Tîm Gofal Cartref yn trawsnewid prosesau busnes i wella effeithlonrwydd

Mae'r Tîm Gofal Cartref wedi ymgymryd â dau brosiect yn ystod 2023. Roedd y cyntaf a adolygwyd yn golygu symud i ffwrdd o daflenni amser papur, a symud dros 300 o staff i system Resource Link y Cyngor. Yn ail, cafwyd gwared ar gopïau caled ffeiliau Defnyddwyr Gwasanaeth a gadwyd yn ganolog yn Heol Spilman, i gofnodion Defnyddwyr Gwasanaeth sydd bellach yn cael eu storio'n electronig ar system Eclipse y Cyngor

Pwy yw'r Tîm Gofal Cartref?

Rydym yn dîm o weithwyr proffesiynol Gofal Cymdeithasol cofrestredig sy'n gyfrifol am ddarparu gofal a chymorth i ddinasyddion Sir Gaerfyrddin gan eu galluogi i fyw yn eu cartrefi eu hunain mor annibynnol â phosibl. Mae'r tîm yn cynnwys dros 300 o ofalwyr sy'n gweithio ar draws y sir gyfan. Cefnogir y gofalwyr gan dîm o Uwch-ofalwyr, Goruchwylwyr a 2 Reolwr Cofrestredig. Rydym yn cefnogi tua 320 o ddinasyddion Sir Gaerfyrddin. Rydym hefyd yn darparu gwasanaethau ataliol tymor byr allweddol ar ffurf Tîm Ailalluogi a Thîm Gofal yn y Cartref ac mae'r ddau ohonynt yn bileri allweddol ym maes Gofal Canolraddol arobryn. Mae llwyth gwaith y tîm Gofal Cartref yn cael ei reoli gan systemau monitro galwadau ac amserlennu electronig o'r enw CM2000. Mae hyn yn dyrannu'r galwadau i bob gofalwr, ac yn monitro pob ymweliad mewn amser real fel bod y gwasanaeth yn sicrhau bod pob defnyddiwr gwasanaeth wedi cael y gofal sydd ei angen arnynt, ar yr adeg iawn, a chan ofalwr y mae'n ei adnabod.

Beth oedd y problemau?

1. Systemau cyflogres rhy fiwrocrataidd sy'n dyblygu ymdrech.
2. Dibyniaeth sylweddol ar systemau papur.
3. Oedi wrth i ofalwyr dderbyn taliadau goramser.
4. Costau argraffu, deunydd ysgrifennu a phostio uchel.
5. Anhawster o ran tracio gwyliau blynyddol.
6. Copïau caled o ffeiliau Defnyddwyr Gwasanaeth Gofal Cartref wedi'u cadw mewn lleoliad canolog yn swyddfa Heol Spilman
7. Lle storio ar bremiwm
8. Gofyniad i gadw cofnodion am chwe blynedd yn arwain at dreulio llawer o amser yn archifo cannoedd o nodiadau achos.

Taflenni Amser Papur.

Er gwaethaf defnyddio system monitro galwadau electronig, roedd yn dal i fod rhai prosesau beichus ynghylch sut y talwyd pob gofalwr. Bob wythnos roedd gofyn i dros 300 o ofalwyr gwblhau a phostio taflen amser bapur, a oedd yn manylu ar y galwadau yr oeddent wedi'u gwneud, a'r amser a dreulion nhw'n teithio rhwng galwadau. Bu'n rhaid cyflwyno ffurflen gais ar wahân er mwyn i ofalwyr hawlio eu costau teithio.

Ar ôl cael ei derbyn yn ôl gan y gwasanaeth craffwyd ar bob taflen amser bapur gan oruchwyliwr, ac eto mewn cyfarfodydd misol gyda'r Gyflogres lle cafodd yr amserlenni eu cynnwys yn system y gyflogres. Yn ystod y broses lafurus ddwys hon gwelwyd oedi o ran gofalwyr yn derbyn tâl am unrhyw oriau ychwanegol y gallent fod wedi'u gweithio ac yn aml roedd taflenni amser yn cael eu colli neu eu dal yn ôl yn y post. Roedd rownd o streiciau post yn golygu bod yn rhaid i'r gwasanaeth roi systemau ar waith i gasglu a dosbarthu taflenni amser â llaw yn gorfforol am nifer o fisoedd.

Roedd y ddibyniaeth ar systemau papur yn golygu costau argraffu a chostau postio, roedd y tîm yn defnyddio dros 300 o daflenni amser papur bob wythnos (tua 16,000 y flwyddyn), roedd costau argraffu a reprograffig yn uchel

Cadw ffeiliau copi caled

Mae'n rhaid i gopi llawn o gynllun Gofal Cartref bob Defnyddiwr Gwasanaeth, ac asesiadau fod ar gael yng nghartref y Defnyddwyr Gwasanaeth ac yn y brif swyddfa Gofal Cartref (3 Heol Spilman). Roedd storio'r nodiadau hyn yn y swyddfa yn gofyn am ystafell yn llawn cypyrddau ffeilio. Roedd diweddaru gwybodaeth neu ddod o hyd i wybodaeth yn golygu bod aelodau o staff yn gorfod mynychu'r swyddfa a chynhyrchu 2 gopi o'r holl ddogfennau - un ar gyfer ffeil y swyddfa ac un ar gyfer cartref y Defnyddiwr Gwasanaeth.

Mae'n ofynnol i'r Gwasanaeth gadw'r holl gofnodion am chwe blynedd. Byddai ffeil pob person yn cynnwys hyd at ddwy flynedd o wybodaeth, tra bod cofnodion hŷn yn cael eu bocsio, eu labelu a'u hanfon i'w harchifo. Roedd hyn yn golygu bod y gwasanaeth o hyd yn mynd drwy ffeiliau i gael gwared ar hen gofnodion i'w harchifo.

