Polisi a Gweithdrefn Galluogrwydd - Mehefin 2026

Yn yr adran hon

5. Y Weithdrefn

5.1 Ymchwilio

Os bydd unrhyw amheuaeth ynghylch a yw mater yn fater galluogrwydd neu ddisgyblu, dylid cynnal ymchwiliad cychwynnol i ganfod a ddylid dilyn y weithdrefn hon neu'r weithdrefn ddisgyblu.

5.2 Cefnogaeth Anffurfiol/Gychwynnol

Pan fo rheolwr llinell yn pryderu ynghylch cynnydd neu safon gwaith gweithiwr, trafodir hynny cyn gynted â phosibl, a rhoddir cefnogaeth briodol yn ei lle (gweler y paragraff ar Gamau Gweithredu a Chefnogaeth am fanylion y mathau o gefnogaeth y gellir eu hystyried). Nid oes angen i reolwyr aros tan y cyfarfod arfarnu perfformiad nesaf, neu gallant ddymuno symud y cyfarfod i ddyddiad cynharach er mwyn delio gyda'r materion. Bernir mai dyma gyfnod anffurfiol y weithdrefn alluogrwydd, a dylid hysbysu gweithwyr y gallai methiant i wella oddi mewn i'r terfynau amser y cytunwyd arnynt arwain at symud ymlaen i'r weithdrefn ffurfiol. Rhaid cadw cofnod ysgrifenedig o'r canlyniadau y cytunir arnynt mewn unrhyw gyfarfod o'r fath, a rhoi copi ohono i'r gweithiwr.

Gan mai'r bwriad yw bod hwn yn gyfarfod anffurfiol un-i-un, ni fydd gan weithwyr fel arfer hawl i gwmni cydymaith.

Os nad yw gweithredu'n anffurfiol yn achosi i ymddygiad y gweithiwr wella neu os bernir bod y mater yn rhy ddifrifol i'w drin yn anffurfiol, yna rhaid ymgymryd â'r weithdrefn ffurfiol.

Os yw'r perfformiad wedi gwella o fewn y terfynau amser, rhaid i'r rheolwr llinell gwrdd â'r gweithiwr i roi gwybod iddynt am hyn, a pharhau i fonitro perfformiad o dan y fframwaith arferol ar gyfer arfarnu neu oruchwylio perfformiad.

5.3 Ffurfiol

Cam 1

Os na welir gwelliant, neu os yw'r mater yn rhy ddifrifol i'w drin yn anffurfiol, rhaid trefnu cyfarfod ffurfiol gyda'r gweithiwr. Rhaid hysbysu'r gweithiwr yn ysgrifenedig am ddyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod, yr hawl i gael cydymaith, y weithdrefn i'w dilyn, a rhoi gwybodaeth ddigonol am y pryderon ynghylch perfformiad a chanlyniadau posibl hynny i alluogi'r gweithiwr i ymbaratoi, gan gynnwys cofnodion rheoli perfformiad, cwynion ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill.

Y rheolwr llinell fydd yn cynnal y cyfarfod hwn, yng nghwmni rheolwr llinell arall o'r adran, neu Bartner Busnes Adnoddau Dynol. Rhaid nodi'r materion sy'n destun pryder yn glir, a rhoi cyfle i'r gweithiwr eu trafod yn fanwl a chyflwyno eu hachos, gofyn cwestiynau a chytuno ar gefnogaeth briodol lle bo hynny'n addas.

Canlyniad y cyfarfod ddylai fod ystyried:

Y wybodaeth neu'r dystiolaeth a ddarparwyd gan y gweithiwr.
A yw cyflwyno cytundeb datblygu perfformiad a chefnogaeth yn briodol.
A yw safonau gweithwyr eraill yn dderbyniol ac yn cael eu cymhwyso'n gyson.
Dwydd y gweithiwr, hyd y cyfnod o wasanaeth, perfformiad yn y gorffennol a rhesymoldeb y camau a fwriedir.
A fydd hyfforddiant, cefnogaeth ychwanegol neu addasiadau rhesymol yn cynorthwyo'r gweithiwr i wella, ac os felly, pa gefnogaeth sy'n briodol (gweler paragraff 6 Camau Gweithredu a Chefnogaeth).
Pa derfynau amser sy'n realistig ar gyfer disgwyl i'r gweithiwr wella.

