Canllawiau Cysylltiadau Personol Agos a Pherthnasoedd - Mehefin 2026

2. Cwmpas

Mae'r canllawiau hyn yn cwmpasu pob gweithiwr, gan gynnwys staff ysgol a gyflogir yn ganolog, ac eithrio staff mewn ysgolion a reolir yn lleol.

3. Egwyddorion

I osgoi unrhyw gyhuddiad o ragfarn, mae'n rhaid i weithwyr beidio â bod yn rhan o'r weithdrefn recriwtio lle maent yn bartner neu'n perthyn i'r unigolyn yr ystyrir ei benodi neu lle mae ganddynt gysylltiad/perthynas bersonol agos ag ef. Yn yr un modd, mae'n rhaid i weithwyr beidio â bod yn rhan o benderfyniadau sy'n ymwneud â disgyblaeth, diswyddo, achwyniad, a dyrchafiad neu addasiadau cyflog y gweithiwr hwnnw.

Y nod yw creu sefydliad sydd wedi ymrwymo i gynnal safonau uchel o ran ymddygiad yn achos cysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith.

Bydd hyn yn cael ei gyflawni trwy:

• Hyrwyddo safonau uchel o ran ymddygiad a gonestrwydd ymhlith gweithwyr yr awdurdod.

• Peidio ag ymyrryd yn ormodol ym mywydau preifat gweithwyr, ond cymryd camau dilys pan fydd cysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn cael effaith wirioneddol/posibl ar wasanaethau'r awdurdod.

• Rheoli materion sy'n ymwneud â chysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn brydlon, yn effeithiol, yn deg ac yn gyfreithlon.

• Disgrifio'r mathau o gysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith y mae'r awdurdod yn eu hystyried yn amhriodol.

Llunnir y canllaw hwn i ategu'r Côd Ymddygiad Gweithwyr a'r weithdrefn Datganiadau Gweithwyr ynghyd â'r Codau Ymarfer a safonau proffesiynol sy'n ymwneud â galwedigaethau penodol.

Nid yw'r canllaw hwn wedi'i lunio i ddelio â materion o gamymddwyn neu achwyniad yn ymwneud â chysylltiadau/perthnasoedd personol agos. Dylid delio â'r rhain yn unol â'r Polisi a'r Weithdrefn Ddisgyblu, a'r Polisi a’r Weithdrefn Achwyniadau.

4. Rolau a Chyfrifoldebau

Bydd Rheolwyr Llinell yn:

• Delio â materion sy'n ymwneud â chysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn brydlon ac yn sensitif.

• Delio â materion sy'n ymwneud â chysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn deg ac yn rhesymol.

• Cadw cyfrinachedd pan fo angen.

• Delio ag unrhyw fater y mae angen cymryd camau disgyblu ffurfiol yn ei gylch drwy ddefnyddio'r Weithdrefn Ddisgyblu.

Bydd Gweithwyr yn:

• Sicrhau nad yw unrhyw gysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn ymyrryd yn eu cyflogaeth neu'n peri iddynt ddangos rhagfarn.

• Datrys y sefyllfa yn unol â'r weithdrefn hon, os yw cysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith yn ymyrryd neu'n dangos yn eu cyflogaeth.

• Sicrhau bod y ffurflen ddatgan yn cael ei chwblhau lle bo hynny'n briodol (Atodiad 1).

• Codi pryderon gyda'u rheolwr llinell yn brydlon.

Bydd Timau Adnoddau Dynol yn:

• Rhoi cyngor ac arweiniad i Reolwyr a gweithwyr sydd â chysylltiadau/perthnasoedd personol agos yn y gwaith.

• Sicrhau cysondeb wrth roi'r polisi hwn a'r weithdrefn hon ar waith.

• Cynnal cofnodion cyfrinachol yn unol ag Egwyddorion Diogelu Data.