Yn yr un modd, pe bai angen cynhyrchu cofnodion ar unrhyw adeg, er enghraifft mewn ymateb i ymholiad gwrthrych data, neu ymateb i gŵyn, roedd yn rhaid i'r gwasanaeth wneud cais am y ffeiliau a oedd wedi'u harchifo, a'u dychwelyd i'r archif.

Roedd y broses hon yn aneffeithlon ac yn gostus.

Beth maen nhw wedi ei wneud?

Mae'r tîm rheoli Gofal Cartref wedi defnyddio dulliau sy'n seiliedig ar Vanguard i adolygu a dadansoddi eu systemau. Roedd hyn yn eu galluogi i nodi newidiadau a fyddai'n cefnogi gwell effeithlonrwydd eu prosesau.

Gan weithio ar y cyd â chydweithwyr yn y gyflogres, gofalwyr a'r Undebau Llafur, maent wedi gweithredu newid i broses y gyflogres a symudodd staff o nodi'n fanwl ar bapur yr holl weithgareddau o fewn eu diwrnod i roi gwybod am yr eithriadau yn unig h.y. oriau dros y diwrnod gwaith safonol, a hawliadau costau teithio, yn electronig drwy'r system ResourceLink bresennol.

Roedd hyn yn lleihau'r amser a gymerir i staff gwblhau'r daflen amser, lleihau faint o wirio sy'n ofynnol gan reolwyr, atal darnau o bapur rhag cael eu symud o amgylch y sir a dileu'r angen i'r gyflogres fewnbynnu'r wybodaeth a ddarparwyd â llaw.

Roedd defnyddio'r system Resource Link bresennol yn golygu y gallai'r tîm weithredu'r newidiadau ar gostau sero net ac yn sicrhau y gall staff gymryd perchnogaeth am eu taflenni amser, eu hawliadau am gostau teithio a'u gwyliau blynyddol a chael mynediad at hanes hawlio clir.

Mae'r tîm hefyd wedi defnyddio'r system eclipse bresennol, gan weithio gyda'r datblygwyr i greu ardal benodol ar y system ar gyfer ffeiliau Gofal Cartref er mwyn galluogi holl gofnodion y Defnyddwyr Gwasanaeth i gael eu storio'n electronig gan ddileu'r angen i ddyblygu cofnodion papur a chynyddu'r effeithlonrwydd o ran gweld a storio cofnodion.

Roedd y tîm cymorth busnes Gofal Cartref yn allweddol i weithredu'r ddau brosiect gwella. Buont yn gweithio gyda chydweithwyr yn y gyflogres i sicrhau bod gofalwyr wedi'u sefydlu'n briodol ar Resource Link, gweithio gyda rheolwyr Gofal Cartref i ddatblygu llawlyfr hyfforddiant i ofalwyr, a chymryd cyfrifoldeb am sganio cofnodion gan arbed cost cael cwmni allanol i ymgymryd â'r gwaith a chwblhau'r gwaith.

Mae archwiliad diweddar gan AGC wedi amlygu hyn fel arfer rhagorol, ac mae'r tîm yn edrych i barhau â'r daith ddigidol drwy ddigideiddio ffeiliau staff yn 2024.

Canlyniadau:

Costau a arbedwyd ac a osgowyd:
• Amser staff
• Costau argraffu
• Costau teithio
• Costau postio
• Costau deunydd ysgrifennu
• Costau reprograffig

Gwell profiad i staff

Gwell rheolaethau busnes

Mae staff yn teimlo bod y broses newydd yn cynnig mwy o gydraddoldeb gyda chydweithwyr gofal eraill ac maent yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi a'u parchu.

Barn Staff:
‘Roedd staff yn poeni am y newidiadau, ond maen nhw wrth eu boddau nawr ac ni fyddent yn mynd yn ôl i bapur.', Uwch-reolwr Gofal Cartref.

Dyma oedd gan rai staff i'w ddweud am y newidiadau,

‘er mai dim ond ychydig o amser yr wyf wedi bod yn defnyddio Resource Link, y pethau cadarnhaol i mi yw'r rheolaeth gynyddol sydd gennyf dros fy oriau goramser, mae'r system yn caniatáu imi fynd yn ôl a sicrhau bod fy oriau wedi'u cynnwys yn gywir drwy'r amlinelliad cryno, mae hefyd yn rhoi rheolaeth lawn imi o'm gwyliau blynyddol, drwy wasgu botwm gallaf weld yr hyn rwyf wedi'i gymryd a'r hyn sydd ar ôl yn hytrach na gwneud galwadau ffôn i oruchwylwyr ac yna aros i rywun ddod yn ôl atoch chi. Mae'r system yn hawdd i'w ddefnyddio a'i lywio.'

‘Fel aelod hŷn o'r tîm gofal cartref, ar y cyfan nid ydym yn edrych ymlaen at newid ond gyda'ch cefnogaeth chi a'm Goruchwyliwr, mae wedi bod yn broses gymharol hawdd. Wrth gwrs, rwyf wedi gwneud galwadau ffôn i gael eglurhad ar bethau, er mwyn sicrhau fy mod yn nodi'r manylion cywir. O ran pethau negyddol, does gen i ddim i'w nodi mewn gwirionedd.’

Casgliad:
Dylai unrhyw adran sy'n defnyddio systemau copi caled ar hyn o bryd gysylltu â'r ffrwd waith trawsnewid Digidol a Chwsmeriaid ac edrych ar yr opsiynau sydd ar gael ar gyfer digido systemau.