Nid oes rhaid i'r penderfyniadau hyn gael eu gwneud yr un diwrnod, ond fe'u gwneir o fewn 2 ddiwrnod calendr, a hysbysir y gweithiwr yn ysgrifenedig, gan gynnwys cytundeb datblygu perfformiad a chefnogaeth, os yw hynny'n briodol. Gellir estyn y terfyn amser hwn trwy gytundeb o'r ddeutu.

Mewn achosion o berfformiad anfoddhaol, bydd y cynllun datblygu a chefnogaeth yn nodi'r canlynol:

Y broblem o ran perfformiad.
Y gwelliant sy'n ofynnol.
Yr amserlen ar gyfer cyflawni'r gwelliant hwn (ni fydd hyn fel arfer yn llai na 4 wythnos nac yn fwy na 6 mis)
dyddiad adolygu, ac
Unrhyw gefnogaeth, gan gynnwys unrhyw hyfforddiant y bydd y rheolwr llinell yn ei ddarparu i gynorthwyo'r gweithiwr.

Dylid hysbysu'r gweithiwr bod y cytundeb yn cynrychioli cam cyntaf gweithdrefn ffurfiol a'i fod yn cyfateb i rybudd ysgrifenedig/nodyn gwelliant cyntaf ac y gallai methiant i wella arwain at rybudd ysgrifenedig/nodyn gwelliant terfynol ac, yn y pen draw, at ddiswyddo. Dylid cadw copi o'r nodyn a'i ddefnyddio'n sail ar gyfer monitro ac adolygu perfformiad dros gyfnod penodedig (e.e. chwe mis).

Mae'n hanfodol bod unrhyw systemau cefnogi y cytunwyd arnynt yn cael eu trefnu a'u rhoi ar waith cyn gynted â phosibl.

Cam 2

Os na fydd perfformiad yn gwella o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt, er rhoi systemau cefnogi ar waith (os yw hynny'n briodol) neu lle bo'r mater yn rhy ddifrifol i fod yn destun cyfarfod Cam 1, bydd y rheolwr llinell yn cwrdd â'r gweithiwr i drafod y materion. Eto, rhaid hysbysu'r gweithiwr yn ysgrifenedig am ddyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod, yr hawl i gael cydymaith, y weithdrefn i'w dilyn, a rhoi gwybodaeth ddigonol am y pryderon ynghylch perfformiad a chanlyniadau posibl hynny i alluogi gweithiwr i ymbaratoi, gan gynnwys cofnodion rheoli perfformiad, cwynion ac unrhyw ddogfennau eraill perthnasol.

Dylid dilyn yr un broses ag yng Ngham 1 ond os penderfynir bod cytundeb datblygu a chefnogaeth terfynol i gael ei gyflwyno i'r gweithiwr, rhaid eu hysbysu, os na fydd eu perfformiad yn gwella o fewn y terfyn amser y cytunwyd arno, y gellir ystyried diswyddo neu gamau eraill.

Gweler y paragraff ar Camau Gweithredu a Chefnogaeth am yr ystod o opsiynau y gellir eu hystyried o ganlyniad i'r cyfarfod hwn.

Cam 3

Yn anffodus, bydd rhai achosion lle nad yw perfformiad y gweithiwr yn gwella neu lle mae'r mater mor ddifrifol fel nad yw'n briodol iddo dderbyn sylw yng Ngham 1 neu Gam 2 y weithdrefn hon, a lle gallai fod angen ystyried diswyddo neu gamau gweithredu eraill yn y pen draw.

