Cyfnod 1: Datblygu eich syniad

Cafodd y pecyn cymorth hwn ei ddylunio i fod yn hyblyg a bod modd ei ddefnyddio’n gymesur â gofynion gwahanol fathau o brosiectau. Bydd angen ichi sefydlu’r math o brosiect rydych chi’n ei gynnig drwy ddefnyddio’r ‘Matrics Math o Brosiect’. Mae pob Cam Allweddol yn nodi i ba fathau o brosiectau y mae’r cam yn berthnasol. 

Lawrlwythwch y Matrics (.doc) i benderfynu pa fath o brosiect rydych chi’n ei ddatblygu.

Dewiswch yr ateb iawn i bob cwestiwn, bydd hyn yn rhoi sgôr am bob cwestiwn. Adiwch eich sgoriau ynghyd i gael y math o brosiect.

Os ydych yn sgorio:

• <12 - Prosiect Sylfaenol: Dim ond dilyn egwyddorion y pecyn cymorth y mae gofyn ichi ei wneud, i’ch arwain drwy’ch prosiect.
• 12 - 22  - Prosiect Gweithredol: Bydd angen ichi ddilyn Pecyn Cymorth Rheoli Prosiectau Cyngor Sir Caerfyrddin, ond gan ddilyn y prosesau a’r gweithdrefnau llywodraethu a rheoli ar lefel sy’n briodol i’r prosiect (ceir rhai awgrymiadau ar sut mae gwneud hyn yn y pecyn cymorth).
• >23 - Prosiect Strategol: Bydd angen ichi ddilyn Pecyn Cymorth Rheoli Prosiectau Cyngor Sir Caerfyrddin.

I sicrhau bod achos busnes cryf o blaid y prosiect, bydd angen ichi ymchwilio i’r cwestiynau isod a chofnodi’r atebion iddynt.

  Os oes angen cyllideb Gyfalaf neu arian allanol ar y prosiect, neu os yw’n brosiect TG, dylech ddefnyddio’r Ffurflen Cynnig Prosiect i gofnodi’ch atebion.  

Os mai dim ond cyllideb Refeniw y bydd ei hangen ar y prosiect, defnyddiwch y templed Achos Busnes gyferbyn i gofnodi’ch atebion.

• Beth fydd y prosiect yn ei gyflenwi (cynnyrch), ei gyflawni (buddion) ac erbyn pryd?
• Sut mae hyn yn cyfrannu tuag at Amcanion Corfforaethol Cyngor Sir Caerfyrddin a/neu rwymedigaethau statudol?
• Beth yw hyd a lled y prosiect? Bydd diffinio hyd a lled y prosiect yn egluro beth yn union sy’n cael ei gynnwys yn y prosiect, a beth sydd y tu hwnt i’w derfynau. (Er enghraifft: Bydd y prosiect yn darparu adeilad gwag sy’n barod i’w ddefnyddio, nid yw’n cynnwys darparu dodrefn gosod megis unedau cegin)
• Beth yw’r opsiynau cyflenwi (h.y. sut gellir cyflawni’r cynnyrch a’r buddion)? Oes yna ffyrdd amgen o gyflawni’r un buddion ag y byddai’r prosiect hwn yn eu cyflawni? Efallai y bydd angen ichi gyfeirio at y Canllawiau Arfarnu Opsiynau i’ch helpu i ateb y cwestiynau hyn.
• Beth yw canlyniadau peidio â chynnal y prosiect?
• Sut bydd llwyddiant yn edrych, sut byddwn ni’n gwybod bod y prosiect wedi cyflawni’i amcanion?
• Faint fydd y prosiect yn ei gostio (amcangyfrif), a sut y telir amdano? (gweler isod, Ymchwilio i Opsiynau Ariannu Allanol)
• Pwy fydd yn rheoli ac yn cyflenwi’r prosiect? Bydd angen ichi nodi Uwch-swyddog Cyfrifol ar yr adeg hon.
• Ar wahân i gyllideb, pa adnoddau fydd yn ofynnol i gyflenwi’r prosiect yn llwyddiannus? Er enghraifft, ystyriwch yr angen am wasanaethau arbenigol gan adrannau eraill, contractwyr, partneriaid etc)
• Beth yw’r prif risgiau’n gysylltiedig â’r prosiect hwn ac a oes modd ymdopi â nhw a/neu a ydynt yn dderbyniol i’r Awdurdod?
• Pwy arall sydd â buddiant yn y prosiect hwn ac a ddylai fod â rhan yn y gwaith o’i ddatblygu a/neu ei gyflenwi? Efallai y byddwch am ddefnyddio’r canllawiau Dadansoddi Rhanddeiliaid i’ch helpu i adnabod a deall y Rhanddeiliaid yn y prosiect.

