Y Polisi a'r Weithdrefn Ailstrwythuro - Awst 2026
Yn yr adran hon
- 1. Cyflwyniad
- 2. Cwmpas
- 3. Rolau a Chyfrifoldebau
- 4. Gweithwyr
- 5. Adnoddau Dynol
- 6. Newid
- 7. Cynllunio a Pharatoi
- 8. Ymgynghoriad
- 9. Ymgynghori yn Ystod Ailstrwythuro Fesul Cam
- 10. Gweithredu – Llenwi Swyddi Newydd yn y Strwythur Newydd
- 11. Adolygu'r Broses
- 12. Y Cyfnod Addasu
- 13. Gweithwyr Dros Dro a Chyfnod Penodol
- 14. Gweithwyr a Secondiwyd
- 15. Cymorth
- 16. Teithio Ychwanegol
- 17. Sicrhau Triniaeth Gyfartal
- Atodiad A - Templed Cynllun Prosiect Ailstrwythuro
- Atodiad B - Llythyr Ymgynghori
- Atodiad C - Llythyr Ystyried ar Gyfer Swydd
- Atodiad D - Ffurflen Asesiad Priodoldeb
- Atodiad E - Cadarnhau Mewn Swydd – Llythyr Cynnig
- Atodiad F - Cadarnhau Mewn Swydd – Gwahoddiad i Gyfweliad
- Atodiad G - Llythyr i un na Gu'n Llwyddiannus
- Atodiad H - Hysbysu Staff am Swyddi Newydd
- Atodiad I - Mynegi Diddordeb Mewn Swydd Newydd – Datganiad Yn Cefnogi'r Cais
8. Ymgynghoriad
Cyn dechrau ymgynghori â'r grwpiau gweithwyr yr effeithir arnynt, a dosbarthu'r cynigion i'r rhanddeiliaid perthnasol eraill, bydd Arweinydd y Prosiect, drwy gyfrwng ei Arweinydd/ Partner Busnes Adnoddau Dynol, yn rhannu dogfennau'r cynnig (y Briff Ymgynghori ynghylch y Cynnig, ac adroddiad cychwynnol y Swyddog Dirprwyedig) â'r Undebau Llafur cydnabyddedig. Dylid cytuno ar y cyfnod y dylai'r cyfryw wybodaeth gael ei hystyried yn wybodaeth gyfrinachol. Er na fydd modd i'r Undebau Llafur cydnabyddedig rannu'r wybodaeth hon, nid yw hyn yn awgrymu y cytunwyd o gwbl ar y newidiadau cyn cychwyn y cam ymgynghori.
Gallai'r broses ymgynghori gynnwys:
Derbyn a mynd i'r afael ag unrhyw gwestiynau am y cynigion ar gyfer newid;
Ystyried unrhyw sylwadau, safbwyntiau neu gynigion amgen a gyflwynir ar y cynigion newid fel sail ar gyfer penderfynu ar unrhyw benderfyniad terfynol i symud ymlaen neu fel arall;
Ystyried unrhyw sylwadau neu farn ar y weithdrefn newid ac unrhyw ohebiaeth sy'n benodol i'r ymarfer newid dan sylw.
Mae'n bosibl y bydd y cyfeiriad strategol, a oedd yn llywio'r cynigion, wedi'i rannu eisoes mewn fforymau adrannol er mwyn ymgysylltu â'r undebau llafur. Rhaid i'r manylion, a ddylai gynnwys y strwythurau staffio presennol ac arfaethedig, a goblygiadau ariannol y cynnig, gael eu darparu, fan hwyraf, saith niwrnod calendr cyn y cyfarfod ymgynghori cychwynnol â'r staff. Bydd hyn yn golygu y bydd gan yr undebau llafur priodol fanylion ymlaen llaw, a lle bo'n briodol, gyfle i gyfrannu'n gynnar i ddogfen y Briff Ymgynghori.
Bydd Arweinydd y Prosiect yn anfon e-bost/ysgrifennu at yr holl staff perthnasol i'w gwahodd i gyfarfod i ddechrau'r ymgynghori ynghylch y cynigion (Atodiad B). Hefyd gall Arweinydd y Prosiect gysylltu ag unigolion cyn anfon unrhyw ohebiaeth os bernir bod hyn yn briodol. Darperir copi o'r ddogfen 'Briff Ymgynghori ar y Cynnig' yn y cyfarfod ynghyd â'r strwythur staffio presennol ac arfaethedig, amserlen ddrafft a fersiynau drafft o broffiliau swyddi ar gyfer yr holl swyddi newydd neu ddiwygiedig (i gael sylwadau).
