Canllawiau Gweithio Hybrid Mehefin 2024

2. Cwmpas

Mae'r canllawiau hyn yn cwmpasu pob gweithiwr, ac eithrio staff mewn ysgolion a reolir yn lleol, y mae canllawiau ar wahân yn berthnasol ar eu cyfer.

Beth yw gweithio hybrid ac i bwy mae'n berthnasol?

Mae gweithio hybrid yn fodel gweithio hyblyg. Mae'n berthnasol i'r rhai a gyflogir mewn rolau aml-leoliad lle nad yw eu gallu i ymgymryd â'u rôl yn dibynnu ar y lleoliad lle maent yn gweithio. Gall gweithwyr dreulio amser yn gweithio yn un o safleoedd y cyngor neu o bell (gartref, yn y gymuned neu mewn lleoliadau eraill).

Bydd ble rydych yn gweithio yn dibynnu ar y dasg rydych yn ei gwneud a'r math o rôl sydd gennych. Rydym am sicrhau ein bod ni i gyd yn gweithio mewn ffordd sy'n galluogi Cyngor Sir Caerfyrddin i gynnal ei weithgareddau mor effeithlon â phosibl, yn ogystal â rhoi rhywfaint o hyblygrwydd i chi benderfynu sut a ble rydych yn gweithio orau.

Yn syml, mae'n ymwneud â sut rydych yn gwneud y gwaith cywir, yn y man cywir ar yr adeg gywir.

Beth rydym yn ei ddisgwyl gennych chi

Rhaid i drefniadau gweithio hybrid gynnwys treulio o leiaf 40% o'ch amser yn y gweithle. Bydd y ffordd y gwneir hyn yn amrywio, yn dibynnu ar:

• anghenion ein sefydliad
• anghenion y gwasanaeth rydych yn gweithio ynddo
• natur eich rôl
• beth sy'n digwydd yn eich rôl a'ch tîm ar unrhyw adeg

Beth rydym yn ei ddisgwyl gan ein rheolwyr pobl

Mae llesiant gweithwyr yn bwysig i ni ac fel cyflogwr rydym yn credu bod angen i arweinwyr a rheolwyr fod yn weladwy ac ar gael i'w timau. I sicrhau bod ein pobl yn cael eu cefnogi'n briodol, rydym yn disgwyl i'n rheolwyr pobl dreulio ychydig mwy o amser yn y gweithle (o leiaf 50%). Y rheswm dros hyn yw er mwyn sicrhau bod rheolwyr ar gael wyneb yn wyneb i holl aelodau eu tîm.

O ystyried faint o hyblygrwydd y mae ein trefniadau gweithio hybrid yn ei ddarparu, rydym yn disgwyl i'n gweithlu fod yn hyblyg. Mae pob gwasanaeth a thîm yn wahanol, felly anogir rheolwyr ac aelodau'r tîm i gyflwyno arferion gwaith sy'n addas ar gyfer anghenion eu gwasanaeth.

4. Egwyddorion

Dyma rai egwyddorion allweddol sy'n sail i weithio mewn ffordd fwy hyblyg:

• Mae'n seiliedig ar ymddiriedaeth. Rydym yn ymddiried ynoch chi i ddewis y mannau gorau, a'r dechnoleg sydd ar gael i gefnogi'r gwaith rydych yn ei wneud, ac i gydbwyso hyn ag anghenion eich gwasanaeth a'ch tîm yn ogystal â'ch anghenion eich hun.
• Bydd eich perfformiad yn cael ei werthuso yn ôl yr effaith rydych yn ei chael a'r canlyniadau rydych yn eu cyflawni.
• Mae'r ffordd hon o weithio yn agored i bawb sydd mewn rôl aml-leoliad waeth pa mor hir y maent wedi gweithio i ni. Mae hyn yn cynnwys ein gweithwyr asiantaeth a'n contractwyr, ar yr amod ei bod yn cefnogi darparu gwasanaethau.
• Rydym yn ymrwymo i sicrhau bod gennych y dechnoleg a'r offer cywir i'ch cefnogi i weithio fel hyn.
• Ni ddylai gweithio hybrid effeithio'n andwyol ar eich cydweithwyr na lefel neu ansawdd y gwasanaeth i'n cwsmeriaid.
• Rydym yn gwybod bod cysylltu â'ch cydweithwyr ac eraill yn bwysig i'ch llesiant. Byddwn yn parhau i ddarparu swyddfeydd diogel i chi gydweithio a chysylltu â'ch gilydd.

