Cyfnod 2: Datblygu'r prosiect

O’r wybodaeth a gymeradwywyd yn yr Achos Busnes neu’r FCPG, mae angen yn awr ichi fanylu ar yr hyn y bydd y prosiect yn ei gyflenwi, sut y caiff ei gyflenwi, gan bwy, a faint y bydd yn ei gostio. Bydd angen ichi nodi unrhyw gyfyngiadau posibl a allai effeithio ar y prosiect a’r risgiau y bydd angen eu rheoli.

Mae’r Cynllun Busnes yn gyfle hefyd i sicrhau bod pawb sy’n ymwneud â’r prosiect yn rhannu’r un ddealltwriaeth o ran yr hyn y bydd y prosiect yn ei gyflenwi a’r hyn na fydd yn ei gyflenwi, ac yn cytuno ar sut y caiff y cyflenwi ei reoli.

Mae Templed Cynllun Busnes Prosiect wedi’i ddarparu gan CSC i’ch tywys drwy’r broses o roi’r cynllun at ei gilydd.

Os ydych yn gwneud cais am arian allanol, efallai y bydd gan y corff ariannu fformat sydd wedi’i bennu ar gyfer y Cynllun Busnes. Efallai hefyd y bydd y ddogfen yn cael ei galw’n rhywbeth arall (e.e. Achos Busnes neu Ddogfen Rhoi Prosiect ar Waith). Yn y sefyllfa hon dylech ddefnyddio’r fformat sydd wedi’i ddarparu gan y corff ariannu, cyhyd â bo’r wybodaeth yn ddigonol i fodloni’r bwrdd prosiect/swyddog penderfynu CSC nad oes angen cynhyrchu ail Gynllun Busnes Prosiect gan ddefnyddio templed CSC.

Caiff y Broses Cynllunio Busnes ei rhannu’n nifer o gamau llai (isod); mae’r rhai yn cyd-fynd â’r adrannau yn y Templed Cynllun Busnes Prosiect.

Nod ac Amcanion Prosiect (Beth ydyn ni am ei gyflawni a pham?)

Byddwch wedi darparu amlinelliad o nodau’r prosiect a’r hyn y bydd yn ei gyflenwi yn yr achos busnes neu’r FCPG. Yn y Cynllun Busnes dylech gadarnhau bod yr amcanion hyn yn dal yn ddilys a chadarnhau terfynau (hyd a lled) y prosiect. Bydd hyn yn sicrhau bod unrhyw newidiadau’n cael eu cydnabod yn gynnar fel hyn, a bydd yn darparu gwybodaeth gefndir ar gyfer dogfen y Cynllun Busnes Prosiect.

Canlyniadau Prosiect, Buddion a Ffactorau Llwyddo Tyngedfennol (Pa wahaniaeth/ effaith a wnaiff/gaiff y prosiect a beth mae’n rhaid iddo’i gyflawni iddo gael ei ystyried yn llwyddiant?)

Buddion yw’r canlyniadau a ddymunir o’r prosiect; gwelliannau i’r status quo y mae modd eu hadnabod a’u mesur, y gellir eu priodoli i’r hyn a gyflenwir gan y prosiect (ei gynnyrch) yn ystod oes y prosiect. Dylech hefyd ystyried unrhyw anfuddion a allai godi o’r prosiect (h.y. effeithiau sy’n cael eu hystyried yn negyddol). Mae angen i Gynllun Busnes Prosiect gadarnhau buddion (ac anfuddion) disgwyliedig y prosiect a sut y cânt eu mesur. Efallai y byddai o gymorth ystyried sut bydd y prosiect yn edrych. Cyfeiriwch at y Canllawiau ar Ddiffinio Buddion Prosiectau gyferbyn.

Dull Prosiect (Sut ydyn ni’n mynd i wneud yr hyn sydd i’w wneud?)

Bydd angen ichi gadarnhau a manylu ar sut rydych chi’n bwriadu mynd ati i wireddu’r prosiect, sut y caiff ei gyflenwi. Yr arfarniad opsiynau a gynhaliwyd gennych wrth gwblhau’r Achos Busnes neu’r FCPG yw’r sylfaen ar gyfer hyn. Er enghraifft, a fydd angen contractwyr arnoch i gyflenwi, oes unrhyw gyfrifoldebau allweddol i’w rhannu rhwng adrannau neu bartneriaid prosiect, oes angen unrhyw wasanaethau arbenigol etc.

Ansawdd (Pa lefel o ansawdd y mae angen ichi ei chyflawni/yr ydych yn disgwyl ei chyflawni?)

