Y gwasanaeth gwastraff gardd a'r tîm Dyledwyr yn cydweithio i leihau rhwystredigaeth cwsmeriaid ac arbed amser ac arian drwy ateb post hybrid.

Drwy weithio gyda'i gilydd, mae'r tîm Gweithrediadau Gwastraff a’r tîm Dyledwyr wedi defnyddio post hybrid i leihau costau ac adennill 6 diwrnod gwaith wrth anfon anfonebau a gwybodaeth am y gwasanaeth gwastraff gardd blynyddol. Darllenwch eu stori i gael gwybod sut y gall partner post hybrid y cyngor gefnogi eich adran, p'un a ydych yn anfon un llythyr neu lawer o bost.

Beth yw'r Gwasanaeth Gwastraff Gardd?

Mae'r gwasanaeth gwastraff gardd, a reolir gan y tîm Gweithrediadau Gwastraff, yn cael ei ddarparu rhwng mis Mawrth a mis Hydref bob blwyddyn gan gasglu gwastraff gwyrdd cwsmeriaid a'i ailgylchu i greu compost.  Mae'n wasanaeth blynyddol y mae'n rhaid i'r defnyddiwr gwasanaeth dalu amdano bob blwyddyn er mwyn sicrhau bod ei wastraff yn cael ei gasglu. Gall cwsmeriaid newydd dalu drwy ddefnyddio dolen ar-lein i 'archebu' eu gwasanaeth. Ar gyfer cwsmeriaid presennol, mae anfoneb yn cael ei chodi gan y tîm dyledwyr i'r defnyddiwr gwasanaeth dalu i ailddechrau ei wasanaeth. Mae'r tîm Gweithrediadau Gwastraff yn cysylltu â phob cwsmer i roi gwybod am ei ddiwrnodau a'i wythnosau casglu. Gall hyn fod ar ffurf electronig neu ar ffurf bapur yn dibynnu ar ddewis y cwsmer.

Beth oedd y broblem?

O blith yr 11,000 o gwsmeriaid gwastraff gardd mae tua 2,000 wedi gofyn am ddeunydd cyfathrebu ar ffurf papur, ac roedd hyn yn golygu bod yn rhaid i bob tîm lunio 9,000 o e-byst naill ai gydag anfoneb neu amserlen, a llunio 2,000 o ddogfennau pellach, eu plygu, eu rhoi mewn amlen, eu ffrancio a’u postio yr un. Roedd yn cymryd 3 o bobl o bob tîm dros ddiwrnod i greu'r fersiynau papur gan arwain at golli 6 diwrnod gwaith yn llenwi ac yn anfon amlenni.

Yn dilyn rhyddhau'r amserlenni a’r anfonebau gwastraff gardd yn 2023 cafodd y ganolfan gyswllt, y tîm arianwyr a'r tîm dyledwyr lawer mwy o alwadau gan gwsmeriaid dryslyd neu flin a oedd wedi derbyn un neu'r llall o'u dogfennau yn unig, naill ai'n electronig neu drwy'r post, ac yn ei chael hi'n anodd ailddechrau eu gwasanaeth.  Nodwyd mai achos y cwynion hyn oedd y gwahaniaeth amser rhwng anfon y ddwy ddogfen gan y ddau wasanaeth a methiant rhai eitemau electronig a phost i gyrraedd o gwbl.

Beth mae nhw wedi ei wneud?

Gan ddefnyddio sgiliau'r tîm Marchnata a'r Cyfryngau a chydweithio mae'r ddau dîm wedi manteisio ar yr atebion post electronig a hybrid corfforaethol, Gov.Delivery a DSI. Trefnodd y gwasanaethau i gyfathrebiad ar y cyd gael ei lunio a oedd yn cynnwys yr amserlenni a'r wybodaeth ar gyfer y gwasanaeth gwastraff gardd a'r anfoneb a'r manylion talu mewn un cyfathrebiad.  Yna anfonwyd y fersiynau electronig drwy gontract Gov.delivery y cyngor a chafodd copïau electronig o'r fersiynau papur eu creu a'u lanlwytho i DSI a gasglodd y ddwy set o ddogfennau i greu eitem bost unigol ar gyfer pob cwsmer a'i phostio.

Canlyniadau:

• Gwell profiad i gwsmeriaid
• Llawer llai o alwadau i'r ganolfan alwadau ac arianwyr
• Arbed £1664 ar gostau postio, amlenni, papur ac argraffu
• Arbed 6 diwrnod gwaith
• Dileu tasgau dibwys a llafurus.