5. Diffiniad o Gysylltiadau / Perthnasoedd Personol Agos

Wrth ystyried a ddylid datgan cysylltiad personol agos, dylai'r gweithiwr ystyried a allai fod unrhyw ddylanwad neu ragfarn canfyddedig. Yn y canllaw hwn, diffinnir cysylltiadau/perthnasoedd personol agos fel gweithwyr sy'n:

• Briod a'i gilydd, mewn Partneriaeth Sifil, mewn Partneriaeth neu'n cyd-fyw.

• Aelodau o deulu agos yr ymgeisydd neu'r gweithiwr e.e. Rhieni, Mab / Merch, Brawd / Chwaer, Mam-gu / Tad-cu.

• Perthynas arall yr ymgeisydd neu'r gweithiwr e.e. teulu estynedig megis Modrybedd / Ewythrod / Cefndryd / Nithod / Neiod ac unrhyw unigolion eraill y mae gennych gysylltiad personol agos â nhw e.e. drwy gysylltiadau a pherthnasoedd agos, neu drwy fusnes (y tu allan i'r awdurdod). Mae hefyd yn cynnwys perthynas flaenorol e.e. cyn ŵr/wraig, lle gallai fod rhywfaint o ragfarn.

• Plentyn / person ifanc neu oedolyn / cleient sy'n agored i niwed y mae gweithiwr yn cwrdd ag ef yn rhinwedd ei gyflogaeth.

• Person yr ydych mewn anghydfod ag ef/wedi bod mewn anghydfod ag ef.

Os oes unrhyw weithiwr yn ansicr ynghylch a ddylid datgan perthynas ai peidio, yna dylai, yn unol â'r Weithdrefn Datganiad Gweithiwr, weithredu yn unol â'r rhybudd a'i ddatgan. Yr hyn sy'n allweddol yw a ellid ystyried bod cysylltiad agos o'r fath yn effeithio ar y modd y daw unigolyn i benderfyniadau personol.

6. Diffinio Sefydliad neu Dîm Perthnasol neu Faes Gwaith

Mae'r hyn sy'n ffurfio tîm, sefydliad neu faes gwaith at y dibenion hyn fel arfer yn amlwg, hynny yw, yn ymwneud â gweithio o dan yr un trefniadau rheolwr llinell uniongyrchol. At ddibenion y canllaw hwn, fel rheol, diffinnir sefydliad fel un lleoliad neu weithle.

Fodd bynnag, bydd yna adegau pan fydd y cysylltiad yn cynnwys uwch-reolwr yn yr awdurdod a bydd y diffiniad a'r posibilrwydd o ran gwrthdaro buddiannau yn ehangach e.e. ar draws gwasanaeth, neu lle mae gan Bennaeth Gwasanaeth gysylltiad â Chynghorydd sydd â chyfrifoldeb penodol am ei grŵp gwasanaeth.

Mae gwrthdaro hefyd yn gallu digwydd pan fydd y naill barti'n cael ei gyflogi gan yr awdurdod a'r llall naill ai'n wirfoddolwr neu'n cael ei gyflogi gan sefydliad y mae gan yr awdurdod gytundeb contractiol neu bartneriaeth ag ef, hynny yw, gweithio mewn partneriaeth (Gweler y Côd Ymddygiad Gweithwyr).

7. Recriwtio a Phenodi Gweithwyr

I osgoi unrhyw gyhuddiad o ragfarn, yn unol â'r Cod Ymddygiad ar gyfer gweithwyr, mae'n rhaid i weithiwr (neu Gynghorydd) beidio â bod yn rhan o unrhyw broses benodi os yw’n perthyn neu os oes ganddo gysylltiad/perthynas bersonol agos y tu allan i'r gwaith â'r unigolyn yr ystyrir ei benodi.

