Tendrau dros £75,000

Dewis y Weithdrefn Dendro gywir

Mae 2 weithdrefn dendro. Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn trafod y rhain â chi er mwyn penderfynu ar y weithdrefn fwyaf priodol ar gyfer eich ymarfer chi.

Gweithdrefn Agored: Gwahoddir yr holl ymgeiswyr cymwys i dendro mewn proses gaffael un cam.

Gweithdrefn Hyblyg Gystadleuol - Mae hon yn rhoi mwy o hyblygrwydd i ni wrth ddylunio'r broses gaffael, gan ein galluogi i addasu gweithdrefnau yn ôl ein hanghenion penodol.

Amserlenni Tendro

Mae angen ichi ganiatáu tua 6-9 mis ar gyfer y broses dendro gyfan.

Gall gymryd hyd at 3 mis i baratoi'r tendr ar gyfer hysbysebu. Bellach mae angen i'r holl dendrau fod ar gael yn Gymraeg a Saesneg ac felly mae angen cynnwys amser ar gyfer cyfieithu

Ar gyfer Gweithdrefn Hyblyg Gystadleuol ac Agored, yn y rhan fwyaf o achosion rhaid caniatáu cyfnod cyfranogi o 25 diwrnod o leiaf i gyflenwyr gyflwyno ceisiadau.

Ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad 

Gellir ymgynghori â'r farchnad cyn dechrau ymarferiad caffael gyda golwg ar baratoi'r gwaith caffael a rhoi gwybod i ddarpar dendrwyr am y cynlluniau a'r gofynion caffael.

Cysylltwch â caffael@sirgar.gov.uk  i gael cymorth ar gyfer ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad. 

Ffurflen Cofnodi Tendr

Bydd angen i chi lenwi Ffurflen Cofnodi Tendr ar gyfer yr holl ddyfynbrisiau / tendrau caffael dros £30,000 a fydd yn cofnodi'r penderfyniadau a wneir ar gyfer eich ymarfer caffael. Rhaid i hon gael ei llofnodi gan Ben-swyddog Caffael neu'r Rheolwr Caffael cyn i'r Hysbyseb Dendro gael ei gosod.

Manyleb

Mae angen i'r fanyleb nodi'n union beth sydd angen i chi ei gynnwys yn eich contract neu eich fframwaith. Mae templed Manyleb ar gael i'ch helpu i ysgrifennu eich dogfen.

Cofiwch sicrhau bod eich manyleb:

• Yn benodol – Cyfleu'r gofyniad yn glir, yn gryno, yn rhesymegol ac yn ddiamwys.
• Yn fesuradwy – Cynnwys digon o wybodaeth i dendrwyr brisio'r gwasanaethau/nwyddau neu'r gwaith y byddant yn eu cynnig.
• Yn gyraeddadwy - Caniatáu i'r nwyddau/gwasanaethau neu'r gwaith a gynigir gael eu gwerthuso yn erbyn y safonau neu'r meini prawf a nodwyd.
• Yn berthnasol – Bodloni'r angen, heb orfanylu neu gynnwys "braf cael".
• Yn gryno – Cynnwys nodweddion hanfodol y gofyniad

Panel Gwerthuso Tendrau

Fel Swyddog Arweiniol, mae angen ichi ffurfio grŵp o swyddogion i gynnal yr ymarferiad gwerthuso. Rhaid i'r swyddogion fod ar gael drwy gydol y broses a dylent feddu ar y cymwysterau a/neu'r arbenigedd angenrheidiol i'ch cynghori.

Mae'n bwysig bod y Panel Gwerthuso yn deall y fanyleb ac yn cytuno ar y cwestiynau ansawdd a'r meini prawf o ran pris cyn hysbysebu.

Meini Prawf Gwerthuso

Dylai'r meini prawf gwerthuso fod yn seiliedig ar y Tendr Mwyaf Manteisiol. Rhaid i'r meini prawf Dyfarnu a'r Broses Werthuso fod yn gysylltiedig â phwnc y contract a gallai gynnwys costio cylch oes, agweddau ansoddol, amgylcheddol a/neu gymdeithasol.

Rhaid i'r meini prawf gwerthuso gynnwys o leiaf 60% yn seiliedig ar bris. Lle nad yw hyn yn briodol rhaid cael cydsyniad Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol.  Bydd trefniadau yn ymwneud â chomisiynu Addysg Arbenigol a Gofal Cymdeithasol yn ôl disgresiwn y Cyfarwyddwr cyfrifol.

