Y Polisi Ymchwiliadau - Mehefin 2026

1. Cyflwyniad

Mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn cynnal ymchwiliadau mewnol mewn ymateb i amrywiaeth o ddigwyddiadau. Mae'r polisi hwn yn cyflwyno'r weithdrefn sydd i'w dilyn pan fydd ymchwiliad mewnol yn ei gwneud yn ofynnol cael datganiadau tystion gan staff fel rhan o ymchwiliad neu gan y rhai sy'n destun yr ymchwiliad neu a allai fod yn destun yr ymchwiliad yn y dyfodol.

Nod y polisi hwn yw sicrhau bod pob ymchwiliad yn cael ei gynnal yn brydlon, mewn modd sy'n deg i'r unigolion dan sylw, gan ganiatáu i'r unigolion ymateb i'r honiadau a wnaed yn eu herbyn. Hefyd mae'n parchu eu hawl i gyfrinachedd ac yn egluro rôl y cydymaith yn ystod y cam ymchwilio anffurfiol.

2. Cwmpas

Mae'r weithdrefn hon yn cwmpasu pob gweithiwr, gan gynnwys staff ysgolion a gyflogir yn ganolog ond nid yw'n cynnwys staff sy'n gweithio mewn ysgolion a reolir yn lleol. Yn absenoldeb polisi y cytunwyd arno yn lleol gan ysgolion unigol, dylid dilyn egwyddorion y polisi hwn.

Bwriedir i'r polisi hwn gwmpasu pob ymchwiliad mewnol sut bynnag y byddant yn codi, e.e. disgyblu, galluogrwydd ac achwyniadau; datgelu camarfer; honiadau o dwyll, aflonyddu neu fwlio; ymchwiliadau o ganlyniad i ddigwyddiad/damwain y rhoddir gwybod amdanynt ar Ffurflen Damweiniau a Digwyddiadau; ymchwiliadau sy'n deillio o Ddamweiniau Ffyrdd sy'n cynnwys cerbydau’r Cyngor.

Nod y polisi hwn yw sicrhau, os bydd angen rhoi gweithdrefnau ffurfiol ar waith yn erbyn gweithiwr naill ai'n fewnol neu'n allanol wedi hynny, y gall y datganiadau a gymerwyd fel rhan o'r ymchwiliad gael eu defnyddio yn y broses hon. Bwriad hyn yw osgoi cyfweld gweithwyr fwy na'r hyn sy'n angenrheidiol a sicrhau bod materion a allai fod yn destun gweithdrefnau ffurfiol yn ddiweddarach, yn cael eu cofnodi cyn gynted â phosibl ar ôl y digwyddiad.

3. Gweithdrefn

Diben yr ymchwiliad

Nod ymchwiliad yw cael yr holl wybodaeth berthnasol er mwyn cadarnhau ffeithiau'r achos. Bydd hyn yn cynnwys cyfweld y gweithiwr/gweithwyr sy'n destun yr ymchwiliad a'r holl dystion perthnasol, cymryd datganiadau neu nodiadau cyfarfodydd, cael tystiolaeth ddogfennol, e.e. cofnodion cyflogaeth, a chysylltu ag asiantaethau, cyrff ac unigolion allanol fel bo'n briodol.

4. Penodi Swyddog Ymchwilio

Penodir swyddog ymchwilio fel arfer gan y Cyfarwyddwr neu'r Pennaeth Gwasanaeth enwebedig yn unol â'r polisi perthnasol* (gweler isod). Yn aml bydd pa unigolyn y dylid ei benodi’n ymchwilydd yn dibynnu ar ba mor ddifrifol a/neu gymhleth yw’r mater.

Yn y rhan fwyaf o achosion, pan fo'n ymddangos bod y mater yr ymchwilir iddo yn amlwg ac nad oes amheuaeth ynghylch y ffeithiau, gall rheolwr llinell priodol gyflawni rôl yr ymchwilydd.

Os yw'r dystiolaeth yr ymchwilir iddi yn fwy difrifol neu gymhleth (megis camymddwyn difrifol posibl, gwahaniaethu neu fwlio) yna dylai'r sawl a benodir fod yn swyddog uwch neu fwy profiadol lle bo hynny'n bosibl.

Mewn amgylchiadau eithriadol, gallai fod yn briodol penodi rhywun nad yw’n gysylltiedig â’r mater. Gallai hyn fod yn rheolwr o adran arall neu'n ymchwilydd allanol. Fodd bynnag, mae angen ystyried hyn yn ofalus a dylai unrhyw benderfyniad gydbwyso'r angen am degwch ag ymchwiliad cost-effeithiol ac effeithlon.