8. Gofyniad i Ddatgelu Cysylltiad Personol Agos

Os oes unrhyw ymgeisydd yn perthyn i gynghorydd, llywodraethwr ysgol neu uwch-weithiwr yn yr awdurdod, mae'n rhaid iddo ddatgelu hynny ar ffurflen gais recriwtio'r awdurdod.

Gofynnir i ymgeiswyr nodi enw'r person a'r berthynas. Gall methu â datgelu'r berthynas olygu gwahardd yr ymgeisydd o'r broses recriwtio ar gyfer y swydd honno. Bydd unrhyw ymgeisydd sy'n ceisio ennyn cefnogaeth rheolwr neu Gynghorydd yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol ar gyfer unrhyw benodiad o fewn yr awdurdod yn cael ei wahardd rhag parhau â'r broses recriwtio ar gyfer y swydd honno.

9. Perthynas Rhwng Ymgeisydd a Rheolwr neu Gydweithwyr yn y Tîm

Lle byddai'r ymgeisydd, pe bai'n cael ei benodi, yn gweithio yn yr un tîm neu sefydliad â gweithiwr y mae ganddo gysylltiad personol agos ag ef, dylid ystyried hyn a thrafod goblygiadau hynny ar ddiwedd y broses ddethol. Gwneir hyn er mwyn sicrhau, gan dybio mai nhw yw'r ymgeisydd mwyaf addas ar gyfer y swydd fel arall, y byddai'r penodiad hefyd yn briodol o ystyried safonau a materion gweithredol.

Gallai'r math o faterion y dylid rhoi sylw iddynt gynnwys:

• Materion gweithredol cyffredinol sy'n ymwneud â sifftiau neu batrymau gwaith, gofynion gwyliau blynyddol ac ati. Byddai angen i'r ymgeisydd fod yn glir ynghylch gofynion gweithredol y swydd a allai gynnwys gwahanol batrymau shifft neu amseroedd gwaith i'w bartner a dim gwarant y gallai'r ddau fod ar eu gwyliau ar yr un pryd.

• Materion gweithredol mwy penodol e.e. yn ymwneud â rolau a chyfrifoldebau cyllid a chaffael mewn swydd sy'n cael ei llywodraethu gan Reoliadau Ariannol.

• Materion cyfrinachedd a gwrthdaro buddiannau posibl gan gynnwys yr effaith ar ganfyddiadau a chysylltiadau â'r gweithwyr yn y tîm.

• Effaith ar ddefnyddwyr gwasanaeth neu'r cyhoedd, gan gynnwys materion yn ymwneud ag ymddiriedaeth a hyder a delwedd gyhoeddus yr awdurdod¹. 

¹ Gweler gweithdrefnau diogelu plant ac oedolion sy'n agored i niwed a chôd ymarfer proffesiynol ar gyfer gofal cymdeithasol a Chôd Ymddygiad yr Awdurdod.

10. Awdurdod i Benodi

Pan fydd y rheolwr penodi, ar ôl ystyried yr holl ffactorau uchod, yn ystyried y gallai ymgeisydd gael ei benodi'n benodol er bod ganddo gysylltiad personol agos â rhywun, mae'n rhaid iddo drafod y penodiad hwnnw gyda'i Gyfarwyddwr neu Bennaeth Gwasanaeth neu swyddog enwebedig.

I osgoi unrhyw gwestiynau yn y dyfodol, mae'n ofynnol i'r rheolwr penodi wneud cofnod ysgrifenedig yn datgan bod y penderfyniad i benodi, er gwaetha'r ffaith bod perthynas wedi'i ddatgan, wedi'i wneud gydag awdurdod priodol. Dylid cadw'r cofnod hwn gyda ffurflen gais wreiddiol yr ymgeisydd ar ei ffeil bersonél a gedwir gan Adnoddau Dynol.