Dyma rai pethau allweddol i'w cofio am weithio hybrid:

• Bydd yn dibynnu ar a yw eich rôl yn un aml-leoliad, yr adran rydych yn gweithio ynddi, faint o oruchwyliaeth sydd ei hangen arnoch yn eich rôl, unrhyw lefelau gofynnol o ddarparu gwasanaeth wyneb yn wyneb yn ogystal â'r dechnoleg a'r amgylchedd sydd ar gael i chi.
• Bydd ein hanghenion busnes yn flaenoriaeth wrth ystyried ein dull gweithredu a threfniadau gweithio unigol.
• Ni fydd gweithio fel hyn yn newid eich telerau ac amodau cyflogaeth contractiol mewn perthynas ag oriau gwaith neu leoliad gwaith contractiol; mae'n drefniant anffurfiol y gellir ei newid yn dibynnu ar anghenion busnes.
• Bydd eich lleoliad swyddogol contractiol at ddibenion hawlio costau yn cael ei nodi yn eich contract cyflogaeth ac ni fydd yn newid os ydych yn weithiwr presennol. Mae costau yn cael eu hawlio o'ch lleoliad gwaith swyddogol contractiol yn unol â'ch contract (nid eich cartref).
• Nid yw hyn yr un peth â chytundeb gweithio hyblyg. Os ydych am wneud newid mwy parhaol i'ch oriau neu'ch patrwm gwaith, bydd angen i chi ofyn am hyn ar wahân drwy ein Polisi Gweithio Hyblyg. Gallwch lawrlwytho a darllen y polisi hwn o'n tudalennau Gweithio Hyblyg ar ein mewnrwyd.
• Os ydych yn uniaethu fel person anabl a bod gennych unrhyw anghenion mynediad neu offer hygyrch, bydd y rhain yn cael eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer gweithio hybrid. Cyfeiriwch at y canllawiau addasiadau rhesymol.
• Bydd eich rheolwr yn gweithio gyda chi i ystyried sut y gallai gweithio hybrid weithio i chi ac i'ch tîm yn seiliedig ar anghenion y busnes.

Cofiwch fod unrhyw drefniant gweithio yn amodol ar gytundeb parhaus, ac weithiau efallai y bydd angen ei newid am resymau busnes.

5. Ystyriaethau

Mae angen i weithwyr a rheolwyr ystyried a thrafod y canlynol yn eich timau:

• Oriau gwaith a chadw mewn cysylltiad

Dylech sicrhau eich bod ar gael i eraill yn ystod yr oriau gwaith y cytunwyd arnynt pan fydd eich angen ar eich cwsmeriaid a'ch tîm.

Efallai y byddwn yn gofyn i chi fod ar gael ar adegau penodol i ddiwallu anghenion y busnes, i fynd i'r swyddfa i gydweithio, mynychu hyfforddiant neu ddarparu cymorth a hyfforddiant i gydweithwyr newydd, gan gynnwys prentisiaid.

Efallai y bydd adegau pan fyddwn yn gofyn i chi ddod i'r swyddfa ar fyr rybudd. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am yr amgylchiadau ac yn rhoi cymaint o rybudd â phosibl. Un enghraifft yw cyflenwi ar gyfer cydweithiwr sy'n sâl mewn rôl sy'n ymwneud â chwsmeriaid.

Ni ddylai addasu eich oriau gwaith greu gwaith ychwanegol i aelodau eraill o'r tîm na pheryglu amcanion eich tîm neu'r gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu.

Nid oes gennych hawl i unrhyw dâl ychwanegol neu oriau goramser os ydych yn dewis gweithio mwy o oriau na'ch oriau contract oni bai eich bod wedi cytuno ar hyn ymlaen llaw gyda'ch rheolwr.

Dylech fod yn barod i weithio mewn lleoliad arall os bydd offer neu wasanaeth cysylltiedig yn methu yn unol â'n polisi Amharu ar Drefniadau Gwaith.

Rydym yn gwybod bod bywyd modern yn gymhleth, a bod gweithio fel hyn yn gallu eich helpu i gydbwyso eich bywyd cartref a gwaith. Fodd bynnag, ni ddylid defnyddio gweithio hybrid i reoli absenoldeb brys neu i wneud trefniadau gofal os yw hynny'n cael effaith sylweddol ar eich gallu i gyflawni eich rôl o ddydd i ddydd. Cyfeiriwch at ein Polisi Amser o'r Gwaith sydd ar ein tudalennau Absenoldeb ar y fewnrwyd.

