Mae'r Tîm Gofal Cartref wedi ymgymryd â dau brosiect yn ystod 2023. Roedd y cyntaf a adolygwyd yn golygu symud i ffwrdd o daflenni amser papur, a symud dros 300 o staff i system Resource Link y Cyngor. Yn ail, cafwyd gwared ar gopïau caled ffeiliau Defnyddwyr Gwasanaeth a gadwyd yn ganolog yn Heol Spilman, i gofnodion Defnyddwyr Gwasanaeth sydd bellach yn cael eu storio'n electronig ar system Eclipse y Cyngor

Pwy yw'r Tîm Gofal Cartref?

Rydym yn dîm o weithwyr proffesiynol Gofal Cymdeithasol cofrestredig sy'n gyfrifol am ddarparu gofal a chymorth i ddinasyddion Sir Gaerfyrddin gan eu galluogi i fyw yn eu cartrefi eu hunain mor annibynnol â phosibl. Mae'r tîm yn cynnwys dros 300 o ofalwyr sy'n gweithio ar draws y sir gyfan. Cefnogir y gofalwyr gan dîm o Uwch-ofalwyr, Goruchwylwyr a 2 Reolwr Cofrestredig. Rydym yn cefnogi tua 320 o ddinasyddion Sir Gaerfyrddin. Rydym hefyd yn darparu gwasanaethau ataliol tymor byr allweddol ar ffurf Tîm Ailalluogi a Thîm Gofal yn y Cartref ac mae'r ddau ohonynt yn bileri allweddol ym maes Gofal Canolraddol arobryn. Mae llwyth gwaith y tîm Gofal Cartref yn cael ei reoli gan systemau monitro galwadau ac amserlennu electronig o'r enw CM2000. Mae hyn yn dyrannu'r galwadau i bob gofalwr, ac yn monitro pob ymweliad mewn amser real fel bod y gwasanaeth yn sicrhau bod pob defnyddiwr gwasanaeth wedi cael y gofal sydd ei angen arnynt, ar yr adeg iawn, a chan ofalwr y mae'n ei adnabod.

Beth oedd y problemau?

1. Systemau cyflogres rhy fiwrocrataidd sy'n dyblygu ymdrech.
2. Dibyniaeth sylweddol ar systemau papur.
3. Oedi wrth i ofalwyr dderbyn taliadau goramser.
4. Costau argraffu, deunydd ysgrifennu a phostio uchel.
5. Anhawster o ran tracio gwyliau blynyddol.
6. Copïau caled o ffeiliau Defnyddwyr Gwasanaeth Gofal Cartref wedi'u cadw mewn lleoliad canolog yn swyddfa Heol Spilman
7. Lle storio ar bremiwm
8. Gofyniad i gadw cofnodion am chwe blynedd yn arwain at dreulio llawer o amser yn archifo cannoedd o nodiadau achos.

Taflenni Amser Papur.

Er gwaethaf defnyddio system monitro galwadau electronig, roedd yn dal i fod rhai prosesau beichus ynghylch sut y talwyd pob gofalwr. Bob wythnos roedd gofyn i dros 300 o ofalwyr gwblhau a phostio taflen amser bapur, a oedd yn manylu ar y galwadau yr oeddent wedi'u gwneud, a'r amser a dreulion nhw'n teithio rhwng galwadau. Bu'n rhaid cyflwyno ffurflen gais ar wahân er mwyn i ofalwyr hawlio eu costau teithio.

Ar ôl cael ei derbyn yn ôl gan y gwasanaeth craffwyd ar bob taflen amser bapur gan oruchwyliwr, ac eto mewn cyfarfodydd misol gyda'r Gyflogres lle cafodd yr amserlenni eu cynnwys yn system y gyflogres. Yn ystod y broses lafurus ddwys hon gwelwyd oedi o ran gofalwyr yn derbyn tâl am unrhyw oriau ychwanegol y gallent fod wedi'u gweithio ac yn aml roedd taflenni amser yn cael eu colli neu eu dal yn ôl yn y post. Roedd rownd o streiciau post yn golygu bod yn rhaid i'r gwasanaeth roi systemau ar waith i gasglu a dosbarthu taflenni amser â llaw yn gorfforol am nifer o fisoedd.

Roedd y ddibyniaeth ar systemau papur yn golygu costau argraffu a chostau postio, roedd y tîm yn defnyddio dros 300 o daflenni amser papur bob wythnos (tua 16,000 y flwyddyn), roedd costau argraffu a reprograffig yn uchel

Cadw ffeiliau copi caled

Mae'n rhaid i gopi llawn o gynllun Gofal Cartref bob Defnyddiwr Gwasanaeth, ac asesiadau fod ar gael yng nghartref y Defnyddwyr Gwasanaeth ac yn y brif swyddfa Gofal Cartref (3 Heol Spilman). Roedd storio'r nodiadau hyn yn y swyddfa yn gofyn am ystafell yn llawn cypyrddau ffeilio. Roedd diweddaru gwybodaeth neu ddod o hyd i wybodaeth yn golygu bod aelodau o staff yn gorfod mynychu'r swyddfa a chynhyrchu 2 gopi o'r holl ddogfennau - un ar gyfer ffeil y swyddfa ac un ar gyfer cartref y Defnyddiwr Gwasanaeth.

