Y Polisi Ymchwiliadau - Mehefin 2026

4. Penodi Swyddog Ymchwilio

Penodir swyddog ymchwilio fel arfer gan y Cyfarwyddwr neu'r Pennaeth Gwasanaeth enwebedig yn unol â'r polisi perthnasol* (gweler isod). Yn aml bydd pa unigolyn y dylid ei benodi’n ymchwilydd yn dibynnu ar ba mor ddifrifol a/neu gymhleth yw’r mater.

Yn y rhan fwyaf o achosion, pan fo'n ymddangos bod y mater yr ymchwilir iddo yn amlwg ac nad oes amheuaeth ynghylch y ffeithiau, gall rheolwr llinell priodol gyflawni rôl yr ymchwilydd.

Os yw'r dystiolaeth yr ymchwilir iddi yn fwy difrifol neu gymhleth (megis camymddwyn difrifol posibl, gwahaniaethu neu fwlio) yna dylai'r sawl a benodir fod yn swyddog uwch neu fwy profiadol lle bo hynny'n bosibl.

Mewn amgylchiadau eithriadol, gallai fod yn briodol penodi rhywun nad yw’n gysylltiedig â’r mater. Gallai hyn fod yn rheolwr o adran arall neu'n ymchwilydd allanol. Fodd bynnag, mae angen ystyried hyn yn ofalus a dylai unrhyw benderfyniad gydbwyso'r angen am degwch ag ymchwiliad cost-effeithiol ac effeithlon.

Cwestiynau i’w hystyried wrth ddewis ymchwilydd:

• A yw'n gysylltiedig yn bersonol â'r mater yr ymchwilir iddo?

• A fyddai'r penodiad yn codi unrhyw bryderon o ran gwrthdaro buddiannau?

• A yw pobl sy’n gysylltiedig â'r mater yn debygol o ddylanwadu arno?

• A allai fod yn rhan o unrhyw benderfyniadau dilynol ar y mater?

• A yw ar gael yn ystod amserlen amodol yr ymchwiliad?

• A yw wedi cael hyfforddiant a/neu a yw’n brofiadol o ran sut i gynnal ymchwiliadau?

• Pa mor hyderus ydyw wrth gyfathrebu'n ysgrifenedig a/neu ar lafar?

• Pa hyfforddiant neu gymorth fydd ei angen arno o bosib?

Yn bwysicaf oll, dylai'r un a ddewisir i fod yn ymchwilydd weithredu'n deg ac yn wrthrychol.

* Rhaid rhoi gwybod ar unwaith i’r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol am unrhyw amheuon ynghylch twyll neu arferion llwgr gan unrhyw swyddog neu aelod o’r Cyngor. Pan gofnodir enghreifftiau ar y Gronfa Ddata Datgelu Camarfer, y Swyddog Monitro fydd yn gyfrifol am gyfeirio’r mater yn ffurfiol at y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol. Ni ddylai unrhyw adran geisio cynnal ymchwiliad mewnol. Bydd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn trefnu cynnal yr ymchwiliad angenrheidiol. Pan ymddengys, yn dilyn yr ymchwiliad, fod sail resymol i awgrymu bod swyddog yn euog o dwyll neu arferion llwgr, bydd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn trafod y mater gyda Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, a fydd yn gyfrifol am benderfynu a ddylid cyfeirio’r mater yn ffurfiol at sylw’r Heddlu.

Os oes arian parod neu eitemau wedi'u dwyn, dylid cyfeirio pob digwyddiad o'r fath, beth bynnag yw'r gwerth dan sylw, at Archwilio Mewnol cyn mynd ati i hysbysu'r Heddlu yn ei gylch. Os amheuir y gallai aelod o’r staff fod â rhan yn y dwyn rhaid cael cyngor gan Ymgynghorydd Adnoddau Dynol.