Ffordd newydd o archebu ystafell gyfarfod
Diweddarwyd y dudalen: 25/04/2024
Rydym yn parhau i wella'r cyfleusterau i gefnogi sut rydym yn gweithio yn awr ac yn y dyfodol drwy sicrhau bod gennym weithfannau y gall staff eu rhannu, megis ystafelloedd cyfarfod a mannau gweithio achlysurol.
Bydd dau fan gweithio achlysurol newydd yn cael eu creu yng Nghaerfyrddin, gan ychwanegu at y rhai sydd eisoes ar gael yn Nhŷ Elwyn, Llanelli a Thŷ Parc-yr-hun yn Rhydaman. Bydd y mannau gweithio achlysurol yn Heol Spilman a Neuadd y Sir ar gael o ddechreu mis Mawrth.
I helpu i wella'r ffordd yr ydych yn archebu ystafelloedd cyfarfod, bydd system archebu newydd (System Rheoli Adnoddau Occupeye) yn cael ei lansio ddydd Gwener, 2 Chwefror. Bydd y system newydd yn rhoi mwy o wybodaeth i chi am y mannau cyfarfod sydd ar gael, gan gynnwys:
- Faint o le i bobl sydd mewn ystafell benodol.
- Pa gyfleusterau sydd ar gael, megis offer cyfarfod hybrid, bwrdd gwyn, neu sgriniau.
- Pa mor hygyrch yw'r lleoliad a'r ystafelloedd.
- Union leoliad ystafell mewn adeilad.
Ar hyn o bryd, mae ystafelloedd cyfarfod yn cael eu harchebu drwy Microsoft Outlook, ond nid yw hyn yn rhoi gwybodaeth i ni am y cyfleusterau sydd ar gael nac adborth ynghylch pa mor dda y mae ystafelloedd cyfarfod yn cael eu defnyddio.
Bydd y system newydd hon yn galluogi ein tîm Eiddo Corfforaethol i gasglu tystiolaeth ynghylch pa mor dda y mae pob man cyfarfod a man gweithio achlysurol yn cael eu defnyddio. Yna bydd y wybodaeth werthfawr hon yn cael ei defnyddio i wneud penderfyniadau sy'n seiliedig ar dystiolaeth i ddiwallu anghenion yn y dyfodol. Bydd synhwyrydd ystafell yn gysylltiedig â'r system archebu felly, er enghraifft, os yw'r ystafell wedi'i harchebu ond nad oes neb yn ei defnyddio bydd y system newydd yn synhwyro bod yr ystafell yn wag a sicrhau bod yr ystafell ar gael eto.
I ddechrau, gallwch archebu ystafelloedd cyfarfod mewn dwy ffordd:
- Drwy fotwm newydd 'Find a room' ar ruban Outlook
- Drwy system bresennol Outlook.
Yn ystod y misoedd nesaf bydd mapiau yn cael eu hychwanegu at y system newydd a fydd yn eich helpu i ddod o hyd i'ch ystafell gyfarfod os nad ydych yn gyfarwydd â'r adeilad. Bydd modd defnyddio'r system drwy weborth ac ap ffôn clyfar hefyd o ddiwedd y gwanwyn.
Mae'r system wedi cael ei defnyddio ers sawl blwyddyn yn Sir Gaerfyrddin i fonitro'r defnydd o ofod mewn ardaloedd sydd wedi'u rhesymoli. Mae'r synwyryddion presennol wedi cael eu hail-bwrpasu a'u hadleoli i gefnogi'r system ac mae ychwanegiad wedi'i gaffael, am gost isel, i ddarparu gallu archebu i wella'r system y mae Eiddo Corfforaethol eisoes yn ei defnyddio.
Mae'r prosiect rhesymoli wedi cynyddu nifer y mannau cyfarfod sydd ar gael gan fod rheolwyr wedi symud allan o swyddfeydd i gynyddu nifer y mannau cyfarfod a chydweithio sydd ar gael.
Bydd mannau eraill sydd heb eu defnyddio fel y Siambr yn Heol Spilman hefyd yn dod yn lleoedd y gellir eu harchebu fydd ar gael i bawb. Bydd adborth o'r system hefyd yn helpu'r tîm Eiddo Corfforaethol i benderfynu pa mor dda y caiff gofod ei ddefnyddio.
Bydd y man gweithio achlysurol yn Heol Spilman ar gael o ddiwedd mis Ionawr a bydd y man gweithio achlysurol yn Neuadd y Sir ar gael o ddechreu mis Mawrth.
Byddwn yn parhau i ddefnyddio Outlook gan ei fod yn offeryn sydd ar gael am ddim i ni, ond ni all wneud y canlynol:
- Rheoli ystafelloedd yn weithredol.
- Rhoi tystiolaeth am ba mor dda y mae gofod yn cael ei ddefnyddio.
- Rhoi gwybod i chi am y cyfleusterau sydd ar gael mewn ystafelloedd a'u lleoliad.
Er enghraifft: Gall Outlook ddweud wrthym pryd a pha mor hir y mae ystafell wedi'i harchebu, ond ni all rhoi gwybod a gafodd yr ystafell ei defnyddio am amser cyfan yr archeb neu a gafodd ei defnyddio o gwbl.
Mae'r system newydd yn gweithio gyda synhwyrydd ystafell goddefol sy'n gysylltiedig â'r system archebu. Mae hyn yn cymharu archebion yn erbyn defnydd. Er enghraifft, os bydd ystafell wedi'i harchebu am 2 o'r gloch ac nad oes neb yn cyrraedd, bydd y system newydd yn synhwyro nad yw'r ystafell wedi'i defnyddio ac yn rhyddhau'r archeb ystafell gan sicrhau ei bod ar gael, gan reoli'r gofod yn weithredol. Yn y modd hwn, gall y tîm Eiddo Corfforaethol gymharu archebion yn erbyn defnydd gwirioneddol.
Tŷ Elwyn: Gellir cyrraedd y man gweithio achlysurol drwy fynd drwy'r drws ar ochr chwith y brif dderbynfa cyn y drysau dwbl a sweipio carden i fynd drwy'r drws ar y chwith.
Tŷ Parc-yr-hun: Mae'r man wedi'i leoli ar lawr gwaelod yr adeilad ac mae ar y dde wrth i chi fynd drwy'r drysau oddi ar y dderbynfa.
Gall, gall unrhyw un sy'n gweithio i Gyngor Sir Caerfyrddin ddefnyddio man gweithio achlysurol. Yn anffodus, nid yw lleoedd ar gael i bartneriaid ar hyn o bryd. Fodd bynnag, os bydd hyn yn dod yn broblem, gellir ei adolygu.
Mae desgiau mewn mannau gweithio achlysurol ar gael ar sail y cyntaf i'r felin.
Mae'r system yn defnyddio synwyryddion is-goch goddefol i fonitro presenoldeb pobl, drwy gyfuniad o symudiadau a gwres.
Ni allant adnabod unigolion; ac ni allant recordio lluniau na sain. Mae'r dechnoleg synhwyrydd wedi'i chynllunio'n unig yn lle 'astudiaeth mynd o swyddfa i swyddfa' neu 'berson â clipfwrdd' (neu'n fwy diweddar, iPad).
Dyma'r un math o synhwyrydd y gallech ei weld ar y goleuadau diogelwch yn eich gardd, sy'n synhwyro symudiad ac yn troi golau ymlaen.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach, anfonwch e-bost at CCCHybridWorking@carmarthenshire.gov.uk
Mwy ynghylch Gweithio Hybrid