Gofynion Yswiriant

Bydd angen pennu gofynion yswiriant ar gyfer pob ymarferiad. Gofynnir am dystiolaeth fod y tendrwyr yn bodloni'r gofynion hyn yn ystod y broses dendro.

Mae'n rhaid i Swyddogion Arweiniol ymgynghori â'r gwasanaeth risg i bennu lefelau cywir yr yswiriant sydd eu hangen. Rhaid i'r lefelau yswiriant hyn gael eu monitro a'u cynnal gan y cyflenwr/cyflenwyr penodedig yn ystod oes y contract.

Gofynion Iechyd a Diogelwch

Yn ystod y cam cymhwyso bydd angen ystyried gofynion o ran iechyd a diogelwch. Bydd angen ichi gysylltu â'r adran Iechyd a Diogelwch i drafod pa gwestiynau sydd eu hangen ar gyfer eich ymarferiad penodol chi. Rhaid i'r gofynion Iechyd a Diogelwch gael eu monitro a'u cynnal gan y cyflenwr/cyflenwyr penodedig yn ystod oes y contract.

Gofynion Ariannol

Yn ystod y cam cymhwyso cynhelir Asesiad Ariannol gan aelod o'r Adain Gyllid i asesu sefydlogrwydd ariannol y cyflenwr. Gall y tîm cyllid gynghori ar y cwestiynau y dylid eu gofyn i dendrwyr yn seiliedig ar werth a risg yr ymarfer caffael. 

Caffael Moesegol a Chynaliadwy

Mae'n bwysig ein bod yn ystyried materion amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd yn ein penderfyniadau caffael. I'ch helpu i wneud hyn efallai y bydd angen i chi gynnal Asesiad Risg Cynaliadwy gydag aelod o'r Uned Caffael Corfforaethol.

Rhaid ystyried Budd i'r Gymuned, Cydraddoldebau, y Gymraeg a Diogelu Data hefyd. 

Trosglwyddo Ymgymeriadau (Gwarchod Cyflogaeth) - TUPE

Os ydym yn aildendro gwasanaeth presennol a bod cyflenwr presennol i'w gael mae'n rhaid ichi ddilyn y canllawiau isod:

1. Rhoi E-bost Darparwr (.doc) i'r darparwr presennol i gadarnhau bod Tupe yn berthnasol
2. Cael y daenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr (.xls) yn ôl gan y cyflenwr presennol.
3. Ceisio cyngor cyfreithiol a chyngor o ran Adnoddau Dynol ynghylch goblygiadau unrhyw drosglwyddo o'r fath (os bydd yn briodol).

Bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn cynnwys gwybodaeth yn yr hysbyseb ac ym manylion y tendr i gadarnhau bod Tupe yn berthnasol ac yn cynnwys taenlen gwybodaeth sylfaenol am weithwyr. Bydd angen i dendrwyr sydd am weld y wybodaeth fanwl am weithwyr lenwi'r Cytundeb Cyfrinachedd yn y Pecyn Tendro. Ar ôl derbyn Cytundeb Cyfrinachedd wedi'i lofnodi bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn rhoi taenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr dienw i'r tendrwr.

Yn achos tendrau lle rydym yn gosod maes gwasanaeth presennol yn allanol (nad oes ymarferiad tendro wedi cael ei gynnal ar ei gyfer o'r blaen) bydd angen ichi ganfod a fydd unrhyw rai sy'n gweithio i'r Cyngor ar hyn o bryd yn symud i'r darparwr newydd. Os bydd potensial ar gyfer Tupe bydd angen ichi gofnodi'r wybodaeth hon ar y templed taenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr a cheisio cyngor cyfreithiol a chyngor o ran Adnoddau Dynol ynghylch goblygiadau unrhyw drosglwyddo o'r fath. Wedyn bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn cynnal y broses dendro i gynnwys goblygiadau o ran Tupe fel y nodir uchod.

Hysbysebu

Mae angen hysbysebu'r holl dendrau ar wefan GwerthwchiGymru. Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn creu Hysbysiad Tendro i chi.

Cyfnod Segur

Ar gyfer tendrau sydd dros drothwy'r DU mae'n ofyniad cyfreithiol, ar ôl dewis y cyflenwr a ffefrir, fod yr holl dendrwyr yn cael eu hysbysu ynghylch y bwriad i ddyfarnu ac wedyn bod cyfnod segur o 8 diwrnod gwaith, cyn dyfarnu'r contract.  Mae hwn yn orfodol ar gyfer yr holl gontractau sydd dros drothwy'r DU. 

Bydd angen i chi benderfynu a ydych yn cynnwys cyfnod segur wrth baratoi'r tendr a rhoi gwybod i'r tendrwyr yn y ddogfen gyfarwyddiadau. 

