Canllaw Prynu Cam wrth Gam

Dilynwch y camau isod i ganfod y llwybr caffael cywir ichi.

Cam 1 - A oes Contract Corfforaethol / Fframwaith Presennol ar waith?

Yn gyntaf oll, bydd angen ichi ganfod a oes modd i'ch angen gael ei ddiwallu gan un o fframweithiau neu gontractau corfforaethol y Cyngor. Mae'r trefniadau hyn wedi cael eu rhoi ar waith fel arfer ar gyfer nwyddau neu wasanaethau a ddefnyddir yn eang yn y Cyngor. Maent yn bodoli i'n galluogi i brynu eitemau'n effeithlon ac yn effeithiol. Maent yn helpu i sicrhau cysondeb o ran ansawdd a sicrwydd o ran y cyflenwad ac yn cynnig arbedion drwy arbedion maint. Mae'n rhaid ichi ddefnyddio'r trefniadau hyn os ydynt yn diwallu eich anghenion.

Os bydd fframwaith neu gontract corfforaethol yn addas gallwch roi archeb yn unol â'r broses a gontractiwyd drwy Reolwr y Contract. Rhaid rhoi gwybod i'r Uned Caffael Corfforaethol am bob contract yr ymrwymir iddo, gan gynnwys y rhai sy'n deillio o gontractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau.  Rhaid cyhoeddi Hysbysiad Dyfarnu Contract yn dilyn dyfarnu contract yn ôl y gofyn o dan fframweithiau a gwmpesir gan Ddeddf Caffael 2023. Rhaid cyhoeddi Hysbysiadau Taliadau Contract ar gyfer unrhyw gontractau yn ôl y gofyn gwerth dros £30,000. 

Cam 2 - Amcangyfrif y Gwerth

Bydd y llwybr y bydd angen ichi ei ddilyn yn dibynnu ar werth y nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch, felly bydd angen ichi lunio amcangyfrif cywir.

Rhaid i'r gwerth fod yn seiliedig ar yr uchaf o’r:

• Swm neu swm tybiedig i’w dalu i'r cyflenwr dros gyfnod y contract gan gynnwys unrhyw gyfnodau a estynnwyd.

Neu

• Swm neu swm tybiedig incwm gros i’w gynhyrchu gan y cyflenwr drwy’r nwyddau neu'r gwasanaethau a ddarperir. 

Os nad yw'r Swyddog Arweiniol yn gallu pennu gwerth gwasanaethau arfaethedig, mae'r Swyddog Arweiniol i'w drin fel pe bai wedi amcangyfrif gwerth y contract fel swm sy'n fwy na'r trothwy ar gyfer y math o gontract. Os yw'r Swyddog Arweiniol yn ansicr ynghylch sut i amcangyfrif gwerth contract a/neu os yw'n ansicr a yw'r contract dros y trothwy ar gyfer y math perthnasol o gontract, dylai'r Swyddog Arweiniol ofyn am gyngor gan yr Uned Caffael Corfforaethol. 

Bydd yn rhaid i swyddogion, wrth amcangyfrif gwerth contractau perthnasol, ystyried yr egwyddor cydgasglu. Gall ailbrynu nwyddau/gwasanaethau/gwaith tebyg dros gyfnod parhaus gyfateb i ofyniad gyda'i gilydd sy'n uwch na'r Trothwy Caffael neu unrhyw drothwy is sydd gan yr Awdurdod a bennir yn y Rheolau Gweithdrefnau Contractau hyn. Felly, rhaid cadw at y broses Gaffael briodol.

Cam 3 - Llwybr Caffael

Ar ôl i chi amcangyfrif gwerth eich ymarfer a gwirio nad oes contract neu fframwaith addas eisoes wedi’i sefydlu mae angen i chi benderfynu pa lwybr caffael sy'n briodol ar gyfer eich ymarfer.

• Dyfynbrisiau - ymarferiadau gwerth hyd at £75,000
• Tendrau - ymarferiadau gwerth dros £75,000