Pan fydd perthynas bersonol agos yn ffurfio rhwng rheolwr ac aelod o'r tîm, dylai'r uwch-reolwr priodol ar gyfer y tîm neu'r maes gwasanaeth, mewn ymgynghoriad â'r Tîm Adnoddau Dynol, drafod y canlynol gyda'r ddau weithiwr:

• Gwneud trefniant goruchwylio / rheoli llinell arall yn achos yr aelod o’r tîm ar gyfer materion sy'n ymwneud â gwrthdaro buddiannau posibl. Mae'r rhain yn cynnwys materion sy'n ymwneud â chyflog, dyrchafiad, cyfle swydd a materion disgyblu. Fel arfer, bydd hyn yn golygu newid yr agwedd o ran trefniadau rheoli llinell, fel bod yr aelod o'r tîm yn cael ei oruchwylio gan reolwr arall,² ond bod y gwaith o reoli swyddogaethau sy'n gysylltiedig â gwaith yn aros yr un peth.

• Ystyried unrhyw faterion gweithredol eraill a allai godi a sut y gellir eu rheoli. Y materion gweithredol penodol mewn perthynas â chyfrifoldebau ariannol y mae angen eu hystyried yw gwahanu dyletswyddau, cywirdeb a mesurau diogelwch ariannol eraill yn y Rheoliadau Gweithdrefnau Ariannol. Gallai materion mwy cyffredinol gynnwys yswiriant, yn enwedig mewn timau bychain.

• Asesu unrhyw effaith ar ddefnyddwyr gwasanaeth a'r cyhoedd, gan gynnwys materion sy'n ymwneud ag ymddiriedaeth a hyder a delwedd gyhoeddus yr awdurdod.

• Ystyried a yw'n briodol i roi gwybod am yr addasiadau y cytunwyd arnynt ac ati i gydweithwyr eraill yn y tîm / gweithle er mwyn rheoli unrhyw bryderon.

Dylai disgwyliadau gael eu diffinio a'u rheoli'n glir fel sy'n briodol. Gweler ffurflen Atodiad 2; dylid defnyddio hwn i gofnodi'r protocol y cytunwyd arno rhwng y rheolwr ac aelod o'r tîm.

Enghraifft

Sefyllfa

Oherwydd iddi dystio ymddygiad penodol rhyngddynt, mae gan Mary reswm i gredu bod Michael, un o'r arweinwyr tîm y mae hi'n ei reoli, mewn perthynas ramantus ag un o'i gydweithwyr (y mae ef yn ei rheoli'n uniongyrchol), Clare.

Ymateb y Rheolwr

Mae Mary yn galw cyfarfod preifat gyda Michael a Clare, yn nodi ei harsylwadau, ac yn gofyn a ydyn nhw, mewn gwirionedd, mewn perthynas ai peidio. Mae Michael a Clare yn datgan eu bod mewn perthynas ac mae Mary yn darparu datganiad Cod ymddygiad personol iddynt i'w gwblhau a'i ddychwelyd. Mae Mary'n esbonio'r protocol perthynas gyda'r ddau barti, ac maent yn cytuno ar hyn a'i lofnodi.

² Sylwer y gallai newidiadau i gyfrifoldeb rheolwr llinell arwain at ail-werthuso swydd y rheolwr ac y gallai effeithio ar y radd.

11. Methu â Rheoli Materion yn Effeithiol

Pan na fydd modd rheoli unrhyw faterion a nodwyd yn effeithiol, bydd angen edrych, wrth drafod gyda'r ddau weithiwr, ai symud i dîm , sefydliad neu leoliad arall fyddai'r ffordd fwyaf priodol ymlaen. Dylai rheolwyr ofyn am gyngor gan y Tîm Adnoddau Dynol cyn cynnal trafodaeth gyda gweithwyr ynghylch symud.

Wrth drafod mater o'r fath, ni ddylid gwneud unrhyw ragdybiaethau, ar sail rhyw, statws / gradd ac ati ynghylch pa weithiwr allai fod mwyaf priodol i’w symud. Dylid cymryd gofal i osgoi gwahaniaethu a sicrhau bod barn yr unigolion dan sylw yn cael eu hystyried, gan gydbwyso hyn ag anghenion y gwasanaeth a'r materion sy'n codi.

