Cynghorion

Gwnewch y canlynol...

• Cysylltwch â'r Uned Caffael Corfforaethol i gael cyngor.
• Gofalwch fod unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn cael eu datgan ar y cyfle cyntaf posibl.
• Gofalwch ganiatáu digon o amser ar gyfer yr ymarferiad caffael e.e. tua 9 mis ar gyfer tendr sy’n uwch na’r trothwy.
• Gofalwch eich bod yn cydymffurfio â'r rheolau priodol - e.e. Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau.
• Gofalwch gysylltu â'r corff cyllido priodol (os yw'n ymwneud â chyllid allanol) er mwyn sicrhau bod yr ymarferiad caffael yn cael ei wneud mewn modd sy'n cydymffurfio â'i ofynion.
• Gofalwch eich bod yn hysbysebu ar wefan gwerthwchigymru os yw'r amcangyfrif o werth y gwaith yn fwy na £25,000.
• Gofalwch sicrhau bod y fanyleb yn fanwl-gywir ac heb fod yn fwy na'r gofynion.
• Gofalwch eich bod yn rhoi eglurhad ysgrifenedig ynghylch y dyfynbris/tendr. Anfonwch gopi o'r cwestiynau a'r atebion (heb gynnwys unrhyw enwau) at yr holl gynigwyr/tendrwyr y gwyddoch amdanynt.
• Gofalwch eich bod yn sicrhau bod y Meini Prawf Gwerthuso yn union berthnasol i destun y contract h.y. defnyddio Datblygu Cynaliadwy a Budd Cymunedol.
• Gofalwch eich bod yn cael cydsyniad yr aelodau o'r panel gwerthuso tendrau cyn rhoi'r dogfennau gwahoddiad i gyflwyno dyfynbris/tendr.
• Gofalwch fod y dyfynbrisiau/tendrau yn cael eu gwerthuso ar sail 'tebyg i'w debyg'.
• Gofalwch lenwi a chadw cofnodion llawn er gwybodaeth ar gyfer y dyfodol ac at ddibenion archwilio
• Gofalwch eich bod yn delio â chyflenwyr mewn modd agored, tryloyw a hynny heb wahaniaethu

Peidiwch â gwneud y canlynol...

• Peidiwch ag osgoi'r rheolau cydgasglu. Gofalwch eich bod yn cyfrifo gwerth y nwyddau, gwaith neu wasanaethau dros y cyfnod y maent yn ofynnol.
• Peidiwch â gogwyddo’r fanyleb er mwyn diystyru busnesau bach a chanolig neu i wahaniaethu yn erbyn cyflenwyr.
• Peidiwch â newid y fanyleb ar ôl iddi gael ei dosbarthu.
• Peidiwch â newid y meini prawf gwerthuso yn ystod y broses.
• Peidiwch â rhoi rhy ychydig o amser i gwmnïau gyflwyno dyfynbris.
• Peidiwch â rhoi gormod o fanylion ar lafar pan fyddwch yn ateb cwestiynau penodol gan gyflenwyr.
• Peidiwch â datgelu prisiau i gyflenwyr posibl.
• Peidiwch â thorri'r rheolau ynghylch cyfrinachedd.
• Peidiwch ag agor dyfynbrisiau/tendrau cyn y dyddiad cau.
• Peidiwch ag ystyried ceisiadau a ddaw i law ar ôl y dyddiad cau.
• Peidiwch â derbyn rhoddion/croesogarwch sy'n cael eu targedu.
• Peidiwch â defnyddio telerau ac amodau'r cyflenwyr eu hunain.
• Peidiwch â bod yn rhan o drafodaethau ar ôl tendro.