Canllawiau i Reolwyr ar Wiriadau a Hunanddateliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) Ebrill 2024

Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Mae’r DBS yn darparu cyfleuster er mwyn i sefydliadau wneud penderfyniadau recriwtio mwy diogel drwy gynnal gwiriadau yn erbyn gwahanol fathau o wybodaeth, fel cofnodion troseddol a'r heddlu, a gwybodaeth a ddelir ar y rhestr wahardd i blant ac oedolion.

Caniateir i gyflogwyr ofyn am wybodaeth am hanes unigolyn o dan Orchymyn Eithriadau Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (fel y'i diwygiwyd) mewn rhai amgylchiadau, gan gynnwys lle bo cyflogeion yn gweithio mewn gweithgaredd a reoleiddir. Ni cheir ond gwneud cais am wiriadau os yw hynny'n berthnasol neu'n gymesur â'r rôl, neu os yw'n ofynnol yn ôl statud.

Mae’r Cyngor yn Gorff Cofrestredig gyda'r DBS ac mae tîm recriwtio'r Gwasanaethau Pobl yn darparu gwasanaeth i wneud cais i'r DBS am y gwiriad priodol, o fewn cwmpas y Polisi hwn. I'r perwyl hwnnw, mae'n rhaid i'r Cyngor gydymffurfio â Chod Ymarfer y DBS.

O dan y Cod Ymarfer hwn, mae’n rhaid i’r Cyngor, cyn cyflwyno cais am wiriad DBS, asesu'r rôl dan sylw i sicrhau ei fod yn gymwys o dan ddeddfwriaeth gyfredol, wedi'i cymhwyso gwiriad ar lefel briodol, ac wedi gwneud cais cywir am wybodaeth oddi ar y rhestr wahardd briodol.

Mae'r Cyngor yn ddarparwr gweithgaredd a reoleiddir. Mae hyn yn creu rhwymedigaethau o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006, gan gynnwys dyletswydd gyfreithiol i gyfeirio unigolyn i sylw'r DBS os credir ei fod wedi achosi niwed i blant neu oedolion mewn perygl, neu fod risg iddo wneud hynny yn y dyfodol.

Mae cyflogwr yn torri'r gyfraith os yw'n fwriadol yn cyflogi rhywun i gyflawni gweithgaredd a reoleiddir gyda grŵp y mae wedi'i wahardd rhag gweithio gyda nhw. Mae unigolyn gwaharddedig yn torri'r gyfraith os yw'n ceisio neu'n cynnig cymryd rhan, neu'n cymryd rhan yn wirioneddol mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda grŵp y mae wedi'i wahardd rhag gweithio gyda nhw.

Mathau o Wiriadau DBS

Gall y Cyngor wneud cais am 4 math o wiriadau DBS.

Datgeliad Sylfaenol
Yn dangos euogfarnau heb eu disbyddu a rhybuddiadau amodol yn unig. Bydd unrhyw swydd yn gymwys ar gyfer y math hwn o wiriad os bernir bod y gwiriad yn berthnasol ac yn gymesur â'r rôl.

Datgeliad Safonol
Yn dangos euogfarnau sydd wedi'u disbyddu, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol.

Datgeliad Manwl
Yn dangos yr un peth â gwiriad safonol yn ogystal ag unrhyw wybodaeth a ddelir gan yr heddlu lleol yr ystyrir ei bod yn berthnasol i'r rôl.

Datgeliad Manwl gyda Rhestrau Gwahardd
Yn dangos yr un peth â gwiriad manwl, a hefyd yn dangos a yw'r ymgeisydd ar restr o bobl sydd wedi'u gwahardd rhag gweithio gyda'r defnyddwyr gwasanaeth hyn.

Mathau o Weithluoedd

Mae'n rhaid i geisiadau am dystysgrifau DBS safonol neu fanwl gynnwys gweithlu.

Ar gyfer tystysgrifau Datgeliad Manwl gyda Rhestrau Gwahardd:

Gweithlu plant – yn rhoi mynediad at wiriad o'r rhestr wahardd ar gyfer Plant

Gweithlu oedolion – yn rhoi mynediad at wiriad o'r rhestr wahardd ar gyfer Oedolion

Gweithlu Plant ac Oedolion - yn rhoi mynediad at wiriad o'r rhestrau gwahardd Plant ac Oedolion. Mae'r rhain ar gyfer rolau lle bydd rhywun yn gweithio gyda phlant ac oedolion sy'n wynebu risg

Gweithlu arall - yn rhoi mynediad at wiriad o'r rhestrau gwahardd Plant ac Oedolion. Mae'r rhain yn rolau nad ydynt yn ymwneud yn benodol â gweithio gyda phlant a/neu oedolion. Am ragor o wybodaeth am y mathau o rolau sy'n perthyn i'r categori hwn o'r gweithlu, edrychwch ar y Canllaw ar Weithlu Arall

Asesu a yw'r Rôl yn Gymwys ar gyfer Gwiriad DBS

Gall asesu a yw rôl y swydd yn gymwys ar gyfer gwiriad DBS fod yn broses gymhleth, ond mae sawl ffynhonnell o gymorth ar gael i lywio rheolwyr a chydlofnodwyr. Pwrpas yr adran hon yw eich helpu i ddewis lefel gywir ar gyfer y gwiriad a'r rhestr wahardd (os yw'n briodol). Gweler Atodiad 1: Ffurflen sefydlu Cymhwystra'r DBS

Dylech lenwi’r ffurflen hon i gofnodi’r rheswm dros ddewis y math o wiriad DBS a’r gweithlu ar gyfer rôl y swydd.

Dyma ffynonellau i'ch helpu gyda hyn:

• Offeryn Cymhwystra'r DBS
• Taflenni Canllaw'r DBS
• Canllaw Cymhwystra'r DBS – dyma’r canllaw llawn

Offeryn Cymhwystra'r DBS. Mae'r DBS wedi sicrhau bod offeryn cymhwyster ar-lein ar gael sy'n cwmpasu'r rhan fwyaf o rolau swyddi, ond nid pob un.

Nid yw'r offeryn hwn yn cynnwys pob rôl ar hyn o bryd. Os nad yw'r rôl wedi'i chynnwys, gofynnwch am arweiniad gan y tîm Recriwtio Gwasanaethau Pobl / Ymgynghorydd AD.

Taflenni Canllaw'r DBS. Mae’r DBS wedi cyhoeddi amrywiaeth o daflenni canllaw, sy'n trafod meysydd gwaith amrywiol.

Gwiriadau DBS mewn Chwaraeon - Gweithio gyda Phlant

Gwiriadau DBS mewn Chwaraeon - Gweithio gydag Oedolion

Darparwyr Gofal Cymdeithasol Plant

Gweithgaredd a Reoleiddir wrth Weithio gyda Phlant

Gofal Cymdeithasol i Oedolion

Gweithgaredd a Reoleiddir wrth Weithio gydag Oedolion

Sylwer: Os credwch y gallai rôl swydd fod yn Weithgaredd a Reoleiddir, dylech hefyd ddarllen Adran 6 "Beth yw Gweithgaredd a Reoleiddir?"

Llywodraethwyr Ysgol a Chynghorwyr Etholedig
Canllaw i Rolau Llywodraethwr Ysgol a Chynghorydd Etholedig yng Nghymru

Ceir hyd i'r holl ddogfennau canllaw hyn (ac eraill) yma:

DBS guidance leaflets 

Canllawiau Llawn ar Gymhwystra'r DBS 

Mae’r canllawiau llawn ar gael ar wefan y DBS, sy’n cynnwys y geiriad deddfwriaethol. Gan nad yw'r canllawiau hyn yn hawdd eu defnyddio, argymhellir eich bod yn defnyddio'r ffynonellau arweiniad eraill yn gyntaf, ac yna'n defnyddio'r canllawiau llawn i wirio a chadarnhau eich bod yn dewis y math cywir o wiriad DBS.

Canllawiau ar Gymhwystra'r DBS

Ar gyfer gwiriadau DBS Safonol, edrychwch ar
Canllawiau cymhwystra ar gyfer gwiriadau DBS safonol

Ar gyfer gwiriadau DBS Manwl a gwiriadau DBS Manwl gyda Rhestrau Gwahardd, edrychwch ar y Canllawiau cymhwystra ar gyfer gwiriadau DBS manwl.

Os ydych chi'n dal yn ansicr a oes angen gwiriad DBS ar gyfer swydd, neu ynghylch lefel y gwiriad sydd ei angen, cysylltwch â'r Tîm Recriwtio Gwasanaethau Pobl / eich Ymgynghorydd AD i drafod.

Gwiriadau yn y Cartref
Ar gyfer rolau a gyflawnir yng nghartref yr ymgeisydd ei hun, dylid ateb 'Ydy' i'r cwestiwn 'A yw'r swydd hon yn cynnwys gweithio gyda phlant neu oedolion yng nghyfeiriad cartref yr ymgeisydd?'. Mae hyn yn galluogi gwiriad yn seiliedig ar y cartref. Mae hyn yn golygu y bydd yr heddlu yn ystyried datgelu unrhyw wybodaeth berthnasol a ddelir nid yn unig am yr ymgeisydd, ond hefyd am unrhyw un arall sy'n gysylltiedig â'r cyfeiriad lle bydd yr ymgeisydd yn gweithio. Nid yw hyn yn berthnasol os yw'r ymgeisydd yn teithio i gartref rhywun arall i gyflawni gweithgaredd a reoleiddir

Beth yw Gweithgaredd a Reoleiddir?

Gweithgaredd a reoleiddir yw gwaith na chaiff rhywun sydd wedi'i wahardd ei wneud.
Mae angen ichi feddwl am 5 agwedd:

I Bwy y darperir y gwasanaeth

Beth mae'r rôl yn ei olygu

Pa mor aml y cyflawnir y rôl

Pryd y mae angen ichi ystyried ayw'r gwaith heb oruchwyliaeth

Ble y cyflawnir y rôl

Gellir crynhoi gweithgaredd a reoleiddir fel a ganlyn:

6.1 Gweithgaredd a Reoleiddir - Plant

Diffiniadau:

• Mae plant fel arfer dan 18 oed, ond ddim os yw'r gweithgaredd yn gysylltiedig â swydd gyflogedig neu ddi-dâl y plentyn, a'i fod yn 16 neu'n 17 oed.
• Ystyr goruchwylio gweithiwr yw goruchwylio o ddydd i ddydd.
• Mae rheolaidd yn golygu gweithgaredd a gyflawnir gan yr un unigolyn yn aml - ar fwy na 3 diwrnod o fewn cyfnod o 30 diwrnod, neu weithio dros nos unrhyw bryd (rhwng 2am a 6am) lle gallai'r unigolyn ddod wyneb yn wyneb â phlant.

I ganfod a yw unigolyn yn cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir â phlant, bydd angen ichi ystyried tri ffactor:

• y rôl - pa weithgaredd a gyflawnir gan yr unigolyn, pa mor aml y bydd yr unigolyn yn ei gyflawni ac a yw'n cael ei oruchwylio
• y lleoliad - lle mae'r rôl yn cael ei chyflawni a pha mor aml y bydd yr unigolyn yn gweithio yno 

Mae gweithgaredd a reoleiddir yn cyfeirio at y gweithgareddau canlynol heb oruchwyliaeth. Mae'n rhaid i'r gweithgareddau hyn gael eu cynnal yn rheolaidd, (hy, yn aml, fel y disgrifir uchod). Ceir NAW chategori sy'n diffinio Gweithgaredd a Reoleiddir â Phlant.

