Rheoli Gwariant ar Asiantaethau mewn Ysgolion - Dull pecyn cymorth

 Beth ydyn ni'n ei wybod

Amlygodd yr adolygiad Trawsnewid o ddefnydd asiantaethau mewn ysgolion y canlynol 
•    Nid oes cysylltiad uniongyrchol rhwng maint ysgol a'r gwariant ar asiantaethau nac ychwaith rhwng cyfraddau absenoldeb staff a'r gwariant ar asiantaethau. 
•    Mae cysylltiadau uniongyrchol rhwng lefel y gwariant mewn ysgol a'r arferion rheoli sy'n ymwneud â chyflenwi. 
•    Nid yw incwm o yswiriant a hawliadau cyflenwi eraill bellach yn talu am y gost o staff asiantaeth newydd  
•    Mae cyflogau staff cyflenwi yn cael eu pennu ar gyfer pob asiantaeth ar y fframwaith ond mae'r ffioedd y maent yn eu codi yn amrywio rhwng £22 a £72 y dydd.  

Gweithredu mewn modd sy'n cyfateb i'r angen
•    Mae 3 maes defnydd cyffredin ar gyfer asiantaethau cyflenwi. 
               Cyflenwi dyddiol ad hoc – salwch tymor byr, cyrsiau, cyfarfodydd, digwyddiadau, teithiau, arholiadau, amser di-dâl i ffwrdd.
               Cyflenwi ar gyfer swyddi gwag neu absenoldebau tymor hir – Salwch/Mamolaeth
               Ychwanegolrwydd – staff ychwanegol sy'n gysylltiedig â'r Grant Recriwtio, Adfer a Chodi Safonau (RRRS), cymorth ADY, Grantiau, Ymyriadau, Lles. 
•    Mae'r ysgolion sy'n deall yn fanwl yr angen am gyflenwi ac sy'n gweithredu mewn ffyrdd gwahanol yn ôl yr angen yn dangos mwy o effeithlonrwydd ariannol gan barhau i ddiwallu anghenion y myfyrwyr. 
 
Arferion Da 
Mae ysgolion â gwariant isel ar asiantaethau yn:
•    Rheoli lefel yr angen drwy gynllunio – tymor hir, tymor canolig a thymor byr – maen nhw hefyd yn barod i wneud newidiadau a dweud na
•    Defnyddio systemau cyflenwi mewnol cryf, megis rhannu'r baich yn deg, lleihau dosbarthiadau, cyflogi goruchwylwyr cyflenwi/Cynorthwywyr Addysgu ychwanegol ac uwchsgilio/dyrchafu Cynorthwywyr Addysgu profiadol i wneud gwaith cyflenwi. 
•    Cadw cofnodion ac yn adolygu'n rheolaidd i ddeall yr anghenion ac i sicrhau bod yr ateb mwyaf priodol yn dal i fod yn ei le. 
•    Ystyried cyflenwi fel adnodd gwerthfawr a drud ac yn sicrhau bod arweinwyr yn cael eu goruchwylio wrth wneud penderfyniadau ynghylch ei gaffael. 
•    Ystyried asiantaeth fel y dewis olaf ac nid fel y dewis cyntaf. 
•    Cyd-drafod ffioedd asiantaethau a gostyngiadau archebu tymor hir pan mai'r asiantaeth yw'r ateb mwyaf cost-effeithlon.

Cymorth canolog 
Gallwn gynnig 
•    Cymorth a chyngor i ysgolion ynghylch cyd-drafod cytundebau gydag asiantaethau
•    Cymorth a chyngor i ysgolion ynghylch contractau cyflogaeth tymor byr priodol
•    Cymorth i reoli lles ac absenoldeb staff. 

Cysylltwch - mae'r tîm trawsnewid ar gael i gynnig cymorth i ysgolion o ran newid y modd maent yn gweithredu. SaClarke@sirgar.gov.uk
    
 Rheoli Gwariant ar Asiantaethau  - Pecyn Cymorth
•    Gellir defnyddio'r ddogfen ganllawiau a'r pecyn cymorth hunanwerthuso i nodi cryfderau a meysydd ar gyfer newid dull posibl. Roedd y drafodaeth am yr astudiaeth wedi tynnu sylw at y ffaith bod pob ysgol yn derbyn bod angen rhyw lefel o gyflenwi ar gyfer absenoldebau yn yr ysgolion, a bod proffil y cyflenwi mewn ysgolion, a'r ffordd y rheolir y broses o gaffael cyflenwi gan asiantaethau, yn gallu cael dylanwad sylweddol ar y gwariant cyffredinol a welir, ac yn wir mae hynny'n digwydd. Argymhellir bod ysgolion yn defnyddio'r pecyn cymorth o ganllawiau atodedig i ddeall yn well sut mae cyflenwi'n cael ei reoli yn yr ysgolion ac i sicrhau bod gwerth am arian yn cael ei gyflawni mewn perthynas â chyflenwi.