Mae’n bwysig sefydlu a chofnodi disgwyliadau ansawdd y prosiect o’r cychwyn i sicrhau bod y prosiect neu’r hyn a gyflenwir yn addas i’r diben. Bydd angen ichi ddiffinio’r meini prawf a ddefnyddir i asesu disgwyliadau ansawdd y prosiect, er enghraifft: amser, cost, ymarferoldeb yr hyn a gyflenwir/y cynnyrch, gofynion cwsmeriaid, dibynadwyedd, perfformiad gwasanaeth neu system... Rhaid i’r meini prawf a ddefnyddiwch fod yn realistig a mesuradwy. Bydd angen hefyd ichi benderfynu sut y caiff yr Ansawdd ei reoli (e.e. cyfrifoldeb pwy yw sicrhau bod y disgwyliadau ansawdd yn cael eu bodloni a phwy sy’n penderfynu a ydynt wedi’u bodloni).

Gofynion Costau ac Ariannu (Faint fydd y gost ac o ble y daw’r arian?)

Dylech fod wedi darparu amcangyfrifon cost lefel uchel yn yr Achos Busnes neu’r FCPG; mae angen ichi ddarparu dadansoddiad manwl o’r costau ar y cam hwn. Mae’n hanfodol fod y costiadau’n cael eu llunio’n gywir i sicrhau bod y prosiect yn fforddiadwy. Gallai hyn hefyd eich helpu i nodi risgiau allweddol yn ymwneud â chost (e.e. meysydd lle gallai’r costau gynyddu).

Bydd angen hefyd ichi sicrhau arian ar gyfer y prosiect (os nad yw hyn eisoes wedi’i gwblhau). Os ydych yn ceisio arian o ffynonellau y tu allan i’r Awdurdod bydd angen ichi ystyried y cyfyngiadau sydd ynghlwm wrth yr arian (e.e. amodau grant, gofynion cydymffurfio) a’r effaith a gaiff hyn ar y prosiect ac adnoddau eraill yn yr Awdurdod (gweler Adnoddau isod).

Caffael

Byddwch wedi dechrau ystyried y gofynion caffael yng Nghyfnod 1. Mae’n ofynnol yn awr o dan Gynllun Busnes y Prosiect ichi weithio gyda’r uned gaffael i lunio cynllun a strategaeth gaffael ar gyfer y prosiect. Mae hyn yn bwysig iawn o ystyried y cyfnod o amser y gall rhai prosesau caffel ei gymryd a’r adnoddau a allai fod yn ofynnol ar ran y tîm prosiect a’r Uned Gaffael.

Adnoddau (Ar wahân i arian, pa adnoddau fydd yn ofynnol i gyflenwi’r prosiect?)

Mae’n bwysig deall a chytuno ar y gofynion, ar ffurf adnoddau gweinyddol ac arbenigol, y bydd y prosiect yn eu rhoi ar y sefydliad .Dylech gysylltu ag unrhyw adran neu unigolyn y bydd disgwyl iddynt gyfrannu at y prosiect i drafod y prosiect a chytuno ar lefel briodol o gymorth neu adnoddau a fydd yn ofynnol. Cofiwch bod y rhain yn weithwyr proffesiynol profiadol a all ddarparu cyngor gwerthfawr ar gamau cynllunio prosiect. Ymysg yr adrannau y mae angen eu hadnoddau ar brosiectau fel arfer ond sydd yn aml yn cael eu hesgeuluso mae: caffael, gwasanaethau cyfreithiol, gwasanaethau dylunio, cynllunio, gwasanaethau technegol.

Cerrig Milltir Allweddol (Pwyntiau arwyddocaol wrth gyflenwi’r prosiect)

Gallai fod yn ddefnyddiol pennu cyfres o gerrig milltir allweddol y mae disgwyl i’r prosiect eu cyrraedd. Gellir defnyddio’r cerrig milltir hyn fel pwyntiau adolygu a rheoli yn y prosiect.

Cynllun Cyflenwi Prosiect Lefel Uchel (Amlinelliad o’r gweithgareddau a fydd yn fodd i gyflenwi’r prosiect)

Bydd angen ichi ddatblygu Cynllun Cyflenwi Lefel Uchel sy’n cynnwys manylion y gwaith sy’n ofynnol i gwblhau’r prosiect, amcangyfrif o’r amserlenni (dyddiad cychwyn a gorffen), cerrig milltir allweddol ac unrhyw wybodaeth gynllunio berthnasol arall. Dylech hefyd gynnwys gwybodaeth am unrhyw ragdybiaethau a wnaed yn y broses gynllunio.