Mae'n rhaid i'r PEDWAR gweithgaredd cyntaf gael eu cyflawni'n rheolaidd:

1. Addysgu, hyfforddi, cyfarwyddo, gofalu am neu oruchwylio plant, neu
2. Rhoi cyngor neu arweiniad ar lesiant corfforol, emosiynol neu addysgol, neu
3. Gyrru cerbyd ar gyfer plant yn unig.
4. Cymedroli gwefan ar gyfer plant yn unig, neu'n bennaf.

Mae'r DDAU weithgaredd canlynol yn y categori rheolaidd hyd yn oed os nad yw'r gweithgaredd ond yn cael ei gyflawni unwaith:

1. Gofal Iechyd, a ddarperir gan weithiwr gofal iechyd proffesiynol rheoledig, neu o dan oruchwyliaeth y gweithiwr hwnnw neu
2. Gofal personol i blant, fel helpu i ymolchi a gwisgo.

Nid oes unrhyw amodau mynychder yn gysylltiedig â'r TRI gweithgaredd canlynol:

1. Cofrestru i fod yn ofalwr maeth
2. Cofrestru i fod yn warchodwr plant neu'n ddarparwr gofal plant
3. Swyddi penodol yng Nghymru. Swyddogaethau arolygu yw'r rhain yn bennaf.

Os nad yw rhywun yn bodloni'r gofynion ar gyfer gweithgaredd a reoleiddir oherwydd yr hyn y maen nhw'n ei wneud, gallent fodloni'r gofynion hynny oherwydd eu lleoliad gwaith.

Mannau Gweithgaredd a Reoleiddir

Mae Deddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 yn nodi Ysgolion a lleoliadau eraill penodol fel mannau Gweithgaredd a Reoleiddir.

Dyma rai lleoliadau eraill penodedig: sefydliad addysg ar gyfer addysgu plant yn llawnamser, uned cyfeirio disgyblion, darparwr addysg feithrin, canolfan gadw i blant, cartref plant neu gartref a ddarperir o dan Ddeddf Plant 1989, canolfan blant, ysbyty plant yng Nghymru ac eiddo gofal plant perthnasol.

Os yw’r rôl yn bodloni’r diffiniad o weithgaredd a reoleiddir gyda phlant am ei bod yn ymwneud ag addysgu, hyfforddi neu gyfarwyddo plant, neu os yw'n darparu unrhyw fath o ofal neu oruchwyliaeth dros blant mewn lleoliad penodedig, a bod yr amod amser wedi'i fodloni, mae'n rhaid i'r sefydliad ystyried canllawiau goruchwyliaeth statudol yr Adran Addysg.

Goruchwylio gweithgareddau gyda phlant 

Os yw'r rôl yn cyflawni un o'r gweithgareddau penodedig mewn sefydliad penodedig, ei bod yn wirfoddol, a bod y sefydliad yn penderfynu ei bod wedi'i goruchwylio'n ddigonol, nid yw'r gwirfoddolwr yn cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda phlant, ac felly nid yw ond yn gymwys i dderbyn tystysgrif DBS manwl.

Os yw'r rôl honno, yn gweithio o fewn y sefydliad penodedig, yn rôl am dâl, bydd yr unigolyn bob amser mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda phlant ac yn gymwys i dderbyn tystysgrif DBS manwl gyda rhestr wahardd plant. Bydd hynny'n wir waeth faint o oruchwyliaeth sydd drostynt.

Rhaid i rolau ategol mewn sefydliadau penodedig (fel arlwyo, glanhau neu ofalu am adeiladau) fodloni pob un o'r meini prawf canlynol i fod yn weithgaredd a reoleiddir gyda phlant:

• maen nhw'n gweithio yno dros 3 diwrnod o fewn cyfnod o 30 diwrnod, neu dros nos rhwng 2am a 6am, gyda chyfle i ddod wyneb yn wyneb â phlant a
• chânt gyfle, oherwydd eu swydd, i ddod i gysylltiad â phlant yn y sefydliad a
• maent yn gweithio yno i ddibenion y sefydliad ac
• nid yw'n waith dros dro nac achlysurol, nad yn rôl lle maen nhw'n cael eu goruchwylio fel gwirfoddolwr.

Rhaid i bob unigolyn sy'n bodloni'r 4 maen prawf hyn sy'n gweithio o fewn un o'r lleoliadau penodedig gael tystysgrif DBS manwl gyda rhestr wahardd plant.

Rhaid i ysgolion hefyd gydymffurfio â Rheoliadau Staffio Ysgolion a Gynhelir Cymru 2005 a Rheoliadau Staffio Ysgolion a Gynhelir (Diwygiadau Amrywiol) Cymru 2007 yn ogystal â'r Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf.

6.2 Gweithgaredd a Reoleiddir – Oedolion

Diffiniadau:

• Mae oedolion yn 18 oed a throsodd.
• Mae gofal personol yn cynnwys addysgu, hyfforddi, cyfarwyddo, gofalu am neu oruchwylio oedolion, neu roi cyngor/arweiniad ar lesiant.
• Ystyr goruchwylio gweithiwr yw goruchwylio o ddydd i ddydd.
• Mae rheolaidd yn golygu cael ei gyflawni gan yr un unigolyn yn aml gan weithio gydag oedolion sy'n derbyn gofal - unwaith yr wythnos neu fwy, neu ar fwy na 3 diwrnod o fewn cyfnod o 30 diwrnod neu unrhyw waith gydag oedolion sy'n derbyn gofal dros nos (rhwng 2am a 6am).

Yn wahanol i weithgaredd a reoleiddir gyda phlant, mae gweithgaredd a reoleiddir gydag oedolion yn canolbwyntio ar y gweithgareddau penodol a gyflawnir er budd yr oedolyn dan sylw, yn hytrach na'r fan lle mae gweithgaredd penodol yn digwydd.

Er enghraifft, bydd unrhyw unigolyn sy'n rhoi gofal personol i oedolyn yn cyflawni Gweithgaredd a Reoleiddir, waeth a yw hynny'n digwydd mewn ysbyty, mewn cartref gofal, mewn carchar neu yng nghartref yr person ei hun.

Ceir WYTH categori i ddiffinio Gweithgaredd a Reoleiddir gydag Oedolion:

1. Gofal Iechyd a ddarperir gan neu o dan gyfarwyddyd gweithiwr gofal iechyd proffesiynol rheoledig i oedolyn, gan gynnwys gofal lliniarol, seicotherapi, a chwnsela.
2. Darparu Gofal Personol i oedolyn ar ffurf bwydo, ymolchi, gwisgo, toiledu, gofal y geg neu ofal y croen, y gwallt*, neu'r ewinedd*, oherwydd oedran, salwch neu anabledd yr oedolyn. Mae hyn yn cynnwys annog wedyn goruchwylio oedolyn na all benderfynu bwyta neu yfed, mynd i'r toiled, ymolchi neu gael bath, gwisgo neu ofalu am ei geg, ei groen, ei wallt neu ei ewinedd heb anogaeth a goruchwyliaeth, oherwydd ei oedran, ei anabledd neu salwch. Mae hefyd yn cynnwys hyfforddiant, cyfarwyddo neu roi cyngor neu arweiniad sy'n gysylltiedig â bwyta neu yfed, myned i'r toiled, ymolchi neu gael bath, gwisgo, gofal y geg neu ofal y croen, y gwallt neu'r ewinedd.
3. Darparu gwaith cymdeithasol i oedolyn mewn cysylltiad ag asesu neu adolygu'r angen am wasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol a rhoi cefnogaeth barhaus i gleientiaid.
4. Gyrwyr neu gynorthwywyr sy'n cludo oedolion oherwydd eu hoedran, salwch, neu anabledd, i weithgareddau neu apwyntiadau gofal iechyd, gofal personol neu waith cymdeithasol ac ati.
5. Cynorthwyo oedolyn i ymdrin â'i faterion ei hun: lle bo atwrneiaeth arhosol yn cael ei chreu; lle bo atwrneiaeth barhaus yn cael ei chofrestru neu y gwneir cais amdani; lle bo'r Llys Gwarchod wedi wneud gorchymyn yn gysylltiedig â gwneud penderfyniadau ar ran yr oedolyn; lle bo eiriolwr iechyd meddwl neu alluedd meddyliol annibynnol wedi'i benodi; lle darperir gwasanaethau eiriol annibynnol; lle penodir cynrychiolydd i dderbyn budd-daliadau ar ran yr oedolyn.
6. Cynorthwyo oedolyn gyda materion cyffredinol y cartref, fel rheoli arian, talu biliau neu siopa ar ei ran, p'un a oes angen gwneud hynny oherwydd ei oedran, ei salwch neu ei anabledd.
7. Rheolaeth neu oruchwyliaeth o ddydd i ddydd dros unrhyw un sy'n cyflawni'r gweithgareddau uchod.
8. Swyddi penodol yng Nghymru. Swyddogaethau arolygu yw'r rhain yn bennaf.

*Ceir eithriadau i hyn. Mae unrhyw gymorth corfforol a ddarperir i oedolyn yn gysylltiedig â gofalu am ei wallt neu ei ewinedd pan na fo’r cymorth hwnnw’n gysylltiedig â'i oedran, ei salwch neu ei anabledd wedi'i eithrio.
Er enghraifft, nid yw torrwr gwallt sy'n torri gwalltiau preswylwyr mewn cartrefi gofal yn cyflawni gweithgaredd a reoleiddir.
Er enghraifft, nid yw therapydd harddwch yn cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir os yw'n mynd i ganolfan gofal dydd i drin dwylo unrhyw un a fyddai'n hoffi cael trin eu dwylo, yn hytrach na phobl sydd angen hynny oherwydd eu hoedran, salwch neu anabledd.

Ailwirio staff presennol

Bydd yr Awdurdod yn gwirio staff presennol lle bo hynny'n ofynnol, er enghraifft yn yr amgylchiadau canlynol:

• I gynnal gofynion cofrestru cyrff rheoleiddio neu broffesiynol fel Gofal Cymdeithasol Cymru (GCC), Cyngor y Gweithlu Addysg (CGA) a Chyngor y Proffesiynau Iechyd a Gofal
• I fodloni'r rheoliadau statudol ar gyfer gwasanaethau a reoleiddir
• Pan fydd staff yn newid eu rôl swydd (gweler adran 10 isod)
• Os bu newid i gofnod troseddol y cyflogai (gweler adran 11 isod).

Efallai y bydd yn ofynnol i gyflogeion gofrestru ar Wasanaeth Diweddaru'r DBS fel bo modd cynnal ailwiriadau priodol. (Gweler Atodiad 2: Llythyr i Staff sy'n ymuno â'r Gwasanaeth Diweddaru).

Bydd yn ofynnol i unigolion sydd wedi newid eu henw drwy briodas, partneriaeth sifil neu weithred newid enw dderbyn gwiriad DBS newydd ar y dyddiad ailwirio nesaf.

7.1 Yr holl staff sy’n destun Gwiriad DBS

Nid yw'n ofynnol i gyflogeion ddatgelu gwybodaeth am eu cofnod troseddol onid yw eu cyflogwr yn gofyn iddynt wneud hynny.