Mae'n ofynnol i'r Gwasanaeth gadw'r holl gofnodion am chwe blynedd. Byddai ffeil pob person yn cynnwys hyd at ddwy flynedd o wybodaeth, tra bod cofnodion hŷn yn cael eu bocsio, eu labelu a'u hanfon i'w harchifo. Roedd hyn yn golygu bod y gwasanaeth o hyd yn mynd drwy ffeiliau i gael gwared ar hen gofnodion i'w harchifo.

Yn yr un modd, pe bai angen cynhyrchu cofnodion ar unrhyw adeg, er enghraifft mewn ymateb i ymholiad gwrthrych data, neu ymateb i gŵyn, roedd yn rhaid i'r gwasanaeth wneud cais am y ffeiliau a oedd wedi'u harchifo, a'u dychwelyd i'r archif.

Roedd y broses hon yn aneffeithlon ac yn gostus.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Mae'r tîm rheoli Gofal Cartref wedi defnyddio dulliau sy'n seiliedig ar Vanguard i adolygu a dadansoddi eu systemau. Roedd hyn yn eu galluogi i nodi newidiadau a fyddai'n cefnogi gwell effeithlonrwydd eu prosesau.

Gan weithio ar y cyd â chydweithwyr yn y gyflogres, gofalwyr a'r Undebau Llafur, maent wedi gweithredu newid i broses y gyflogres a symudodd staff o nodi'n fanwl ar bapur yr holl weithgareddau o fewn eu diwrnod i roi gwybod am yr eithriadau yn unig h.y. oriau dros y diwrnod gwaith safonol, a hawliadau costau teithio, yn electronig drwy'r system ResourceLink bresennol.

Roedd hyn yn lleihau'r amser a gymerir i staff gwblhau'r daflen amser, lleihau faint o wirio sy'n ofynnol gan reolwyr, atal darnau o bapur rhag cael eu symud o amgylch y sir a dileu'r angen i'r gyflogres fewnbynnu'r wybodaeth a ddarparwyd â llaw.

Roedd defnyddio'r system Resource Link bresennol yn golygu y gallai'r tîm weithredu'r newidiadau ar gostau sero net ac yn sicrhau y gall staff gymryd perchnogaeth am eu taflenni amser, eu hawliadau am gostau teithio a'u gwyliau blynyddol a chael mynediad at hanes hawlio clir.

Mae'r tîm hefyd wedi defnyddio'r system eclipse bresennol, gan weithio gyda'r datblygwyr i greu ardal benodol ar y system ar gyfer ffeiliau Gofal Cartref er mwyn galluogi holl gofnodion y Defnyddwyr Gwasanaeth i gael eu storio'n electronig gan ddileu'r angen i ddyblygu cofnodion papur a chynyddu'r effeithlonrwydd o ran gweld a storio cofnodion.

Roedd y tîm cymorth busnes Gofal Cartref yn allweddol i weithredu'r ddau brosiect gwella. Buont yn gweithio gyda chydweithwyr yn y gyflogres i sicrhau bod gofalwyr wedi'u sefydlu'n briodol ar Resource Link, gweithio gyda rheolwyr Gofal Cartref i ddatblygu llawlyfr hyfforddiant i ofalwyr, a chymryd cyfrifoldeb am sganio cofnodion gan arbed cost cael cwmni allanol i ymgymryd â'r gwaith a chwblhau'r gwaith.

Mae archwiliad diweddar gan AGC wedi amlygu hyn fel arfer rhagorol, ac mae'r tîm yn edrych i barhau â'r daith ddigidol drwy ddigideiddio ffeiliau staff yn 2024.

Canlyniadau:

Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
• Amser staff
• Costau argraffu
• Costau teithio
• Costau postio
• Costau deunydd ysgrifennu
• Costau reprograffig

Gwell profiad i staff

Gwell rheolaethau busnes

Mae staff yn teimlo bod y broses newydd yn cynnig mwy o gydraddoldeb gyda chydweithwyr gofal eraill ac maent yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi a'u parchu.

Barn Staff:
‘Roedd staff yn poeni am y newidiadau, ond maen nhw wrth eu boddau nawr ac ni fyddent yn mynd yn ôl i bapur.', Uwch-reolwr Gofal Cartref.

Dyma oedd gan rai staff i'w ddweud am y newidiadau,

‘er mai dim ond ychydig o amser yr wyf wedi bod yn defnyddio Resource Link, y pethau cadarnhaol i mi yw'r rheolaeth gynyddol sydd gennyf dros fy oriau goramser, mae'r system yn caniatáu imi fynd yn ôl a sicrhau bod fy oriau wedi'u cynnwys yn gywir drwy'r amlinelliad cryno, mae hefyd yn rhoi rheolaeth lawn imi o'm gwyliau blynyddol, drwy wasgu botwm gallaf weld yr hyn rwyf wedi'i gymryd a'r hyn sydd ar ôl yn hytrach na gwneud galwadau ffôn i oruchwylwyr ac yna aros i rywun ddod yn ôl atoch chi. Mae'r system yn hawdd i'w ddefnyddio a'i lywio.'

‘Fel aelod hŷn o'r tîm gofal cartref, ar y cyfan nid ydym yn edrych ymlaen at newid ond gyda'ch cefnogaeth chi a'm Goruchwyliwr, mae wedi bod yn broses gymharol hawdd. Wrth gwrs, rwyf wedi gwneud galwadau ffôn i gael eglurhad ar bethau, er mwyn sicrhau fy mod yn nodi'r manylion cywir. O ran pethau negyddol, does gen i ddim i'w nodi mewn gwirionedd.’

Casgliad:
Dylai unrhyw adran sy'n defnyddio systemau copi caled ar hyn o bryd gysylltu â'r ffrwd waith trawsnewid Digidol a Chwsmeriaid ac edrych ar yr opsiynau sydd ar gael ar gyfer digido systemau.

Y gwasanaeth gwastraff gardd a'r tîm Dyledwyr yn cydweithio i leihau rhwystredigaeth cwsmeriaid ac arbed amser ac arian drwy ateb post hybrid.

Drwy weithio gyda'i gilydd, mae'r tîm Gweithrediadau Gwastraff a’r tîm Dyledwyr wedi defnyddio post hybrid i leihau costau ac adennill 6 diwrnod gwaith wrth anfon anfonebau a gwybodaeth am y gwasanaeth gwastraff gardd blynyddol. Darllenwch eu stori i gael gwybod sut y gall partner post hybrid y cyngor gefnogi eich adran, p'un a ydych yn anfon un llythyr neu lawer o bost.

Beth yw'r Gwasanaeth Gwastraff Gardd?

Mae'r gwasanaeth gwastraff gardd, a reolir gan y tîm Gweithrediadau Gwastraff, yn cael ei ddarparu rhwng mis Mawrth a mis Hydref bob blwyddyn gan gasglu gwastraff gwyrdd cwsmeriaid a'i ailgylchu i greu compost.  Mae'n wasanaeth blynyddol y mae'n rhaid i'r defnyddiwr gwasanaeth dalu amdano bob blwyddyn er mwyn sicrhau bod ei wastraff yn cael ei gasglu. Gall cwsmeriaid newydd dalu drwy ddefnyddio dolen ar-lein i 'archebu' eu gwasanaeth. Ar gyfer cwsmeriaid presennol, mae anfoneb yn cael ei chodi gan y tîm dyledwyr i'r defnyddiwr gwasanaeth dalu i ailddechrau ei wasanaeth. Mae'r tîm Gweithrediadau Gwastraff yn cysylltu â phob cwsmer i roi gwybod am ei ddiwrnodau a'i wythnosau casglu. Gall hyn fod ar ffurf electronig neu ar ffurf bapur yn dibynnu ar ddewis y cwsmer.

Beth oedd y broblem?

O blith yr 11,000 o gwsmeriaid gwastraff gardd mae tua 2,000 wedi gofyn am ddeunydd cyfathrebu ar ffurf papur, ac roedd hyn yn golygu bod yn rhaid i bob tîm lunio 9,000 o e-byst naill ai gydag anfoneb neu amserlen, a llunio 2,000 o ddogfennau pellach, eu plygu, eu rhoi mewn amlen, eu ffrancio a’u postio yr un. Roedd yn cymryd 3 o bobl o bob tîm dros ddiwrnod i greu'r fersiynau papur gan arwain at golli 6 diwrnod gwaith yn llenwi ac yn anfon amlenni.

Yn dilyn rhyddhau'r amserlenni a’r anfonebau gwastraff gardd yn 2023 cafodd y ganolfan gyswllt, y tîm arianwyr a'r tîm dyledwyr lawer mwy o alwadau gan gwsmeriaid dryslyd neu flin a oedd wedi derbyn un neu'r llall o'u dogfennau yn unig, naill ai'n electronig neu drwy'r post, ac yn ei chael hi'n anodd ailddechrau eu gwasanaeth.  Nodwyd mai achos y cwynion hyn oedd y gwahaniaeth amser rhwng anfon y ddwy ddogfen gan y ddau wasanaeth a methiant rhai eitemau electronig a phost i gyrraedd o gwbl.

Beth mae nhw wedi ei wneud?

Gan ddefnyddio sgiliau'r tîm Marchnata a'r Cyfryngau a chydweithio mae'r ddau dîm wedi manteisio ar yr atebion post electronig a hybrid corfforaethol, Gov.Delivery a DSI. Trefnodd y gwasanaethau i gyfathrebiad ar y cyd gael ei lunio a oedd yn cynnwys yr amserlenni a'r wybodaeth ar gyfer y gwasanaeth gwastraff gardd a'r anfoneb a'r manylion talu mewn un cyfathrebiad.  Yna anfonwyd y fersiynau electronig drwy gontract Gov.delivery y cyngor a chafodd copïau electronig o'r fersiynau papur eu creu a'u lanlwytho i DSI a gasglodd y ddwy set o ddogfennau i greu eitem bost unigol ar gyfer pob cwsmer a'i phostio.

Canlyniadau:

• Gwell profiad i gwsmeriaid
• Llawer llai o alwadau i'r ganolfan alwadau ac arianwyr
• Arbed £1664 ar gostau postio, amlenni, papur ac argraffu
• Arbed 6 diwrnod gwaith
• Dileu tasgau dibwys a llafurus.

Amser a arbedwyd a chostau a leihawyd gan y Tîm Trethi Lleol.

Mae'r Tîm Trethi Lleol blaengar yn gweithredu 'Post Hybrid' i ddarparu costau llai, gwell effeithlonrwydd ac i ddileu tasg ddiflas iawn.

Pwy yw'r Tîm Trethi Lleol?

Mae'r tîm Trethi Lleol yn gyfrifol am gynnal a chadw a gweinyddu cyfrifon Treth Gyngor a Chyfraddau Busnes a'r broses o filio a chasglu taliadau sy'n ddyledus. Prif bwrpas y tîm yw cynnal a diwygio cyfrifon Talwyr y Dreth Gyngor/Ardrethi oherwydd newidiadau mewn perchnogaeth, dyfarnu neu dynnu gostyngiadau a rhyddhad yn ôl, ac unrhyw newidiadau perthnasol eraill mewn amgylchiadau ac i ddelio ag ymholiadau cwsmeriaid. Maent hefyd yn rhoi cyngor ac eglurhad ar, atebolrwydd, taliadau, hawl i ryddhad a materion cysylltiedig.

Beth oedd y broblem?

Mae'r adran yn anfon llawer o bost, weithiau miloedd o lythyrau ar y tro. Mae'n rhaid sicrhau bod y rhain yn cynnwys y cyfeiriadau cywir, eu hargraffu, eu casglu, eu plygu, eu pacio mewn amlenni, eu ffrancio a'u postio. Mewn blwyddyn mae'r adran yn anfon tua 50,000 darn o bost.
Weithiau mae angen iddynt ychwanegu taflenni, neu ddidoli drwy negeseuon atgoffa i gael gwared ar y rhai sy'n cael eu hanfon at gleientiaid y Cyngor, sydd angen ei wneud â llaw. Mae hyn yn cymryd llawer o amser ac mae'n waith diflas, lle mae camgymeriadau dynol yn digwydd yn aml.

Mae peiriant pacio i helpu gyda'r dasg, ond mae'n hen ac annibynadwy ac mae angen ei ddisodli gan ei fod yn dueddol o jamio ac mae jamiau'n golygu bod angen rhedeg y dasg eto.

Mae'n cymryd tîm o 25 i 30 o bobl i bacio rhwng 5,000 ac 8,000 o lythyrau mewn diwrnod.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Maent wedi defnyddio offeryn post hybrid o'r enw GovMail. Mae'r system hon yn galluogi cwblhau templed llythyr a pherfformio postgyfuno yn y modd arferol i gynhyrchu ymgyrch bostio. Yn hytrach na anfon y dasg i'w hargraffu, mae'n cael ei hanfon at 'GovMail', sy'n ymddangos fel argraffydd arall ar y rhestr. Dyna'r tro olaf y mae angen iddyn nhw ymwneud â'r ymgyrch bostio.

IYna caiff y dasg ei hanfon at gwmni sy'n argraffu, pecynnu, ac yn postio'r eitem o bost ar eu cyfer. Gan ei bod yn awtomataidd gellir gosod y system i gael gwared ar eitemau sy'n cael eu hanfon yn enwau neu gyfeiriadau penodol, gellir ychwanegu taflenni penodol ar y pwynt hwn hefyd. Y cyfan ar gost o 45c y llythyr yn hytrach na 75c y llythyr ar gyfer postio 2il ddosbarth, mae mor syml â hynny. 

Canlyniadau: 
Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
        Costau postio rhatach.
        Dim angen disodli peiriant pacio..
        Amser staff.
Dim gwallau dynol.
Dileu tasgau dibwys a llafurus.

Rhagor o wybodaeth:

Os ydych chi'n dal i argraffu ac anfon eich post eich hun, p'un a yw'n un llythyr yr wythnos neu symiau enfawr o bost, mae ateb post hybrid i chi. I gael gwybod pa mor hawdd yw hi i symud i'r ateb hwn, sy'n arbed amser ac arian, cysylltwch â Mark Howard, Uwch-swyddog Trawsnewid a Newid, i gael arddangosiad neu gallwch gysylltu â'r tîm Trawsnewid drwy ein ffurflen we i roi gwybod i ni ble rydych chi'n meddwl y gellid defnyddio govmail ym mhrosesau eich tîm.

Yn dilyn ymgysylltiad helaeth Llif Gwaith y Gweithlu Trawsnewid â rheolwyr gwasanaeth, Penaethiaid Gwasanaeth a Phartneriaid Busnes Adnoddau Dynol ar alluogi gweithlu hyblyg, mae'n amlwg bod fframwaith cyflogaeth priodol ar waith, y gellir ei 'hyblygu' i helpu gwasanaethau i gyflawni mewn ffordd ddynamig.

Canfuwyd bod anghysondeb ar draws y sefydliad o ran dealltwriaeth o sut y gellir defnyddio'r fframwaith cyflogaeth hwn i hwyluso gweithlu hyblyg a deinamig.Yr allwedd bob amser yw ymgysylltu'n gynnar â'ch cynlluniau darparu gwasanaeth a'ch gweithlu gyda'ch Partneriaid Busnes Arweiniol/Partneriaid Busnes Adnoddau Dynol fel y gellir trafod a chytuno ar atebion a hyblygrwydd priodol sy'n galluogi eich cynlluniau darparu gwasanaeth ac yn cadw'r Awdurdod o fewn terfynau statudol.

Isod fe welwch fanylion ynghylch sut y gellir defnyddio'r fframwaith i fynd i'r afael â rhai o'r meysydd allweddol a godwyd yn y trafodaethau.

Fframwaith

Gellir gofyn am gyngor pellach hefyd gan y tîm Gwasanaethau Poblfel y bo'n briodol.

Wrth i weithio hybrid gynyddu mae angen mwy a mwy o wahanol fathau o leoedd i gwrdd, gweithio a chydweithio ar staff. 

Yn dilyn ymgynghoriad ynghylch adeiladau'r cyngor yn y dyfodol, mae ffrwd waith Trawsnewid Gweithleoedd wedi bod yn gweithio i resymoli ein portffolio adeiladau, wrth foderneiddio a gwella'r gweithleoedd yn ein hadeiladau craidd a gedwir.

Hyd yn hyn rydym wedi:

Cwblhau ad-drefnu'r swyddfeydd ar ddau lawr yn Nhŷ Elwyn. Mae staff Addysg a Gwasanaethau Plant yn Llanelli yn gweithio gyda'i gilydd ar un llawr yn Nhŷ Elwyn bellach ac mae staff Tai o Borth y Dwyrain wedi'u lleoli ar lawr arall ochr yn ochr â staff Iechyd gan greu cyfleusterau cyfarfod a mannau gweithio hyblyg gwell.

Gwerthu Parc Dewi Sant a symud staff i Heol Spilman a Neuadd y Sir.

Symud staff o Hen Lyfrgell a Neuadd y Dref Rhydaman i Dŷ Parc-yr-hun ac mae opsiynau ar gyfer y mannau hyn yn y dyfodol yn cael eu hystyried.

Dechrau astudiaeth ddefnydd ym Mharc Myrddin i bennu anghenion ac opsiynau staff sy'n gweithio yma ar hyn o bryd.

Mae'r Ffrwd Waith Trawsnewid y 'Gweithlu' yn falch o gyhoeddi lansiad Llwyfan Profiad Dysgwyr a System Rheoli Dysgu [LXP-LMS] newydd sbon o'r enw Thinqi ("Think-e”).

Gan gydnabod hyn fel blaenoriaeth allweddol o ran y gweithlu ar gyfer ein pobl, dywedodd y Cynghorydd Philip Hughes, yr Aelod Cabinet dros Drefniadaeth a'r Gweithlu, "Bydd y system newydd yn ein helpu i ddatblygu'r dysgu a'r sgiliau sydd eu hangen arnom i barhau i ddarparu gwasanaethau rhagorol i'n cymunedau a dod yn Gyflogwr o Ddewis mwy modern ac ymatebol”.

Dywedodd Paul Thomas, y Prif Weithredwr Cynorthwyol: “Mae system Thinqi wedi cael ei chaffael gan ddefnyddio dull 'Unwaith i Gymru' ac mae disgwyl y bydd hyn yn trawsnewid ein dysgu ar draws ffiniau. Gwnaethpwyd y gwaith caffael ar y cyd â Chynghorau Bwrdeistref Sirol Caerffili a Blaenau Gwent, ac roedd pob un o'r 22 awdurdod lleol a chyrff sector cyhoeddus eraill wedi'u rhestru ar y Contract Cymru Gyfan. Os gallwn rannu'r dysgu, bydd yr adnodd cyfun hwnnw'n gallu datblygu ymhellach yr hyn a gynigir i'n pobl”.

Bydd y system Thinqi newydd yn cael ei chyflwyno ar draws adrannau dros y misoedd nesaf, gan sicrhau ei bod yn haws cael mynediad i'r dysgu perthnasol sydd ei angen arnoch, gan gynnwys ein holl 'Ddysgu Hanfodol' yn y Cyngor.

Cadwch lygad am y wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno'r system Thinqi gan y Tîm Dysgu a Datblygu, gan gynnwys sesiynau hyfforddi ac adnoddau i'ch rhoi ar ben ffordd.

Ym mis Chwefror 2019, ni oedd un o'r awdurdodau lleol cyntaf i ddatgan argyfwng hinsawdd gan ymrwymo i fod yn awdurdod lleol carbon sero-net erbyn 2030.

Ers hynny, ni yw'r awdurdod lleol cyntaf yng Nghymru i gyhoeddi cynllun gweithredu carbon sero-net a gymeradwywyd gan y Cyngor llawn ym mis Chwefror 2020.

Bydd Prosiect Zero Sir Gâr yn tynnu sylw at bob ymdrech sy'n parhau i gael ei gwneud wrth i ni weithio tuag at fod yn gwbl garbon niwtral erbyn 2030.

Er mwyn cyflawni hyn rydym yn gofyn i chi gyd i gymryd rhan – bydd pob ymdrech - boed yn fawr neu'n fach – yn helpu tuag at y targed o ddod yn garbon sero-net.

Yn 2022/23, roedd Cyfanswm yr Ynni a Gynhyrchir (kWh) wedi gostwng 5.65% o'i gymharu â 2021/22, roedd hyn yn rhannol oherwydd yr 1,317,121 kWh o ynni adnewyddadwy a gynhyrchwyd gennym.

Fel cyngor rydym yn adrodd yn flynyddol ar allyriadau sy'n deillio o bedwar maes allweddol; adeiladau annomestig, goleuadau stryd, milltiroedd fflyd a milltiroedd busnes ac rydym wedi llwyddo i leihau ein hallyriadau carbon o 36% ers 2016/17.

Beth ydyn ni wedi bod yn ei wneud?

Mae Prosiect Zero Sir Gâr cynnwys popeth o sicrhau bod pob prosiect adeiladu newydd mawr megis cartrefi ac ysgolion yn effeithlon o ran ynni ac yn ymgorffori ynni adnewyddadwy, ail-ffitio adeiladau hŷn gydag ystod eang o fesurau arbed ynni, gan gynnwys paneli solar ffotofoltäig, gosod goleuadau LED newydd, rheolyddion goleuadau, inswleiddio pibellau, gwella adeiladwaith adeiladau, uwchraddio boeleri a thechnoleg arbed dŵr a gwres

Gan fod adeiladau annomestig yn cyfrif am 70% o'n hallyriadau CO2e, mae mesuryddion 'deallus' yn y broses o gael eu gosod yn holl adeiladau'r Cyngor er mwyn i ni reoli a monitro ein defnydd o gyfleustodau yn well. Bydd hyn hefyd yn galluogi cyflwyno bilio electronig awtomataidd ar gyfer ein cyfleustodau, gan ddileu'r angen i wirio anfonebau papur a nodiadau credyd.

Sut y Gallwch chi wneud gwahaniaeth?

Mae Prosiect Zero Sir Gâr yn ymwneud â phawb. Wrth i lawer ohonom wneud y pethau bach, gallwn wneud gwahaniaeth mawr.

Ynni - Defnyddiwch gyn lleied o ynni âphosibl

• Diffoddwch oleuadau ac offer pan nad ydynt yn cael eu defnyddio
• Peidiwch â gadael sgriniau cyfrifiadur mewn modd segur
• A oes angen i'r golau fod ymlaen? Os oes digon o olau naturiol, diffoddwch y goleuadau
• Defnyddiwch y grisiau yn hytrach na'r lifft
• Anogwch bawb i gael diod boeth ar yr un pryd. Mae hyn yn atal y tegell rhag cael ei ferwi sawl Gwaith
• Peidiwch â chael y ffenestri ar agor a'r gwres ymlaen ar yr un pryd
• Sicrhewch fod yr adeilad yn cael ei gynhesu dim ond pan fydd pobl yno

Rhagor o Wybodaeth am Carbon Sero-net erbyn 2030 ac Prosiect Zero Sir Gâr

Mae gen I syniad!

Dywedwch wrthym am eich syniad neu os ydych chi eisoes yn chwarae eich rhan, ni waeth pa mor fach. Rhannwch eich syniadu.

Mae ffrwd waith ysgolion a arweinir gan Gareth Morgans, y Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant, yn cwrdd bob mis er mwyn dod o hyd i ffyrdd o dorri costau a ffyrdd gwell o weithio, ynghyd â chefnogi’r gwaith o ddatblygu cyllidebau ysgol mwy cynaliadwy a helpu i ddiogelu darpariaeth academaidd rheng flaen.

Rhannu a lledaenu arferion busnes da.

Er mwyn sicrhau cysondeb a hyrwyddo arferion gorau o ran gweinyddu ysgolion, datblygwyd cyfres o gyfleoedd rhwydweithio i staff gweinyddol.

Argymhellir y dylai aelod o'r tîm gweinyddu o bob ysgol fynd i'r digwyddiadau hyn, a fydd yn cynnwys cyngor, gwybodaeth, arweiniad a hyfforddiant gan ystod o Swyddogion y Sir, cyflwynwyr allanol a chydweithwyr profiadol.

Bydd rhwydweithio, cyngor a chyfarfodydd datblygu'n cael eu cynnal bob tymor. Mae'r sesiynau hyn wedi'u cynllunio i helpu i rannu arferion da a lledaenu gwybodaeth, cyngor a hyfforddiant ar gyfer pob personél sy'n gyfrifol am weinyddu ysgolion.

Rheolwyr Busnes a Gweinyddwyr Ysgolion Cynradd
17/10/2023, 21/02/2024, 15/05/2024 9am-12.30pm Neuadd y Gwendraeth

Rheolwyr Busnes a Gweinyddwyr Ysgolion Uwchradd
19/10/2023, 22/02/2024, 16/05/2024 1-4pm Neuadd y Gwendraeth

Effeithlonrwydd a Meincnodi

Mae ystod o fatricsau Meincnodi ac Effeithlonrwydd wedi'u datblygu i gefnogi Arweinwyr Ysgolion a chyrff Llywodraethu i nodi meysydd lle gellir gwneud addasiadau i hyrwyddo effeithlonrwydd gweithredol ac ariannol.

Yn dilyn cytundeb gan y Penaethiaid Uwchradd i rannu data, gwnaethpwyd ymarfer meincnodi Ariannol, y Cwricwlwm a Staffio. Rhannwyd canfyddiadau'r adolygiad hwn â Phenaethiaid i'w defnyddio i roi cymorth wrth wneud penderfyniadau lleol a chynllunio datblygu ysgolion. Mae'r dogfennau'n galluogi Uwch-arweinwyr i gymharu meysydd allweddol o ran strwythur a gwariant gydag ysgolion tebyg eraill ac i archwilio'r rhesymau dros amrywiannau, gyda'r bwriad o weld a allai newid dull mewn maes arwain at lefelau uwch o effeithlonrwydd i'r ysgol. Yn dilyn llwyddiant y cynllun peilot hwn mae ystyriaeth bellach yn cael ei rhoi i'r fformat gorau ar gyfer ymarfer mewn Ysgolion Cynradd.

Ar gyfer ysgolion sy'n wynebu anawsterau ariannol mwy penodol, mae'r tîm trawsnewid yn cefnogi Penaethiaid a chyrff Llywodraethu i baratoi matricsau effeithlonrwydd manwl sy'n ceisio nodi meysydd i arbed costau i ysgolion drwy gynnal dadansoddiad manwl o fodelau staffio a'r cwricwlwm, a phatrymau gwario ysgolion.

Yn dilyn yr adolygiadau hyn, nodir camau allweddol i helpu ysgolion i addasu eu prosesau a'u harferion i'w cefnogi i fod yn fwy effeithlon. Ar hyn o bryd, mae'r ffrwd waith yn blaenoriaethu ysgolion sydd â diffyg ariannol, neu sy'n wynebu diffyg ariannol. Os yw cyrff llywodraethu ysgolion eraill yn dymuno cael y cymorth hwn, cysylltwch ag Allan Carter yn y lle cyntaf.

Cytundebau Lefel Gwasanaeth

Yn dilyn ymgynghori â rhanddeiliaid Ysgolion gwnaed gwaith gydag Arweinwyr CLG i ddatblygu fframwaith cyson ar gyfer data a gwybodaeth o ran CLG. Cwblhawyd cam cyntaf y gwaith hwn yn barod ar gyfer dechrau'r flwyddyn ariannol 2023-24 gyda'r costau CLG blynyddol yn cael eu casglu mewn un ddogfen ar gyfer pob ysgol. Mae'r ddogfennaeth ar gyfer Cytundebau Lefel Gwasanaeth Blynyddol wedi cael ei gosod mewn fformat cyson ac mae gwaith yn mynd rhagddo i osod yr holl CLG aml-flwyddyn yn yr un fformat. Bwriad y dull cyson hwn yw cefnogi ysgolion i allu cael gafael ar wybodaeth am eu Cytundebau Lefel Gwasanaeth yn gyflym ac yn effeithlon a chefnogi'r gwaith o fonitro effeithiolrwydd a gwerth am arian wrth symud ymlaen.

Mae'r holl ddogfennaeth CLG wedi'i gosod yn ganolog a bellach gellir ei gweld ar y Porth. Mae gwybodaeth ariannol ysgolion unigol sy'n ymwneud â Chytundebau Lefel Gwasanaeth ar gael trwy fynd i Fy Ysgol ar Sharepoint CSC.

Caffael

Anogir ysgolion i gael mynediad i'r arbedion sydd ar gael drwy ddefnyddio contractau prynu corfforaethol y Cyngor.

Mae'r contractau canlynol yn agored i bob ysgol ac mae meincnodi diweddar wedi nodi bod ysgolion sy'n defnyddio'r contractau wedi sicrhau arbedion sylweddol. Yn ogystal, os bydd gan unrhyw ysgol broblemau gydag unrhyw gyflenwyr fframwaith nad ydynt yn bodloni'r lefelau gwasanaeth sy'n ofynnol o ran y contract, bydd tîm caffael CSC yn gallu helpu i ddatrys materion ac anghydfodau.

Mae'r contract hwn yn cynnig dosbarthu ystod o eitemau y diwrnod nesaf am ddim. Mae'r cwmni hefyd yn cynnig opsiynau syml i brynu ar-lein mewn modd sy'n cydymffurfio, ynghyd â chyfleusterau llawn o ran credyd ac anfonebu. Ymhlith y cynhyrchion sydd ar gael y mae papur ac amlenni, deunydd ysgrifennu ac offer, llyfrau ymarfer, cyflenwadau swyddfa a chelfi, cyfleusterau a chynhyrchion hylendid a Chyfarpar Diogelu Personol.

  Mae'r contract hwn yn cynnig dosbarthu ystod eang o gyflenwadau addysgol y diwrnod nesaf am ddim. Sylwch mai dyma'r cyflenwr cymeradwy ar gyfer Ysgolion yng Nghymru. Nid yw Consortium, deiliad blaenorol y contract, bellach yn gweithredu o dan y fframwaith ac nid yw'r cwmni o dan unrhyw rwymedigaeth i fodloni'r cytundebau o ran dosbarthu a phrisiau sy'n gysylltiedig â'r fframwaith. Nid yw'r cyngor ychwaith yn gallu cynorthwyo â materion sy'n ymwneud â'r gwasanaeth sy'n gysylltiedig â defnyddio Consortium fel cyflenwr.

  Mae'r contract hwn yn cynnig gostyngiadau sylweddol ar gostau rhent llinell ac offer ar gyfer teleffoni. Byddwch yn ymwybodol bod nifer o gwmnïau'n ceisio cytuno ar gysylltiadau annibynnol ag ysgolion ar hyn o bryd gan ddefnyddio newidiadau 2025 i linellau BT fel esgus ar gyfer cysylltu yn y lle cyntaf. Adept yw'r unig gyflenwr cymeradwy ar gyfer ysgolion. Mae'r cwmni'n gweithio ar y cyd â'r adran TG i sicrhau y gall holl galedwedd a seilwaith ysgolion gefnogi'r newidiadau. Anogir ysgolion yn gryf i beidio â llofnodi contractau gyda chyflenwyr eraill.
Cynghorir unrhyw ysgol nad yw eisoes yn defnyddio Adept ar gyfer pob llinell ffôn i gysylltu ag Allan Carter i gael cymorth i symud i Adept.

