Canllaw Prynu Cam wrth Gam

Dilynwch y camau isod i ganfod y llwybr caffael cywir ichi.

Cam 1 - A oes Contract Corfforaethol / Fframwaith Presennol ar waith?

Yn gyntaf oll, bydd angen ichi ganfod a oes modd i'ch angen gael ei ddiwallu gan un o fframweithiau neu gontractau corfforaethol y Cyngor. Mae'r trefniadau hyn wedi cael eu rhoi ar waith fel arfer ar gyfer nwyddau neu wasanaethau a ddefnyddir yn eang yn y Cyngor. Maent yn bodoli i'n galluogi i brynu eitemau'n effeithlon ac yn effeithiol. Maent yn helpu i sicrhau cysondeb o ran ansawdd a sicrwydd o ran y cyflenwad ac yn cynnig arbedion drwy arbedion maint. Mae'n rhaid ichi ddefnyddio'r trefniadau hyn os ydynt yn diwallu eich anghenion.

Os bydd fframwaith neu gontract corfforaethol yn addas gallwch roi archeb yn unol â'r broses a gontractiwyd drwy Reolwr y Contract, neu cysylltwch â'r Uned Caffael Corfforaethol i gael rhagor o gyfarwyddyd.

Cam 2 - A oes cyfle i gydweithio?

Er mwyn arbed cymaint o arian â phosibl wrth gaffael, anogir cynghorau i gydweithio wrth brynu nwyddau, gwaith a gwasanaethau cyffredin. Mewn nifer o feysydd rydym eisoes wedi gweithio gydag awdurdodau lleol eraill i gynnal ymarferiadau tendro ar y cyd, sef ym maes Peirianneg Sifil, Adeiladu a Bwyd ac mae bob amser gyfleoedd i archwilio meysydd gwario eraill.

Un trefniant cydweithio o'r fath yw'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol. Sefydlwyd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol ym mis Rhagfyr 2015 i dargedu "gwariant cyffredin ac ailadroddus" ymysg y cyrff sector cyhoeddus yng Nghymru. Rydym wedi ymrwymo i ddefnyddio'r holl drefniadau a sefydlwyd gan y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol. Os bydd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol yn gwneud trefniadau i ddiwallu gofynion penodol, bydd yn ddyletswydd arnom i ddefnyddio'r trefniant hwnnw. Os bydd amgylchiadau eithriadol i beidio â defnyddio'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, bydd yn rhaid ymgynghori â'r Rheolwr Caffael. Bydd Achos Busnes yn cael ei baratoi a gofynnir i Swyddog Adran 151 a'r Swyddog Monitro ei gymeradwyo. Caiff hwn ei gyflwyno i Fwrdd Cyflawni y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol i'w ystyried.

Cam 3 - Amcangyfrif y Gwerth

Bydd y llwybr y bydd angen ichi ei ddilyn yn dibynnu ar werth y nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch, felly bydd angen ichi lunio amcangyfrif cywir.

Rhaid i'r gwerth fod yn seiliedig ar yr uchaf o’r:

• Swm neu swm tybiedig i’w dalu i'r cyflenwr dros gyfnod y contract gan gynnwys unrhyw gyfnodau a estynnwyd.

Neu

• Swm neu swm tybiedig incwm gros i’w gynhyrchu gan y cyflenwr drwy’r nwyddau neu'r gwasanaethau a ddarperir. 

Ystyrir bod contract sy’n un o gyfres o gontractau â nodweddion cyffelyb, a gwasanaethau o’r un math, â gwerth y gyfres gyfan. Wrth amcangyfrif y gwerth rhaid ystyried egwyddor cydgasglu - ailbrynu'r un nwyddau/gwasanaethau/gwaith dros gyfnod estynedig.

Os nad ydych yn gallu amcangyfrif gwerth y contract arfaethedig dylid gwneud amcangyfrif ar sail cyfnod contract o 48 mis.

Cam 4 - Llwybr Caffael

Erbyn hyn rydych wedi amcangyfrif gwerth eich ymarferiad, wedi cadarnhau nad oes contract addas, fframwaith addas neu drefniant addas gan y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol sydd eisoes wedi'i sefydlu ac wedi ystyried y dewisiadau o ran cydweithio.

Bellach mae angen ichi benderfynu pa lwybr caffael sy'n briodol i'ch ymarferiad chi.

• Dyfynbrisiau - ymarferiadau gwerth hyd at £75,000
• Tendrau - ymarferiadau gwerth dros £75,000