Cyfnod 3: Cyflenwi’r Prosiect

Dylech fod wedi paratoi Cynllun Cyflenwi’r Prosiect cyn cychwyn ar y cyfnod hwn felly dylai’r gwaith o gyflenwi’r prosiect fod yn barod i gychwyn. Efallai y byddwch wedi rhannu’r cyfnod cyflenwi yn gamau llai; os felly, efallai y bydd angen ichi baratoi cynlluniau manwl llai i bob cam.

Mae’r cynllunio’n baratoad defnyddiol i sicrhau bod pawb yn gwybod beth a ddisgwylir ac er mwyn gallu monitro cynnydd y prosiect, ond mae’n bwysig taro cydbwysedd rhwng cynllunio a gwneud, yn enwedig os oes cyfyngiadau amser sylweddol ar y prosiect.

Mae cyfathrebu priodol â Rhanddeiliaid yn bwysig i lwyddiant prosiect, a gall rhanddeiliaid fod yn ddylanwadol iawn. Dylai Cynllun Cysylltu â Rhanddeiliaid a Chynllun Cyfathrebu fod wedi cael eu datblygu fel rhan o Gynllun Busnes Prosiect. Y Rheolwr Prosiect fydd yn gyfrifol am reoli’r cysylltu a’r cyfathrebu â rhanddeiliaid sydd wedi’i gynllunio.

Cofiwch roi gwybod i bobl fod y prosiect wedi cychwyn, yn enwedig os bu oedi o ran y dyddiad cychwyn.

Cyfrifoldeb y Rheolwr Prosiect yw monitro cynnydd a rheoli’r cynnydd o ran cyflenwi’r prosiect. Dylai fod gan y rheolwr prosiect y grym i wneud penderfyniadau priodol i symud y prosiect ymlaen o fewn y terfynau hyblygrwydd sydd wedi’u pennu gan y Bwrdd Prosiect (gweler Cyfnod 1 – Sefydlu Tîm Llywodraethu’r Prosiect). Dylai materion na ellir delio â nhw o fewn y terfynau hyblygrwydd hyn gael eu cyfeirio at y Bwrdd Prosiect am arweiniad.

Disgwylir i’r Bwrdd Prosiect ddarparu cyfeiriad strategol ac arweiniad i’r rheolwr prosiect ac mae’n debyg y bydd yn cwrdd yn rheolaidd i fonitro cynnydd.

Bydd disgwyl i’r Rheolwr Prosiect ddarparu’r wybodaeth fonitro ofynnol cyn cyfarfodydd. Dylech ystyried defnyddio Adroddiad ar y Prif Bwyntiau (gweler yr enghraifft) i grynhoi’r pwyntiau cynnydd a’r materion allweddol yn hytrach na threulio gormod o amser yn ysgrifennu adroddiad llawn ar gyfer pob cyfarfod. Bydd cynlluniau cyfnod (os ydynt yn cael eu defnyddio) hefyd yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd Prosiect am gymeradwyaeth cyn cychwyn y cyfnod.

Bydd angen i’r Rheolwr Prosiect adolygu holl risgiau’r prosiect yn rheolaidd – y ffordd orau o wneud hyn yw fel ymarferiad tîm er mwyn manteisio ar brofiad a safbwynt pawb. Dylai adolygiadau risg sefydlu: 

• A yw tebygolrwydd a/neu statws effaith risgiau wedi newid
• A oes angen diweddaru neu ychwanegu cam gweithredu
• A oes risg nad yw mwyach yn berthnasol
• A oes angen ychwanegu risg newydd at y gofrestr 

Mae hefyd yn bwysig rheoli materion. Bydd angen i’r rheolwr prosiect wneud yn siŵr bod sylw’n cael ei roi i faterion bach hyd yn oed ac nad ydynt yn diflannu o’r golwg heb i benderfyniad bwriadol gael ei wneud ynglŷn â beth ddylai ddigwydd iddynt.

Dylid cadw’r cofrestri risg a materion yn gyfredol drwy’u hadolygu’n rheolaidd. Yn ogystal â bod yn offeryn rheoli a monitro defnyddiol, bydd y cofrestri hyn hefyd yn help ichi gyflawni’r gofynion archwilio gan eich bod yn cofnodi’r rhesymau am benderfyniadau.

Mae newid yn rhan anochel bron o reoli a chyflenwi prosiectau, o newidiadau cymharol fychan hyd at newidiadau mawr a fydd yn effeithio ar hyd a lled prosiect, yr hyn sydd i’w gyflenwi neu’r amcanion. Gall newid ddigwydd am fod yr amgylchedd neu anghenion y sefydliad wedi newid, neu am fod materion wedi codi yn ystod y prosiect.

Pan fydd newid yn digwydd dylai’r rheolwr prosiect ei ystyried yng nghyd-destun:

• Amser – fydd y newid yn achosi oedi neu’n cyflymu’r prosiect?
• Cost – fydd y newid yn mynd ag adnoddau ychwanegol neu’n creu arbedion?
• Ansawdd – fydd y newid yn gwella neu’n lleihau ansawdd elfen sydd i’w chyflenwi/ cynnyrch? 

Efallai y bydd gofyn i’r Bwrdd Prosiect awdurdodi newid os yw y tu hwnt i derfynau hyblygrwydd y Rheolwr Prosiect. Yn y sefyllfa hon dylai’r Rheolwr Prosiect ddarparu digon o wybodaeth am y newid i’r Panel fel ei fod yn gallu gwneud penderfyniad priodol.

Fel arfer bydd gofyn i newidiadau i brosiectau sy’n cael arian allanol gael eu cymeradwyo gan y corff ariannu.

Os yw’n briodol, dylai newidiadau arwyddocaol gael eu cofnodi drwy ddiweddaru’r Cynllun Busnes i adlewyrchu’r newid. Dylid rhoi trefn rheoli fersiynau ar waith yng nghyswllt y ddogfen i sicrhau mai’r ddogfen ddiweddaraf sy’n cael ei defnyddio i arwain y prosiect.

Yn y sector cyhoeddus rydym yn atebol am bopeth a wnawn a chaiff ein cofnodion eu harchwilio’n rheolaidd. Mae’n bwysig felly cadw cofnodion trylwyr am ein gweithgareddau, er enghraifft: cofnodion caffael, y rhesymau wrth wraidd penderfyniadau, cofnodion ariannol, tystiolaeth o ganlyniadau/buddion, cofnodion staff, dogfennau monitro prosiect etc.

Os yw’r prosiect wedi cael arian allanol bydd y corff ariannu yn mynnu bod rhai cofnodion yn cael eu cadw fel tystiolaeth o weithgarwch. Dylai’r Rheolwr Prosiect ymgyfarwyddo â’r gofynion hyn a chadw cofnodion yn unol â hynny. Mae’r Llawlyfr Grantiau Prosiect yn rhoi canllawiau ar gadw dogfennau ac ar strwythur ffeiliau.

Efallai na fydd Buddion Prosiect yn cael eu gwireddu ar unwaith pan fydd gwaith Cyflenwi Prosiect wedi’i gwblhau. Mae’n bwysig fod y buddion yn dal i gael eu mesur a’u cipio felly mae angen paratoi blaengynllun, ac enwebu unigolyn priodol i sicrhau bod y gweithgaredd hwnnw’n digwydd.