Tendrau dros £75,000

Dewis y Weithdrefn Dendro gywir

Mae 6 gweithdrefn dendro. Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn trafod y rhain â chi er mwyn penderfynu ar y weithdrefn orau ar gyfer eich ymarferiad chi. Y gweithdrefnau yr ydym yn eu defnyddio fwyaf yw'r rhai Agored a Chyfyngedig.

Agored: Gwahoddir yr holl ymgeiswyr cymwys i dendro mewn proses gaffael un cam.

Cyfyngedig - gweithdrefn dau gam. Gall unrhyw gyflenwyr â diddordeb gyflwyno cais am gymryd rhan drwy gwblhau asesiad cymhwyso. Dim ond ymgeiswyr cymwys sy'n bodloni meini prawf yr awdurdod sy'n cael gwahoddiad i dendro wedyn.

Gweithdrefn Gystadleuol drwy negodi - Mae hyn yn rhoi hyblygrwydd i'r awdurdod contractio ynghylch a ddylid negodi - mae'n bosibl cadw'r hawl (drwy nodi hyn ar y gwasanaeth Dod o hyd i Dendr) i beidio â negodi a dyfarnu'r contract ar sail y tendrau cychwynnol a gyflwynwyd.

Trafodaeth Gystadleuol -  Mae hyn yn caniatáu trafod gwahanol ddewisiadau cyn dewis ateb penodol. Gellir ei defnyddio mewn contractau cymhleth lle mae'n anodd diffinio atebion technegol neu os oes angen datblygu'r ateb gorau. Mae'r weithdrefn hon yn cynnwys mwy o hyblygrwydd o ran negodi â'r tendrwr llwyddiannus (ar yr amod nad yw hyn yn addasu'r agweddau hanfodol ar y contract neu'r ymarferiad caffael neu'n gyfystyr ag ystumio cystadleuaeth).

Partneriaeth Arloesol - Mae'r broses hon yn caniatáu ar gyfer ymchwil a datblygu a phrynu cynnyrch neu wasanaeth o fewn yr un broses gaffael sengl (sy'n cynnwys tryloywder a threfniadau diogelu eraill).

Gweithdrefn drwy Negodi heb Hysbysu Ymlaen Llaw - Hon yw'r broses leiaf cystadleuol a thryloyw, ac felly dylid ei defnyddio mewn achosion eithriadol prin yn unig.

Amserlenni Tendro

Mae angen ichi ganiatáu tua 6-9 mis ar gyfer y broses dendro gyfan.

Gall gymryd hyd at 3 mis i baratoi'r tendr ar gyfer hysbysebu. Bellach mae angen i'r holl dendrau fod ar gael yn Gymraeg a Saesneg ac felly mae angen cynnwys amser ar gyfer cyfieithu

Yn achos gweithdrefn agored y cyfnod lleiaf gofynnol i hysbysebu'r cyfle i dendro yw 35 diwrnod. Yn achos gweithdrefn gyfyngedig y cyfnod lleiaf gofynnol i hysbysebu'r cam cyn cymhwyso yw 30 diwrnod a'r cyfnod lleiaf gofynnol i hysbysebu'r cam tendro yw 30 diwrnod.

• Amserlen ar gyfer gweithdrefn e-dendro agored (.xls)
• Amserlen ar gyfer gweithdrefn e-dendro gyfyngedig (.xls)

Ymgynghori â'r farchnad cyn ymarferiad caffael

Gellir ymgynghori â'r farchnad cyn dechrau ymarferiad caffael gyda golwg ar baratoi'r gwaith caffael a rhoi gwybod i ddarpar dendrwyr am y cynlluniau a'r gofynion caffael.

Cysylltwch â thîm yr Uned Caffael Corfforaethol i gael cymorth yn ymwneud â digwyddiadau ymgynghori â'r farchnad.

Manyleb

Mae angen i'r fanyleb nodi'n union beth sydd angen ichi ei gynnwys yn eich contract neu eich fframwaith. Gellir defnyddio'r templed manyleb (.doc) a ddarperir fel canllaw i'ch helpu i ysgrifennu eich dogfen. 

Cofiwch sicrhau bod eich manyleb:

• Yn benodol – Cyfleu'r gofyniad yn glir, yn gryno, yn rhesymegol ac yn ddiamwys.
• Yn fesuradwy – Cynnwys digon o wybodaeth i dendrwyr brisio'r gwasanaethau/nwyddau neu'r gwaith y byddant yn eu cynnig.
• Yn gyraeddadwy - Caniatáu i'r nwyddau/gwasanaethau neu'r gwaith a gynigir gael eu gwerthuso yn erbyn y safonau neu'r meini prawf a nodwyd.
• Yn berthnasol – Bodloni'r angen, heb orfanylu neu gynnwys "braf cael".
• Yn gryno – Cynnwys nodweddion hanfodol y gofyniad

Panel Gwerthuso Tendrau

Fel Swyddog Arweiniol, mae angen ichi ffurfio grŵp o swyddogion i gynnal yr ymarferiad gwerthuso. Rhaid i'r swyddogion fod ar gael drwy gydol y broses a dylent feddu ar y cymwysterau a/neu'r arbenigedd angenrheidiol i'ch cynghori.

