Y Polisi Ymchwiliadau - Mehefin 2026

10. Cofnodi Cyfarfod Ymchwilio

Bydd yn ofynnol i'r sawl sy'n cael ei gyfweld ac sy'n gwneud datganiad fel rhan o ymchwiliad lofnodi bod y datganiad yn gofnod gwir o’r cyfweliad hwnnw, a bydd yn cael cyfle i'w newid gyda chaniatâd y swyddog ymchwilio ac i ychwanegu rhagor o wybodaeth. Yn ddelfrydol dylid gwneud hyn ar ddiwedd y cyfarfod ymchwilio. Mae'n bosibl y bydd hefyd yn cael ei anfon at y sawl sy'n cael ei gyfweld yn dilyn y cyfarfod i gytuno arno. Dylid caniatáu i'r sawl sy'n cael ei gyfweld newid ei ddatganiad ond dylai lofnodi unrhyw newidiadau y mae'n eu gwneud i'r ddogfen wreiddiol. Os bydd yr ymchwilydd yn credu bod y newidiadau a wneir i ddatganiad yn gwrth-ddweud yr hyn a ddywedwyd yn y cyfarfod, efallai y bydd angen nodi hyn a chynnwys y datganiad gwreiddiol a'r datganiad diwygiedig yn yr adroddiad.

Os bydd y sawl sy'n cael ei gyfweld yn gwrthod llofnodi ei ddatganiad, dylai ymchwilydd geisio cael gwybod pam a datrys y mater. Os na ellir datrys y mater, dylai ymchwilydd gynnwys y datganiad yn ei adroddiad yn ogystal â chydnabod bod y sawl oedd yn cael ei gyfweld wedi gwrthod cadarnhau ei fod yn adlewyrchiad cywir o'r cyfarfod.

Nid yw'r Awdurdod yn recordio cyfarfodydd/gwrandawiadau disgyblu gan ddefnyddio dyfais sain. Hefyd, nid yw'r Awdurdod, fel arfer, yn caniatáu i weithiwr (neu eu cynrychiolydd/cynorthwyydd) recordio cyfarfodydd/gwrandawiadau disgyblu, o gofio'r data sensitif a phersonol a fydd yn cael ei drafod o bosib. Gellid ystyried recordiad cudd o gyfarfod ymchwilio fel mater o gamymddwyn neu fel achos o dorri ymddiriedaeth a hyder.

Weithiau, efallai y bydd ymchwilydd yn penderfynu y gellir cael datganiad tyst yn ysgrifenedig heb gynnal cyfarfod o dan amgylchiadau megis: Os nad yw'r tyst yn weithiwr pan fydd y ffeithiau y mae angen eu cael gan dyst yn syml iawn, lle mae tyst yn sâl ac nad yw'n gallu mynd i gyfarfod ymchwilio.

Dylai ymchwilydd ddarparu dyddiad cwblhau rhesymol a gofyn i'r tyst ateb cwestiynau penodol neu gynnwys y canlynol yn ei ddatganiad:

• Ei enw, a lle bo’n berthnasol, teitl ei swydd

• Dyddiad, lleoliad ac amser unrhyw faterion perthnasol

• Yr hyn a welodd ac a glywodd a'r hyn y mae'n ei wybod

• Y rheswm pam roedd yn gallu gweld, clywed neu wybod am y materion

• Dyddiad ac amser y datganiad

• Ei lofnod.

Ni fydd fawr o werth i ddatganiad tyst a gyflwynir yn ysgrifenedig os oes amheuon ynglŷn ag adroddiad y tyst neu os oes angen holi'r tyst i gael rhagor o fanylion.