Cwestiynau i’w hystyried wrth ddewis ymchwilydd:

A yw'n gysylltiedig yn bersonol â'r mater yr ymchwilir iddo?
A fyddai'r penodiad yn codi unrhyw bryderon o ran gwrthdaro buddiannau?
A yw pobl sy’n gysylltiedig â'r mater yn debygol o ddylanwadu arno?
A allai fod yn rhan o unrhyw benderfyniadau dilynol ar y mater?
A yw ar gael yn ystod amserlen amodol yr ymchwiliad?
A yw wedi cael hyfforddiant a/neu a yw’n brofiadol o ran sut i gynnal ymchwiliadau?
Pa mor hyderus ydyw wrth gyfathrebu'n ysgrifenedig a/neu ar lafar?
Pa hyfforddiant neu gymorth fydd ei angen arno o bosib?

Yn bwysicaf oll, dylai'r un a ddewisir i fod yn ymchwilydd weithredu'n deg ac yn wrthrychol.

* Rhaid rhoi gwybod ar unwaith i’r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol am unrhyw amheuon ynghylch twyll neu arferion llwgr gan unrhyw swyddog neu aelod o’r Cyngor. Pan gofnodir enghreifftiau ar y Gronfa Ddata Datgelu Camarfer, y Swyddog Monitro fydd yn gyfrifol am gyfeirio’r mater yn ffurfiol at y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol. Ni ddylai unrhyw adran geisio cynnal ymchwiliad mewnol. Bydd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn trefnu cynnal yr ymchwiliad angenrheidiol. Pan ymddengys, yn dilyn yr ymchwiliad, fod sail resymol i awgrymu bod swyddog yn euog o dwyll neu arferion llwgr, bydd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn trafod y mater gyda Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, a fydd yn gyfrifol am benderfynu a ddylid cyfeirio’r mater yn ffurfiol at sylw’r Heddlu.

Os oes arian parod neu eitemau wedi'u dwyn, dylid cyfeirio pob digwyddiad o'r fath, beth bynnag yw'r gwerth dan sylw, at Archwilio Mewnol cyn mynd ati i hysbysu'r Heddlu yn ei gylch. Os amheuir y gallai aelod o’r staff fod â rhan yn y dwyn rhaid cael cyngor gan Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.

5. Gwasanaethau Pobl – Partner Busnes Adnoddau Dynol

Ar ôl penodi swyddog ymchwilio bydd Partner Busnes Adnoddau Dynol yn cael ei neilltuo i gynghori ac i roi cymorth i'r swyddog ymchwilio gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Pobl, Digidol a Pholisi) neu gynrychiolydd enwebedig, a fydd yn cydgysylltu ag Archwilio Mewnol yn ôl yr angen.

6. Cyfrifoldebau'r Gweithiwr

Yn unol â'r gofynion cyffredinol a amlinellir yn y datganiad o’r prif delerau ac amodau ‘gall fod yn rhesymol ofynnol’ i weithiwr ddarparu datganiadau ffeithiol a chydymffurfio'n llawn â'r broses ymchwilio mewnol ac unrhyw weithdrefnau dilynol fel yr amlinellir isod:

"...Chi fydd yn gyfrifol am sicrhau fod cyfrifoldebau’ch swydd (amgaeir Proffil Swydd ar gais) yn cael eu cyflawni ac mae’n bosibl y bydd eich perfformiad yn cael ei asesu o bryd i’w gilydd. Byddwch yn gwneud y cyfryw waith a dyletswyddau ag sy'n arferol neu'n angenrheidiol mewn perthynas â'ch penodiad, neu'r cyfryw waith ag y gellir yn rhesymol ei fynnu gennych. Mae'n ofynnol ichi alw prosesau a gweithdrefnau sefydledig y Cyngor/Ysgol i herio ymddygiad ac arferion peryglus, camdriniol, gwahaniaethol neu gamfanteisiol ac adrodd amdanynt. Chi fydd yn gyfrifol am eich gweithredoedd a'ch ymddygiad chi ac am unrhyw ganlyniadau a fydd yn dilyn. Disgwylir i'r holl weithwyr gydnabod terfynau eu gallu a bod yn gyfrifol am gyfyngu eu gweithredoedd i'r rhai y maent yn teimlo'n gymwys i'w cyflawni. Byddwch yn rhoi sylw priodol i gynildeb a'r defnydd o adnoddau ac yn cynnal safonau bob amser.”