Mae'n bwysig bod y Panel Gwerthuso yn deall y fanyleb ac yn cytuno ar y cwestiynau ansawdd a'r meini prawf o ran pris cyn hysbysebu.

Meini Prawf Gwerthuso

Dylai'r meini prawf gwerthuso fod yn seiliedig ar y Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd.

Rhaid i'r meini prawf gwerthuso fod o leiaf 70% yn seiliedig ar bris.  Lle nad yw hyn yn briodol rhaid cael cydsyniad ysgrifenedig Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol.

Gofynion Yswiriant

Bydd angen pennu gofynion yswiriant ar gyfer pob ymarferiad. Gofynnir am dystiolaeth fod y tendrwyr yn bodloni'r gofynion hyn yn ystod y broses dendro.

Mae'n rhaid i Swyddogion Arweiniol ymgynghori â'r gwasanaeth risg i bennu lefelau cywir yr yswiriant sydd eu hangen.

Gofynion Iechyd a Diogelwch

Yn ystod y cam cymhwyso bydd angen ystyried gofynion o ran iechyd a diogelwch. Bydd angen ichi gysylltu â'r adran Iechyd a Diogelwch i drafod pa gwestiynau sydd eu hangen ar gyfer eich ymarferiad penodol chi.

Gofynion Ariannol

Yn ystod y cam cymhwyso cynhelir Asesiad Ariannol gan aelod o'r Adain Gyllid. Bydd angen ichi gysylltu â Gwasanaethau Ariannol i drafod pa gwestiynau sydd eu hangen ar gyfer eich ymarferiad penodol chi.

Caffael Moesegol a Chynaliadwy

Mae'n bwysig ein bod yn ystyried materion amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd yn ein penderfyniadau caffael. I'ch helpu i wneud hyn bydd angen ichi gynnal Asesiad Risg Cynaliadwy gydag aelod o'r Uned Caffael Corfforaethol.

Rhaid ystyried Budd i'r Gymuned, cydraddoldebau, y Gymraeg a diogelu data hefyd.

Trosglwyddo Ymgymeriadau (Gwarchod Cyflogaeth) - TUPE

Os ydym yn aildendro gwasanaeth presennol a bod cyflenwr presennol i'w gael mae'n rhaid ichi ddilyn y canllawiau isod:

1. Rhoi E-bost Darparwr (.doc) i'r darparwr presennol i gadarnhau bod Tupe yn berthnasol
2. Cael y daenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr (.xls) yn ôl gan y cyflenwr presennol.
3. Ceisio cyngor cyfreithiol a chyngor o ran Adnoddau Dynol ynghylch goblygiadau unrhyw drosglwyddo o'r fath (os bydd yn briodol).

Bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn cynnwys gwybodaeth yn yr hysbyseb ac ym manylion y tendr i gadarnhau bod Tupe yn berthnasol ac yn cynnwys taenlen gwybodaeth sylfaenol am weithwyr. Bydd angen i dendrwyr sydd am weld y wybodaeth fanwl am weithwyr lenwi'r Cytundeb Cyfrinachedd yn y Pecyn Tendro. Ar ôl derbyn Cytundeb Cyfrinachedd wedi'i lofnodi bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn rhoi taenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr dienw i'r tendrwr.

Yn achos tendrau lle rydym yn gosod maes gwasanaeth presennol yn allanol (nad oes ymarferiad tendro wedi cael ei gynnal ar ei gyfer o'r blaen) bydd angen ichi ganfod a fydd unrhyw rai sy'n gweithio i'r Cyngor ar hyn o bryd yn symud i'r darparwr newydd. Os bydd potensial ar gyfer Tupe bydd angen ichi gofnodi'r wybodaeth hon ar y templed taenlen Gwybodaeth Fanwl am Weithwyr a cheisio cyngor cyfreithiol a chyngor o ran Adnoddau Dynol ynghylch goblygiadau unrhyw drosglwyddo o'r fath. Wedyn bydd yr Uned Caffael Corfforaethol yn cynnal y broses dendro i gynnwys goblygiadau o ran Tupe fel y nodir uchod.

Cyfnod Segur

Wrth dendro mae'n arfer gorau, ar ôl dewis y cyflenwr a ffafrir, fod yr holl dendrwyr yn cael eu hysbysu ynghylch y bwriad i ddyfarnu ac wedyn bod cyfnod segur o 10 diwrnod calendr, cyn dyfarnu'r contract. Mae hwn yn orfodol ar gyfer yr holl gontractau sy'n uwch na throthwy'r UE.