Gofynnir i’r holl staff mewn rolau sy’n destun Gwiriad DBS wneud Hunanddatgeliad yn flynyddol drwy MyView, ar yr un pryd â'r Datganiad Rhoddion a Lletygarwch a'r Datganiad Buddiannau blynyddol, a wneir fel arfer ym mis Ebrill. Rhaid i reolwyr edrych dros y Datganiadau a wneir gan eu staff a sicrhau bod pob aelod o'r tîm wedi cwblhau eu Datganiadau.
Sylwer: Mae'r cyfleuster hwn yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd. (Gweler Atodiad 3: Ffurflen Hunanddatgeliad)

7.2 Staff sydd wedi'u cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru

Gofynnir i’r rhai sy’n gweithio mewn swyddi lle mae’n ofynnol iddynt gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru am ddatgeliad DBS wedi’i ddiweddaru yn unol â’u gofynion ailgofrestru.

Ceir rhestr o swyddi y mae cofrestru yn ofynnol ar eu cyfer drwy ddilyn y ddolen hon:Beth yw cofrestru? | Gofal Cymdeithasol Cymru

Efallai y bydd disgwyl i gyflogeion mewn rolau lle mae'n ofynnol cynnal ailwiriadau ymuno a chynnal tanysgrifiad â Gwasanaeth Diweddaru'r DBS fel bo modd cynnal ailwiriadau. Ni fydd y Cyngor yn ad-dalu unrhyw gostau sy'n gysylltiedig â hyn.

Ar gyfer staff sy'n gweithio yn Gwasanaethau Rheoledig canlynol:

• Gwasanaethau cartrefi gofal
• Gwasanaethau cymorth cartref
• Gwasanaethau llety diogel
• Gwasanaethau canolfan breswyl i deuluoedd
• Gwasanaethau lleoli oedolion
• Gwasanaethau maethu

Os yw’r unigolyn wedi’i gofrestru gyda gwasanaeth diweddaru’r DBS, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wirio statws tystysgrif DBS yr unigolyn yn flynyddol o leiaf.

Os nad yw’r unigolyn wedi’i gofrestru gyda gwasanaeth diweddaru’r DBS, rhaid i’r darparwr gwasanaeth wneud cais am dystysgrif DBS newydd o fewn tair blynedd i ddyddiad cyhoeddi'r dystysgrif flaenorol.

7.3 Staff sydd wedi'u cofrestru gyda Chyngor y Gweithlu Addysg

Ceir rhestr o swyddi lle mae'n ofynnol cofrestru gyda Chyngor y Gweithlu Addysg drwy ddilyn y ddolen hon: Gwneud cais i gofrestru 

Mae’r DBS yn rhoi diweddariadau rheolaidd i CGA am unigolion sydd wedi’u gwahardd.

Nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol i ailwirio staff sy'n gweithio mewn gweithgaredd/lleoliad a reoleiddir, gan gynnwys y rhai sy'n gweithio mewn ysgolion, oni fu toriad o fwy na 3 mis mewn gwasanaeth.

Cynghorir y Corff Llywodraethu Ysgol i fabwysiadu'r polisi hwn. Os nad oes polisi wedi'i fabwysiadu'n lleol, bydd y Cyngor yn cymhwyso'r polisi hwn. Os bydd polisi’r Ysgol yn wahanol i'r polisi hwnnw, bydd disgwyl i'r Ysgol dalu unrhyw gostau ychwanegol yn gysylltiedig â hynny.

7.4 Staff sydd wedi'u cofrestru gyda'r Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal

Ceir hyd i'r swyddi sy'n gymwys i'w cofrestru gyda'r Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal drwy'r ddolen hon: Ydych chi'n gymwys i gofrestru? | HCPC

Gofynnir i'r rhai sy'n gweithio mewn swyddi y mae'n ofynnol iddynt gofrestru gyda'r Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal adnewyddu eu cofrestriad bob dwy flynedd, gan gynnwys datganiad personol.

Mae’r datganiad personol yn cynnwys datganiad na fu unrhyw newid i gymeriad da yr unigolyn (mae hyn yn cynnwys euogfarn neu rybuddiad y mae'n ofynnol iddynt ei ddatgelu).

Yn ogystal â hynny, mae'n ofynnol i rai sy'n cofrestru hunangyfeirio ar unwaith i'r Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal os oes newid sylweddol i'w cymeriad da.

Ceir arweiniad pellach gan y Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal drwy ddilyn y ddolen hon:
https://www.hcpc-uk.org/resources/guidance/guidance-on-health-and-character/

Gwiriadau DBS ar gyfer rhai nad ydynt yn gyflogeion

8.1 Myfyrwyr Gwaith Cymdeithasol a Myfyrwyr ar Gyrsiau Athrawon sydd ar leoliad

Dylai Myfyrwyr Gwaith Cymdeithasol a Myfyrwyr a Gyrsiau Athrawon gael eu gwirio gan eu Prifysgol. Dylai ysgolion ofyn am gadarnhad ysgrifenedig bod gwiriadau wedi'u cynnal a phwy a gynhaliodd y gwiriadau hynny. Dylai ysgolion wedyn wirio prawf adnabod y myfyriwr ar ôl iddo gyrraedd.

8.2 Staff Asiantaeth neu Gyflenwi

Yr Asiantaeth yw cyflogwr y gweithwyr y mae'n eu darparu. Rhaid iddi felly gynnal yr un lefel o wiriadau ag sy'n ofynnol gan y Polisi hwn a'r ôl-asesiad. Rhaid i reolwyr gwasanaeth sicrhau bod yr Asiantaeth rhoi cadarnhad ysgrifenedig bod gwiriadau DBS a'r holl wiriadau cyn cyflogi eraill wedi'u cynnal cyn i'r gweithiwr ddechrau ei leoliad. Dylai rheolwyr hefyd drefnu i weld y dystysgrif DBS wreiddiol ar ddiwrnod gwaith cyntaf y gweithiwr Asiantaeth.

8.3 Contractwyr

Y sefydliad sy'n darparu'r gwasanaeth/contractwyr yw'r cyflogwr. Rhaid iddo felly sicrhau bod y gwiriadau DBS priodol a chyn cyflogi wedi'u cynnal. Mae'n ofynnol i gontractwyr gydymffurfio â'r Polisi hwn a dylid darparu copi o'r polisi yn ystod y broses gaffael. Ceir canllawiau ar wahân gan y Tîm Caffael.

Sylwer: Mae'r Gwasanaeth Cludo Teithwyr yn cydgysylltu gwiriadau DBS i'w gontractwyr.

8.4 Gwirfoddolwyr

Mae'r DBS yn diffinio gwirfoddolwr fel 'n cymryd rhan mewn unrhyw weithgaredd sy’n golygu treulio amser, yn ddi-dâl (heblaw am gostau teithio a threuliau eraill sydd wedi’u cymeradwyo) gan wneud rhywbeth er lles rhywun (unigolion neu grwpiau) heblaw neu’n ogystal â pherthnasau agos."

Nid yw’r DBS yn codi tâl am ddarparu datgeliadau i wirfoddolwyr ond cyn cyflwyno cais ar gyfer gwirfoddolwr, rhaid ichi fod yn fodlon na fydd:

• yn elwa'n ariannol o'r swydd y gwneir cais amdani
• derbyn unrhyw daliad (ac eithrio costau teithio a mân dreuliau cymeradwy eraill)
• ar leoliad gwaith
• mewn swydd hyfforddai neu'n dilyn cwrs astudio a fydd yn arwain at rôl amser llawn/cymhwyster
• yn ofalwr maeth taledig neu'n aelod o aelwyd gofal maeth

Os yw eich gwasanaeth yn ymrwymo i gontractau â sefydliadau eraill sy'n defnyddio gwirfoddolwyr, rhaid i'r sefydliadau hynny ddilyn y Polisi hwn/Canllawiau hyn.

8.5 Aelodau Etholedig

Nid oes gofyniad cyffredinol i Aelodau Etholedig dderbyn gwiriad DBS.
Mae aelodau etholedig yn gymwys i dderbyn gwiriad DBS manwl heb wiriad o restrau gwahardd yn y gweithlu plant a/neu oedolion os cânt eu penodi'n aelod o bwyllgor neu is-bwyllgor sy'n ymwneud â'r canlynol:

• darparu gwasanaethau i blant sy'n gysylltiedig ag addysg neu'r gwasanaethau cymdeithasol;
• darparu gwasanaethau i oedolion sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau cymdeithasol.

Os yw'r cynghorydd wedi'i benodi'n aelod ar un o'r mathau hyn o bwyllgorau, byddai angen i'r adran 'Swydd yr Ymgeisir Amdani' ar ffurflen gais DBS adlewyrchu'r rôl hon ar y pwyllgor, yn hytrach na nodi mai cynghorydd etholedig yw'r ymgeisydd.

8.6 Aelodau Pwyllgorau ac Is-bwyllgorau

Gall unigolion eraill a benodir yn aelodau o bwyllgorau ac is-bwyllgorau awdurdod lleol fod yn gymwys i wneud cais am wiriad DBS manwl heb restr wahardd yn y gweithlu plant a/neu oedolion, os cânt eu penodi'n aelod o bwyllgor neu is-bwyllgor sy'n ymwneud â'r canlynol:

• darparu gwasanaethau i blant sy'n gysylltiedig ag addysg neu'r gwasanaethau cymdeithasol;
• darparu gwasanaethau i oedolion sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau cymdeithasol.

Os yw'r unigolyn yn aelod penodedig o un o'r mathau hyn o bwyllgorau, byddai angen i'r adran 'Swydd yr Ymgeisir Amdani' ar ffurflen gais DBS adlewyrchu'r rôl hon ar y pwyllgor, yn hytrach na rôl ei swydd.

8.7 Llywodraethwyr Ysgol (gan gynnwys Clercod Cyrff Llywodraethu ac aelodau pwyllgor cyfetholedig)

Mae'n rhaid gofyn i unrhyw un sy'n dal unrhyw un o'r swyddi uchod wneud cais am wiriad DBS manwl heb restr wahardd yn y gweithlu plant.

Dyma ddiwygiad a wnaed yn 2013 i Reoliadau Deddf yr Heddlu 1997 (Cofnodion Troseddol) 2002, ar ôl i Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 newid y diffiniad o weithgaredd a reoleiddir, gan olygu nad yw'r rolau hyn yn gymwys ar gyfer gwiriad rhestr wahardd mwyach.

Canllaw i Rolau Llywodraethwr Ysgol a Chynghorydd Etholedig Yng Nghymru

Rhaid i ysgolion benderfynu a ddylid gofyn i’w Llywodraethwyr wneud cais am wiriad DBS yn dibynnu ar eu rôl. Rhaid i'r Ysgol dalu unrhyw gostau'n gysylltiedig â'r gwiriadau hyn, er y dylai'r rhan fwyaf ohonynt fod yn rhad ac am ddim gan mai rôl wirfoddol yw hon.

Cydlofnodwyr a Dilyswyr Hunaniaeth

Cyfrifoldeb pob Cydlofnodwr a Dilyswr Manylion Adnabod yw:

• Cwblhau'r holl hyfforddiant sydd ei angen ac a ddarperir yn gysylltiedig â'u cyfrifoldebau
• Cael yr wybodaeth a’r arweiniad diweddaraf a ddarperir gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, timau Gwasanaethau Pobl neu Gyfreithiol y Cyngor, ac unrhyw ffynonellau eraill perthnasol
• Cadw cofnodion llawn a chywir lle bo angen
• Gofyn am gyngor os yw'n ansicr ynghylch unrhyw agwedd ar eu cyfrifoldeb yn gysylltiedig â gwiriadau DBS a chyn cyflogi.

ADRAN 2: CYFRIFOLDEBAU'R RHEOLWYR

10. Recriwtio i Swydd a allai fod yn gymwys ar gyfer gwiriad DBS

Dylech ddefnyddio'r canllawiau canlynol ochr yn ochr â'r Polisi Recriwtio Mwy Diogel a'r Polisi Recriwtio Cyn-droseddwyr.