Os bydd angen arian ar y prosiect o’r gyllideb Gyfalaf a/neu gan ffynonellau ariannu allanol, bydd angen cyflwyno’r Ffurflen Cynnig Prosiect Grantiau (FCPG) yn electronig a bydd yn mynd drwy broses gymeradwyo (gweler y siart llif gyferbyn). Ni chewch symud ymlaen i Gyfnod 2: Datblygu’r Prosiect, nes bydd y FCPG wedi cael ei chymeradwyo. 

Os yw’r prosiect i gael ei ariannu drwy ffrydiau Refeniw yn unig, rhaid i’r Achos Busnes gael ei gymeradwyo gan y Swyddog Penderfynu perthnasol (gweler y Matrics Monitro a Rheoli Penderfyniadau).

Nodwch y Noddwr Prosiect a’r Rheolwr Prosiect os nad yw hyn wedi cael ei wneud yn barod. Y Noddwr Prosiect sy’n ysgwyddo’r cyfrifoldeb cyffredinol am y prosiect. Mae’r Rheolwr Prosiect yn gyfrifol am gynllunio a rheoli o ddydd i ddydd. Gweler Canllawiau i Rolau a Chyfrifoldebau Prosiect (gweler gyferbyn) am arweiniad o ran pwy y dylid ei benodi i’r rolau hyn.

Os yw’r prosiect yn Brosiect Strategol, bydd angen ichi benodi Bwrdd Prosiect. Yn fras, rôl y Bwrdd Prosiect yw cymryd cyfrifoldeb am reolaeth strategol y prosiect, sicrhau ei fod yn parhau’n hyfyw ac ymdrin ag unrhyw faterion sydd y tu hwnt i awdurdod y Rheolwr Prosiect i benderfynu arnynt. Ceir rhagor o wybodaeth yn Canllawiau i Rolau a Chyfrifoldebau Prosiect (gweler adnoddau).

Mae’n arfer da rhannu a dysgu o brofiadau pobl eraill sydd wedi rheoli prosiectau o’n blaen ni.

Os byddwch yn gwneud cais am arian allanol, bydd angen ichi edrych ar broses ymgeisio’r gronfa berthnasol. Efallai y bydd angen ichi gyflwyno Datganiad o Ddiddordeb neu ddogfennau tebyg ar yr adeg hon.

Cysylltwch â'r Biwro i gael mwy o wybodaeth ar Ffôn: 01269 590216 neu E-bost: biwro@sirgar.gov.uk

Mae gweithio mewn Partneriaeth â sefydliadau eraill i gyflenwi prosiectau a gwasanaethau yn opsiwn sy’n cael ei ystyried yn gynyddol yn y Sector Cyhoeddus. Gall gweithredu fel hyn arbed arian a gwella cysondeb ac ansawdd y ddarpariaeth gwasanaethau i ddinasyddion. Gall hefyd gyflwyno sialensiau gan fod angen i sefydliadau sydd â diwylliannau, prosesau, disgwyliadau ac ysgogiadau gwleidyddol gwahanol gydnabod blaenoriaethau ei gilydd. Os yw’ch prosiect yn rhan o drefniant partneriaeth dylech gyfeirio at Working in Partnership – Project Management Guidance (gweler adnoddau).

Mae’r rhan fwyaf o brosiectau yn golygu rhywfaint o gaffael. Caiff prosesau caffael eu llywodraethu gan Gyfraith yr UE a Rheoliadau Ariannol yr Awdurdod a rhaid ichi ddilyn y rheolau hyn. Gall y broses gaffael gymryd llawer o amser (er enghraifft mae proses OJEU fel arfer yn cymryd rhwng 6 a 9 mis, tra mae proses gaffael ar y cyd yn gallu cymryd hyd at 12 mis). Os oes angen ichi gaffael nwyddau a/neu wasanaethau i gyflenwi prosiect, mae’n syniad da cysylltu â chydweithwyr caffael ar y cam hwn er mwyn ichi ddeall goblygiadau ymgymryd ag ymarferiad caffael o ran amser ac adnoddau. Efallai y bydd angen cychwyn rhai prosesau ar y cam hwn, yn enwedig os yw’r prosiect o dan gyfyngiadau amser