Amser a arbedwyd a chostau a leihawyd gan y Tîm Trethi Lleol.

Mae'r Tîm Trethi Lleol blaengar yn gweithredu 'Post Hybrid' i ddarparu costau llai, gwell effeithlonrwydd ac i ddileu tasg ddiflas iawn.

Pwy yw'r Tîm Trethi Lleol?

Mae'r tîm Trethi Lleol yn gyfrifol am gynnal a chadw a gweinyddu cyfrifon Treth Gyngor a Chyfraddau Busnes a'r broses o filio a chasglu taliadau sy'n ddyledus. Prif bwrpas y tîm yw cynnal a diwygio cyfrifon Talwyr y Dreth Gyngor/Ardrethi oherwydd newidiadau mewn perchnogaeth, dyfarnu neu dynnu gostyngiadau a rhyddhad yn ôl, ac unrhyw newidiadau perthnasol eraill mewn amgylchiadau ac i ddelio ag ymholiadau cwsmeriaid. Maent hefyd yn rhoi cyngor ac eglurhad ar, atebolrwydd, taliadau, hawl i ryddhad a materion cysylltiedig.

Beth oedd y broblem?

Mae'r adran yn anfon llawer o bost, weithiau miloedd o lythyrau ar y tro. Mae'n rhaid sicrhau bod y rhain yn cynnwys y cyfeiriadau cywir, eu hargraffu, eu casglu, eu plygu, eu pacio mewn amlenni, eu ffrancio a'u postio. Mewn blwyddyn mae'r adran yn anfon tua 50,000 darn o bost.
Weithiau mae angen iddynt ychwanegu taflenni, neu ddidoli drwy negeseuon atgoffa i gael gwared ar y rhai sy'n cael eu hanfon at gleientiaid y Cyngor, sydd angen ei wneud â llaw. Mae hyn yn cymryd llawer o amser ac mae'n waith diflas, lle mae camgymeriadau dynol yn digwydd yn aml.

Mae peiriant pacio i helpu gyda'r dasg, ond mae'n hen ac annibynadwy ac mae angen ei ddisodli gan ei fod yn dueddol o jamio ac mae jamiau'n golygu bod angen rhedeg y dasg eto.

Mae'n cymryd tîm o 25 i 30 o bobl i bacio rhwng 5,000 ac 8,000 o lythyrau mewn diwrnod.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Maent wedi defnyddio offeryn post hybrid o'r enw GovMail. Mae'r system hon yn galluogi cwblhau templed llythyr a pherfformio postgyfuno yn y modd arferol i gynhyrchu ymgyrch bostio. Yn hytrach na anfon y dasg i'w hargraffu, mae'n cael ei hanfon at 'GovMail', sy'n ymddangos fel argraffydd arall ar y rhestr. Dyna'r tro olaf y mae angen iddyn nhw ymwneud â'r ymgyrch bostio.

IYna caiff y dasg ei hanfon at gwmni sy'n argraffu, pecynnu, ac yn postio'r eitem o bost ar eu cyfer. Gan ei bod yn awtomataidd gellir gosod y system i gael gwared ar eitemau sy'n cael eu hanfon yn enwau neu gyfeiriadau penodol, gellir ychwanegu taflenni penodol ar y pwynt hwn hefyd. Y cyfan ar gost o 45c y llythyr yn hytrach na 75c y llythyr ar gyfer postio 2il ddosbarth, mae mor syml â hynny. 

Canlyniadau: 
Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
        Costau postio rhatach.
        Dim angen disodli peiriant pacio..
        Amser staff.
Dim gwallau dynol.
Dileu tasgau dibwys a llafurus.

Rhagor o wybodaeth:

Os ydych chi'n dal i argraffu ac anfon eich post eich hun, p'un a yw'n un llythyr yr wythnos neu symiau enfawr o bost, mae ateb post hybrid i chi. I gael gwybod pa mor hawdd yw hi i symud i'r ateb hwn, sy'n arbed amser ac arian, cysylltwch â Mark Howard, Uwch-swyddog Trawsnewid a Newid, i gael arddangosiad neu gallwch gysylltu â'r tîm Trawsnewid drwy ein ffurflen we i roi gwybod i ni ble rydych chi'n meddwl y gellid defnyddio govmail ym mhrosesau eich tîm.