Pan fyddwch yn recriwtio i swydd wag neu newydd, dylech adolygu / diweddaru'r Proffil Swydd presennol neu ysgrifennu Proffil Swydd newydd.

Dylai’r Proffil Swydd nodi’n glir:

• Gofynion a chyfrifoldebau diogelu'r rôl, fel maint y cyswllt â phlant ac oedolion sy'n wynebu risg, neu'r cyfrifoldeb drostynt.
  
  
• Cyfrifoldeb yr unigolyn dros hyrwyddo a diogelu llesiant y plant a'r oedolion mewn perygl y maent yn gyfrifol amdanynt, neu y byddant yn dod i gysylltiad â nhw.
  
  
• Y gofynion angenrheidiol er mwyn cyflawni'r rôl mewn perthynas â gweithio gyda phlant ac oedolion sy'n wynebu risg.
  
  
• Y cymwyseddau, y gwerthoedd, a'r rhinweddau y dylai'r ymgeisydd llwyddiannus allu eu harddangos.
  
  
• Y math o wiriad DBS y gofynnir amdano ar gyfer y rôl (os o gwbl).

Mae'r Rheolwr Recriwtio a'r Cydlofnodwr yn gyfrifol am sicrhau bod rôl y swydd yn gymwys ar gyfer y gwiriad DBS a geisir.

Ni cheir ond gofyn am gael cynnal Gwiriad DBS ar ôl cynnig swydd yn amodol.

Data personol cyfrinachol yw'r wybodaeth a ddarperir drwy broses wirio'r DBS, ac ni cheir eu rhannu ag unrhyw un nad oes ganddynt hawl i'w gweld. Os canfyddir bod unrhyw un wedi gweithredu'n groes i'r rheol hon, gallai wynebu camau disgyblu.

Mae'n ofynnol cynnal datgeliadau DBS ar gyfer pob cyflogai newydd (i’r Cyngor), gweithiwr asiantaeth a gwirfoddolwr a benodir i weithio mewn swydd lle mae'n ofynnol cynnal gwiriad DBS, cyn iddynt gychwyn eu swydd. Dylech ganiatáu hyd at 4 wythnos i brosesu gwiriad DBS - dylech gynnwys hyn yn rhan o'ch cynllun recriwtio i sicrhau bod modd cwblhau'r holl wiriadau cyn y bydd angen i'r cyflogai ddechrau ei swydd.

Ni fydd manylion cyflogeion newydd yn cael eu sefydlu ar systemau AD na chyflogres nes bo'r holl wiriadau cyn cyflogaeth, gan gynnwys gwiriadau DBS, wedi'u cwblhau'n foddhaol.

Felly, lle nodwyd bod gwiriad DBS yn ofynnol ar gyfer swydd, ni chaiff ddechrau ei waith nes bo'r dystysgrif DBS wedi'i derbyn a'i hasesu gan y Gwasanaethau Pobl a'r Rheolwr Recriwtio.

Os oes amgylchiadau eithriadol a fyddai yn eich tyb chi'n caniatáu i gyflogai, gwirfoddolwr neu weithiwr asiantaeth gychwyn cyn cwblhau gwiriadau DBS, dylech siarad â'ch rheolwr llinell a'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol CYN i'r cyflogai ddechrau ei waith. Gallai hyn gynnwys sefyllfa lle na fydd cyflogai yn gweithio gyda phlant neu oedolion sy'n agored i niwed ar unwaith, ee, i fynd i dderbyn hyfforddiant i ffwrdd o'r swydd, neu lle na fydd y cyflogai yn gweithio heb oruchwyliaeth nes derbyn y gwiriad DBS. Fodd bynnag, ystyrir hyn yn ddewis olaf.

Gallai methu cwblhau'r gwiriadau priodol beryglu defnyddwyr eich gwasanaeth a'ch cydweithwyr Bydd manylion Rheolwyr Recriwtio/Penaethiaid nad ydynt yn cydymffurfio â gofynion gwirio DBS yn cael eu rhannu â'r Grŵp Diogelu Corfforaethol, a llythyr rhybuddio yn cael ei anfon atynt. Os ceir unrhyw achos pellach o ddiffyg cydymffurfio, gofynnir i'r Rheolwr Recriwtio/Pennaeth ddod i gyfarfod ffurfiol â Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol a'r Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant. Ar ôl hynny gallai camau pellach gael eu cymryd, gan gynnwys camau disgyblu.

Am fanylion llawn y gofynion gwiriadau cyn cyflogi, edrychwch ar adran gwiriadau cyn cyflogi y dudalen recriwtio ar y Fewnrwyd Recriwtio.

Os yw’r darpar weithiwr wedi’i gofrestru gyda Gwasanaeth Diweddaru’r DBS, dylai’r Rheolwr Recriwtio wirio ei fod yn gallu dangos y dystysgrif DBS wreiddiol a bod y math o wiriad DBS a’r gweithlu a nodwyd ar y dystysgrif yn ddilys ar gyfer y swydd y mae wedi ymgeisio amdani.

Mae'n rhaid i gyflogeion cyfredol y Cyngor sy'n cael cynnig swydd newydd lle mae angen datgeliad DBS gael eu gwirio:

1. os nad ydynt wedi derbyn gwiriad DBS o'r blaen; NEU
2. os ydynt wedi derbyn gwiriad, ond bod eu tystysgrif DBS dros dair blwydd oed; NEU
3. os yw'r dystysgrif DBS yn dair blwydd oed neu lai, ond nad yw'n ddilys ar gyfer y swydd y maent wedi gwneud cais amdani NEU
4. os oes ganddynt y dystysgrif DBS briodol, ond eu bod yn symud i swydd sy'n wahanol iawn i'w swydd gyfredol, ee, gyrrwr i gynorthwyydd addysgu NEU
5. os ydynt wedi newid eu henw drwy briodas, partneriaeth sifil, neu weithred newid enw ers eu gwiriad DBS diwethaf.

Ceisiadau Sensitif

Mae'r DBS yn cynnig gwasanaeth gwirio cyfrinachol i ymgeiswyr trawsryweddol sy'n rhoi'r dewis iddynt beidio â chael unrhyw wybodaeth am eu rhywedd na'u henw wedi'i datgelu ar eu tystysgrif DBS a allai ddatgelu eu hunaniaeth rhywedd flaenorol. Dylai'r ymgeisydd gysylltu â'r tîm Ceisiadau Sensitif ar 0300 106 1452 neu drwy e-bost sensitive@dbs.gov.uk

Cyflogi Pobl o Wledydd Tramor neu Ffoaduriaid mewn Gofal Cymdeithasol

Mae'r dolenni gwe canlynol yn rhoi canllawiau defnyddiol i reolwyr sy'n recriwtio staff o wledydd tramor neu sy'n ymdrin â cheisiadau gan ffoaduriaid.

Cyflogi pobl o wcrain ffoaduriaid mewn gofal cymdeithasol adnodd i ddarparwyr

Canllaw recriwtio rhyngwladol byr i ddarparwyr gofal cymdeithasol yn Lloegr

Adennill rhyngwladol

Gofynnir i ymgeiswyr sydd wedi gweithio neu breswylio dramor am chwe mis neu fwy yn y pum mlynedd blaenorol (ac eithrio aelodau o luoedd arfog y DU a’u teuluoedd) wneud cais am dystysgrifau o'r gwledydd perthnasol, a thalu am hynny eu hunain, yn unol â Chanllawiau perthnasol y DBS.

Gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer ymgeiswyr tramor  

Beth i'w wneud os datgelir euogfarn a allai effeithio ar addasrwydd rhywun ar gyfer y swydd

Gall rheolwyr dderbyn datgeliadau sy’n cynnwys euogfarnau a/neu rybuddion blaenorol, neu wybodaeth arall sy'n ymwneud ag addasrwydd yr unigolyn ar gyfer y swydd, yn yr amgylchiadau canlynol:

• Ymgeiswyr am swyddi neu Wirfoddolwyr (sydd wedi cael cynnig swydd yn amodol ar wiriadau boddhaol cyn cyflogi). Gallai'r rhain fod yn ymgeiswyr mewnol neu allanol.
• Cyflogeion presennol sy'n destun ailwiriadau cyfnodol
• Cyflogeion presennol sy'n adrodd am newid i'w cofnodion troseddol neu wybodaeth arall sy'n destun pryder
• Gwybodaeth ad hoc am gyflogai neu wirfoddolwr a ddaw i sylw'r rheolwr

Gellid derbyn datgeliadau drwy wiriad DBS, neu drwy hunanddatgeliad a wneir yn ystod y broses o ymgeisio am swydd, neu hunanddatgeliad a wneir gan gyflogai presennol, neu wybodaeth arall fel adroddiad ar y newyddion am achos llys.

11.1 A Ellir cyflogi rhywun â chofnod troseddol?

Yr unig amgylchiadau lle NA chaiff cyflogwr recriwtio rhywun â math penodol o hanes troseddu yn gyfreithlon, yw sefyllfa lle bo'r hanes hwnnw o droseddu wedi arwain at wahardd yr unigolyn rhag cymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir, naill ai gyda phlant, oedolion, neu'r naill a'r llall. Os ydych chi'n recriwtio ar gyfer rôl a ddiffinnir fel gweithgaredd a reoleiddir â phlant neu oedolion, ni chewch gyflogi unigolyn sydd wedi'i wahardd rhag gweithio gyda'r grŵp perthnasol.

Ym mhob sefyllfa arall, y cyflogwr sydd i wneud ei benderfyniadau recriwtio yn ôl ei ddoethineb ei hun, a dylid gwneud y penderfyniadau hynny fesul achos, gan asesu'r risg mewn perthynas â natur y rôl.

Gofynnwch am gyngor eich tîm AD cyn cwblhau eich asesiad.

Gweler Atodiad 4: Templed Asesiad Risg

11.2 Mae gwiriad DBS yr ymgeisydd am swydd (neu'r gwirfoddolwr) wedi datgelu manylion rhybuddiadau a/neu euogfarnau. Beth ddylwn i ei wneud?

Os yw'r dystysgrif yn cadarnhau'r hyn y mae'r ymgeisydd eisoes wedi'i ddatgelu. Siaradwch â'ch Tîm Adnoddau Dynol cyn cysylltu â'r ymgeisydd i drafod y datgeliad(au). Ar ôl ichi gael yr holl wybodaeth angenrheidiol, llenwch y ffurflen asesu risg a phenderfynu a allwch fwrw ymlaen i recriwtio ai peidio. Ceir canllawiau pellach yn yr adrannau canlynol. Os yw'r dystysgrif yn datgelu gwybodaeth heb ei datgelu'n flaenorol gan yr ymgeisydd Gweler 11.6 isod.

11.3 Pa wybodaeth ddylwn i ei hystyried wrth benderfynu a yw ymgeisydd â chofnod troseddol yn addas ar gyfer y swydd?

Yn gyntaf, meddyliwch am y swydd ac ystyriwch yr agweddau canlynol:

• A yw'r swydd yn cynnwys cyswllt un-wrth-un â phlant, neu grwpiau eraill sy'n agored i niwed, fel defnyddwyr gwasanaeth?
• Beth fydd lefel yr oruchwyliaeth dros ddeiliad y swydd? A yw'r swydd yn swydd heb oruchwyliaeth? A yw'n golygu gweithio ar eu pen eu hunain?
• A yw'r swydd yn cynnwys unrhyw gyfrifoldeb uniongyrchol dros gyllid, arian parod neu eitemau o werth?
• A oes lefel sylweddol o ymddiriedaeth yn gysylltiedig â'r swydd?
• A yw'r swydd yn cynnwys cyswllt uniongyrchol rheolaidd â'r cyhoedd?
• A fydd natur y swydd yn rhoi unrhyw gyfleoedd i ddeiliad y swydd aildroseddu wrth wneud ei waith.
• A oes unrhyw fesurau diogelu y gellir eu rhoi ar waith i leihau unrhyw risgiau posibl? 

