Post Hybrid

Amser a arbedwyd a chostau a leihawyd gan y Tîm Trethi Lleol.

Mae'r Tîm Trethi Lleol blaengar yn gweithredu 'Post Hybrid' i ddarparu costau llai, gwell effeithlonrwydd ac i ddileu tasg ddiflas iawn.

Pwy yw'r Tîm Trethi Lleol?

Mae'r tîm Trethi Lleol yn gyfrifol am gynnal a chadw a gweinyddu cyfrifon Treth Gyngor a Chyfraddau Busnes a'r broses o filio a chasglu taliadau sy'n ddyledus. Prif bwrpas y tîm yw cynnal a diwygio cyfrifon Talwyr y Dreth Gyngor/Ardrethi oherwydd newidiadau mewn perchnogaeth, dyfarnu neu dynnu gostyngiadau a rhyddhad yn ôl, ac unrhyw newidiadau perthnasol eraill mewn amgylchiadau ac i ddelio ag ymholiadau cwsmeriaid. Maent hefyd yn rhoi cyngor ac eglurhad ar, atebolrwydd, taliadau, hawl i ryddhad a materion cysylltiedig.

Beth oedd y broblem?

Mae'r adran yn anfon llawer o bost, weithiau miloedd o lythyrau ar y tro. Mae'n rhaid sicrhau bod y rhain yn cynnwys y cyfeiriadau cywir, eu hargraffu, eu casglu, eu plygu, eu pacio mewn amlenni, eu ffrancio a'u postio. Mewn blwyddyn mae'r adran yn anfon tua 50,000 darn o bost.
Weithiau mae angen iddynt ychwanegu taflenni, neu ddidoli drwy negeseuon atgoffa i gael gwared ar y rhai sy'n cael eu hanfon at gleientiaid y Cyngor, sydd angen ei wneud â llaw. Mae hyn yn cymryd llawer o amser ac mae'n waith diflas, lle mae camgymeriadau dynol yn digwydd yn aml.

Mae peiriant pacio i helpu gyda'r dasg, ond mae'n hen ac annibynadwy ac mae angen ei ddisodli gan ei fod yn dueddol o jamio ac mae jamiau'n golygu bod angen rhedeg y dasg eto.

Mae'n cymryd tîm o 25 i 30 o bobl i bacio rhwng 5,000 ac 8,000 o lythyrau mewn diwrnod.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Maent wedi defnyddio offeryn post hybrid o'r enw GovMail. Mae'r system hon yn galluogi cwblhau templed llythyr a pherfformio postgyfuno yn y modd arferol i gynhyrchu ymgyrch bostio. Yn hytrach na anfon y dasg i'w hargraffu, mae'n cael ei hanfon at 'GovMail', sy'n ymddangos fel argraffydd arall ar y rhestr. Dyna'r tro olaf y mae angen iddyn nhw ymwneud â'r ymgyrch bostio.

IYna caiff y dasg ei hanfon at gwmni sy'n argraffu, pecynnu, ac yn postio'r eitem o bost ar eu cyfer. Gan ei bod yn awtomataidd gellir gosod y system i gael gwared ar eitemau sy'n cael eu hanfon yn enwau neu gyfeiriadau penodol, gellir ychwanegu taflenni penodol ar y pwynt hwn hefyd. Y cyfan ar gost o 45c y llythyr yn hytrach na 75c y llythyr ar gyfer postio 2il ddosbarth, mae mor syml â hynny. 

Canlyniadau: 
Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
        Costau postio rhatach.
        Dim angen disodli peiriant pacio..
        Amser staff.
Dim gwallau dynol.
Dileu tasgau dibwys a llafurus.

Casgliad:

Dylai'r offeryn hwn gael ei ystyried i'w ddefnyddio gan bob Gwasanaeth yn yr Awdurdod sydd angen anfon post ffisegol.

Mae GovMail yn gweithio mewn ffordd debyg i argraffu dogfen. Y gwahaniaeth yw, yn hytrach na chasglu'r ddogfen argraffedig, ei rhoi mewn amlen, ei ffrancio a'i hanfon, rydych yn ei hargraffu i'r 'GovMail' yn hytrach nag argraffydd. Mae eich dogfen yn cael ei hanfon at gwmni sy'n ei hargraffu, ei phacio, ei ffrancio a'i phostio atoch chi. Gellir gwneud hyn ar gyfer sawl dogfen ac mae'n rhatach nag anfon trwy beiriant ffrancio.
Gall defnyddwyr:
• Argraffu'n uniongyrchol o'u gliniadur gartref neu yn y swyddfa.
• Cael golwg ar ddogfennau a'u haddasu cyn anfon.
• Cynnwys taflenni neu flyers sydd angen eu hanfon gyda llythyrau.

• Llai o gostau argraffu a phostio.
• Cyfuno post i sicrhau gostyngiadau postio mawr trwy ein partner.
• Gwella effeithlonrwydd yn sgil defnyddwyr yn argraffu, pacio, a ffrancio eu dogfennau eu hunain.
• Gellir ei ddefnyddio o unrhyw leoliad: Mewn swyddfa neu o bell.
• Cefnogi brandio cyson a safonau'r Gymraeg..

Mae eich dogfennau yn cael eu hamgryptio pan gânt eu creu, ac yna eu dadgryptio pan fyddant yn cyrraedd gweinydd diogel ein partner.

Mae gan bob defnyddiwr fynediad at borth gwe ac mae hynny'n adrodd statws cynhyrchu pob dogfen a gyflwynwyd, ac yn caniatáu iddynt weld fersiwn wedi'i harchifo o bob tudalen, gan gynnwys mewnosodiadau. Darperir adroddiadau gweithgarwch a chysoni gyda'r eitemau wedi'u nodi'n llawn, gan alluogi'r awdurdod i fonitro gweithgarwch defnyddwyr.

Amcangyfrifir y bydd adrannau sy'n defnyddio GovMail yn gweld arbediad ar gostau postio o tua 30% o'r costau presennol, yn ogystal â hynny fe welwch arbediad yn yr amser a dreulir yn prosesu post copi caled ac yn rheoli cyflenwadau ysgrifennu

Dylai rheolwyr Adran gysylltu â Mark Howard, Uwch-swyddog Trawsnewid a Newid, i gael arddangosiad neu gallwch gysylltu â'r tîm Trawsnewid drwy ein ffurflen we i roi gwybod i ni ble rydych chi'n meddwl y gellid defnyddio govmail ym mhrosesau eich tîm.