Bydd y swyddog ymchwilio'n gyfrifol am sicrhau bod y gweithiwr sy'n destun yr ymchwiliad yn cael pob cyfle i ymateb, gan ystyried natur a difrifoldeb yr honiadau. Os na fydd y gweithiwr yn ymateb bydd y swyddog ymchwilio'n bwrw ymlaen ar sail y wybodaeth sydd ar gael. Os methir â chydweithredu ag ymchwiliad heb reswm dilys gall hynny arwain at gamau disgyblu.

7. Absenoldeb Salwch yn Ystod Cyfnod Ymchwiliad

Os bydd gweithiwr yn absennol o'r gwaith oherwydd salwch nid yw hyn o reidrwydd yn golygu nad yw’n ddigon iach i roi datganiad. Efallai bydd angen ceisio cyngor Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol neu Feddyg Iechyd Galwedigaethol i asesu ffitrwydd y gweithiwr cyn ei gyfweld. Gofynnir i'r gweithiwr roi caniatâd i'r Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol/Meddyg Iechyd Galwedigaethol ryddhau gwybodaeth ar ôl yr atgyfeiriad. Mewn achosion lle mae Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol/Meddyg Iechyd Galwedigaethol y Cyngor o'r farn nad yw'r gweithiwr yn ffit i gael ei gyfweld na gwneud datganiad, bydd hawl gan y gweithiwr i enwebu cynrychiolydd undeb llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr i siarad ar ei ran neu i gyflwyno datganiad ysgrifenedig. Os bydd y gweithiwr yn methu'r apwyntiad iechyd galwedigaethol neu os yw'n gwrthod rhoi caniatâd i ryddhau gwybodaeth, gwneir penderfyniad i fwrw ymlaen ar sail y wybodaeth sydd ar gael.

8. Hysbysu Ynghylch Ymchwiliad

Dylai unrhyw weithiwr sy'n mynd i gael ei gyfweld yn sgil bod yn destun ymchwiliad gael manylion am y rhesymau dros yr ymchwiliad ar y dechrau. Rhaid rhoi gwybod yn ysgrifenedig i'r gweithiwr dan sylw bod ymchwiliad yn mynd i gael ei gynnal ac am destun yr honiad(au). Dylid gwneud hyn cyn pen tri diwrnod gwaith ar ôl penderfynu ymchwilio a dylid amgáu copi o’r polisi ymchwiliadau. Os bydd rhagor o honiadau'n dod i'r amlwg yn ystod yr ymchwiliad, a'u bod yn rhan o'r ymchwiliad, rhaid rhoi gwybod am hyn yn ysgrifenedig i'r gweithiwr cyn gynted ag y daw'n amlwg.

Mewn achosion lle nad yw'n amlwg ar unwaith a fydd camau'n debygol o gael eu cymryd, rhaid rhoi gwybod yn ysgrifenedig i weithiwr cyn gynted ag y daw'n amlwg y bydd efallai'n wynebu camau gweithredu yn ddiweddarach.

9. Cynrychiolaeth

Bydd hawl gweithiwr i gael cwmni cydymaith mewn cyfarfod ymchwilio yn dibynnu ar yr amgylchiadau:

Ymchwiliadau disgyblu – Nid oes hawl statudol gan weithiwr i gael cwmni cydymaith mewn cyfarfod ymchwiliad disgyblu (er enghraifft, cyfarfod a gynhelir i gasglu ffeithiau). Mae’r hawl yn berthnasol i wrandawiad disgyblu yn unig a allai arwain at rybudd ffurfiol neu gymryd neu gadarnhau camau eraill yn erbyn gweithiwr. Fodd bynnag, mae Polisi Disgyblu yr Awdurdod yn caniatáu i weithiwr sy’n destun ymchwiliad gael cwmni cydymaith addas (yn annibynnol ar yr ymchwiliad) yn ystod y cam ymchwilio. Gall cydymaith fod yn gynrychiolydd undeb llafur neu'n gydweithiwr. Bydd y gweithiwr yn cael apwyntiad ac amser rhesymol i drefnu'r cyfryw gefnogaeth. (Cyfeiriwch at Rôl y Cydymaith yn y Broses Disgyblu ac Achwyniadau).

Mewn sefyllfaoedd lle'r ymddengys i'r swyddog ymchwilio bod oedi afresymol o fwy na saith diwrnod calendr wedi digwydd o ran ceisio cydymaith, gall y swyddog ymchwilio fynnu cael cyfweliad a chynnig rhywun annibynnol i fod yn sylwedydd.