Yn ail, dylech gwrdd â'r ymgeisydd i gasglu mwy o wybodaeth am berthnasedd ei gofnod troseddol. Ar sail yr wybodaeth a ddarperir, dylech roi ystyriaeth i'r canlynol:

Natur y drosedd/troseddau
Pa fath o drosedd neu droseddau a gyflawnodd yr unigolyn? hy, dwyn, twyll, trais, bod â chyffuriau yn ei feddiant, cyflenwi cyffuriau, troseddau rhyw, troseddau yn erbyn y drefn gyhoeddus neu droseddau eraill. A wnaeth gyflawni un math o drosedd neu ystod o wahanol droseddau?

Perthnasedd
Dylech ystyried a yw'r drosedd yn berthnasol i'r sefyllfa dan sylw. Yn gyffredinol, ystyrir mai'r categorïau perthnasol yn gysylltiedig ag amddiffyn plant yw troseddau difrifol, treisgar a rhywiol a throseddau'n gysylltiedig â chyffuriau. Fodd bynnag, dylid ystyried ffactorau eraill ar wahân i natur y drosedd. Er enghraifft, os oes gan rywun hanes blaenorol o euogfarnau yn gysylltiedig â chyffuriau a'i fod yn amlwg wedi symud ymlaen o'r cyfnod hwnnw yn ei fywyd, gallai fod yn arbennig o addas ar gyfer swydd sy'n helpu eraill â phroblemau camddefnyddio sylweddau.

Ar gyfer gwaith gydag oedolion sy'n agored i niwed, ystyrir ar y cyfan mai'r categorïau perthnasol yw troseddau treisgar a rhywiol. Gall troseddau sy'n dangos anonestrwydd, fel twyll, fod yn berthnasol os yw natur y swydd yn golygu mynediad heb oruchwyliaeth at arian ac eitemau gwerthfawr.

Yn gyffredinol, nid ystyrir bod troseddau yfed a gyrru'n berthnasol onid yw gyrru yn rhan o'r swydd.

Difrifwch
Dylech ystyried difrifwch unrhyw drosedd neu honiadau a ddatgelir. Mae hyn yn bwysig gan fod pob categori troseddu yn cynnwys ystod eang iawn o droseddau sy'n amrywio yn ôl difrifwch. Mae trosedd rhywiol, er enghraifft, yn cynnwys popeth rhwng rhyw dan oed ac ymosodiad anweddus a threisio. Mae trais yn cynnwys popeth rhwng curo ac ymosodiad cyffredin a niwed corfforol difrifol a llofruddiaeth. Mae troseddau cyffuriau yn cwmpasu popeth, o fod â symiau bach o gyffuriau dosbarth B (fel canabis) yn eich meddiant at ddefnydd personol hyd at fod â chyffuriau Dosbarth A yn eich meddiant gyda'r bwriad o'u cyflenwi. Mae bwrgleriaeth yn cynnwys torri i mewn i eiddo annomestig, neu i gartref rhywun yn anghyfreithlon, er mwyn dwyn. Mae lladrad yn golygu defnyddio grym tra bo bwrgleriaeth waethygol yn cynnwys defnyddio arf tanio neu arf arall.

Mae llosgi bwriadol yn amrywio rhwng difrodi eiddo'n ddi-hid, neu fynd ati'n fwriadol i ddifrodi eiddo a pheryglu bywydau. Gall y gosb a roddwyd hefyd roi syniad o ddifrifwch yr achos. Nid yw enw'r drosedd (cod y drosedd) yn dangos pa mor ddifrifol yw'r digwyddiad, felly dyna pam ei bod hi'n bwysig casglu manylion pellach am yr union hyn a ddigwyddodd ac ystyried y ffactorau eraill a restrwyd.

Amgylchiadau'r drosedd
Pwy oedd yn gysylltiedig? Beth ddigwyddodd? Ymhle y digwyddodd? Pryd y digwyddodd? Sut y digwyddodd? Pam y digwyddodd?

Dylech ystyried yr amgylchiadau a'r esboniad a gynigir gan yr ymgeisydd. Ystyriwch a oedd unrhyw amgylchiadau gwaethygol neu liniarol. Beth oedd agwedd yr ymgeisydd at ei drosedd? A wnaeth ddangos unrhyw edifeirwch neu gymryd cyfrifoldeb am ei weithredoedd? A wnaeth geisio gwneud iawn i unrhyw ddioddefwr?

Yn benodol, ystyriwch amgylchiadau'r ymgeisydd ei hun pan gyflawnodd y drosedd, gan gynnwys problemau llety, addysg, cyflogaeth, rheolaeth ar faterion ariannol ac incwm, ffordd o fyw a chymdeithion, perthnasoedd, cyffuriau ac alcohol, llesiant emosiynol neu iechyd.

Dylech hefyd ystyried y gallai rhywun y'i cafwyd yn euog o drosedd ddifrifol fod wedi gweddnewid ei fywyd er gwell. Mae'n bwysig iawn bod yn ymwybodol ei bod hi'n anodd iawn i ymgeisydd sy'n ceisio dangos ei hun ar ei orau bosib i ddarpar gyflogwr, fynd ati wedyn i drafod materion o'r gorffennol y gallai deimlo cywilydd neu embaras yn eu cylch.Ac ystyried hynny, dylech chwilio am agwedd agored a gonestrwydd, yn hytrach nag ymgais i wadu a bychanu'r hyn a ddigwyddodd. Dylech ystyried dealltwriaeth yr ymgeiswyr o'u hymddygiad eu hunain, unrhyw arwydd bod eu hagwedd wedi newid, newidiadau perthnasol i'w hamgylchiadau a, lle bo'n berthnasol, empathi â'r dioddefwr yn hytrach na beio'r dioddefwr neu rannu cyfrifoldeb.

Oedran troseddau
Dylai cyflogwyr ystyried faint o amser sydd wedi mynd heibio ers y drosedd a ddatgelwyd. Gallai rhybuddiadau neu euogfarnau sy'n ymddangos ar dystysgrif datgeliad fod yn hen iawn, gan ddyddio'n ôl, er enghraifft, i'r adeg pan oedd yr unigolyn yn tyfu i fyny. Efallai na fyddant yn berthnasol os yw ymgeiswyr wedi symud ymlaen a chefnu ar eu hymddygiad blaenorol.

Mae'r llywodraeth yn cydnabod y gall pobl symud ymlaen a chefnu ar droseddu, a'u bod yn gwneud hynny. Mae'r gydnabyddiaeth hon wedi'i hymgorffori yn Neddf Adsefydlu Troseddwyr 1974, ac yn sgil cyflwyno system hidlo ar gyfer swyddi sy'n destun gwiriadau datgelu safonol neu fanwl. Os bydd unigolion yn peidio aildroseddu am ddwy flynedd, dengys ystadegau yn y DU nad ydynt yn fwy tebygol o droseddu eto na rhai nad ydynt erioed wedi troseddu o'r blaen.

Patrwm troseddu
Dylai cyflogwyr ystyried a gyflawnodd yr ymgeisydd un drosedd, neu a fu patrwm o ymddygiad troseddol neu honiadau. A oes bwlch mawr rhwng troseddau, neu a oes nifer o droseddau o fewn cyfnod byr? Efallai na fydd pobl sydd â phatrwm o droseddu hyd at heddiw wedi cefnu ar hynny.

Gall pobl ag euogfarnau yn gysylltiedig â gamblo, yfed neu gyffuriau, yn enwedig, barhau i achosi risg onid oes tystiolaeth o doriad clir i'w patrwm o droseddu. Serch hynny, mae llawer o droseddwyr, gan gynnwys troseddwyr mynych, yn rhoi'r gorau i droseddu yn y pen draw. Gallai rhywbeth arbennig fod wedi'u cymell i wneud hynny (ee, dod yn rhiant) ac yn aml gwelir tystiolaeth glir drwy'r holl agweddau eraill ar y broses recriwtio ac ar y dystysgrif datgeliad.

Amgylchiadau wedi newid
Dylech ystyried a yw amgylchiadau'r ymgeisydd wedi newid ers i'r troseddu ddigwydd. Er enghraifft, yn aml ni fydd y rhai a gafodd euogfarn yn ifanc, o bosib yn eu harddegau, yn aildroseddu wedi aeddfedu i fod yn oedolion.

Yn rhan o'r asesiad risg, dylech geisio sefydlu beth oedd agwedd yr ymgeisydd ar adeg y drosedd. Beth yw ei agwedd nawr? Sut mae'n teimlo am yr hyn a ddigwyddodd? Sut mae'n teimlo am y rhan a chwaraeodd yn yr hyn a ddigwyddodd? A yw'n dangos edifeirwch? A yw'n beio eraill? A yw'n teimlo iddo ddioddef anghyfiawnder? Pa mor ddilys yw ei fynegiant? Pa ymdrechion a wnaeth i beidio aildroseddu? A ellir gofyn am eirda gan ei swyddog prawf neu weithiwr cymorth os oes ganddo un?

Ar ôl adolygu'r amgylchiadau ar adeg y drosedd, dylech wedyn gymharu hynny ag amgylchiadau'r ymgeisydd wrth ymgeisio am y rôl. Efallai y bydd yr ymgeisydd yn gallu rhoi'r sicrwydd angenrheidiol bod unrhyw broblemau o'r gorffennol wedi'u datrys. Fodd bynnag, bydd llawer o bobl ag euogfarnau mwy diweddar hefyd wedi cyrraedd pwynt lle maen nhw am gefnu ar droseddu a gwneud defnydd adeiladol o'u doniau. Os nad yw'r drosedd yn gysylltiedig â gwaith, neu os yw lefel cyfrifoldeb y swydd yn golygu nad yw'r ymgeisydd yn achosi unrhyw risg, gallwch ystyried eu recriwtio os ydynt yn addas ar gyfer y swydd, ym mhob ffordd arall.

11.4 Cynnal cyfarfod â'r ymgeisydd, y gwirfoddolwr neu'r cyflogai

Dylech roi cyfle i’r ymgeisydd ymateb i unrhyw bryderon a allai fod gennych neu unrhyw anghysondebau yn yr wybodaeth y mae wedi’i datgelu. Lle bynnag y bo modd, y ffordd orau o wneud hyn yw cyfarfod wyneb yn wyneb â'r ymgeisydd.

Mae'n bwysig eich bod mynegi'n glir wrth yr ymgeisydd mai pwrpas y cyfarfod yw trafod unrhyw wybodaeth berthnasol y gellir ei defnyddio'n sail ar gyfer eich asesiad risg. Os ydych chi'n cyfleu eich rhesymau'n glir, rydych chi'n fwy tebygol o ennyn hyder yn yr ymgeisydd na fydd ei ddatgeliad o reidrwydd yn cyfrif yn ei erbyn, a bydd yn ei annog i fod yn fwy agored â chi. Ceisiwch gynnal unrhyw gyfarfod o'r fath gyda sensitifrwydd ac empathi, oherwydd gallai trafod euogfarnau o'r gorffennol fod yn destun pryder ac embaras mawr i'r unigolyn dan sylw. 