Mae angen ystyried maint y grŵp staff yr effeithir arno, ac a fydd yn briodol cynnal mwy nag un cyfarfod neu gyfarfodydd mewn mannau gwahanol (gweler rolau a chyfrifoldebau'r rheolwr), i sicrhau bod yr holl weithwyr perthnasol (gan gynnwys y rhai sy'n absennol) yn rhan o'r broses.
Dylid cadw cofnod o'r cyfarfod, ynghyd â manylion pawb oedd yn bresennol. Os na fydd modd i aelod(au) staff ddod i'r cyfarfod ymgynghori, dylid rhoi cyfle i gysylltu/gwrdd ar wahân ag Arweinydd y Prosiect. Rhaid rhoi sylw priodol hefyd i sicrhau bod unrhyw aelod staff a all fod yn absennol o'i swydd barhaol, e.e. oherwydd secondiad mewnol/allanol, absenoldeb tadolaeth/mamolaeth, absenoldeb salwch, seibiant gyrfa ac ati, yn cael cyfle i ddod i'r cyfarfod ymgynghori. Os nad yw gweithiwr yn gallu dod, dylai Arweinydd y Prosiect gysylltu â’r gweithiwr i roi'r wybodaeth berthnasol. Yn dilyn y cyfarfod, anfonwch e-bost lle bynnag y bo modd yn cadarnhau'r hyn a drafodwyd ac y cytunwyd arno. Gellir rhannu hyn hefyd â staff nad oeddent yn gallu bod yn bresennol am unrhyw reswm.
Bydd amserlen y cyfnod ymgynghori yn gymesur â hyd a lled y cynnig ailstrwythuro *. Bydd yr ymgynghori â'r gweithwyr a'r undebau llafur yn digwydd ar yr un pryd. Dylid annog y ddau i gyflwyno sylwadau ar y cynigion.
Y pryd hwn, gellir mynd ati i gyhoeddi'r cynigion yn ehangach. Bydd hyn wedi'i gytuno fel rhan o'r strategaeth gyfathrebu yng nghynllun y prosiect, neu efallai y daw'r angen i wneud hyn yn amlwg yn ystod y cyfnod ymgynghori.
Bydd staff yn cael cyfle i gael cyfarfod un ag un â rheolwr priodol os dymunant drafod unrhyw faterion y tu allan i'r grŵp, neu godi unrhyw faterion y gall fod angen eu hystyried wrth weithredu'r ailstrwythuro.
Adeg cau'r cyfnod ymgynghori, rhaid darllen yr holl ymatebion a'u hystyried, a rhaid adolygu'r cynnig gan ystyried unrhyw sylw perthnasol. Rhaid cyhoeddi adborth yr ymgynghoriad, gan gynnwys ymateb i'r holl sylwadau sydd wedi dod i law, a rhaid dosbarthu hwn i'r holl staff a'r undebau llafur sy'n rhan o'r broses. Yn dibynnu ar nifer yr ymatebion, efallai y bydd yn briodol trafod y pwyntiau ar sail thema.
Fel rheol ni fyddai Cyfarfod Grŵp arall yn cael ei alw'r pryd hwn, wedi i'r cyfnod ymgynghori gau. Fodd bynnag mae disgresiwn i gynnal cyfarfod arall os ystyrir y gall hyn ddatrys unrhyw faterion sy'n weddill. Gall cais am hyn gael ei wneud gan Arweinydd y Prosiect neu Gynrychiolydd yr Undebau Llafur ar ran y gweithwyr yn y maes gwasanaeth sy'n cael ei ailstrwythuro. Bydd Arweinydd y Prosiect yn adolygu dogfennau'r cynnig, y proffiliau swyddi ac ati, gan ystyried yr ymgynghoriad. Efallai y bydd angen cyhoeddi dogfennau diwygiedig i'w hystyried ymhellach a'u cymeradwyo gan y Tîm Uwch-arweinwyr a'r Tîm Rheoli Adrannol. Lle bernir nad yw newidiadau'n angenrheidiol nac yn briodol, bydd Arweinydd y Prosiect yn cadarnhau nad oes dim wedi newid ac yn mynd rhagddo â chyhoeddi'r ddogfennaeth derfynol.
* Bydd y Partner Busnes Adnoddau Dynol sy'n cynorthwyo yn cynghori ynghylch y cyfnodau ymgynghori priodol lle bo cynigion yn dangos bod posibilrwydd o sefyllfa 'dileu swyddi ar y cyd'.