Nodi Elfennau Cyd-ddibynnol (Oes unrhyw weithgareddau eraill yn effeithio’n uniongyrchol ar y prosiect?)

Bydd angen ichi nodi ac ystyried unrhyw elfennau cyd-ddibynnol rhwng eich prosiect chi ac unrhyw brosiectau eraill. Gallai hyn gynnwys un prosiect yn dibynnu ar ganlyniad un arall, neu eich prosiect chi’n dylanwadu ar weithgarwch prosiect arall. Mae’n bwysig nodi’r elfennau cyd-ddibynnol hyn a rhoi sylw iddynt ar y cam hwn yn y broses oherwydd gallent effeithio ar y cynlluniau i gyflenwi’r prosiect.

Rhanddeiliaid a Chyfathrebu (Sut bydd y bobl iawn yn cael eu cynnwys ac yn cael eu hysbysu am y prosiect?)

Ystyriwch pwy yw’r rhanddeiliaid yn y prosiect, pwy sydd â buddiant, beth yw’r buddiant hwnnw, sut y gallai/dylai rhanddeiliaid ddylanwadu neu effeithio ar y prosiect a sut dylai’r buddiant gael ei reoli.

Pan fyddwch yn gwybod pwy yw’r rhanddeiliaid mae angen ichi ystyried i bwy y mae angen rhoi gwybod iddynt am y prosiect a phenderfynu pa wybodaeth y mae arnynt ei hangen a phryd mae angen iddynt ei chael.

Adnabod a Rheoli Risg (Beth allai fynd o chwith a sut byddwch chi’n rheoli hynny?)

Mae’n bwysig deall beth allai fynd o chwith mewn prosiect a fydd yn effeithio ar y potensial i gyflenwi’r canlyniadau a’r buddion ar amser, gan fodloni’r gofynion ansawdd a chadw at y gyllideb. Mae rheoli risg yn weithredol hefyd yn bwysig; wrth i brosiect fynd rhagddo mae amgylchiadau’n newid a gall dylanwadau mewnol ac allanol ddod â risgiau newydd a chael gwared â’r rhai presennol. Bydd rheoli risg yn sicrhau eich bod yn ymwybod o effeithiau posibl amgylchiadau a’ch bod yn cynlluniau mesurau wrth gefn os yw’n briodol.

Mae’r Awdurdod wedi cyflwyno offeryn rheoli risg ar gyfer rheolwyr prosiectau. Os nad ydych wedi defnyddio’r system o’r blaen mae angen ichi gysylltu â chydweithwyr yn yr Uned Risg i gofrestru i i’w ddefnyddio.

I gael mynediad at Offeryn Rheoli Risg CSC cysylltwch â:
Helen L Pugh, Pennaeth Archwilio, Rheoli Risg a Chaffael - Est 6223

Llywodraethu a Rheoli (Sut bydd y prosiect yn cael ei reoli a gan bwy?)

Dylech eisoes fod wedi penodi Uwch-swyddog Cyfrifol, Rheolwr Prosiect a Bwrdd Prosiect (os yw’n briodol). Bydd angen nawr ichi gytuno ar sut y bydd y gwaith o gyflenwi’r prosiect yn cael ei strwythuro, ei fonitro a’i reoli (os nad yw hyn wedi’i benderfynu’n barod). Bydd angen ichi gytuno ar:

• Y paramedrau penderfynu i’r rheolwr prosiect
• Pwyntiau rheoli allweddol pryd y dylai’r Bwrdd Prosiect gwrdd a chymeradwyo symud ymlaen i’r cyfnod nesaf.
• Pa wybodaeth fydd yn ofynnol gan y Bwrdd Prosiect er mwyn iddynt gyflawni’u rôl yn effeithiol, ac ym mha fformat.
• Trefniadau adrodd.
• Rôl rhanddeiliaid yn y gwaith o reoli’r prosiect (er enghraifft, cyrff ariannu, prosiectau cyd-ddibynnol, adrannau eraill...)

Nid oes strwythur llywodraethu safonol yn yr Awdurdod gan fod pob prosiect yn wahanol; mae angen ichi bwyso a mesur y gofyniad i reoli’r prosiect, cadw trefn arno a’i arwain yn briodol yn erbyn yr angen i wireddu canlyniadau’r prosiect. Dylai’r rheoli a’r llywodraethu fod yn gymesur â gofynion a chymhlethdod y prosiect. Gallai cyrff ariannu allanol fynnu cael strwythur llywodraethu penodol.