Meddyliwch yn ofalus am y cwestiynau rydych chi'n bwriadu eu gofyn a chadw ffocws y drafodaeth ar yr unigolyn a'i deimladau a'i agweddau. Mae'n well peidio â chynnal y cyfarfod ar eich pen eich hun. Gofynnwch i gydweithiwr a gymerodd ran yn y broses recriwtio i'ch cefnogi a chymryd nodiadau, neu ofyn i'ch ymgynghorydd AD am gefnogaeth. Mae'n bwysig cofio hefyd nad eich lle chi yw penderfynu a oedd penderfyniad y llys neu'r camau a gymerwyd gan yr heddlu yn deg neu'n gywir. Pwrpas y cyfweliad yw eich helpu i gasglu’r wybodaeth sydd ei hangen i asesu a allai'r unigolyn achosi risg yn y swydd yr ymgeisir amdani.

11.5 Sut ddylwn i gynnal asesiad risg Datgeliad?

Bydd yn rhaid i'r Rheolwr Recriwtio lenwi ffurflen asesu risg gyda chyngor gan eich Partner Busnes Adnoddau Dynol. Gweler y ffurflen y dylid ei defnyddio yn Atodiad 4: Asesiad Risg Datgeliad.

Lle bo'r datgeliad yn ymwneud â Llywodraethwr Ysgol neu Bennaeth, cynghorir yr ysgol i ofyn am gyngor gan y Cyfarwyddwr Addysg a Phlant.

Cyn ichi gynnal eich asesiad risg, mae'n bwysig ichi fod wedi casglu cymaint o wybodaeth ag sy'n bosibl yn sail ar gyfer eich asesiad. Yn ogystal â’r wybodaeth a gesglir o gwrdd â'r ymgeisydd / cyflogai, gallai ffynonellau eraill gynnwys atebion a roddwyd ar y ffurflen gais ac yn ystod y cyfweliad, hunanddatgeliadau, tystysgrifau datgelu'r DBS, nodiadau cyfweliad yn seiliedig ar werthoedd, geirdaon a datganiadau annibynnol gan weithwyr cymorth neu swyddogion prawf.

Ar ôl casglu'r holl wybodaeth berthnasol, dylech gynnal eich asesiad risg gyda chyngor gan eich Partner Busnes Adnoddau Dynol. Os byddwch yn nodi unrhyw risgiau posibl, dylech asesu a ellir rhoi mesurau diogelu priodol ar waith i leihau'r risgiau hyn. Dylai'r asesiad fod yn broses benderfynu gofnodedig a lofnodir gan y rhai sy'n cynnal yr asesiad.

Dim ond euogfarnau sy'n berthnasol i'r rôl y mae unigolyn yn ymgeisio amdani y dylid eu hystyried. Ni ddylai euogfarnau o'r gorffennol sydd wedi'u disbyddu, na fyddent yn amharu ar allu unigolyn i gyflawni rôl yn gymwys a diogel, atal unigolyn rhag dechrau swydd o fewn y Cyngor.

Dylid cadw cofnod o'r penderfyniad a'i gyfleu mewn ysgrifen wrth y tîm Recriwtio a'r ymgeisydd.

Os byddwch yn bwrw ymlaen i recriwtio, dylid cadw'r asesiad risg (ar y ffeil personél AD).

Os ydych yn destun arolygiad gan gorff rheoleiddio, fel AGC neu Estyn, neu os ydych yn destun archwiliadau diogelu, dylech gadw’r asesiad risg ar gyfer arolygiadau neu archwiliadau o’r fath.

Os ydych chi wedi penderfynu peidio bwrw ymlaen i recriwtio'r ymgeisydd, cadwch yr asesiad risg hyd ddiwedd y cyfnod pan gaiff yr unigolyn ddadlau yn erbyn y penderfyniad, apelio yn ei erbyn neu wneud cais am dribiwnlys cyflogaeth os yw'n teimlo bod y penderfyniad yn wahaniaethol.

Os yw'r ymgeisydd yn gyflogai i'r Cyngor ar hyn o bryd, dylech ymgynghori â'ch Ymgynghorydd AD ynghylch a oes angen cymryd unrhyw gamau pellach.

11.6 Ceir anghysondebau rhwng yr wybodaeth a ddarparwyd gan yr ymgeisydd a'r wybodaeth ar ei wiriad DBS. Beth ddylwn i ei wneud?

Yn gyntaf, mae angen ichi ystyried a wnaethoch roi cyfle rhesymol i'r ymgeisydd wneud datganiad ynghylch ei gofnod troseddol wrth recriwtio. Cyfrifoldeb y cyflogwr yw gwneud cais am wybodaeth o'r fath; nid oes dyletswydd gyfreithiol i'r ymgeisydd datgelu gwybodaeth oddi ar ei gofnod troseddol os na ofynnwyd yn uniongyrchol iddo wneud hynny. Mae'r Cyngor fel arfer yn dibynnu ar ei broses ymgeisio ar-lein, sy'n gofyn am yr wybodaeth hon ar gam priodol yn y broses recriwtio. Os defnyddir proses recriwtio wahanol i'r llwybr arferol, dylech wirio a wnaed cais am ddatganiad o gofnod troseddol.

Os oes anghysondebau sylweddol rhwng yr wybodaeth y mae’r ymgeisydd wedi’i darparu a’r wybodaeth cofnod troseddol sydd wedi'i chynnwys ar dystysgrif y datgeliad, dylech ofyn am gyfarfod â'r ymgeisydd i gasglu gwybodaeth bellach. Yn ôl Cod ymarfer y DBS dylai cyflogwr drafod unrhyw faterion newydd (gan gynnwys gwybodaeth berthnasol arall) a ddatgelir yn y datgeliad, gyda'r ymgeisydd cyn dod i benderfyniad terfynol ynghylch recriwtio. Mae'n bwysig rhoi cyfle i'r ymgeisydd ymateb i bryderon y cyflogwr.

Os nad yw ymgeisydd wedi datgan cofnod troseddol sydd wedyn yn dod i'r amlwg ar dystysgrif datgelu, ni ddylech dybio bod hynny'n golygu ei fod yn ceisio cael swydd drwy dwyll. Os mynegwyd yn glir yn yr hysbyseb swydd a'r proffil swydd y byddai'n rhaid derbyn gwiriad DBS i gael eich penodi, bydd ymgeiswyr yn llawer llai tebygol o fynd ati'n fwriadol i guddio'u cofnodion.

Mewn rhai achosion, gallai anghysondeb fod wedi codi'n syml gan nad oedd yr ymgeisydd yn sylweddoli bod ganddo gofnod troseddol, neu am iddo wneud camgymeriad ynghylch y math o ddedfryd neu ddatrysiad a gafodd, oherwydd diffyg dealltwriaeth ynghylch sut mae'r system gyfiawnder yn gweithio. Mae'r newidiadau i ddeddfwriaeth datgelu, gan gynnwys y Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr a Gorchymyn Eithriadau'r Ddeddf honno, yn hynod o gymhleth, a bydd llawer yn derbyn cyngor anghywir neu wedi dyddio ynghylch eu cyfrifoldebau i ddatgelu. Heb wybod yn union pa wybodaeth sydd wedi'i chynnwys ar eu cofnod troseddol, a chan nad oes canllawiau priodol ar yr wybodaeth y mae angen ei datgelu, gall ymgeiswyr, yn syml, wneud camgymeriad.

Mewn rhai achosion, efallai y bydd hi'n glir bod ymgeisydd neilltuol yn anaddas ar gyfer y swydd y mae wedi ymgeisio amdani, oherwydd ei gofnod. Fodd bynnag, mae'n bwysig peidio dod i'r penderfyniad hwn heb gasglu rhagor o wybodaeth gan yr ymgeisydd. Mae'n rhaid parhau i gofnodi'r asesiad risg gan nodi eich rhesymau dros dynnu unrhyw gynnig am swydd yn ôl. (Gofynnwch am gyngor AD).

11.7 A oes dyletswydd arnaf i hysbysu eraill yn y Cyngor (neu'r Ysgol) am gofnod troseddol cyflogai?

Ni ddylid datgelu gwybodaeth am gofnod troseddwr ymgeisydd i unrhyw un o fewn y sefydliad, ar wahân i'r rhai hynny y mae gwir angen iddynt wybod. Gall hyn gynnwys y tîm Recriwtio, Partner Busnes AD, neu arweinydd tîm/rheolwr llinell yr ymgeisydd, ond dim ond os yw’r drosedd yn berthnasol i rôl yr ymgeisydd a dim ond pan fo’r arweinydd tîm/rheolwr llinell yn gyfrifol am weithredu unrhyw fesurau diogelu y tybir eu bod yn angenrheidiol a phriodol i reoli unrhyw risgiau a nodwyd.

Dylai'r ymgeisydd hefyd gael gwybod pwy yn y sefydliad sy'n gwybod am ei gofnod, oherwydd bydd angen iddo deimlo'n hyderus na fydd ei wybodaeth bersonol a sensitif yn cael ei datgelu i unrhyw un onid oes rheswm penodol dros wneud hynny.

11.8 Mae ailwiriad DBS aelod o'm tîm wedi datgelu manylion rhybuddiadau a/neu euogfarnau. Beth ddylwn i ei wneud?

Os cynhelir unrhyw ailwiriad, rhaid i'r cyflogai fod yn llwyr ymwybodol o hynny a bod wedi cydsynio i hynny. Fodd bynnag, disgwylir i staff sy'n gweithio mewn rolau diogelu roi'r cydsyniad hwnnw, ac mae'n bosib na fyddant yn gallu parhau â'u rôl os nad ydynt yn cydsynio, a bod eu cofrestriad yn ei gwneud yn ofynnol iddynt dderbyn ailwiriad i'w caniatáu i barhau i ymarfer.

Os bydd ailwiriad yn datgelu euogfarn neu rybuddiad na ddatganwyd gan y cyfogai, ni ddylech dybio bod yr wybodaeth hon wedi'i dal yn ôl yn fwriadol. Dilynwch y canllawiau a amlinellwyd yn y paragraffau blaenorol.

11.9 Mae aelod o'm tîm wedi rhoi gwybod am newid i'w gofnod troseddol neu wybodaeth arall sy'n destun pryder. Beth ddylwn i ei wneud?

Dylech ddilyn y canllawiau a roddwyd yn y paragraffau blaenorol.

11.10 Mae gwybodaeth wedi'i dwyn i'm sylw am gyflogai neu wirfoddolwr a allai effeithio ar ei addasrwydd ar gyfer y rôl. Beth ddylwn i ei wneud?

Yn gyntaf, dylech ystyried ffynhonnell yr wybodaeth, ac a yw'n debygol o fod yn ddibynadwy. Er enghraifft, gallai'r aelod o staff fod wedi ymddiried mewn cydweithiwr, sydd wedi teimlo cyfrifoldeb proffesiynol i drosglwyddo'r wybodaeth i chi fel eu rheolwr llinell. Mae'n bosibl bod cydweithiwr wedi tynnu eich sylw at adroddiad yn y wasg am achos llys. Neu efallai eich bod wedi clywed rhywun yn hel clecs yn y gwaith, neu wedi gweld rhywbeth wedi'i ysgrifennu am yr aelod o staff ar y cyfryngau cymdeithasol, fel digwyddiad neu arestiad. Mae'n bwysig cofio y gallai achos o gamadnabod fwrw amheuaeth yn ddiangen ar aelod o staff heb unrhyw gysylltiad â'r digwyddiad na'r achos llys dan sylw. Mae dibynadwyedd yr wybodaeth, neu'r siawns y gallai'r wybodaeth fod yn annibynadwy, yn debygol o lywio eich ymdriniaeth â'r cyflogai.