Adroddiad Gwerthuso Tendrau

Gellir cwblhau Adroddiad Gwerthuso Tendrau yn ystod y broses dendro (rhaid cwblhau hwn ar gyfer tendrau sydd dros drothwy'r DU). Mae'n well dechrau hyn ar ddechrau'r broses er mwyn cofnodi eich penderfyniadau wrth i chi fynd ymlaen.

Briffio'r Farchnad

Gellir briffio'r farchnad ar ôl i'r hysbyseb dendro gael ei chyhoeddi er mwyn rhoi gwybod i ddarpar dendrwyr am y cynnwys a'r dull a ddefnyddir ar gyfer yr ymarferiad tendro arfaethedig. Nod hwn yw rhoi gwybodaeth yn unig ac ni cheir ateb dim cwestiynau yn ymwneud â chyflwyniadau tendro penodol yn y digwyddiad.

Rhaid i tîm yr Uned Caffael Corfforaethol fod yn rhan o unrhyw ymarfer briffio'r farchnad.

Panel Gwerthuso

Bydd eich Panel Gwerthuso wedi'i sefydlu yn ystod y cam paratoi tendr. Yn dibynnu ar nifer y cyflwyniadau tendro a nifer y cwestiynau ansawdd a ofynnir gall y broses werthuso bara rhwng 1 a 5 niwrnod. Cyn i'r gwerthusiad ddechrau rhaid i bob aelod o'r Panel lenwi a llofnodi'r ffurflen Gwrthdaro Buddiannau. Cysylltwch â'r Uned Caffael Corfforaethol i gael templed.

Wedyn bydd y swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn agor y Tendr drwy eDendroCymru gyda'r panel a mynd drwy'r adrannau Cymhwyso, Technegol a Masnachol. 

Asesiadau Ariannol, Iechyd a Diogelwch, Yswiriant

Ar ôl dewis y cyflenwr a ffefrir bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn gofyn bod asesiadau'n cael eu cynnal gan y swyddogion perthnasol o Gyngor Sir Caerfyrddin ynghylch materion ariannol, iechyd a diogelwch ac yswiriant y cyflenwr a ffefrir.

Ar ôl i'r cyflenwr a ffefrir fodloni'r Asesiadau Ariannol, Iechyd a Diogelwch ac Yswiriant gellir anfon y llythyrau hysbysu ynghylch dyfarnu. Argymhellir yn achos pob tendr fod cyfnod segur o 8 diwrnod gwaith rhwng cyfleu'r bwriad i ddyfarnu a'r hysbysiad terfynol ynghylch dyfarnu.  Yn achos contractau sy'n uwch na throthwy'r DU mae'n rhaid cael cyfnod segur. 

Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn darparu llythyrau templed, a fydd yn cynnwys adborth manwl ar gyfer cyflenwyr aflwyddiannus.

Gall yr Uned Caffael Corfforaethol gynnig cymorth ynghylch defnyddio Docusign i drefnu i Gontractau/Fframweithiau gael eu llofnodi'n electronig. 

Rheoli Contractau

Rhaid i chi benodi Rheolwr Contract a fydd yn rheoli'r agweddau ar y contract o ddydd i ddydd (mae'n bosibl mai chi fydd hwn wrth reswm).  Y Rheolwr Contract yw'r cyswllt rhwng y Cyngor a'r cyflenwr.  Mae'n gyfrifol am reoli'r contract a sicrhau bod y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaeth yn cael eu cyflawni yn unol â'r contract a bod y prisiau yn cael eu talu yn unol â'r telerau a nodir yn y contract.

Addasu Contractau

Os bydd angen addasu contract yn ystod cyfnod y contract mae'n bosibl y bydd angen proses dendro newydd. Cysylltwch â'r Uned Caffael Corfforaethol i drafod y newidiadau i gyfnod y contract ac a yw'n addasiad derbyniol neu a fydd angen i ni aildendro.

Estyn Contract

Caniateir estyn contract dim ond os oedd darpariaeth ar gyfer estyn wedi’i chynnwys yn yr ymarferiad caffael gwreiddiol.

Os ydych yn fodlon bod y cyflenwr presennol yn dal i gynnig y gwerth gorau am arian a'i fod yn bodloni holl ofynion y contract, gallwch estyn y contract drwy lenwi'r Ffurflen Estyn Contract y mae angen i'ch Pennaeth Gwasanaeth gytuno arni a'i llofnodi. Mae templed ar gael gan yr Uned Caffael Corfforaethol.