• Perfformiad ac ymddygiad yn y gwaith

Yn aml, gall perfformiad yn y gwaith wella pan fydd unigolion yn gweithio mewn ffordd fwy hyblyg. Fodd bynnag, os bydd pryderon ynghylch perfformiad yn ystod trefniant gweithio hybrid, bydd eich rheolwr yn trafod hyn gyda chi.

Mae cyfathrebu da yn allweddol i lwyddiant gweithio hybrid; dylech sicrhau eich bod yn gwybod beth a ddisgwylir gennych yn eich rôl drwy eich disgrifiad swydd, cyfarfodydd 1:1, trafodaethau o ddydd i ddydd, a'ch arfarniad. Mae rhagor o wybodaeth am reoli a gweithio mewn tîm hybrid yn llwyddiannus ar gael ar ein Dysgu a Datblygu tudalennau ar y fewnrwyd.

Er bod gweithio'n fwy hyblyg yn seiliedig ar ymddiriedaeth, mae'n dal yn bwysig bod perfformiad yn y gwaith yn cael ei fonitro i sicrhau cynhyrchiant a chanlyniadau. Bydd eich rheolwr yn trafod gyda chi unrhyw angen i reoli eich perfformiad yn y gwaith o dan y Polisi Galluogrwydd a/neu dynnu gweithio hybrid yn ôl. Gallwch ofyn am gyngor ac arweiniad gan eich Partner Busnes Adnoddau Dynol.

Am resymau cyfrinachedd, wrth wneud galwadau neu fynychu cyfarfodydd ar-lein, dylech bob amser ddefnyddio'r clustffonau a ddarperir gan Gyngor Sir Caerfyrddin a sicrhau bod gennych gefndir priodol. Rydym wedi llunio adnoddau i chi eu defnyddio, sydd i'w gweld ar ein tudalennau Marchnata a'r Cyfryngau ar y fewnrwyd https://mewnrwyd/ein-pobl/marchnata-ar-cyfryngau/1

Yn ogystal, mae gwybodaeth ddefnyddiol am ymddygiad mewn cyfarfodydd ar gael ar ein tudalen Canllawiau Ymddygiad mewn Cyfarfodydd ar y fewnrwyd.

6. Mannau gweithio achlysurol

Mae'r mannau gweithio achlysurol yn ein hadeiladau strategol allweddol ar gael ar draws y sir lle gallwch alw heibio a gweithio pan fyddwch yn yr ardal neu er mwyn gweithio rhwng cyfarfodydd. Gallwch bori fesul tref i ddod o hyd i'n mannau gweithio achlysurol a pha gyfleusterau sydd ar gael ym mhob lleoliad.

Mae gennym hefyd leoliadau ychwanegol ar draws y sir nad ydynt yn adeiladau swyddfa traddodiadol lle gallwch alw heibio i weithio. Mae'r mannau gweithio achlysurol eraill hyn yn cynnwys ein canolfannau hamdden a'n llyfrgelloedd.

7. Treuliau a chostau personol

Dyma ychydig o bethau i'w hystyried am dreuliau a chostau personol wrth weithio'n hybrid:

• Dylem leihau'r angen i argraffu unrhyw beth. Os oes angen argraffu, rhaid i chi ddefnyddio cyfleusterau'r cyngor. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar y tudalennau Argraffu a Sganio ar ein mewnrwyd.
• Wrth weithio gartref bydd angen i chi ddefnyddio eich cyfleusterau band eang eich hun a thalu unrhyw gostau ynni uwch – ni fyddwch yn cael eich ad-dalu am wneud hynny.
• Wrth weithio gartref, os ydych yn cael problemau yn ymwneud â'ch band eang neu'ch cyflenwad pŵer, neu unrhyw beth arall, sy'n golygu na allwch ddefnyddio'ch offer, neu gyflawni eich rôl / tasgau, bydd disgwyl i chi fynd i'ch lleoliad gwaith swyddogol neu weithio o bell o leoliad arall i gynnal cynhyrchiant. Os nad yw hyn yn bosibl, ac nad ydych yn gallu gweithio, gellir cytuno i gymryd gwyliau blynyddol neu absenoldeb arall ar gyfer yr oriau hyn, yn amodol ar yr hyn y mae gennych hawl iddo ac yn sgil cytuno ar y trefniant gyda'ch rheolwr llinell.

8. Lleoliad gwaith contractiol

Mae gan yr holl weithwyr leoliad swyddogol contractiol dynodedig. Ni fydd gweithio hybrid yn newid y lleoliad hwn ac fe'i defnyddir i hawlio costau teithio. Mae'n bwysig bod pob gweithiwr yn rheoli faint mae'n teithio ac yn cyfyngu ar hyn lle bo hynny'n bosibl, er mwyn sicrhau buddion amgylcheddol gweithio hybrid.