Cofiwch nad oes ond rhaid i gyflogai ddatgelu gwybodaeth am ei gofnod troseddol os gofynnir iddo wneud hynny. Ni ddylech dybio bod ymgais fwriadol i guddio gwybodaeth.

Ar ôl ymgynghori â'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol, dylech drefnu cyfarfod â'r cyflogai. Dylech fynegi'n glir wrth yr unigolyn mai pwrpas y cyfarfod yw rhoi cyfle iddo ymateb i unrhyw bryderon a allai fod wedi cael eu dwyn i'ch sylw. Gallai hyn arwain at sefyllfa lle mae angen ichi gynnal asesiad risg, neu beidio. Gellir defnyddio unrhyw wybodaeth berthnasol a gesglir o'r cyfarfod yn sail ar gyfer yr asesiad risg.

Ceisiwch gynnal unrhyw gyfarfod o’r fath gyda sensitifrwydd ac empathi, oherwydd gall trafod euogfarn, rhybuddiad, arestiad, neu ymwneud â digwyddiad a allai fod wedi arwain at gyhuddiad o drosedd fod yn destun pryder ac embaras mawr i'r unigolyn dan sylw.

Meddyliwch yn ofalus am y cwestiynau rydych chi'n bwriadu eu gofyn a chadw ffocws y drafodaeth ar yr unigolyn a'i deimladau a'i agweddau ynghylch y sefyllfa neu'r drosedd.

Dylech ofyn i'r unigolyn a oes angen unrhyw gefnogaeth arno ar gyfer ei lesiant. Mae'r dolenni canlynol ar y Fewnrwyd yn ddefnyddiol:

Cefnogaeth gweithwyr
Straen iechyd meddwl a llesiant emosiynol

Rhowch grynodeb a chytuno â'r unigolyn ar unrhyw gamau sy'n deillio o'r cyfarfod, gan gynnwys rhoi gwybod iddo a fydd angen ichi gynnal asesiad risg. Mae'n well peidio â chynnal y cyfarfod ar eich pen eich hun. Dylech gymryd nodiadau a chadarnhau canlyniad y cyfarfod mewn ysgrifen. Os credwch fod angen cynnal asesiad risg, dylid gwneud hyn yn gyflym ac ar y cyd â'ch Partner Busnes AD.

Ymdrin â sefyllfa lle mae gennych bryderon diogelu

Dylid defnyddio Gweithdrefnau Diogelu Cymru, Adran 5 (Honiadau / Pryderon diogelu ynghylch ymarferwyr a'r rhai sydd mewn swyddi o ymddiriedaeth) ym mhob achos lle honnir bod rhywun sy'n gweithio gyda phlant neu oedolion sy'n wynebu risg, neu â chysylltiad â nhw:

• Wedi ymddwyn mewn ffordd sydd wedi niweidio plentyn neu oedolyn sy’n wynebu risg, neu y gallai fod wedi gwneud hynny
• O bosibl wedi cyflawni trosedd yn erbyn plentyn neu oedolyn sy’n wynebu risg neu sydd ag effaith uniongyrchol ar y plentyn neu’r oedolyn sy’n wynebu risg
• Wedi ymddwyn tuag at y plentyn, plant neu oedolion sy’n wynebu risg mewn ffordd sy’n awgrymu ei fod yn anaddas i weithio gyda phlant ac oedolion ill dau.

Mae pob awdurdod lleol wedi dynodi rheolwyr i fod yn atebol ac yn gyfrifol am honiadau yn erbyn gweithwyr proffesiynol a'r rhai mewn swyddi o ymddiriedaeth, a elwir yn Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol (SDALl). Gellir dirprwyo’r cyfrifoldeb am reoli honiadau a wneir yn erbyn gweithwyr proffesiynol a’r rhai sydd mewn swydd o ymddiriedaeth i Swyddog Diogelu Dynodedig (SDD).

Ceir dau Swyddog Diogelu Dynodedig (SDD) o fewn y Cyngor:

Rebecca Robertshaw, Cydgysylltydd Amddiffyn Plant
childprotection@sirgar.gov.uk

Cathy Richards, Uwch Reolwr Diogelu (Oedolion)
SCHAdultSafeguarding@sirgar.gov.uk

Dylech hysbysu’r Swyddog Diogelu Dynodedig perthnasol ynghylch eich pryderon ar y cyfle cyntaf un, ac ym mhob sefyllfa dylid gwneud hynny cyn pen 24 awr ar ôl i'r pryder godi (neu ar y diwrnod gwaith nesaf os yw hynny'n digwydd y tu allan i oriau swyddfa) Dylech amlygu'n glir mai honiad / pryder diogelu yw hwn yn gysylltiedig â chyflogai, gwirfoddolwr, gweithiwr asiantaeth neu lywodraethwr ysgol.

Rhowch wybod hefyd i'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol.

Llunio adroddiad

Dylech chi:

• Drin y mater yn ddifrifol, a chadw meddwl agored.
• Gwneud cofnod ysgrifenedig o'r wybodaeth (gan ddefnyddio geiriau'r plentyn / oedolyn ei hun), gan gynnwys amser, dyddiad a lleoliad y digwyddiad honedig, yr hyn a ddywedwyd ac unrhyw un arall a oedd yn bresennol.
• Llofnodi a dyddio'r cofnod ysgrifenedig.
• Adrodd y mater ar unwaith i'r Swyddog Diogelu Dynodedig drwy ddefnyddio'r cyfeiriadau e-bost uchod.
• Lle bo’n bosibl, anfonwch ddogfennau atodol fel yr asesiad risg, i gyfleu'n glir pa gamau diogelu sydd wedi cael eu cymryd i amddiffyn unrhyw blant ac oedolion sy'n wynebu risg.
• Os yw'r Swyddog Diogelu Dynodedig yn destun yr honiad, dylid adrodd yr wybodaeth wrth reolwr ar lefel uwch a Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol (SDALl)

NI ddylech:

• Ymchwilio na gofyn cwestiynau arweiniol.
• Gwneud rhagdybiaethau neu gynnig esboniadau eraill.
• Addo cyfrinachedd - dylid hysbysu'r unigolyn/unigolion y caiff y pryder ei rannu ar sail 'angen i wybod'.

Rhaid nodi bod rhai honiadau mor ddifrifol fel bod angen eu cyfeirio i sylw'r Heddlu a'r tîm rheoli gofal Gwasanaethau Cymdeithasol perthnasol ar unwaith. Ni fwriedir mewn unrhyw ffordd i Weithdrefnau Diogelu Cymru rwystro'r gofyniad i ymateb ar frys neu ar unwaith i amgylchiadau sy'n amlwg o natur ddifrifol.

O gynnal trafodaeth broffesiynol ar strategaeth, gellir pennu a yw'r mater yn cyrraedd y trothwy i symud ymlaen i gynnal cyfarfod strategaeth broffesiynol ffurfiol, a gaiff ei alw gan y SDD. Efallai y cewch wahoddiad i fod yn bresennol yn y cyfarfod hwn. Yn y cyfarfod ffurfiol penderfynir a oes unrhyw faterion disgyblu i fynd ar eu trywydd, a pha gam o'r weithdrefn rydych chi arno.

NODYN: Ar gyfer Ysgolion, ceir canllawiau statudol i ymdrin â honiadau yn erbyn athrawon ac aelodau eraill o staff.
Canllawiau ar ymdrin â honiadau o gam-drin yn erbyn athrawon a staff

Atgyfeirio i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac i Asiantaethau eraill

Fel Darparwr Gweithgaredd a Reoleiddir, mae'n ddyletswydd gyfreithiol i'r Cyngor ac i Ysgolion atgyfeirio i'r DBS os bodlonir amodau penodol.

Mae'r un ddyletswydd gyfreithiol yn berthnasol i sefydliadau addysg sy'n cyflenwi myfyrwyr i Ddarparwr Gweithgaredd a Reoleiddir (fel Ysgol neu wasanaeth gofal cymdeithasol) Os oes dyletswydd ar sefydliad i gyfeirio achos i sylw'r DBS, ac nad yw'n gwneud hynny heb gyfiawnhad rhesymol, mae'r sefydliad hwnnw'n cyflawni trosedd.

Mae’r Rheolwr Gwasanaeth yn gyfrifol am atgyfeirio i'r DBS gyda chefnogaeth ei Arweinydd Diogelu a'i Ymgynghorydd AD/Bartner Busnes. Dylid darparu'r holl gofnodion yn gysylltiedig â'r atgyfeiriad i'r Gwasanaethau Pobl fel bo modd eu cadw ar y ffeil personél.

13.1 Pryd mae'n rhaid i chi atgyfeirio i'r DBS?

Dylid gwneud atgyfeiriadau gwahardd i'r DBS pan fydd cyflogwr yn tybio bod unigolyn wedi achosi niwed i oedolion sy'n wynebu risg a/neu blant, neu'n achosi risg iddynt yn y dyfodol.

Mae angen ystyried y ddau gam canlynol wrth wneud atgyfeiriad gwahardd i'r DBS, ac os bodlonir y ddau amod, mae hi'n ddyletswydd gyfreithiol i sefydliadau atgyfeirio.

Cam 1
Mae'r sefydliad yn tynnu caniatâd unigolyn yn ôl i gymryd rhan mewn gweithgaredd a reoleiddir gyda phlant a/neu oedolion sy'n wynebu risg neu mae'r sefydliad yn symud yr unigolyn i faes gwaith arall nad yw'n weithgaredd a reoleiddir.

Gall tynnu rhywun o weithgaredd a reoleiddir gynnwys:

• diswyddo
• adleoli (hy, symud rhywun i weithgaredd nad yw'n rheoledig, ond parhau i'w cyflogi)
• ymddeol
• diswyddo
• ymddiswyddo.

Os bydd unigolyn wedi ymddeol, wedi cael ei ddiswyddo neu wedi ymddiswyddo cyn cwblhau'r ymchwiliad, dylech barhau â'r ymchwiliad a phenderfynu a fyddech wedi cadw'r unigolyn mewn gweithgaredd a reoleiddir ai peidio. Dilynwch y Polisi Ymchwiliad a gofyn am gyngor AD.

https://mewnrwyd/ein-pobl/adnoddau-dynol/cysylltiadau-a-gweithwyr/ymchwiliadau/

Cam 2
Rydych chi'n meddwl bod yr unigolyn:

• Wedi cymryd rhan mewn ymddygiad perthnasol yn gysylltiedig â phlant a/neu oedolion.
  neu
• Wedi bodloni'r prawf niwed mewn perthynas â phlant a/neu oedolion. Er enghraifft, ni chafwyd unrhyw ymddygiad perthnasol, ond ceir risg o niwed i blentyn neu oedolyn er hynny.
  neu
• Wedi cael rhybuddiad neu euogfarn am drosedd berthnasol.

Ceir esboniad o'r termau ymddygiad perthnasol niwed a phrawf niwed isod.