Bydd angen ichi benderfynu a ydych yn cynnwys cyfnod segur wrth baratoi'r tendr a rhoi gwybod i'r tendrwyr yn y ddogfen gyfarwyddiadau.

Hysbysebu

Mae angen hysbysebu'r holl dendrau ar wefan GwerthwchiGymru. Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn creu Hysbysiad Contract ichi.

Ffurflen Cofnodi Tendr

Bydd angen ichi lenwi Ffurflen Cofnodi Tendr a fydd yn cofnodi'r penderfyniadau a wnaed ar gyfer eich ymarferiad caffael ac yn cael ei llofnodi gan y Rheolwr Caffael cyn hysbysebu'r tendr.

Adroddiad Gwerthuso Tendrau

Bydd angen ichi lenwi Adroddiad Gwerthuso Tendrau yn ystod y broses dendro. Mae'n well dechrau hyn ar ddechrau'r broses er mwyn cofnodi eich penderfyniadau wrth ichi fynd ymlaen. Mae hyn yn orfodol.

Briffio'r Farchnad

Gellir briffio'r farchnad ar ôl i'r hysbyseb dendro gael ei chyhoeddi er mwyn rhoi gwybod i ddarpar dendrwyr am y cynnwys a'r dull a ddefnyddir ar gyfer yr ymarferiad tendro arfaethedig. Nod hwn yw rhoi gwybodaeth yn unig ac ni cheir ateb dim cwestiynau yn ymwneud â chyflwyniadau tendro penodol yn y digwyddiad.

Rhaid hysbysu tîm yr Uned Caffael Corfforaethol cyn briffio'r farchnad.

Panel Gwerthuso

Bydd eich Panel Gwerthuso wedi'i sefydlu yn ystod y cam paratoi tendr. Yn dibynnu ar nifer y cyflwyniadau tendro a nifer y cwestiynau ansawdd a ofynnir gall y broses werthuso bara rhwng 1 a 5 niwrnod. Cyn i'r gwerthusiad ddechrau rhaid i bob aelod o'r Panel lenwi a llofnodi'r ffurflen Gwrthdaro Buddiannau (.doc).

Wedyn bydd y swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn agor yr e-dendr gyda'r panel a mynd drwy'r adrannau Cymhwyso, Technegol a Masnachol.

Asesiadau Ariannol, Iechyd a Diogelwch, Yswiriant

Ar ôl dewis y cyflenwr a ffafrir bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn gofyn bod asesiadau'n cael eu cynnal gan y swyddog perthnasol o Gyngor Sir Caerfyrddin ynghylch materion ariannol, iechyd a diogelwch ac yswiriant y cyflenwr a ffafrir.

Ar ôl i'r cyflenwr a ffafrir fodloni'r Asesiadau Ariannol, Iechyd a Diogelwch ac Yswiriant gellir anfon y llythyrau hysbysu ynghylch dyfarnu. Argymhellir yn achos pob tendr fod cyfnod segur o 10 diwrnod calendr rhwng cyfleu'r bwriad i ddyfarnu a'r hysbysiad terfynol ynghylch dyfarnu. Yn achos Contractau sy’n uwch na’r Trothwy mae cael cyfnod segur yn parhau i fod yn ofynnol.

Bydd eich swyddog o'r Uned Caffael Corfforaethol yn darparu llythyrau templed, a fydd yn cynnwys adborth manwl ar gyfer cyflenwyr aflwyddiannus.

Rheoli Contractau

Ar ôl dyfarnu'r contract rhaid ichi benodi Rheolwr y Contract a fydd yn rheoli'r agweddau ar y contract o ddydd i ddydd (mae'n bosibl mai chi fydd hwn wrth reswm). Rheolwr y Contract yw'r cyswllt rhyngom ni a'r cyflenwr. Mae'n gyfrifol am reoli'r contract ac am sicrhau bod y pris a delir yn unol â'r telerau a bennwyd yn y tendr.

Addasu Contractau

Os bydd angen addasu contractau yn ystod cyfnod y contract mae'n bosibl y bydd angen proses dendro newydd. Cysylltwch â'r Uned Caffael Corfforaethol i drafod y newidiadau i gyfnod y contract ac a yw'n addasiad derbyniol neu a fydd angen inni aildendro.

Estyn Contract

Caniateir estyn contract dim ond os oedd darpariaeth ar gyfer estyn wedi’i chynnwys yn yr ymarferiad caffael gwreiddiol.

Os ydych yn fodlon bod y cyflenwr presennol yn dal i gynnig y gwerth gorau am arian a'i fod yn bodloni holl ofynion y contract, gallwch estyn y contract drwy lenwi'r Ffurflen Estyn Contract (.doc) y mae angen i'ch Pennaeth Gwasanaeth gytuno arni a'i llofnodi.