Strategaeth Ymadael (Beth sy’n digwydd ar ddiwedd y prosiect?)

Efallai y bydd yn berthnasol ar yr adeg hon ystyried beth fydd yn digwydd ar ddiwedd y prosiect. Er enghraifft, sut gall cynnyrch y prosiect drosglwyddo i waith gweithredol neu sut mae ei drosglwyddo i’r defnyddiwr.

Bydd angen i’ch Cynllun Busnes gael ei gymeradwyo gan y Bwrdd Prosiect a’r swyddog penderfynu perthnasol (fel y nodwyd ar y Matrics Monitro a Rheoli Penderfyniadau) cyn y gallwch symud ymlaen i Gyfnod 3: Cyflenwi Prosiect

Os nad yw hyn wedi’i wneud yn barod, rhaid sicrhau’r arian a’r adnoddau angenrheidiol ar gyfer y prosiect cyn symud ymlaen i Gyfnod 3: Cyflenwi Prosiect.

Bydd angen ffeiliau prosiect electronig a phapur arnoch i gofnodi a monitro gweithgarwch prosiect ac i fodloni’r gofynion archwilio a/neu ofynion corff ariannu.

Dylech hefyd sefydlu log Risgiau a Materion i gofnodi unrhyw faterion o bwys a risgiau newydd sy’n codi wrth i’r prosiect fynd rhagddo. Mae’n ddefnyddiol dysgu o brofiadau pobl eraill. I wneud hynny’n effeithiol mae angen i bawb gofnodi a rhannu unrhyw wersi y maent wedi’u dysgu o’u profiad, felly mae’n arfer da sefydlu log Gwersi a Ddysgwyd lle gallwch gofnodi’r gwersi hyn wrth i’r prosiect fynd rhagddo.

Bydd angen sefydlu cyllidebau prosiect ar System Rheolaeth Ariannol yr Awdurdod i sicrhau bod cyfrif priodol yn cael ei roi am wariant ac incwm a’u bod yn cael eu monitro. Bydd angen ichi gysylltu ag aelod tîm cyfrifyddiaeth eich adran i roi hyn ar waith.

Os oes angen penodi staff ychwanegol i’r tîm prosiect, mae angen iddynt gael eu penodi cyn symud ymlaen i Gyfnod 3: Cyflenwi’r Prosiect. Mae’r broses benodi’n gallu cymryd cryn dipyn o amser. Efallai y bydd modd cychwyn y broses cyn i’r Cynllun Busnes gael ei gymeradwyo os oes digon o hyder yn y prosiect a bod yr amserlen gyflenwi yn golygu bod angen i’r staff fod yn eu lle ar unwaith.

Ariannu Allanol: Efallai na fydd prosiectau sydd i dderbyn arian allanol i ariannu swyddi mewn sefyllfa i benodi’r tîm cyflenwi nes bydd yr arian wedi’i gadarnhau a bod y prosiect yn cychwyn. Yn yr amgylchiadau hyn bydd y broses benodi’n dod yn rhan o Gyfnod 3: Cyflenwi’r Prosiect a dylai cynllun cyflenwi a chynllun ariannol y prosiect adlewyrchu hyn. Sylwch fod y broses benodi’n gallu cymryd cryn dipyn o amser, ac efallai y bydd oedi cyn cyflenwi’r prosiect nes bydd swyddi wedi’u llenwi.

Cyn gynted ag y mae gennych gymeradwyaeth i gyflenwi’r prosiect bydd angen ichi roi mwy o fanylion yn y Cynllun Prosiect Lefel Uchel. Mae Cynllun Cyflenwi’r Prosiect yn gynllun, seiliedig ar amser, o’r gweithgareddau allweddol sy’n ofynnol i wireddu amcanion y prosiect. Mae’n dangos trefn y gweithgareddau a’r elfennau dibynnol a dyma’r ddogfen allweddol er mwyn rheoli prosiect.

Mae angen cynllunio pob prosiect gan mai dyma’r ffordd o reoli’r prosiect ac mae’r cynllun yn rhoi gwybodaeth i’r rhai dan sylw am:

• beth sy’n ofynnol,
• sut, gan bwy a gyda pha adnoddau y caiff y prosiect ei gyflawni,
• pryd fydd popeth yn digwydd ac am ba gost.

Mae llawer o offer y gellir ei ddefnyddio i ddatblygu a chofnodi cynllun prosiect. Defnyddir Microsoft Project yn gyffredin yn yr Awdurdod.