Os na ddeuir i gytundeb gyda'r partïon ynghylch symud i dîm, sefydliad neu faes gwaith arall, bydd angen ystyried yn ofalus a yw'n rhesymol i'r Awdurdod benderfynu bod rhaid symud un parti neu'r ddau. Yn achos amgylchiadau o'r fath, mae'n rhaid cael barn Adnoddau Dynol.

12. Perthynas yn Dirwyn i Ben

Mae'n bosibl y bydd achosion pan fydd perthynas bersonol agos yn dirwyn i ben a bydd yr unigolion dan sylw yn aros yn yr un tîm, sefydliad neu faes gwaith gan achosi effaith bosibl ar berthnasoedd o fewn y tîm a'r gwasanaeth a ddarperir. Mewn achosion o'r fath, gallai fod yn ddefnyddiol manteisio ar wasanaeth Iechyd Galwedigaethol yr awdurdod. Dylai’r rheolwr llinell hefyd ystyried y Canllawiau Safonau Ymddygiad, sydd ar gael ar y fewnrwyd. Gallai hyn fod yn berthnasol pan fydd gweithiwr yn codi pryderon ynghylch ymddygiad amhriodol aelod arall o'r tîm.

Gallai fod yna achosion lle mai cyfryngu proffesiynol yw'r llwybr mwyaf priodol ac effeithiol o ailadeiladu'r berthynas. Nid yw cyfryngu yn ateb i bob problem fodd bynnag, ac felly dylid gofyn am gyngor gan yr Adran Adnoddau Dynol cyn trafod â'r partïon dan sylw, i asesu p'un ai dyma'r llwybr gweithredu priodol.

Gall cyngor gan y tîm Adnoddau Dynol gynorthwyo gyda'r broses hon lle bo angen. Yn y pen draw, gallai hyn gynnwys cynnal trafodaethau gyda phartïon ynghylch ai symud i dîm, sefydliad neu leoliad arall yw'r ffordd fwyaf priodol ymlaen. Dylai rheolwyr ofyn am gyngor gan y Tîm Adnoddau Dynol cyn cynnal trafodaeth gyda gweithwyr am symud.

13. Materion o Ran Ymddygiad neu Berfformiad

Yn yr un modd ag unrhyw weithiwr, mae'n bosibl y bydd angen delio â materion o bwys yn ymwneud ag ymddygiad neu berfformiad, lle bo hynny'n briodol, o dan Weithdrefnau Disgyblu neu Alluogrwydd yr Awdurdod. Byddai llawer yn dibynnu ar natur a graddfa'r mater dan sylw neu a fyddai dulliau eraill fel yr amlinellir yn y polisi hwn yn fwy priodol neu effeithiol.

14. Cysylltiadau Personol Agos Rhwng Gweithiwr a Phlentyn/Person Ifanc neu Oedolyn sy'n Agored i Niwed

Os yw'r math hwn o berthynas yn bodoli/datblygu, bydd gweithdrefnau amddiffyn oedolion/plant ar wahân yr awdurdod yn berthnasol. Mae hyn yn berthnasol yn achos camddefnydd o safle ymddiriedaeth y gweithiwr, torri'r safonau priodoldeb a ddisgwylir yn y swydd, peryglu safonau proffesiynol a / neu wrthdaro buddiannau. Cysylltwch â'r Tîm Adnoddau Dynol i gael cyngor pellach.

15. Cydweithwyr sy'n Cael eu Heffeithio Gan Gysylltiad Personol Agos

Dylai gweithwyr sy'n teimlo eu bod yn cael eu heffeithio gan berthynas bersonol agos yn y gwaith sy'n cynnwys cydweithwyr eraill, deimlo bob amser y gallant fynd at eu rheolwr llinell / uwch-reolwr a / neu'r Tîm Adnoddau Dynol i egluro eu pryderon heb ragfarnu.