Diffinnir ymddygiad perthnasol fel gweithgarwch sydd:

• Yn peryglu plentyn/oedolyn neu sy'n debygol o beryglu plentyn/oedolyn
• Os caiff ei ailadrodd yn erbyn, neu'n gysylltiedig â phlentyn/oedolyn, byddai'n peryglu'r plentyn/oedolyn neu'n debygol o beryglu'r plentyn/oedolyn
• Mae'n cynnwys deunydd rhywiol yn gysylltiedig â phlant (gan gynnwys bod â deunydd o'r fath ym meddiant yr unigolyn)
• Mae'n cynnwys delweddau rhywiol eglur sy'n dangos trais yn erbyn bodau dynol (gan gynnwys bod â deunydd o'r fath ym meddiant yr unigolyn)
• O natur rywiol ac sy'n cynnwys plentyn/oedolyn

Mae'r ymddygiad perthnasol hwn yn gysylltiedig â phlant (o dan 18 oed)
neu oedolion (rhywun sy'n 18 oed neu'n hŷn ac sy'n derbyn gwasanaeth sydd wedi'i ddosbarthu'n Weithgaredd a Reoleiddir).
Term cyfreithiol yw ymddygiad perthnasol, a ddiffinnir o dan Atodlen 3 o Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006.

Beth yw niwed?
Bydd ymddygiad rhywun yn peryglu plentyn/oedolyn os yw'n:

• Niweidio plentyn/oedolyn
• Achosi i blentyn/oedolyn gael ei niweidio
• Rhoi plentyn/oedolyn mewn perygl o niwed
• Ceisio niweidio plentyn/oedolyn
• Annog rhywun arall i niweidio plentyn/oedolyn.

Y prawf niwed
Bydd gweithred rhywun yn bodloni'r prawf niwed os yw'n ymddangos y gallent:

• Niweidio plentyn a/neu oedolyn
• Achosi i blentyn a/neu oedolyn gael ei niweidio
• Rhoi plentyn a/neu oedolyn mewn perygl o niwed
• Ceisio niweidio plentyn a/neu oedolyn
• Annog rhywun arall i niweidio plentyn a/neu oedolyn.

Er mwyn bodloni’r prawf niwed, ni fyddai ymddygiad perthnasol wedi digwydd ond rhaid cael tystiolaeth bendant yn hytrach na “theimlad” bod rhywun yn dal i achosi risg i blant a/neu oedolion sy'n wynebu risg. Er enghraifft, byddai athro sy'n ymddiried yn ei bennaeth fod ganddo atyniad rhywiol at blant (ond nad yw eto wedi cymryd rhan mewn 'ymddygiad perthnasol') yn bodloni'r prawf niwed.

Bwriad y siart lif atgyfeiriadau DBS hon yw eich helpu i benderfynu a oes angen i chi atgyfeirio achos i'r DBS:

Gweler siart llif y DBS

13.2 Sut i atgyfeirio i'r DBS

Gallwch naill ai wneud atgyfeiriad drwy ffurflen ddiogel ar-lein neu drwy lawrlwytho ffurflen bapur a'i phostio i'r DBS.

Ceir hyd i'r ddau fath o ffurflen ar y wefan www.gov.uk/dbs. Y cyfeiriad post ar gyfer atgyfeiriadau yw DBS Barring, PO Box 3963, Royal Wootton Bassett, SN4 4HH. Byddwch yn cael gwybod naill ai drwy e-bost neu drwy'r post fod y DBS wedi derbyn eich atgyfeiriad.

Dylid hysbysu'r cyflogai, y gwirfoddolwr neu'r gweithiwr cyn gwneud atgyfeiriad.

Sicrhewch eich bod yn ymgynghori â'ch Swyddog Diogelu a'ch Partner Busnes Adnoddau Dynol cyn atgyfeirio'r achos i'r DBS.

Rhowch gymaint o wybodaeth ag y gallwch

Dylech roi cymaint o fanylion ag sy'n bosibl. Nid oes gan y DBS bwerau ymchwilio, ac maent yn dibynnu ar yr wybodaeth a ddarperir iddynt gan rai sy'n atgyfeirio. Mae'n hanfodol bod gwybodaeth yn fanwl gywir, yn gynhwysfawr a chyflawn er mwyn galluogi'r DBS i osgoi unrhyw oedi diangen cyn ymdrin â'r achos, ac i'w cynorthwyo i wneud penderfyniadau priodol.

Dyma'r hyn y dylech ei gynnwys:

Manylion y sawl rydych chi'n ei atgyfeirio. Dylech gynnwys ei enw llawn, ei gyfeiriad a'i ddyddiad geni os yw'n hysbys. Dylech hefyd gynnwys manylion eu hanes o ran gwaith a'u swydd gyfredol. Gall eich Partner Busnes AD eich helpu gyda hyn.

Manylion y gwaith a wnaed. Er mwyn cynorthwyo’r DBS i ddeall yn llawn beth yw natur y gwaith a wneir, dylech ddarparu’r Proffil Swydd. Mae angen i'r DBS gael cymaint o fanylion ag sy'n bosibl i ddeall y tasgau a gyflawnir gan y sawl rydych chi'n ei atgyfeirio.

Ymchwiliadau allanol. Os cynhaliwyd ymchwiliad allanol yn gysylltiedig â'r achos rydych chi'n ei atgyfeirio, rhowch fanylion hynny. Gallai hyn gynnwys cyfweliadau, ymyriadau gan yr heddlu neu fanylion cyfarfodydd aml-asiantaeth.

Ymchwiliadau eraill. Os oes proses ddisgyblu wedi'i dilyn yn gysylltiedig â'r sawl rydych chi'n ei atgyfeirio, dylech gynnwys dogfennau perthnasol. Dylech hefyd gynnwys gwybodaeth recriwtio a gwybodaeth ychwanegol am y gyflogaeth. Os cafwyd unrhyw gamymddygiad neu gwynion blaenorol, bydd y rhain yn amhrisiadwy er mwyn helpu'r DBS i ganfod a oes patrymau ymddygiad. (Gall AD eich helpu gyda hyn).

Datganiadau gan dystion. Os yw'r rhain ar gael, dylid eu llofnodi a'u dyddio.

Cofnodion cymwysterau a hyfforddiant. Mae hyn yn helpu’r DBS i ddeall lefel yr hyfforddiant a’r sgiliau yn gysylltiedig â rôl yr unigolyn.

Cronoleg. Mae'n ddefnyddiol darparu llinell amser o ddigwyddiadau. Gall hyn helpu'r DBS i gael gwell dealltwriaeth o'r hyn a arweiniodd at yr ymddygiad ac unrhyw sbardunau.

Manylion cyswllt. Rhowch fanylion unrhyw asiantaethau neu sefydliadau eraill yr ydych yn ymwybodol ohonynt sy'n dal gwybodaeth a allai fod yn ddefnyddiol wrth inni wneud penderfyniadau.

Cofiwch nad rhestr gyflawn yw hon. Os ydych yn meddwl bod rhywbeth y mae angen i'r DBS ei wybod i'w helpu i wneud eu penderfyniad, dylech gynnwys yr wybodaeth honno.

Beth yw nodweddion atgyfeiriad o ansawdd da?
Canllawiau Pellach ar:

Sut i wneud atgyfeiriad gwahardd o ansawdd da i’r DBS

Pwysig
Yn rhan o'r broses i benderfynu a ddylid cynnwys unigolyn ar restr wahardd, gall y DBS ddefnyddio unrhyw wybodaeth yn eich atgyfeiriad, a gallai'r wybodaeth honno gael ei datgelu i sawl sy'n cael ei atgyfeirio, neu i bartïon eraill.

Dylech felly ystyried hepgor unrhyw wybodaeth nad ydych am ei rhannu (fel enwau trydydd partï on).

Canlyniad eich atgyfeiriad
Bydd y DBS yn hysbysu'r sawl rydych chi wedi'i atgyfeirio ynglŷn â'r canlyniad. Fodd bynnag, ni fydd y DBS o reidrwydd yn rhoi gwybod i chi am hynny fel y sawl a'u hatgyfeiriodd. Ni allant ond rhoi gwybod ichi os gallwch brofi bod gennych ddiddordeb cyfreithlon yn y sawl rydych chi wedi'i atgyfeirio. Os nad ydych yn ei gyflogi bellach neu'n caniatáu iddo gymryd rhan mewn Gweithgaredd a Reoleiddir, efallai na fyddwch yn gallu dangos diddordeb cyfreithlon. Mae hyn yn golygu na fydd y DBS yn gallu rhannu'r canlyniad â chi.

Cofiwch:

• Gallai atgyfeiriad wneud gwahaniaeth tyngedfennol os nad oes unrhyw droseddau a fyddai'n dod i'r amlwg ar wiriad DBS, pe bai'r unigolyn yn ceisio cael swydd arall mewn gweithgaredd a reoleiddir.
• Os na fyddwch yn atgyfeirio i'r DBS, gallai'r unigolyn fynd yn ei flaen i achosi niwed pellach i unigolyn sy'n agored i niwed.
• Os ydych chi'n atgyfeirio'r achos i'r DBS, byddant yn ystyried yr holl dystiolaeth wrth benderfynu a ddylid gwahardd yr unigolyn ai peidio.
• Peidiwch â chymryd yn ganiatáol y bydd rhywun arall yn atgyfeirio'r achos i'r DBS. Y rheolwr llinell sydd yn y sefyllfa orau i ddarparu'r ystod lawn o ddogfennau ategol sydd ei hangen ar y DBS.

Ceir cwestiynau cyffredin am atgyfeiriadau'r DBS yn y ddogfen hon.

dbs-referral-faq.pdf 

Mae'r DBS hefyd yn cynnal seminarau ar atgyfeirio. Cysylltwch â'ch Partner Busnes Dysgu a Datblygu a all roi rhagor o wybodaeth ichi.

13.3 Atgyfeirio i Asiantaethau Eraill

Mae gennych ymrwymiad proffesiynol i atgyfeirio i asiantaethau eraill, lle bo'n briodol, er mwyn cyflawni eich cyfrifoldeb i ddiogelu oedolion a/neu blant.

Sylwer: Ar gyfer Gwasanaethau Gofal Preswyl a Gofal Cartref Cofrestredig:

Yn ôl y Canllawiau ymarfer ar gyfer rheolwyr gofal cymdeithasol sydd wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru (2017), mae darparwyr gwasanaeth, unigolion cyfrifol a rheolwyr gwasanaeth yn gyfrifol am:

• Sicrhau bod pob penodiad yn cydymffurfio ag arferion gorau ar gyfer recriwtio diogel,
• Mynd i'r afael ag unrhyw broblemau'n gysylltiedig â pherfformiad anfoddhaol neu gamymddygiad gan staff, a
• Hysbysu’r corff rheoleiddio priodol am unrhyw ymddygiad gan weithiwr proffesiynol cofrestredig a allai fwrw amheuaeth ar ei gofrestriad.

Mae’r tabl isod yn crynhoi’r amgylchiadau pan ddylech chi ystyried gwneud atgyfeiriad:

(Gweler atodiad 5: Cofnod o atgyferiad diogelu)

Atodiad 1: Ffurflen sefydlu Cymhwystra'r DBS

Pwrpas y ffurflen hon yw cofnodi gwybodaeth berthnasol a fydd o gymorth i bennu a yw rôl swydd yn gymwys i dderbyn gwiriad DBS, ac i ddewis y lefel wirio a'r rhestr wahardd gywir (os yw'n briodol).

Lawrllwythwch y Ffurflen sefydlu Cymhwystra'r DBS

Atodiad 2 – Llythyr I'w Anfon at Gyflogeion Sy'n Cofrestru Gyda Gwasanaeth Diweddaru'r DBS

Lawrlwythwch y templed llythyr

Atodiad 3: Ffurflen Hunanddatgeliad

Lawrlwythwch y ffurflen Hunanddatgeliad

Atodiad 4: Ffurflen Asesu Risg Datgeliad

Lawrlwythwch y Ffurflen Asesu Risg Datgeliad

Atodiad 5: Cofnod o Atgyfeiriad diogelu

Lawrlwythwch y Cofnod o Atgyfeiriad Diogelu