Ymchwiliadau achwyniadau - Mae gan weithiwr sy'n gwneud achwyniad yn unol â Pholisi Achwyniadau’r Awdurdod hawl statudol i gael cwmni cydymaith mewn unrhyw gyfarfod a gynhelir i wrando ar ei achwyniad, casglu ffeithiau amdano, ei drafod, ei ystyried neu ei ddatrys. Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd ymchwilio.

Fodd bynnag, nid oes gan unrhyw weithiwr arall a gyfwelir fel rhan o'r ymchwiliad i achwyniad (er enghraifft, i wirio ffeithiau neu i gasglu tystiolaeth newydd) hawl statudol i gael cwmni cydymaith yn y cyfarfod ymchwilio.

10. Cofnodi Cyfarfod Ymchwilio

Bydd yn ofynnol i'r sawl sy'n cael ei gyfweld ac sy'n gwneud datganiad fel rhan o ymchwiliad lofnodi bod y datganiad yn gofnod gwir o’r cyfweliad hwnnw, a bydd yn cael cyfle i'w newid gyda chaniatâd y swyddog ymchwilio ac i ychwanegu rhagor o wybodaeth. Yn ddelfrydol dylid gwneud hyn ar ddiwedd y cyfarfod ymchwilio. Mae'n bosibl y bydd hefyd yn cael ei anfon at y sawl sy'n cael ei gyfweld yn dilyn y cyfarfod i gytuno arno. Dylid caniatáu i'r sawl sy'n cael ei gyfweld newid ei ddatganiad ond dylai lofnodi unrhyw newidiadau y mae'n eu gwneud i'r ddogfen wreiddiol. Os bydd yr ymchwilydd yn credu bod y newidiadau a wneir i ddatganiad yn gwrth-ddweud yr hyn a ddywedwyd yn y cyfarfod, efallai y bydd angen nodi hyn a chynnwys y datganiad gwreiddiol a'r datganiad diwygiedig yn yr adroddiad.

Os bydd y sawl sy'n cael ei gyfweld yn gwrthod llofnodi ei ddatganiad, dylai ymchwilydd geisio cael gwybod pam a datrys y mater. Os na ellir datrys y mater, dylai ymchwilydd gynnwys y datganiad yn ei adroddiad yn ogystal â chydnabod bod y sawl oedd yn cael ei gyfweld wedi gwrthod cadarnhau ei fod yn adlewyrchiad cywir o'r cyfarfod.

Nid yw'r Awdurdod yn recordio cyfarfodydd/gwrandawiadau disgyblu gan ddefnyddio dyfais sain. Hefyd, nid yw'r Awdurdod, fel arfer, yn caniatáu i weithiwr (neu eu cynrychiolydd/cynorthwyydd) recordio cyfarfodydd/gwrandawiadau disgyblu, o gofio'r data sensitif a phersonol a fydd yn cael ei drafod o bosib. Gellid ystyried recordiad cudd o gyfarfod ymchwilio fel mater o gamymddwyn neu fel achos o dorri ymddiriedaeth a hyder.

Weithiau, efallai y bydd ymchwilydd yn penderfynu y gellir cael datganiad tyst yn ysgrifenedig heb gynnal cyfarfod o dan amgylchiadau megis: Os nad yw'r tyst yn weithiwr pan fydd y ffeithiau y mae angen eu cael gan dyst yn syml iawn, lle mae tyst yn sâl ac nad yw'n gallu mynd i gyfarfod ymchwilio.

Dylai ymchwilydd ddarparu dyddiad cwblhau rhesymol a gofyn i'r tyst ateb cwestiynau penodol neu gynnwys y canlynol yn ei ddatganiad:

Ei enw, a lle bo’n berthnasol, teitl ei swydd
Dyddiad, lleoliad ac amser unrhyw faterion perthnasol
Yr hyn a welodd ac a glywodd a'r hyn y mae'n ei wybod
Y rheswm pam roedd yn gallu gweld, clywed neu wybod am y materion
Dyddiad ac amser y datganiad
Ei lofnod.

Ni fydd fawr o werth i ddatganiad tyst a gyflwynir yn ysgrifenedig os oes amheuon ynglŷn ag adroddiad y tyst neu os oes angen holi'r tyst i gael rhagor o fanylion.

11. Amserlen

Nid yw’n bosib bod yn rhagnodol am faint o amser a gymer i gynnal ymchwiliad mewnol. Fodd bynnag, dylid anelu lle bynnag y bo modd at gwblhau ymchwiliadau o fewn 28 diwrnod calendr, ond mae hyn yn ddibynnol ar gymhlethdod yr achos. Os nad yw hyn yn bosib bydd y swyddog ymchwilio yn rhoi gwybod i bawb perthnasol am yr oedi, y rheswm drosto a dyddiad tebygol cwblhau’r ymchwiliad.

Os bydd gwrthddywediadau yn dod i'r amlwg yn ystod yr ymchwiliad dylai'r swyddog ymchwilio sicrhau bod y rhain yn cael eu nodi'n glir a bod ymdrech yn cael ei wneud i benderfynu pam mae'r rhain wedi codi a'u datrys lle y bo'n bosibl. Yn yr amgylchiadau hyn bydd y swyddog ymchwilio yn ailgyfweld gweithwyr yn ystod y cam ymchwilio yn hytrach na bod y gwrthddywediadau yn dod i'r amlwg yn ystod gwrandawiad.

Ar ôl cwblhau'r ymchwiliad, bydd y swyddog ymchwilio yn rhoi adroddiad yr ymchwiliad gydag argymhellion i'r Rheolwr Comisiynu.

Cyfrifoldeb y Rheolwr Comisiynu yw ystyried adroddiad yr ymchwiliad a'r argymhellion a phenderfynu a oes angen cymryd unrhyw gamau pellach. Mae'r Rheolwr Comisiynu yn gyfrifol am gyflwyno'r argymhellion i'r gweithiwr cyn pen saith diwrnod calendr ar ôl cwblhau'r ymchwiliad a, lle bo'n briodol, bydd yn gwneud trefniadau ar gyfer cynnal gwrandawiad disgyblu.

12. Cymorth i Weithwyr

Gall ymchwiliad fod yn heriol i bawb sy'n gysylltiedig ag ef. Weithiau gall beri gofid sylweddol a chael effaith negyddol ar iechyd meddwl gweithiwr.

Pan godir pryderon am iechyd meddwl gweithiwr, dylai ymchwilydd drin y mater o ddifrif ac ystyried a oes modd addasu'r broses mewn rhyw ffordd. Er enghraifft, drwy ganiatáu i'r gweithiwr ddod â gweithiwr cymorth, cyfaill neu aelod o'r teulu sy'n ymwybodol o'i broblemau iechyd meddwl gydag ef i unrhyw gyfarfodydd ymchwilio.

Gall pob gweithiwr sy'n cymryd rhan mewn ymchwiliad, naill ai fel testun yr ymchwiliad, neu fel tyst, ofyn am gymorth llesiant gan Wasanaeth Cymorth Llesiant yr Awdurdod.

13. Cyfrinachedd

Mae cyfrinachedd yn ystod ymchwiliad yn hanfodol bwysig er mwyn cynnal cyfanrwydd y dystiolaeth a pharch yr unigolyn yr ymchwilir iddo. Mae'n hanfodol nad yw'r swyddog ymchwilio yn datgelu mwy o wybodaeth nag sy'n angenrheidiol i gynorthwyo'r broses ymchwilio gydag unrhyw unigolyn.

Hefyd mae angen sicrhau bod unrhyw dystion yn deall bod angen cadw cyfrinachedd, a bod torri'r cyfrinachedd hwnnw yn drosedd ddisgyblu.

Ni chaniateir i'r swyddog ymchwilio drafod yr achos ag unrhyw un heblaw'r rhai sy'n rhan o'r achos. Hefyd mae'n rhaid rhoi gwybod i weithwyr am gyfrinachedd ym mhob achos.

14. Sicrhau Triniaeth Gyfartal

Mae angen i'r holl weithwyr fabwysiadu dull cadarnhaol, agored a theg a sicrhau y cydymffurfir â Pholisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod a'i gymhwyso'n gyson i bawb heb ystyried hil, lliw, cenedl, tarddiad ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oedran, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth o ran rhywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodas neu bartneriaeth sifil.

Yn ogystal, mae Safonau'r Gymraeg yn gofyn i ni 'sicrhau nad yw'r iaith yn cael ei thrin yn llai ffafriol na'r Saesneg' a dylid defnyddio'r egwyddor hon wrth gymhwyso'r canllawiau hyn.

Os oes gennych bryderon ynghylch cydraddoldeb ac amrywiaeth yng nghyswllt gweithredu'r polisi a'r weithdrefn hon, cysylltwch ag un o'r Tîm Adnoddau Dynol a fydd yn sicrhau, os bydd angen, fod y polisi neu'r weithdrefn yn cael eu hadolygu yn unol â hynny.