Gellir defnyddio cyfleusterau fideo-gynadledda drwy Microsoft Teams i gadw mewn cysylltiad ac i leihau teithio i gyfarfodydd. Bydd costau teithio yn cael eu had-dalu o dan delerau ac amodau arferol hawlio lwfans teithio a cynhaliaeth a nodir ar y dudalen Treuliau a'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol ar ein mewnrwyd.

Er eglurder: ni fydd costau teithio rhwng y lleoliad swyddogol dynodedig a'r cartref yn cael eu had-dalu. Mae'r Polisi Teithio yn darparu enghreifftiau wedi'u cyfrifo o hawlio costau teithio.

9. Cyfathrebu a chysylltu

Mae cyfathrebu ac ymgysylltu effeithiol â gweithwyr, gan gynnwys gweithwyr rheng flaen, yn hanfodol i ddatblygu ein diwylliant, ymddygiad newydd, a ffyrdd o weithio. Am resymau diogelwch, rhaid sicrhau bod modd cysylltu â chi pan fyddwch yn gweithio o bell.

Dyma rai pethau allweddol y bydd angen i chi eu sicrhau:

• Dylid gwneud trefniadau i sicrhau cyfathrebu effeithiol rhwng gweithwyr, rheolwyr llinell a rhwng cydweithwyr. Mae cysylltiad wyneb yn wyneb rheolaidd yn hanfodol i feithrin a chynnal perthnasoedd gwaith proffesiynol; byddai hyn yn cynnwys cyfarfodydd tîm, cyfarfodydd 1:1, cyfarfodydd yn y gwaith a mynychu digwyddiadau dysgu a datblygu.
• Rhaid defnyddio dyddiaduron electronig, eu diweddaru'n rheolaidd a sicrhau bod modd i eraill eu gweld. Dylech ddefnyddio'r gosodiadau preifatrwydd i sicrhau nad yw gwybodaeth sensitif am bwy sy'n cwrdd a pham ar gael i'r cyhoedd.
• Dylai dyddiaduron electronig adlewyrchu arferion gweithio yn ogystal â chyfarfodydd i sicrhau bod amser yn cael ei reoli'n effeithiol a hwyluso trefniadau mewn dyddiaduron.
• Dylid sicrhau bod rhif ffôn eich swyddfa yn cael ei ddargyfeirio'n briodol os nad ydych ar gael i ateb galwadau.
• Rhaid cadw eich manylion cyswllt yn gyfredol, gan gynnwys cyhoeddi rhifau ffôn symudol ar gyfer gwaith. Ni ddylech rannu eich rhif ffôn personol at ddibenion gwaith, oni bai eich bod yn defnyddio'ch ffôn eich hun yn hytrach na ffôn gwaith drwy eich cytundeb eich hun. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar ein tudalennau Dewch â'ch Dyfais Eich Hun ar ein mewnrwyd.

10. Iechyd, diogelwch a llesiant

Ni ddylai risgiau i'ch iechyd, eich diogelwch a'ch llesiant gynyddu drwy weithio hybrid. Dylai'r un cyfrifoldebau a threfniadau fod ar waith o hyd ond efallai y bydd angen eu haddasu i sicrhau eu bod yn bodloni'r holl safonau gofynnol ac yn rhoi cymorth perthnasol i chi. Dyma rai o'r agweddau y mae angen eu trafod a'u hystyried wrth weithio'n hybrid:

• Trefniadau gweithio ar eich pen eich hun a diogelwch personol – trafodwch sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad, beth yw'r trefniadau gweithio ar eich pen eich hun, os oes unrhyw fathau o waith y dylech osgoi ei wneud wrth weithio'n hybrid a beth yw'r trefniadau brys.
• Gosod gweithfan yn ddiogel ac asesiadau (a elwir yn Hunanasesiadau Cyfarpar Sgrin Arddangos) - dylid ystyried gofynion unigol; dylid cynnal asesiadau gweithfan yn rheolaidd ac os oes gwahaniaethau sylweddol o ran gosod gweithfan, efallai y bydd angen gwneud hynny ar gyfer nifer o leoliadau gwaith. Dylid nodi unrhyw faterion neu offer sydd eu hangen i weithio'n ddiogel drwy'r asesiad a darparu'r offer hynny ar eich cyfer, lle bo angen.
• Trefniadau gweithio cyffredinol – os oes unrhyw bryderon neu os ydych yn nodi unrhyw risgiau gan gynnwys yr amgylchedd, yr offer, neu drefniadau brys dylech drafod y rhain gyda'ch rheolwr llinell cyn gynted â phosibl.
• Straen, Iechyd Meddwl a Llesiant Emosiynol – er mwyn osgoi problemau yn ymwneud â straen ac iechyd meddwl, dylid cadw mewn cysylltiad rheolaidd â'ch rheolwr llinell a'ch cydweithwyr. Efallai y byddwch am gytuno i drefnu cyfarfodydd rheolaidd ochr yn ochr â chysylltiad ychwanegol pryd bynnag y bo angen.
• Damweiniau / Digwyddiadau – yr un yw'r gofynion o ran rhoi gwybod am bob damwain a digwyddiad, gan gynnwys damwain a fu bron â digwydd a thrais ac ymddygiad ymosodol. Dylech gysylltu â'ch rheolwr llinell cyn gynted â phosibl fel y gellir rhoi unrhyw gamau gofynnol ar waith.
• Iechyd Galwedigaethol– gellir gwneud atgyfeiriad i roi cyngor meddygol ar y ffyrdd gorau o'ch cefnogi chi a'ch iechyd lle bo hynny'n briodol. Trafodwch hyn â'ch rheolwr llinell.
• I gael rhagor o wybodaeth, cymorth ac arweiniad, ewch i'r tudalennau Iechyd a Diogelwch ac Iechyd a Llesiant ar y fewnrwyd.

11. Gofalu am offer

Os bydd unrhyw offer yn cael eu colli, eu difrodi neu eu dwyn, mae angen i chi roi gwybod i'ch rheolwr llinell cyn gynted â phosibl. Os nad oes angen darn o offer arnoch mwyach, neu os ydych yn gadael eich cyflogaeth, sicrhewch fod yr holl eiddo sy'n perthyn i'r cyngor yn cael ei ddychwelyd.

12. Diogelwch gwybodaeth

Dylid ymdrin â'r holl ddata personol yn unol â ggweithdrefnau llywodraethu gwybodaeth yr awdurdod.

13. Yswiriant

Os oes gennych drefniant gweithio aml-leoliad, a'ch bod yn bwriadu gweithio gartref ran o'r amser, chi sy'n gyfrifol am wirio cytundebau morgais neu rent perthnasol i sicrhau y caniateir i chi weithio gartref, ac i gael unrhyw ganiatâd sy'n angenrheidiol i weithio gartref.

14. Gweithio y tu allan i'r Deyrnas Unedig

Oherwydd y goblygiadau cyfreithiol a threth cymhleth posibl, ochr yn ochr â'r goblygiadau yswiriant, ni allwn gefnogi trefniadau na cheisiadau am symud yn barhaol y tu allan i'r DU. Rhaid i weithwyr allu dod i un o safleoedd y Cyngor pan ofynnir iddynt wneud hynny, o fewn amserlen resymol. I gael gwybodaeth am offer TG cludadwy, cyfeiriwch at y Polisi Dyfeisiau Cludadwy.

15. Absenoldeb salwch

Ni ddylid defnyddio gweithio hybrid, a gweithio gartref yn benodol, fel ffordd o barhau i weithio pan fyddwch yn sâl. Os ydych yn sâl, yna byddai angen i chi gymryd amser o'r gwaith nes eich bod wedi gwella. Dylech ddilyn y broses rhoi gwybod am absenoldeb salwch a nodir yn y Polisi Absenoldeb Salwch.

16. Adolygu

Ni fydd pob trefniant gweithio hybrid yn llwyddiannus, naill ai o safbwynt y gwasanaeth neu safbwynt yr unigolyn, felly gellir eu hadolygu ar unrhyw adeg. Dim ond am resymau cadarn o ran busnes neu berfformiad ac ar ôl ymgynghori â chi y bydd rheolwyr yn ystyried dod â threfniadau gweithio hybrid i ben. Hefyd, fel sefydliad, byddwn yn parhau i adolygu ein trefniadau gweithio i sicrhau eu bod yn diwallu anghenion ein sefydliad a'r gwasanaethau rydym yn eu darparu.

17. Sicrhau cyfle cyfartal

Rhaid i bob gweithiwr fabwysiadu agwedd gadarnhaol, agored, a theg a gofalu y cedwir at Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod ac y caiff ei weithredu’n gyson heb ystyried hil, lliw, cenedligrwydd, gwreiddiau ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oed, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth rhywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil.