Datrysiad digidol arloesol yn darparu mwy o gapasiti i'r Tîm Dyledwyr.

• Hoffech chi petai modd i'ch tîm dreulio mwy o amser gyda'ch cleientiaid neu ar dasgau creadigol, arloesol ?
• A yw tasgau ailadroddus undonog yn cymryd amser eich gweithwyr medrus?

 Os felly, dewch i ddarganfod sut mae'r tîm Dyledwyr wedi trawsnewid ei ffordd o weithio gan arbed amser a lleihau'r angen am staff medrus i ymgymryd â thasgau undonog. 

Y broblem #1

Mae'r cyngor yn cyhoeddi dros 50 mil o anfonebau'r flwyddyn am dros £80 miliwn o incwm. Oherwydd y nifer uchel o ddyledion lefel isel gyda dim ond 4.5 aelod staff cyfwerth ag amser llawn, mae'r tîm wedi bod yn ymdrechu i adennill symiau llai sy'n ddyledus. Nid oedd recriwtio mwy o swyddogion yn opsiwn - roedd angen i’r tîm drawsnewid ei ffordd o weithio, i feddwl a gweithio'n wahanol i greu mwy o gapasiti.

Gan ddechrau gyda'r cwsmer 

Nododd y tîm garfan o gwsmeriaid lle'r oedd nifer uchel o anfonebau gwerth isel. Aeth y staff ati i ganolbwyntio ar eu cwsmeriaid i ddeall y rhwystrau i dalu - Fe wnaethant ddarganfod fod pobl yn aml am dalu ond bod y broses yn anodd iddyn nhw neu'n ddryslyd neu eu bod yn anghofio, mae hyn yn arbennig o bwysig i rai o'n cwsmeriaid hŷn sy'n cael trafferth defnyddio systemau ar-lein, neu ddim am eu defnyddio. 

Yr ateb # 1

Symud cwsmeriaid i ddebyd uniongyrchol - Sefydlu'r taliad unwaith - Anfon 1 anfoneb y flwyddyn yn hytrach na 12 a dweud wrth y cwsmer pryd bydd y taliad yn cael ei gymryd bob mis heb i'r cwsmer orfod cofio a chymryd camau i dalu.

Y broblem # 2

Mae'r ateb i broblem # 1 wedi creu hyd yn oed mwy o waith prosesu â llaw. Roedd y broses o greu Debyd Uniongyrchol ar gyfer cwsmer llinell gymorth Llesiant Delta yn golygu cysylltu â Pheirianwyr Delta, cymorth busnes Delta a'r tîm Dyledwyr i gymryd gwybodaeth yn dilyn ymweliadau â chwsmeriaid a galwadau ffôn, ffurflenni, e-byst a thaenlenni cyn eu mewnbynnu i system Agresso Uned 4 i gynhyrchu anfonebau, mandadau debyd uniongyrchol a thaliadau.  Mae angen yr holl wybodaeth, ond roedd y prosesau’n llafurus ac yn cymryd llawer o amser, yn aml yn cymryd sawl diwrnod o'r ymweliad cychwynnol gyda'r cwsmer i gwblhau'r Debyd Uniongyrchol.

Yr ateb #2

gweithio gyda'r tîm Datrysiadau Digidol. Cafodd y broses ei mapio a'i deall a'i symleiddio. Crëwyd ffurflen ddigidol newydd a chyflwynwyd aelod newydd digidol i’r tîm, y Bot Dyledwyr.

Bellach mae'r Peiriannydd yn ymweld â'r cwsmer ac yn cael yr holl wybodaeth berthnasol yn yr ymweliad cyntaf ac yn mewnbynnu’r wybodaeth i'r ffurflen ddigidol wrth barhau i fod gyda'r cwsmer. O fewn 5 munud mae'r Bot wedi gweld a darllen y ffurflen, gwirio Agresso am y cwsmer, sefydlu cwsmer newydd os oes angen, sefydlu'r debyd uniongyrchol ar y System a chynhyrchu'r anfoneb.  Mae rhwystredigaeth y cwsmer wedi diflannu, y robot sydd bellach yn mewnbynnu'r wybodaeth ailadroddus, ac mae gan dîm Delta a thîm y Dyledwyr fwy o gapasiti i ymgymryd â gwaith arall.  

Yn y tîm dyledwyr yn unig mae hyn wedi arbed 450 awr o waith y flwyddyn y gellir ei ddefnyddio bellach ar weithgarwch casglu incwm sy'n ychwanegu gwerth.  Cost aelod y tîm digidol yw £2000 y flwyddyn o'i gymharu â thalu aelod ychwanegol o staff i wneud y gwaith hwn ar gost o £7000.

Newyddion da arall - gellir hyfforddi'r gweithiwr digidol i wneud mwy nag 1 dasg a gall weithredu 24 awr y dydd felly mae ganddo'r potensial i gael gwared ar 8760 awr o waith o'r llwyth gwaith presennol gan ddarparu'r hyn sy'n cyfateb i 4 aelod o staff ychwanegol a fyddai wedi costio £123,000 y flwyddyn i'r adran. 

• Hoffech chi petai modd i'ch tîm dreulio mwy o amser gyda'ch cleientiaid neu ar dasgau creadigol, arloesol ?
• A yw tasgau ailadroddus undonog yn cymryd amser eich gweithwyr medrus?

Peidiwch â phalu ymlaen - ewch ati i ymchwilio i'r gefnogaeth y gall aelod digidol o’r tîm ei chynnig i chi. Cysylltwch â Mark Howard -Uwch Swyddog Trawsnewid a Newid ar Teams neu 07814 476097.