16. Llunio Geirdaon

Wrth lunio geirdaon, dylai'r unigolyn sy'n llunio'r geirda egluro a yw'n llunio geirda personol ar ran cydweithiwr neu'n ffurfiol ar ran yr awdurdod, yn unol â Chanllawiau Geirda'r Awdurdod sydd ar gael yma Recriwtio.

Os nad ydych yn llunio geirda yn rhinwedd eich swydd fel rheolwr llinell, hynny yw yn ffurfiol ar ran yr awdurdod, yna ni ddylid llunio'r geirda ar bapur pennawd yr awdurdod.

17. Rheoliadau Ariannol

Os oes cysylltiad personol agos rhwng dau unigolyn sy'n ymwneud â thrafodion ariannol, dylid dilyn Rheolau Gweithdrefnau Ariannol yr Awdurdod i sicrhau bod dyletswyddau, cywirdeb a mesurau diogelwch ariannol eraill yn cael eu bodloni'n briodol.

18. Cysylltiadau â Chontractwyr neu Ddarpar Gontractwyr

Yn unol â'r Côd Ymddygiad ar gyfer Gweithwyr, ni ddylid rhoi unrhyw fantais arbennig yn y broses dendro i fusnesau sydd, er enghraifft, dan ofal ffrindiau, partneriaid neu berthnasau. Mae'n rhaid i weithwyr sy'n gysylltiedig â neu'n goruchwylio contractwyr neu sydd ag unrhyw berthynas waith arall â chontractwyr ac sydd wedi bod â chysylltiad/neu sydd â chysylltiad personol agos â rhywun sy'n gweithio i gontractwyr, ddatgan y berthynas honno â'u Pennaeth Gwasanaeth neu eu rheolwr llinell os ydynt yn ymgymryd â swydd Pennaeth Gwasanaeth.

Mae'n rhaid i'r holl weithwyr sy'n ymwneud â chaffael yn yr awdurdod gydymffurfio â’r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol.

19. Methu â Datgelu Cysylltiadau Personol Agos

Gallai methu â datgelu cysylltiadau personol agos arwain at ddwyn honiadau o gamymddwyn yn erbyn y gweithwyr pe bai materion dilynol yn codi. Gallai hyn arwain at gamau disgyblu ffurfiol yn unol â'r weithdrefn a’r Polisi Disgyblu.

20. Sicrhau Cyfle Cyfartal

Rhaid i bob gweithiwr fabwysiadu agwedd gadarnhaol, agored a theg a gofalu y cedwir at Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod ac y caiff ei weithredu’n gyson heb ystyried hil, lliw, cenedligrwydd, gwreiddiau ethnig neu genedlaethol, iaith, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oed, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth rywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, mamolaeth, statws rhieiniol. Priodasol neu bartneriaeth sifil.

Os oes gennych unrhyw bryderon cydraddoldeb ac amrywiaeth ynghylch gweithredu’r polisi a’r weithdrefn hon, dylech gysylltu ag aelod o’r Tîm Rheoli Pobl a fydd, os oes angen, yn sicrhau y caiff y polisi/gweithdrefn ei hadolygu yn ôl y galw.

Os hoffech dderbyn y cyhoeddiad hwn mewn fformat arall, cysylltwch â Gwasanaethau Pobl drwy anfon e-bost at CHR@sirgar.gov.uk

Atodiad 1 - Datganiadau Buddiannau Personol Swyddogion

Gweler y weithdrefn i gael manylion yma Atodiad 1 - Datganiadau Buddiannau Personol Swyddogion

Atodiad 2 - Protocol Perthynas

Gweler y weithdrefn i gael manylion yma  Atodiad 2 - Protocol Perthynas