 Mae'r contract ar gyfer darparu dyfeisiau a gwasanaethau llungopïo ar gyfer ysgolion yn CSC bellach wedi'i ddyfarnu i Canon. Os ydych mewn contract gyda Konica ar hyn o bryd, cysylltwch ag Allan Carter i gael cyngor ynghylch y camau sydd angen eu cymryd i drosglwyddo i Canon ar ddiwedd eich contract presennol. Mae amser aros sylweddol ar gyfer peiriannau ac felly cynghorir pob ysgol i ddechrau'r broses drosglwyddo o leiaf 6 mis cyn i'r contract presennol ddod i ben. PEIDIWCH ag adnewyddu eich contract gyda Konica. Bydd yr adran TG yn gweithio gydag ysgolion ar yr adeg briodol i helpu i drosglwyddo'n hwylus i'r systemau newydd.

 Mae gan y cyngor gontract corfforaethol gyda PHS ar gyfer gwasanaethau hylendid ac ystafelloedd ymolchi. I gael mynediad at brisiau penodol y Cyngor ar gyfer y contract hwn, cysylltwch â Dominic Boyle . Byddwch yn ymwybodol efallai na fydd contractau y cytunwyd arnynt yn uniongyrchol â PHS yn elwa ar y prisiau is sydd ar gael i ysgolion o dan y contract corfforaethol. Argymhellir bod yr holl ysgolion yn nodi'r dyddiad y mae eu contractau presennol yn dod i ben ac yn cysylltu â Dominic o leiaf 6 mis cyn hynny er mwyn gallu cymhwyso prisiau mwy cystadleuol i gontractau yn y dyfodol.

Os oes gennych unrhyw syniadau ar gyfer contractau y gellid eu harchwilio'n gorfforaethol i helpu ysgolion i gael mynediad at well prisiau drwy brynu fel grŵp, cysylltwch â'r tîm Trawsnewid.

Gwastraff ac Ailgylchu

O fis Ebrill 2024 bydd yn ofynnol yn ôl y gyfraith i'r holl wastraff masnachol, gan gynnwys ailgylchu a gwastraff ysgolion, gael ei ddidoli yn y tarddle a'i gasglu yn ôl math. Mae'r cyngor yn cydnabod y bydd hyn yn cyflwyno her i ysgolion. Er mwyn cefnogi ysgolion gyda'r newid hwn, mae'r cyngor ar hyn o bryd yn gweithio gyda CWM Environmental i ddatblygu contract newydd a fydd yn darparu gwasanaethau effeithlon a chynwysyddion storio priodol mewn mannau biniau ac mewn ysgolion. Bydd ysgolion sydd eisoes gyda CWM yn cael eu cynnwys yn y dull corfforaethol hwn.

Anogir unrhyw ysgolion sy'n defnyddio cyflenwyr eraill ar hyn o bryd i adolygu eu contractau ar gyfer gwastraff ac ailgylchu ac i sicrhau bod eu cyflenwyr yn cynnig cymorth priodol.

Dylai unrhyw ysgol sy'n dymuno cael dyfynbris am wasanaeth gan CWM gysylltu ag Allan Carter i gael cymorth.

Athrawon asiantaeth

Mae cost uchel athrawon asiantaeth wedi cael ei gydnabod fel maes i'w adolygu ar draws pob adran yn y cyngor. Ar hyn o bryd mae nifer o gynlluniau peilot ac adolygiadau'n cael eu cynnal i sefydlu'r rheswm dros y galw mawr am athrawon asiantaeth ac i edrych ar opsiynau i helpu adrannau i leihau'r costau dan sylw. Er mwyn cefnogi hyn, mae'r tîm trawsnewid ar hyn o bryd yn cynnal adolygiad o athrawon asiantaeth mewn ysgolion. Byddwn yn cysylltu ag ysgolion yn nhymor yr hydref i ofyn am wybodaeth ac i drafod anghenion cyflenwi i'n helpu i sicrhau bod gofynion ysgolion yn cael eu deall ac i geisio unrhyw arferion da y gellir eu rhannu i helpu i leihau costau ar gyfer ysgolion.

Dweud eich Dweud

Pwrpas trawsnewid yw gwella er mwyn bod yn sefydliad modern, arloesol, a deinamig yr ydym i gyd eisiau gweithio iddo.  Os oes gennych chi unrhyw syniadau am ffyrdd o wneud rhywbeth o fewn y cyngor hyd yn oed yn well, rhowch wybod i ni, mae pob syniad yn cael ei groesawu, mae trawsnewid i bawb.

Rydym yn croesawu syniadau ac awgrymiadau gan bob aelod o staff. Mae hyd yn oed yr awgrymiadau mwyaf beiddgar yn gallu cael eu dadansoddi weithiau er mwyn canfod rhai syniadau defnyddiol iawn na fyddent wedi cael sylw fel arall!

• Beth y mae cwsmeriaid yn cwyno amdano a sut y gallwn atal hyn rhag digwydd?
• Beth yw'r meysydd lle mae gwastraff neu aneffeithlonrwydd yn y broses bresennol?
• Sut y gellir gwella'r broses?
• A oes modd gwneud y broses gyfan yn wahanol?
• Beth yw rhannau hanfodol y broses? A oes modd cael gwared ar y rhannau eraill?
• A oes rheswm dros yr hyn sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd? Gofynnwch "Pam?" hyd nes i chi gael rheswm, neu "oherwydd rydym wastad wedi gwneud hynny".
• Beth sy'n gwastraffu eich amser?

Mae gen i syniad!