Llofnodion Electronig

Mae Adran Eiddo Adfywio yn gwella profiad cwsmeriaid ac yn cynyddu effeithlonrwydd.

Mae'r Adran Eiddo yn gweithredu 'Llofnodion Electronig' i ddarparu costau llai, gwell effeithlonrwydd a gwella profiad cwsmeriaid.

Pwy yw'r Adran Eiddo Adfywio?

Mae'r Adran Eiddo yn gyfrifol am reoli tenantiaethau'r cyngor nad ydynt yn gysylltiedig â thai. Un o agweddau allweddol eu gwaith yw rheoli'r broses o osod unedau Diwydiannol a Masnachol, Swyddfeydd a mannau Manwerthu ar draws y sir. Mae'r tîm yn rheoli'r cytundebau tenantiaeth rheolaidd safonol ar gyfer y gosodiadau hyn yn uniongyrchol, mae'r rhain yn ddogfennau cyfreithiol sy'n cael eu dirprwyo i'r adran i reoli a ffurfio'r contract rhwng y cyngor a'r tenant.

Beth oedd y broblem?

Mae'n rhaid i'r cytundebau tenantiaeth gael eu llofnodi'n gywir gan bob parti cyn eu bod yn gyfrwymol a gall y broses osod ddechrau. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i un ddogfen gael ei phasio rhwng yr holl denantiaid sy'n cymryd rhan yn y brydles, er mwyn eu galluogi nhw i lofnodi'r ddogfen cyn iddi gael ei hanfon at y Pennaeth Gwasanaeth sy'n llofnodi ar ran y Cyngor. Yn sgil nifer uchel o ddogfennau'n cael eu llofnodi'r anghywir wrth eu hanfon drwy'r post, mae'n rhaid i'r adran drefnu i swyddog gyfarfod â phob tenant wyneb yn wyneb i oruchwylio'r broses o lofnodi. Mae hyn yn gofyn am sawl awr o amser swyddogion ar gyfer pob llofnod sydd ei angen. Mae'r angen i drefnu cyfarfodydd ar adegau sy'n gyfleus i'r ddwy ochr yn aml yn ymestyn y broses a gall gymryd sawl wythnos o gytuno ar brydles mewn egwyddor i denant yn gallu cymryd meddiant o'r allweddi a dechrau cynnal busnes.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Mae'r tîm wedi manteisio ar offeryn newydd sydd ar gael o fewn y cyngor i hwyluso llofnodi dogfennau cyfreithiol yn ddigidol, Docusign.
Gyda Docusign gellir cynhyrchu prydles a'i hanfon at y cleient yn electronig mewn mater o funudau. Mae'r system yn nodi'n glir sut a ble mae angen i'r cleient lofnodi gan osgoi materion sy'n ymwneud â cham-lofnodi a lleihau'r galw yn sgil methiant. Gall y cleient lofnodi'r ddogfen ar unrhyw ddyfais addas lle bynnag y maen nhw. Os oes angen nifer o lofnodion, gellir nodi manylion yr holl lofnodwyr a'r drefn ofynnol o lofnodi ar y system. Yna caiff y ddogfen ei hanfon ymlaen yn awtomatig i'r holl bartïon perthnasol, gyda llwybr archwilio clir, heb fod angen unrhyw ymyrraeth bellach gan y tîm. Gall unrhyw un yn y tîm olrhain cynnydd y dogfennau yn gyflym ac ymateb i ymholiadau gan gwsmeriaid. Ar ôl cwblhau'r llofnodion mae'r ddogfen yn gyfreithiol rwymol, mae pawb yn cael copi o'r brydles yn awtomatig a chaiff ei ffeilio'n electronig yn y system rheoli asedau. Mae'r amser a gymerwyd i gwblhau prydlesi wedi'i leihau o ddyddiau/wythnosau i oriau, gan gefnogi'r cwsmer a'r cyngor fel ei gilydd wrth wneud y mwyaf o gyfleoedd i gynhyrchu incwm.

Canlyniadau

Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
           • Amser staff
           • Costau argraffu
           • Costau teithio
Gwella'r profiad i'r cwsmeriaid
Gwell dilyniant busnes

Casgliad:
‘Mae'r system wedi bod yn dda iawn, mae'n hawdd ei defnyddio ac yn arbed cymaint o amser i ni. Yn sicr, fydden ni ddim yn mynd yn ôl, mae'r amser sy'n cael ei arbed yn talu'n ôl am gost y system, mae'n werth ei chael.' Sonia Qualters-Jones, Rheolwr Cyfleusterau, Tîm Eiddo

Dylai unrhyw adran sy'n llofnodi dogfennau copi caled ar hyn o bryd edrych ar yr opsiynau sydd ar gael ar gyfer llofnodion electronig.

Yn achos nifer o gytundebau a chofnodion, mae llofnod electronig yn ddigonol. Mae llofnod digidol yn is-set o lofnodion electronig sy'n ychwanegu haen arall o ddiogelwch at ddogfen wedi'i llofnodi. Cefnogir llofnod digidol gan dystysgrif ddigidol, sy'n ychwanegu prawf o ran hunaniaeth y llofnodwr ac yn gwneud llofnod y gellir ei orfodi'n gyfreithiol yn fwy diogel.

DocuSign
• System gymeradwy sy'n addas ar gyfer creu, llofnodi, anfon a selio ffurflenni, contractau a dogfennau cyfreithiol yn ddigidol. System ar y we o'r enw 'Software as a Service' ydyw, felly mae costau refeniw ynghlwm wrth y defnydd o'r system hon. Fodd bynnag, bydd yr arbedion a wneir wrth ddefnyddio'r platfform yn talu'r costau dan sylw.

Adobe
• Gan ddefnyddio Adobe gallwch osod llofnod electronig mewn dogfen lle nad oes angen diogelwch cymeradwy DocuSign, ond mae angen ei diogelu o hyd heb newidiadau. Gallwch ddefnyddio hyn i ddal copi o lofnod ffisegol yn ddigidol, er enghraifft llofnodi i mewn ar dabled i lunio cofrestr o bresenoldeb mewn digwyddiad. Mae'r system hon yn rhad ac am ddim i'w defnyddio..

Cymeradwyaeth e-bost
•Ar gyfer rhai prosesau mae Archwilio wedi cymeradwyo'r defnydd o e-bost fel awdurdodiad. Gellir defnyddio hyn wrth godi archeb brynu er enghraifft.

Cymeradwyaeth electronig

• Mae Microsoft Approvals yn ffordd ddiogel o reoli cymeradwyaethau yn electronig. Mae'r system yn cynhyrchu trywydd archwilio clir sy'n caniatáu i geisiadau gael eu cymeradwyo'n ddigidol neu eu gwrthod yn gyflym ac yn hawdd gan roi gwybod i bawb am y canlyniad..

Efallai y bydd yn anodd gweld sut y gall E-lofnodion weithio i'ch adran chi ac rydym yn cydnabod y bydd anghenion pob adran yn wahanol. Gall y Ffrwd Waith Cwsmeriaid a Thrawsnewid Digidol weithio gyda chi i gefnogi adolygu eich prosesau ac i weithio allan yr atebion gorau i chi. I ddechrau ymchwilio i'ch opsiynau di-bapur cysylltwch â ni

Dylai rheolwyr Adran gysylltu â Mark Howard, Uwch-swyddog Trawsnewid a Newid, i gael arddangosiad neu gallwch gysylltu â'r tîm Trawsnewid drwy ein ffurflen we i roi gwybod i ni ble rydych chi'n meddwl y gellid defnyddio llofnod digidol yn eich prosesau.