bost arall yn Outlook.
Er mwyn gweld maint eich negeseuon:
- De-gliciwch ar bennawd unrhyw faes yn eich cwarel negeseuon.
- Cliciwch ar Dewiswr Maes. Sgroliwch i lawr y rhestr o feysydd hyd nes i chi weld y maes Maint.
- Yna, llusgwch y maes Maint o'r Dewiswr Maes a'i ollwng rhwng penawdau llwyd unrhyw ddau faes i ychwanegu'r maes Maint at eich cwarel negeseuon.
Gall gwybod maint pob neges eich helpu wrth i chi geisio rheoli maint cyffredinol eich blwch negeseuon e-bost. Yn eich mewnflwch gallwch grwpio negeseuon yn ôl eu maint.
Er mwyn trefnu negeseuon e-bost yn ôl eu maint:
- Cliciwch ar Gwedd/Trefnu yn ôl/Maint. Bydd eich negeseuon yn cael eu trefnu mewn i grwpiau megis Bach (10-25KB), Canolig (25KB - 1MB), Mawr (1-5MB), ac ati.
Mae'n debygol y bydd atodiadau mewn unrhyw neges dros 500KB. Dylech ystyried a oes angen i chi gadw'r atodiad gyda'r neges oherwydd bydd cadw'r atodiad ac yna ei ddileu o'r neges (neu, yn syml, dileu'r atodiad o'r neges os oes gennych gopi o'r ffeil eisoes) yn rhyddhau lle yn eich blwch negeseuon.
Dylech gadw eich e-byst a/neu atodiadau yng Nghynllun Ffeiliau’r Cyngor.
Cadw eich atodiadau:
- Agorwch y neges
- De-gliciwch ar yr atodiad
- Dewiswch 'Save As'
- Newidiwch i'ch ffolder chi ar y CFP
- Cliciwch ar 'Save'
Dileu eich atodiadau:
- Agorwch y neges
- De-gliciwch ar yr atodiad
- Dewiswch 'Delete'
Gallwch drefnu eich e-byst i mewn i ffolderi yn Outlook, yn yr un modd â ffeiliau PST.
Er mwyn creu ffolderi wedi'u henwi o fewn eich ffolder mewnflwch neu flwch anfon:
- De-gliciwch ar y ffolderi Inbox neu Sent Items.
- Cliciwch ar Ffolder Newydd.
- Rhowch enw addas i'ch ffolder newydd e.e. Ceisiadau Mai 2010 (nid 'Pethau Dafydd'). Gallwch ailadrodd y broses hon ar gyfer ffolderi o fewn is-ffolderi eich mewnflwch neu'ch blwch anfon.
- Llusgwch eich e-bost i'r ffolder berthnasol.
Sut i ddileu eitemau sydd wedi'u dileu yn awtomatig wrth gau Outlook:
- Cliciwch ar Dewisiadau yn y ddewislen Offer...
- Mae'r blwch deialog Dewisiadau yn ymddangos.
- Cliciwch ar y tab Arall.
- Cliciwch ar Gwagio'r ffolderi Dilëwyd wrth gau Outlook
- Cliciwch Iawn
Mwy ynghylch Llywodraethu Gwybodaeth