Cyn ystyried y cam gweithredu hwn, bydd Cyfarwyddwr yr adran a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Pobl, Digidol a Pholisi) neu eu cynrychiolwyr enwebedig yn adolygu cofnodion perfformiad y gweithiwr ac unrhyw gamau a gymerwyd hyd yma ac yn cwrdd â'r gweithiwr i drafod hyn ac i benderfynu ar y cam gweithredu priodol.

Fel yng Nghamau 1 a 2, rhaid trefnu cyfarfod ffurfiol gyda'r gweithiwr a rhaid eu hysbysu yn ysgrifenedig am ddyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod, yr hawl i gael cydymaith, y weithdrefn i'w dilyn, a rhoi gwybodaeth ddigonol am y pryderon ynghylch perfformiad a chanlyniadau posibl hynny i alluogi gweithiwr i ymbaratoi, gan gynnwys cofnodion rheoli perfformiad, cwynion ac unrhyw ddogfennau eraill perthnasol.

Yn y cyfarfod, rhaid rhoi cyfle i'r gweithiwr ymateb i'r holl faterion a godwyd ac esbonio unrhyw fethiant i wella ac amgylchiadau lliniarol.

Rhaid i'r Cyfarwyddwr a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Pobl, Digidol a Pholisi), neu'r cynrychiolwyr a enwebir ganddynt, ystyried yr holl dystiolaeth, y gefnogaeth a roddwyd i'r gweithiwr, rhesymoldeb unrhyw gam gweithredu, terfynau amser, a'r achos a gyflwynwyd gan y gweithiwr, cyn dod i benderfyniad ynghylch eu cyflogaeth barhaus gyda'r Awdurdod.

Nid oes rhaid gwneud y penderfyniad ar unwaith, a gall fod angen gohirio'r cyfarfod i ystyried y dystiolaeth a gyflwynwyd gan y gweithiwr a'r camau gweithredu priodol. Fodd bynnag, rhaid cyfleu canlyniad y cyfarfod yn ysgrifenedig o fewn dau ddiwrnod calendr wedi'r cyfarfod. Gellir estyn y terfyn amser hwn trwy gytundeb o'r ddeutu.

Os penderfynir:

Nad yw'r perfformiad wedi gwella i'r safon ofynnol, er bod y gweithiwr wedi derbyn cefnogaeth briodol, neu
Lle mae'r weithdrefn wedi symud i Gam 3 ac mae pryderon difrifol ynghylch perfformiad wedi cael eu cadarnhau.

bydd diswyddo neu gosb arall yn cael ei ystyried. (Rhaid ceisio cyngor gan y Tîm Adnoddau Dynol cyn defnyddio unrhyw un o'r cosbau hyn). Yn hytrach na diswyddo (lle bo hynny'n briodol), cynghorir adrannau i ystyried cyflwyno cynllun datblygu a chefnogaeth terfynol, ochr yn ochr â chosbau eraill, a phennu'r hyn y bernir ei fod yn rhesymol o dan yr amgylchiadau.

Mae'r cosbau eraill yn cynnwys:

Israddio (parhaol a thros dro) - os yw dros dro rhaid pennu cyfnod yr israddiad yn y llythyr at y gweithiwr.
Gostyngiad cyflog (parhaol a thros dro) - os yw dros dro rhaid pennu cyfnod y gostyngiad yn y llythyr at y gweithiwr.
Trosglwyddiad i swydd neu adran arall.

Bydd y penderfyniad hwn a'r rhesymau amdano yn cael eu cyfleu i'r gweithiwr yn ysgrifenedig o fewn 2 ddiwrnod calendr i'r cyfarfod Cam 3.

Ni ddylid seilio penderfyniad i ddiswyddo ar gytundeb sydd wedi dod i ben, ond gall y ffaith bod cytundeb sydd wedi dod i ben yn bodoli fod yn ffactor wrth benderfynu nad yw cosb lai yn cael ei hystyried yn rhesymol.